A partir de enero de 2025, todas las empresas B2B de Alemania están obligadas por ley a ser capaces de recibir y procesar facturas en formato electrónico. El requisito de emitir facturas electrónicas se irá cambiando gradualmente entre 2025 y 2028 (consulta el artículo 27.38 de la Ley alemana del Impuesto sobre el Valor Añadido [IVA] [UStG]). Para que sean legibles por máquina y conformes a la ley, las facturas electrónicas deben cumplir ciertos requisitos de forma y contenido. Aquí es donde los campos de condiciones comerciales (BT) desempeñan una función importante.

Este artículo explica los campos de BT, su importancia para las facturas electrónicas y cómo rellenarlos correctamente. También analizamos qué campos de BT debes conocer y qué debes tener en cuenta a la hora de rellenarlos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los campos de BT en las facturas XRechnung?
  
• ¿Por qué son importantes los campos de BT para las facturas electrónicas?
  
• ¿Qué información contienen los campos de BT?
  
• ¿Cuáles son los campos de BT más importantes?
  
• ¿Cómo utilizar correctamente los campos de BT?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Billing
  

¿Qué son los campos de BT en las facturas XRechnung?

Los campos de condiciones comerciales (BT) son campos de entrada de datos estandarizados que se utilizan para estructurar el contenido de las facturas XRechnung (un tipo de factura electrónica estandarizada de Alemania). Los campos de BT definen la información que contiene una factura electrónica.

En una factura XRechnung, cada campo de BT corresponde a una información específica sobre una empresa, incluidos los datos del emisor o receptor de la factura, los productos o servicios, los precios, los impuestos y las condiciones de pago. Cada campo tiene un código único (por ejemplo, BT-1, BT-2) y definiciones estrictas en cuanto al contenido.

Los campos de BT se utilizan en otros formatos de factura además de la factura XRechnung, como parte de la norma europea EN 16931. Por ejemplo, la Guía Central del Usuario del Foro de Facturas Electrónicas de Alemania (ZUGFeRD) es otro formato híbrido de factura electrónica muy utilizado en Alemania.

La tecnología subyacente a ambos formatos de factura electrónica se establece en un documento de lenguaje de marcas extensible (XML). En este documento, los campos de BT se mapean y rellenan de acuerdo con el esquema subyacente. Para generar una factura electrónica correcta y completa, los campos de BT deben rellenarse correctamente, en especial los que contienen la información necesaria para una factura que cumpla la Sección 14 de la UStG.

¿Por qué son importantes los campos de BT para las facturas electrónicas?

Las empresas en Alemania deben asegurarse de estar completamente actualizadas sobre los campos de BT y su función en las facturas electrónicas estructuradas. Estas son algunas de las razones por las que los campos de BT son importantes:

Cumplimiento de normativas

El requisito de facturación electrónica está establecido en Directiva 2014/55/UE que regula el uso de facturas electrónicas en la contratación pública. La norma europea EN 16931, que, entre otras cosas, estipula el uso de campos de BT, se desarrolló como una forma de aplicar las disposiciones de la directiva. Los campos de BT son fundamentales para estructurar los datos de las facturas porque garantizan que toda la información fiscal y demás información necesaria se transmita de forma correcta y completa. Utilizar campos de BT es la única forma de cumplir la ley al emitir facturas XRechnung o ZUGFeRD.

La base legal de esta normativa es la iniciativa de la UE IVA en la Era Digital (ViDA). El objetivo de esta iniciativa es modernizar el sistema impositivo y estandarizar la facturación a nivel de la UE. Las leyes nacionales de aplicación, como la Ley de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetz) en Alemania, ayudan a que estas normas de ámbito comunitario sean vinculantes. En consecuencia, las empresas alemanas deben asegurarse de que sus sistemas de contabilidad y de planificación de recursos empresariales (ERP) admiten los requisitos del campo BT. Esta es la única manera de cumplir la normativa legal.

Eficiencia

La estructura clara de los campos de BT permite automatizar el procesamiento de facturas electrónicas, desde su captura y verificación hasta su contabilización. Esto puede reducir el trabajo manual, disminuir la tasa de errores y ahorrar tiempo en el procesamiento de facturas. Asimismo, facilita y agiliza la generación de facturas, ya que los campos estandarizados simplifican el proceso. Las facturas electrónicas pueden hacer que la contabilidad sea más eficiente, especialmente para las empresas con un alto volumen de facturación.

Transparencia

Estandarizar la forma de presentar la información relacionada con la empresa, como la fecha de entrega, las tasas impositivas o las fechas de vencimiento de los pagos, aumenta la transparencia para todas las partes. Tanto los emisores como los destinatarios de las facturas pueden leer el contenido de forma automática y sin ambigüedades. Esto puede reducir las consultas y el trabajo adicional de conciliación.

Calidad de los datos

Los campos de BT definen qué información es necesaria y cómo debe estructurarse. Esto puede reducir el riesgo de errores de interpretación, conjuntos de datos incompletos o información fiscal incorrecta. Por consiguiente, los campos de BT de las facturas electrónicas contribuyen significativamente a la calidad de los datos y al cumplimiento de la normativa.

Conectividad

Las empresas alemanas que configuran sus sistemas de contabilidad o ERP según la lógica de los campos de BT gozan de una compatibilidad a largo plazo. Los campos estandarizados permiten una integración uniforme en los procesos digitales, ayudan con los requisitos de elaboración de informes y sientan las bases para procesos de factura electrónica preparados para el futuro.

¿Qué información contienen los campos de BT?

Los campos de BT estructuran todos los datos necesarios para una factura electrónica completa y conforme, incluidos tanto los detalles administrativos como el contenido de la factura. A continuación se indican los campos más importantes con ejemplos de la información de la empresa que contienen:

Información de la factura

• Número de factura
  
• Fecha de emisión
  
• Código de moneda
  
• Tipo (p. ej.: original o copia)
  
• Número de referencia
  

Información de una tercera parte

• Nombre completo y dirección del vendedor
  
• Nombre completo y dirección del comprador
  
• Identificador fiscal expedido al vendedor por la agencia fiscal o número de identificación para el IVA (VAT ID) expedido por la Oficina Federal Central de Impuestos (BZSt)
  
• Puntos de contacto o departamentos
  
• Datos de contacto, como números de teléfono o direcciones de correo electrónico
  

Información del vendedor

• Fecha o plazo de entrega
  
• Dirección de envío o lugar de almacenamiento
  
• Información sobre entregas parciales
  
• Información sobre plazos o condiciones de entrega
  

Información del ítem

• Nombre del producto o descripción del servicio
  
• Número de producto o código de servicio
  
• Cantidad entregada u horas trabajadas
  
• Precio neto del ítem y cantidades totales facturadas
  
• Tasas impositivas aplicadas
  
• Descuentos o condiciones especiales
  

Información de pago

• Fecha de vencimiento de la factura
  
• Instrucciones de pago y métodos de pago aceptados
  
• Datos bancarios del vendedor
  
• Información sobre descuentos en efectivo, cuotas o comisiones de reclamación de pagos
  

¿Cuáles son los campos de BT más importantes?

A continuación encontrarás un resumen de los campos de BT más importantes y la información que contiene cada uno:

¿Cómo utilizo correctamente los campos de BT?

Para procesar las facturas con eficacia y en cumplimiento de la normativa, es importante utilizar correctamente los campos de BT de las facturas XRechnung. Debes prestar especial atención a los siguientes puntos:

Soluciones tecnológicas

Para utilizar eficazmente los campos de BT, es importante configurar tus sistemas de tecnología de la información (TI) para que procesen automáticamente los campos normalizados. Los sistemas ERP modernos y el software de contabilidad pueden utilizar los campos de BT para estructurar la forma en que procesan las facturas electrónicas.

Datos uniformes

Al rellenar los campos de BT de las facturas electrónicas, debes asegurarte de que la información sea uniforme y precisa. Eso incluye utilizar las formaciones legales, los identificadores fiscales y los datos de contacto correctos. Disponer de datos uniformes facilita el proceso y puede minimizar el riesgo de consultas o errores.

Campos obligatorios

Para cumplir los requisitos legales, debes rellenar íntegramente los campos requeridos por el artículo 14 de la UStG. La información incompleta o que falte puede retrasar el proceso o dar lugar a facturas rechazadas. La siguiente información es obligatoria:

• Nombre completo y dirección del vendedor
  
• Nombre completo y dirección del comprador
  
• Un número de factura único y secuencial
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Fecha de entrega u otro servicio
  
• Identificador fiscal emitido al vendedor por la agencia fiscal o el número de identificación del IVA emitido por el BZSt
  
• cantidad y tipo de productos suministrados o el alcance y el tipo de servicio prestado
  
• Importes netos y brutos
  
• tasa impositiva aplicable e importe del impuesto correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención fiscal.
  

Descripciones detalladas de los ítems

Los campos de ítems, como el nombre del producto (BT-153), la cantidad facturada (BT-129) o el precio unitario por ítem (BT-146), deben contener información precisa. Por ejemplo, una descripción detallada puede ayudar al destinatario de la factura a comprender exactamente qué se incluye en el alcance de la entrega.

Condiciones de pago claras

Las fechas de vencimiento de los pagos (BT-9), los datos bancarios y las condiciones de pago son información importante que garantiza que los ingresos puedan asignarse correctamente. También debe facilitarse información sobre descuentos en efectivo, cuotas o comisiones de reclamación siempre que sea pertinente.

Información adicional

Junto a los campos obligatorios, los campos de BT opcionales de las facturas XRechnung te permiten proporcionar información adicional. Esto puede incluir una referencia del formulario de pedido (BT-13), puntos de contacto o información detallada sobre la entrega. Esta información adicional puede fomentar una mejor comprensión por ambas partes y contribuir a que el proceso de facturación se realice sin problemas.

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