Från och med januari 2025 måste alla B2B-företag i Tyskland enligt lag vara kapabla att ta emot och hantera fakturor i elektronisk form. Kravet på att utfärda e-fakturor kommer gradvis att återställas mellan 2025-2028 (se avsnitt 27.38 i den tyska lagen om mervärdesskatt [VAT] [UStG]). För att vara maskinläsbara och uppfylla juridiska krav måste e-fakturor uppfylla vissa krav på form och innehåll. Det är här som fälten med villkor (BT) spelar en viktig roll.

Den här artikeln förklarar BT-fält, deras betydelse för e-fakturor och hur man fyller i dem korrekt. Vi diskuterar också vilka BT-fält du bör känna till och vad du bör tänka på när du fyller i dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är BT-fält på XRechnung-fakturor?
  
• Varför är BT-fält viktiga för e-fakturor?
  
• Vilken information innehåller BT-fälten?
  
• Vilka är de viktigaste BT-fälten?
  
• Hur använder jag BT-fält på rätt sätt?
  
• Hur Stripe Billing kan hjälpa
  

Vad är BT-fälten på XRechnung-fakturor?

”Business terms” (BT)-fält är standardiserade datainmatningsfält som används för att strukturera innehållet i en XRechnung faktura - en standardiserad elektronisk faktura i Tyskland. BT-fälten definierar den information som en elektronisk faktura innehåller.

På en XRechnung-faktura motsvarar varje BT-fält en typ av specifik företagsinformation. Detta inkluderar uppgifter om den fakturerande eller mottagande parten, produkter eller tjänster, priser, skattefakturor och villkor för betalning. Varje fält har en unik kod (t.ex. BT-1, BT-2) och strikta definitioner av innehållet.

BT-fält används i andra fakturaformat utöver XRechnung-fakturan, som en del av den europeiska standarden EN 16931. Till exempel är den centrala användarhandboken från Forum for Electronic Invoicings Germany (ZUGFeRD) ett annat hybridformat för e-fakturor som används i stor utsträckning i Tyskland.

Den teknik som ligger till grund för båda formaten för e-faktura är baserad på ett XML-dokument (Extensible Markup Language). I detta dokument kartläggs och fylls BT-fälten i enligt den underliggande mallen. För att generera en korrekt och fullständig e-faktura måste BT-fälten fyllas i korrekt, särskilt de som innehåller den information som krävs för en faktura som är förenlig med avsnitt 14 i UStG.

Varför är BT-fält viktiga för e-fakturor?

Företag i Tyskland bör se till att de är helt uppdaterade om BT-fält och deras roller i strukturerade e-fakturor. Här är flera skäl till varför BT-fält är viktiga:

Efterlevnad av regelverk

Kravet på elektronisk fakturering baseras på direktiv 2014/55/EU som reglerar användningen av e-fakturor vid offentlig upphandling. Den europeiska standarden EN 16931 - som bland annat föreskriver användning av BT-fält - utvecklades som ett sätt att genomföra bestämmelserna i direktivet. BT-fält är viktiga för att strukturera fakturadata eftersom de garanterar att all skatteinformation och annan nödvändig information överförs korrekt och i sin helhet. Att använda BT-fält är det enda sättet att efterleva lagen vid utfärdande av XRechnung- eller ZUGFeRD-fakturor.

Den juridiska grunden för dessa regler är EU:s initiativ Moms i den digitala tidsåldern (ViDA). Syftet med detta initiativ är att modernisera skattesystemet och standardisera fakturering på EU-nivå. Nationella genomförandeakter, som tillväxtlagen (Wachstumschancengesetz) i Tyskland, bidrar till att göra dessa EU-gemensamma standarder bindande. Därför måste företag i Tyskland se till att deras bokförings- och affärssystem (ERP-system) stöder kraven för BT-fält. Detta är det enda sättet att efterleva de lagstadgade bestämmelserna.

Effektivitet

Den tydliga strukturen i BT-fälten gör att processen med e-fakturor kan automatiseras - från debitering och kontroll till kontering. Detta kan minska det manuella arbetet, felfrekvensen och spara tid vid hanteringen av fakturor. Det blir också enklare och snabbare att generera fakturor, eftersom de standardiserade fälten förenklar processen. E-fakturor kan göra bokföringen mer effektiv, särskilt för företag med en stor mängd fakturor.

Transparens

Genom att standardisera hur företagsinformation presenteras - t.ex. leveransdatum, skattesatser eller förfallodatum för betalningar - ökar transparensen för alla parter. Både utfärdare och mottagare av fakturor kan läsa innehållet automatiskt och utan tveksamheter. Detta kan minska antalet frågor och extra arbete med avstämning.

Datakvalitet

BT-fälten definierar vilken information som är nödvändig och hur den ska struktureras. Detta kan minska risken för tolkningsfel, ofullständiga dataset eller felaktig information om skatter. På så vis bidrar BT-fälten på e-fakturor på ett betydande sätt till datakvalitet och efterlevnad.

Anslutningsmöjligheter

Företag i Tyskland som konfigurerar bokförings- eller ERP-system för logiken i BT-fält kan njuta av långsiktig kompatibilitet. Standardiserade fält möjliggör enhetlig integration i digitala processer, hjälper till med rapporteringskrav och lägger grunden för processer för e-fakturering som är redo för framtiden.

Vilken information innehåller BT-fälten?

BT-fälten strukturerar alla data som behövs för en komplett och korrekt e-faktura. De innehåller administrativa uppgifter och innehåll i fakturan. Nedan beskrivs de viktigaste områdena med exempel på den företagsinformation de innehåller:

Fakturainformation

• Fakturanummer
  
• Utfärdandedatum
  
• Valutakod
  
• Typ (t.ex. original eller kopia)
  
• Referensnummer
  

Partiinformation

• Säljarens fullständiga namn och adress
  
• Köparens fullständiga namn och adress
  
• Momsregistreringsnummer som utfärdats till säljaren av skattekontoret eller momsregistreringsnummer (moms-ID) som utfärdats av det federala skattekontoret (BZSt)
  
• Kontaktpunkter eller avdelningar
  
• Kontaktuppgifter, t.ex. telefonnummer eller e-postadresser
  

Säljarinformation

• Leveransdatum eller leveransperiod
  
• Leveransadress eller plats för lagring
  
• Information om delleveranser
  
• Information om leveranstider eller leveransvillkor
  

Information om radpost

• Produktnamn eller beskrivning av tjänsten
  
• Produktnummer eller servicekod
  
• Levererad kvantitet eller arbetade timmar
  
• Nettopris för fakturapost och totalt fakturerade kvantiteter
  
• Tillämpade skattesatser
  
• Rabatter eller särskilda villkor
  

Betalningsinformation

• Förfallodatum för faktura
  
• Betalningsinstruktioner och accepterade betalningsmetoder
  
• Säljarens bankuppgifter
  
• Information om kontantrabatter, delbetalningar eller avgifter för dunning
  

Vilka är de viktigaste BT-fälten?

Nedan hittar du en översikt över de viktigaste BT-fälten och den information som varje fält innehåller:

Hur använder jag BT-fält på rätt sätt?

För att hantera fakturor effektivt och i efterlevnad av lagen är det viktigt att använda BT-fälten på XRechnung-fakturor korrekt. Du bör ägna särskild uppmärksamhet åt följande punkter:

Tekniska lösningar

För att kunna använda BT-fält på ett effektivt sätt är det viktigt att konfigurera dina IT-system så att de processar de standardiserade fälten automatiskt. Moderna ERP-system och bokföringsprogram kan använda BT-fält för att strukturera hur de hanterar e-fakturor.

Konsekventa data

När du fyller i BT-fält på e-fakturor bör du se till att informationen är konsekvent och korrekt. Det innebär bland annat att du använder rätt bolagsbildningar, skatteregistreringsnummer och kontaktuppgifter. Enhetlig data gör processerna smidiga och minimerar risken för frågor eller fel.

Obligatoriska fält

För orderhantering måste du fylla i alla de fält som krävs enligt 14 § UStG. Saknad eller ofullständig information kan försena processen eller leda till avvisade fakturor. Följande information är obligatorisk:

• Säljarens fullständiga namn och adress
  
• Köparens fullständiga namn och adress
  
• Ett sekventiellt, unikt fakturanummer
  
• Datum för fakturans utfärdande
  
• Datum för leverans eller annan tjänst
  
• Skatteregistreringsnummer som utfärdats till säljaren av skattekontoret eller moms-ID som utfärdats av BZSt
  
• Kvantitet och typ av levererade produkter eller omfattning och typ av utförd tjänst
  
• Netto- och bruttobelopp
  
• Tillämplig skattesats och motsvarande skattebelopp eller, vid skattebefrielse, en hänvisning till skattebefrielsen
  

Detaljerade beskrivningar av radposter

Artikelfält - t.ex. produktnamn (BT-153), fakturerad kvantitet (BT-129) eller enhetspris per artikel (BT-146) - bör innehålla exakt information. En detaljerad beskrivning kan hjälpa mottagaren av fakturan att förstå exakt vad som ingår i leveransen.

Tydliga betalningsvillkor

Förfallodagar för betalningar (BT-9), bankuppgifter och villkor för betalningar är viktig information som säkerställer att inkommande betalningar kan fördelas korrekt. Information bör också lämnas om kontantrabatter, delbetalningar eller avgifter för dunning, om relevant.

Ytterligare information

Utöver de obligatoriska fälten finns det valfria BT-fält på XRechnung-fakturor där du kan ange ytterligare information. Det kan till exempel vara en referens till beställningen (BT-13), kontaktpunkter eller detaljerad leveransinformation. Denna extra information kan skapa bättre förståelse på båda sidor och bidra till att göra fakturaprocessen smidig.

Hur Stripe Billing kan hjälpa

Med Stripe Billing kan ni fakturera och hantera kunder hur ni vill – från enkel återkommande fakturering till användningsbaserad fakturering och förhandlade kontrakt. Börja ta emot återkommande betalningar globalt på bara några minuter – ingen kod krävs – eller skapa en anpassad integration med API.

Stripe Billing kan hjälpa er att:

• Erbjuda flexibla priser: Svara på användarefterfrågan snabbare med flexibla prismodeller, inklusive användningsbaserad, nivåindelad, fast avgift plus extra avgifter med mera. Stöd för kuponger, kostnadsfria provperioder, proportionella fördelningar och tillägg är inbyggt.
  
• Expandera globalt: Öka konverteringen genom att erbjuda kunderna deras egna föredragna betalningsmetoder. Stripe har stöd för över 125 lokala betalningsmetoder och över 130 valutor.
  
• Öka intäkterna och minska kundbortfallet: Öka intäkterna och minska ofrivilligt kundbortfall med automatisering av Smart Retries och återvinningsarbetsflöden. Stripes återställningsverktyg hjälpte användare att återvinna över 6,5 miljarder USD i intäkter under 2024.
  
• Boosta effektiviteten: Använd Stripes modulära skatt, intäktsrapportering och dataverktyg för att kombinera flera intäktssystem i ett. Integrera enkelt med programvara från tredje part.
  

Läs mer om Stripe Billing, eller börja idag.