Vanaf januari 2025 moeten alle B2B-bedrijven in Duitsland volgens de wet facturen in elektronische vorm kunnen ontvangen en verwerken. De verplichting om e-facturen uit te geven wordt geleidelijk ingevoerd tussen 2025 en 2028 (zie paragraaf 27.38 van de Duitse wet op de belasting over de toegevoegde waarde [btw]wet [UStG]). Om machinaal leesbaar en wettelijk conform te zijn, moeten e-facturen aan bepaalde eisen voldoen wat betreft vorm en inhoud. Hier spelen velden met zakelijke termen (BT) een belangrijke rol.

In dit artikel leggen we uit wat BT-velden zijn, waarom ze belangrijk zijn voor e-facturen en hoe je ze goed invult. We bespreken ook welke BT-velden je moet kennen en waar je op moet letten bij het invullen ervan.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn BT-velden op XRechnung-facturen?
  
• Waarom zijn BT-velden belangrijk voor e-facturen?
  
• Wat voor info zit er in BT-velden?
  
• Wat zijn de belangrijkste BT-velden?
  
• Hoe gebruik ik BT-velden op de juiste manier?
  
• Hoe Stripe Billing je kan helpen
  

Wat zijn BT-velden op XRechnung-facturen?

BT-velden (Business Terms) zijn standaardvelden voor gegevensinvoer die worden gebruikt om de inhoud van een XRechnung-factuur te structureren, een gestandaardiseerde elektronische factuur in Duitsland. BT-velden bepalen welke info een elektronische factuur bevat.

Op een XRechnung-factuur komt elk BT-veld overeen met één specifiek stukje info over een bedrijf. Dit omvat de gegevens van de facturerende of ontvangende partij, producten of diensten, prijzen, belastingen en betalingsvoorwaarden. Elk veld heeft een unieke code (bijv. BT-1, BT-2) en strikte definities met betrekking tot de inhoud.

BT-velden worden naast de XRechnung-factuur ook gebruikt in andere factuurformaten, als onderdeel van de Europese norm EN 16931. De centrale gebruikershandleiding van het Forum voor elektronische facturen Duitsland (ZUGFeRD) is bijvoorbeeld een ander hybride e-factuurformaat dat veel wordt gebruikt in Duitsland.

De technologie achter beide e-factuurformaten is gebaseerd op een XML-document (Extensible Markup Language). In dit document worden de BT-velden in kaart gebracht en ingevuld volgens het onderliggende schema. Om een correcte en volledige e-factuur te genereren, moeten de BT-velden correct worden ingevuld, met name die welke de informatie bevatten die vereist is voor een factuur die voldoet aan artikel 14 van de UStG.

Waarom zijn BT-velden belangrijk voor e-facturen?

Bedrijven in Duitsland moeten ervoor zorgen dat ze helemaal op de hoogte zijn van BT-velden en hun rol in gestructureerde e-facturen. Hier zijn een paar redenen waarom BT-velden belangrijk zijn:

Wettelijke compliance

De eis voor elektronische facturering is gebaseerd op Richtlijn 2014/55/EU, die het gebruik van e-facturen bij overheidsopdrachten regelt. De Europese norm EN 16931, die onder andere het gebruik van BT-velden voorschrijft, is ontwikkeld om de bepalingen van de richtlijn te implementeren. BT-velden zijn belangrijk voor het structureren van factuurgegevens, omdat ze ervoor zorgen dat alle fiscale en andere noodzakelijke informatie correct en volledig wordt doorgegeven. Het gebruik van BT-velden is de enige manier om aan de wet te voldoen bij het uitgeven van XRechnung- of ZUGFeRD-facturen.

De wettelijke basis voor deze regels is het EU-initiatief btw in het digitale tijdperk (ViDA). Het doel van dit initiatief is om het belastingstelsel te moderniseren en de facturering op EU-niveau te standaardiseren. Nationale uitvoeringsbesluiten, zoals de Wachstumschancengesetz (Wet op groeikansen) in Duitsland, helpen om deze EU-brede normen bindend te maken. Als gevolg hiervan moeten bedrijven in Duitsland ervoor zorgen dat hun boekhoud- en ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) voldoen aan de BT-veldvereisten. Dit is de enige manier om aan de wettelijke voorschriften te voldoen.

Efficiëntie

Door de duidelijke structuur van BT-velden kan de verwerking van e-facturen worden geautomatiseerd, van het vastleggen en controleren tot het boeken. Dit kan handmatig werk verminderen, het foutenpercentage verlagen en tijd besparen bij het verwerken van facturen. Het maakt het ook makkelijker en sneller om facturen te genereren, omdat de gestandaardiseerde velden het proces vereenvoudigen. E-facturen kunnen de boekhouding efficiënter maken, vooral voor bedrijven met een groot aantal facturen.

Transparantie

Door de manier waarop zakelijke info wordt gepresenteerd te standaardiseren, zoals de leveringsdatum, belastingtarieven of betalingstermijnen, wordt het voor iedereen duidelijker. Zowel degenen die facturen maken als degenen die ze krijgen, kunnen de inhoud automatisch en zonder verwarring lezen. Dit kan vragen en extra afstemmingswerk verminderen.

Datakwaliteit

BT-velden laten zien welke info nodig is en hoe die moet worden gestructureerd. Dit kan het risico op interpretatiefouten, onvolledige datasets of onjuiste belastinginfo verminderen. Daardoor dragen de BT-velden op e-facturen flink bij aan de datakwaliteit en naleving.

Connectiviteit

Bedrijven in Duitsland die boekhoud- of ERP-systemen configureren voor de logica van BT-velden, kunnen profiteren van langdurige compatibiliteit. Gestandaardiseerde velden maken een uniforme integratie in digitale processen mogelijk, helpen bij rapportagevereisten en leggen de basis voor toekomstbestendige e-factuurprocessen.

Welke info bevatten BT-velden?

BT-velden geven structuur aan alle gegevens die nodig zijn voor een complete en conforme e-factuur. Ze bevatten administratieve details en factuurinhoud. Hieronder staan de belangrijkste gebieden met voorbeelden van de bedrijfsinformatie die ze bevatten:

Factuurgegevens

• Factuurnummer
  
• Uitgiftedatum
  
• Valutacode
  
• Type (bijv. origineel of kopie)
  
• Referentienummer
  

Info over de partij

• Volledige naam en adres van de verkoper
  
• Volledige naam en adres van de koper
  
• Belastingnummer dat de verkoper van de belastingdienst heeft gekregen of het btw-nummer (btw-ID) dat door de Federale Centrale Belastingdienst (BZSt) is uitgegeven
  
• Contactpunten of afdelingen
  
• Contactgegevens, zoals telefoonnummers of e-mailadressen
  

Informatie over de verkoper

• Leveringsdatum of -periode
  
• Afleveradres of opslaglocatie
  
• Info over deelleveringen
  
• Info over levertijden of leveringsvoorwaarden
  

Productinfo

• Productnaam of beschrijving van de dienst
  
• Productnummer of servicecode
  
• Geleverde hoeveelheid of gewerkte uren
  
• Netto artikelprijs en totale gefactureerde hoeveelheden
  
• Belastingtarieven die zijn toegepast
  
• Kortingen of speciale voorwaarden
  

Betaalinformatie

• Vervaldatum factuur
  
• Betalingsinstructies en geaccepteerde betaalmethoden
  
• Bankgegevens van de verkoper
  
• Info over kortingen bij contante betaling, termijnen of aanmaningskosten
  

Wat zijn de belangrijkste BT-velden?

Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste BT-gebieden en wat er in elk gebied te vinden is:

Hoe gebruik ik BT-velden op de juiste manier?

Om facturen efficiënt en volgens de regels te verwerken, is het belangrijk om de BT-velden op XRechnung-facturen goed te gebruiken. Let vooral op de volgende dingen:

Technologische oplossingen

Om BT-velden goed te gebruiken, is het belangrijk om je IT-systemen zo in te stellen dat ze de gestandaardiseerde velden automatisch verwerken. Moderne ERP-systemen en boekhoudsoftware kunnen BT-velden gebruiken om te bepalen hoe ze e-facturen verwerken.

Consistente gegevens

Als je BT-velden op e-facturen invult, moet je ervoor zorgen dat de info consistent en correct is. Dat betekent dat je de juiste rechtsvormen, belastingnummers en contactgegevens moet gebruiken. Als je gegevens consistent zijn, verloopt de automatische verwerking soepel en is de kans op vragen of fouten kleiner.

Verplichte velden

Om aan de wettelijke vereisten te voldoen, moet je de velden die vereist zijn volgens artikel 14 van de UStG volledig invullen. Ontbrekende of onvolledige informatie kan de verwerking vertragen of leiden tot afgewezen facturen. De volgende informatie is verplicht:

• Volledige naam en adres van de verkoper
  
• Volledige naam en adres van de koper
  
• Een opeenvolgend uniek factuurnummer
  
• Datum waarop de factuur is uitgegeven
  
• Datum van levering of andere dienst
  
• Belastingnummer dat de verkoper van de belastingdienst heeft gekregen of het btw-nummer dat door de BZSt is uitgegeven
  
• Hoeveelheid en soort geleverde producten of omvang en soort verleende dienst
  
• Netto- en brutobedragen
  
• Toepasselijk belastingtarief en het bijbehorende belastingbedrag of, in het geval van een belastingvrijstelling, een verwijzing naar de belastingvrijstelling
  

Gedetailleerde beschrijvingen van de artikelen

Itemvelden, zoals productnaam (BT-153), gefactureerde hoeveelheid (BT-129) of eenheidsprijs per item (BT-146), moeten nauwkeurige informatie bevatten. Een gedetailleerde beschrijving kan de ontvanger van de factuur bijvoorbeeld helpen om precies te begrijpen wat er in de levering is inbegrepen.

Duidelijke betalingsvoorwaarden

Betalingsdata (BT-9), bankgegevens en betalingsvoorwaarden zijn belangrijke info om ervoor te zorgen dat binnenkomende betalingen goed worden toegewezen. Ook moet er info worden gegeven over contante kortingen, termijnen of aanmaningskosten, als dat van toepassing is.

Extra info

Naast de verplichte velden kun je met optionele BT-velden op XRechnung-facturen extra info geven. Denk aan een referentie van een bestelformulier (BT-13), contactpersonen of gedetailleerde leveringsinfo. Deze extra info kan zorgen voor meer begrip aan beide kanten en helpen om de factuurverwerking soepel te laten verlopen.

Hoe Stripe Billing je kan helpen

Met Stripe Billing kun je klanten factureren en beheren zoals jij dat wilt - van eenvoudige periodieke facturatie tot facturatie op basis van gebruik en verkoopcontracten. Begin binnen enkele minuten met het wereldwijd accepteren van terugkerende betalingen - je hebt geen code nodig - of bouw een aangepaste integratie met behulp van de API.

Stripe Billing kan je helpen:

• Flexibele tarieven aan te bieden: reageer sneller op de vraag van gebruikers met flexibele tariefmodellen, waaronder op basis van gebruik, gestaffelde, flatrate plus extra kosten, en meer. Ondersteuning voor kortingsbonnen, gratis proefperiodes, evenredige verdeling en add-ons zijn ingebouwd.
  
• Wereldwijd uitbreiden: Verhoog de conversie door klanten hun favoriete betaalmethoden aan te bieden. Stripe ondersteunt meer dan 125 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.
  
• Inkomsten te verhogen en klantverloop te verminderen: verbeter het vastleggen van inkomsten en verminder onvrijwillig gedoe met Smart Retries en herstelworkflowautomatisering. Met de hersteltools van Stripe konden gebruikers in 2024 meer dan $ 6,5 miljard aan inkomsten terugwinnen.
  
• Efficiëntie te boosten: gebruik Stripe's modulaire belasting-, inkomstenrapportage- en gegevenshulpmiddelen om meerdere inkomstensystemen te consolideren tot één systeem. Integreer eenvoudig met software van derden.
  

Leer meer over Stripe Billing, of ga vandaag nog aan de slag.