Ab Januar 2025 sind alle B2B-Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form empfangen und verarbeiten zu können. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen wird schrittweise zwischen 2025 und 2028 eingeführt (siehe § 27 Abs. 38 des Umsatzsteuergesetzes [USt.] [UStG]](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg1980/_27.html)). Um maschinenlesbar und rechtskonform zu sein, müssen elektronische Rechnungen bestimmte Anforderungen hinsichtlich Form und Inhalt erfüllen. Hier spielen Felder für Geschäftsbedingungen (BT-Felder) eine wichtige Rolle.

In diesem Artikel erfahren Sie, was BT-Felder sind, weshalb sie für E-Rechnungen wichtig sind und welche Informationen sie enthalten. Zudem erklären wir, welche BT-Felder Sie unbedingt kennen sollten und was beim Ausfüllen zu beachten ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind BT-Felder in XRechnungen?
  
• Warum sind BT-Felder für E-Rechnungen wichtig?
  
• Welche Informationen enthalten BT-Felder?
  
• Was sind die wichtigsten BT-Felder?
  
• Wie verwende ich BT-Felder richtig?
  
• So kann Stripe Billing Sie unterstützen
  

Was sind BT-Felder in XRechnungen?

BBT-Felder, kurz für Business Terms, sind standardisierte Datenfelder, die in einer XRechnung zur strukturierten Darstellung der Inhalte verwendet werden. Sie definieren, welche Informationen eine elektronische Rechnung enthält.

In einer XRechnung entspricht jedes BT-Feld einer bestimmten Geschäftsinformation. Dazu zählen Angaben zur rechnungsstellenden oder empfangenden Partei, Produkten und Dienstleistungen, Preisen, Steuern oder Zahlungsbedingungen. Die Felder sind eindeutig nummeriert (BT-1, BT-2 usw.) und inhaltlich präzise definiert.

BT-Felder werden neben der XRechnung im Rahmen des europäischen Standards EN 16931 auch in anderen Rechnungsformaten verwendet – beispielsweise in Rechnungen nach dem „Zentralen Leitfaden des Forums elektronische Rechnungen Deutschland“ (ZUGFeRD), einem weiteren hybriden E-Rechnungsformat, das in Deutschland weit verbreitet ist.

Die Technologie, die beiden E-Rechnung-Formaten zugrunde liegt, basiert auf einem XML(Extensible Markup Language)-Dokument. In diesem Dokument werden die BT-Felder gemäß dem zugrundeliegenden Schema zugeordnet und ausgefüllt. Um eine vollständige und korrekte E-Rechnung zu erstellen, müssen insbesondere diejenigen BT-Felder korrekt ausgefüllt werden, die die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG enthalten.

Warum sind BT-Felder für E-Rechnungen wichtig?

Unternehmen in Deutschland sollten sich umfassend über BT-Felder und ihre Rolle in der strukturierten E-Rechnung informieren. Dies hat mehrere Gründe:

Rechtliche Konformität

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU. Sie regelt den Einsatz von E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen. Um die Vorgaben der Richtlinie umzusetzen, wurde die europäische Norm EN 16931 entwickelt, die unter anderem die Verwendung von BT-Feldern vorsieht. BT-Felder sind für die strukturierte Darstellung von Rechnungsdaten unerlässlich, denn sie garantieren, dass alle steuerrechtlich und formal erforderlichen Angaben vollständig und korrekt übermittelt werden. Ohne BT-Felder ist keine rechtskonforme XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung möglich.

Die rechtlichen Grundlagen für diese Regelungen gehen auf die EU-Initiative ViDA(„VAT in the Digital Age“) zurück. Diese zielt darauf ab, das Mehrwertsteuersystem zu modernisieren und den Rechnungsaustausch europaweit zu vereinheitlichen. Die nationalen Umsetzungen, wie im deutschen Wachstumschancengesetz, tragen dazu bei, diese EU-weiten Standards verbindlich einzuführen. Unternehmen in Deutschland müssen folglich sicherstellen, dass ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Anforderungen der BT-Felder unterstützen. Nur so können sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten.

Effizienz

Durch die klare Struktur der BT-Felder lassen sich E-Rechnungen automatisiert verarbeiten – von der Erfassung über die Prüfung bis zur Buchung. Dies reduziert den manuellen Aufwand, senkt Fehlerquoten und spart Zeit in der Rechnungsbearbeitung. Auch die Rechnungserstellung wird einfacher und schneller, da die standardisierten Felder den Prozess vereinfachen. Insbesondere bei einem hohen Rechnungsaufkommen sorgt die E-Rechnung somit für eine effizientere Buchführung.

Transparenz

Die standardisierte Angabe geschäftsrelevanter Informationen wie Leistungszeitraum, Steuersätze oder Zahlungsfristen erhöht die Transparenz für alle Beteiligten. Sowohl Rechnungssteller/innen als auch Empfänger/innen können Inhalte maschinell und eindeutig auslesen. Dies kann Rückfragen und zusätzlichen Abstimmungsaufwand reduzieren.

Datenqualität

BT-Felder definieren nicht nur, welche Informationen erforderlich sind, sondern auch, wie diese zu strukturieren sind. Dies verringert das Risiko von Interpretationsfehlern, unvollständigen Datensätzen oder inkorrekten Steuerangaben. BT-Felder in E-Rechnungen leisten somit einen wesentlichen Beitrag zur Datenqualität und Compliance.

Technische Anschlussfähigkeit

Unternehmen in Deutschland, die ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme an die Logik von BT-Feldern anpassen, profitieren von langfristiger Kompatibilität. Standardisierte Felder ermöglichen eine einheitliche Integration in digitale Prozesse, unterstützen Reporting-Anforderungen und schaffen die Grundlage für zukunftsfähige E-Rechnungsprozesse.

Welche Angaben enthalten BT-Felder?

BT-Felder strukturieren alle für eine vollständige, konforme E-Rechnung erforderlichen Daten. Sie enthalten Verwaltungsdetails wie auch Rechnungsinhalte. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Bereiche mit beispielhaften Unternehmensinformationen aufgelistet:

Rechnungsinformationen

• Rechnungsnummer
  
• Ausstellungsdatum
  
• Währungscode
  
• Typ (z. B. Original oder Kopie)
  
• Referenznummer
  

Informationen zur beteiligten Partei

• Name und Adresse der verkaufenden Person
  
• Name und Adresse der kaufenden Person
  
• vom Finanzamt ausgestellte Steuernummer des Verkäufers/der Verkäuferin oder vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ausgestellte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.)
  
• Anlaufstellen oder Abteilungen
  
• Kontaktdaten wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen
  

Angaben zum/zur Verkäufer/in

• Liefertermin oder -frist
  
• Lieferadresse oder Standort des Lagers
  
• Informationen zu Teillieferungen
  
• Angaben zu Lieferfristen oder -konditionen
  

Artikelinformationen

• Produktname oder Beschreibung der Dienstleistung
  
• Produktnummer oder Servicecode
  
• Gelieferte Menge oder geleistete Arbeitsstunden
  
• Netto-Postenpreis und insgesamt fakturierte Mengen
  
• angewendete Steuersätze
  
• Rabatte oder Sonderkonditionen
  

Zahlungsinformationen

• Fälligkeitsdatum der Rechnung
  
• Zahlungsanweisungen und akzeptierte Zahlungsmethoden
  
• Bankdaten des Verkäufers
  
• Informationen über Skonto, Raten oder Mahngebühren
  

Was sind die wichtigsten BT-Felder?

Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten BT-Nummern mit den dazugehörigen Rechnungsinhalten:

Wie verwende ich BT-Felder richtig?

Um Rechnungen effizient und gesetzeskonform abzuwickeln, müssen die BT-Felder auf XRechnungen korrekt verwendet werden. Besonderes Augenmerk sollten Sie dabei auf folgende Punkte legen:

Technologielösungen

Um BT-Felder effizient nutzen zu können, sollten Sie Ihre IT-Systeme so konfigurieren, dass die standardisierten Felder automatisch verarbeitet werden. Moderne ERP-Systeme und Buchhaltungssoftwares können E-Rechnungen anhand von BT-Feldern strukturiert abzuwickeln.

Konsistente Daten

Die Informationen in Ihren BT-Feldern auf E-Rechnungen sollten konsistent und genau sein. Dazu gehört die Verwendung der korrekten Rechtsformen, Steuerkennnummern und Kontaktdaten. Einheitliche Daten sorgen für reibungslose Abläufe in der maschinellen Verarbeitung und minimieren Rückfragen und Fehler.

Pflichtfelder

Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, müssen Sie die in § 14 UStG geforderten Felder vollständig ausfüllen. Fehlende oder unvollständige Angaben können die Verarbeitung verzögern oder zur Ablehnung von Rechnungen führen. Folgende Angaben sind Pflicht:

• Name und Adresse der verkaufenden Person
  
• Name und Adresse der kaufenden Person
  
• Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
  
• Ausstellungsdatum der Rechnung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  
• Steuernummer (vom Finanzamt erteilt) oder USt.-ID (vom BZSt vergeben) des Verkäufers/der Verkäuferin
  
• Menge und Art der gelieferten Produkte bzw. Umfang und Art der erbrachten Dienstleistung
  
• Netto- und Bruttobeträge
  
• anzuwendender Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Detaillierte Beschreibungen der Posten

Die Artikelfelder, etwa Produktname (BT-153), fakturierte Menge (BT-129) oder Stückpreis pro Posten (BT-146), sollten präzise Angaben enthalten. Eine detaillierte Beschreibung kann Rechnungsempfängern und -empfängerinnen zum Beispiel verständlich machen, was alles im Lieferumfang enthalten ist.

Klare Zahlungsbedingungen

Fälligkeitsdaten (BT-9), Bankdaten und Zahlungsbedingungen sind wichtige Informationen, mithilfe derer eingehende Zahlungen zugeordnet werden. Sofern zutreffend sollten außerdem Angaben zu Skonto, Raten oder Mahngebühren gemacht werden.

Weitere Informationen

Neben den Pflichtfeldern können Sie über optionale BT-Felder auf XRechnungen noch weitere Informationen angeben. Dies könnten etwa eine Bestellformular-Referenz (BT-13), Kontaktstellen oder detaillierte Lieferinformationen sein. Diese zusätzlichen Informationen können auf beiden Seiten für zusätzliche Klarheit sorgen und dazu beitragen, die Rechnungsverarbeitung so reibungslos wie möglich zu gestalten.

So kann Stripe Billing Sie unterstützen

Stripe unterstützt Unternehmen in Deutschland bei der Umstellung auf E-Rechnungen. Mit Stripe Billing können Sie Kundinnen und Kunden ganz nach ihren Wünschen abrechnen und verwalten – von einfachen Abonnement-Zahlungen bis hin zu nutzungsbasierten Abrechnungen und individuell verhandelten Verträgen. Akzeptieren Sie innerhalb weniger Minuten weltweit wiederkehrende Zahlungen, ganz ohne Programmieraufwand. Oder entwickeln Sie mithilfe einer Schnittstelle benutzerspezifische Lösungen.

Stripe Billing unterstützt Sie unter anderem in den folgenden Bereichen:

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