A partir de enero de 2025, todas las empresas B2B de Alemania están obligadas por ley a recibir y procesar facturas en formato electrónico. El requisito de emitir facturas electrónicas se aplicará gradualmente entre 2025 y 2028 (véase el artículo 27.38 de la Ley alemana del impuesto sobre el valor añadido [IVA] [UStG]). Con la intención de que sean legibles por máquina y cumplan con la ley, las facturas electrónicas deben cumplir ciertos requisitos de forma y contenido. Aquí es donde los campos de las condiciones empresariales desempeñan una función importante.

Este artículo explica los campos BT, su importancia para las facturas electrónicas y cómo rellenarlos correctamente. También analizamos qué campos BT debes conocer y qué debes tener en cuenta al rellenarlos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son los campos BT en las facturas de XRechnung?
  
• ¿Por qué son importantes los campos BT para las facturas electrónicas?
  
• ¿Qué información contienen los campos BT?
  
• ¿Cuáles son los campos de BT más importantes?
  
• ¿Cómo utilizo correctamente los campos BT?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Billing
  

¿Qué son los campos BT en las facturas de XRechnung?

Los campos de Condiciones empresariales (BT) son campos estandarizados de entrada de datos que se utilizan para estructurar el contenido de una factura XRechnung, una factura electrónica estandarizada en Alemania. Los campos BT definen la información que contiene una factura electrónica.

En una factura XRechnung, cada campo BT corresponde a una información específica sobre una empresa. Esto incluye los detalles de la parte que emite la factura o es receptora, productos o servicios, precios, impuestos y condiciones de pago. Cada campo tiene un código único (p. ej., BT-1, BT-2) y definiciones estrictas sobre el contenido.

Los campos BT se utilizan en otros formatos de factura además de la factura XRechnung, como parte de la normativa europea EN 16931. Por ejemplo, la Guía central del usuario del Foro de facturas electrónicas de Alemania (ZUGFeRD) es otro formato híbrido de factura electrónica muy utilizado en Alemania.

La tecnología subyacente de ambos formatos de factura electrónica está establecida en un documento en lenguaje de etiquetado extensible (XML). En este documento, los campos de la factura electrónica se asignan y rellenan de acuerdo con el esquema subyacente. Para generar una factura electrónica correcta y completa, los campos de la factura electrónica deben rellenarse correctamente, especialmente los que contienen la información necesaria para elaborar una factura que cumpla con el artículo 14 de la UStG.

¿Por qué son importantes los campos BT para las facturas electrónicas?

Las empresas de Alemania deben asegurarse de estar completamente actualizadas en cuanto a los campos de BT y sus funciones en las facturas electrónicas estructuradas. A continuación exponemos varias razones por las que los campos de BT son importantes:

Cumplimiento de la normativa

El requisito de facturación electrónica está establecido en la Directiva 2014/55/UE, que regula el uso de facturas electrónicas en la contratación pública. La norma europea EN 16931 que, entre otras cosas, estipula el uso de campos BT, se desarrolló como una forma de aplicar las disposiciones de la Directiva. Los campos BT son importantes para estructurar los datos de las facturas porque garantizan que toda la información fiscal y demás información necesaria se transmita correcta e íntegramente. El uso de campos BT es la única forma de cumplir con la ley en la emisión de facturas XRechnung o ZUGFeRD.

La base legal de esta normativa es la iniciativa de la UE sobre el IVA en la era digital (ViDA). El objetivo de esta iniciativa es modernizar el sistema fiscal y estandarizar la facturación a nivel de la UE. La implementación de leyes a nivel nacional, como la Ley de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetz) en Alemania, ayudan a que estas normas sean vinculantes para toda la UE. Como resultado, las empresas alemanas deben garantizar su soporte contable y de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) a los requisitos del campo BT. Esta es la única forma de cumplir con la normativa legal.

Eficiencia

La estructura clara de los campos de BT permite automatizar el proceso de las facturas electrónicas, desde la captura y la comprobación hasta el registro. Esto puede reducir el trabajo manual, reducir la tasa de error y ahorrar tiempo dedicado al procesamiento de facturas. También facilita y agiliza la generación de facturas, ya que los campos estandarizados simplifican el proceso. Las facturas electrónicas pueden hacer que la contabilidad sea más eficiente, especialmente para las empresas con un gran volumen de facturas.

Transparencia

Estandarizar la forma en que se presenta la información relacionada con la empresa, como la fecha de entrega, los tipos impuesto o las fechas de vencimiento de los pago, aumenta la transparencia para todas las partes. Tanto los factura como los destinatarios de facturas pueden leer el contenido de forma automática e inequívoca. Esto puede reducir las consultas y el trabajo de conciliación adicional.

Calidad de los datos

Los campos BT definen qué información es necesaria y cómo debe estructurarse. Esto puede reducir el riesgo de errores de interpretación, conjuntos de datos incompletos o información fiscal incorrecta. En consecuencia, los campos BT en las facturas electrónicas contribuyen significativamente a la calidad y el cumplimiento de la normativa de los datos.

Conectividad

Las empresas de Alemania que configuran sistemas de contabilidad o ERP para la lógica de los campos BT pueden disfrutar de compatibilidad a largo plazo. Los campos estandarizados permiten una integración uniforme en los procesos digitales, ayudan con los requisitos de elaboración de informes y sientan las bases para procesos de factura electrónica listos para el futuro.

¿Qué información contienen los campos BT?

Los campos BT estructuran todos los datos necesarios para una factura electrónica completa y que cumpla con la normativa. Contienen detalles administrativos y contenido de facturación. A continuación, se muestran las áreas más importantes con ejemplos de la información de la empresa que contienen:

Información de la factura

• Número de factura
  
• Fecha de emisión
  
• Código de la divisa
  
• Tipo (p. ej., original o copia)
  
• Número de referencia
  

Información de la Parte

• Nombre completo y dirección del vendedor
  
• Nombre completo y dirección del comprador
  
• Identificación fiscal expedida al vendedor por la oficina fiscal o número de identificación del IVA (ID del IVA) expedido por la Oficina Federal Central de Impuestos (BZSt)
  
• Puntos de contacto o departamentos
  
• Datos de contacto, como números de teléfono o correo electrónico
  

Información del vendedor:

• Fecha o período de entrega
  
• Dirección de envío o sitio de almacenamiento
  
• Información sobre entregas parciales
  
• Información sobre plazos o condiciones de entrega
  

Información sobre partidas

• Nombre del producto o descripción del servicio
  
• Número de producto o código de servicio
  
• Cantidad entregada u horas trabajadas
  
• Precio neto de la partida y cantidades totales facturadas
  
• Tipos impositivos aplicados
  
• Descuentos o condiciones especiales
  

Información de pago

• Fecha de vencimiento de la factura
  
• Instrucciones de pago y métodos de pago aceptados
  
• Datos bancarios del vendedor
  
• Información sobre descuentos en efectivo, cuotas o reclamaciones del pago
  

¿Cuáles son los campos BT más importantes?

A continuación, encontrarás un resumen de los campos BT más importantes y la información que contiene cada uno:

¿Cómo usar correctamente los campos BT?

Para procesar facturas de manera eficiente y en cumplimiento de la normativa legal, es importante utilizar correctamente los campos BT en las facturas de XRechnung. Debes prestar especial atención a los siguientes puntos:

Soluciones tecnológicas

Para usar de manera eficiente los campos de BT, es importante configurar tus sistemas de tecnología de la información (TI) para que procesen los campos estandarizados automáticamente. Los sistemas de ERP modernos y el software de contabilidad pueden usar campos de BT para estructurar cómo procesan las facturas electrónicas.

Datos coherentes

Al rellenar los campos de BT en las facturas electrónicas, debes asegurarte de que la información sea coherente y precisa. Esto incluye el uso de las formas jurídicas, los identificadores fiscales y los datos de contacto correctos. Tener datos uniformes facilita el procesamiento automático y puede minimizar el riesgo de que te tengan que hacer consultas o de que haya errores.

Campos obligatorios

Para cumplir con los requisitos legales, debes completar los campos requeridos por la Sección 14 de la UStG en su totalidad. La información que falta o está incompleta puede retrasar el procesamiento o dar lugar a que se rechacen las facturas. La siguiente información es obligatoria:

• Nombre completo y dirección del vendedor
  
• Nombre completo y dirección del comprador
  
• Un número de factura único y secuencial.
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Fecha de entrega u otro servicio
  
• Identificador fiscal emitido al vendedor por la oficina fiscal o el ID de IVA emitido por la BZSt
  
• Cantidad y tipo de productos entregados o el alcance y tipo de servicio prestado
  
• Importes netos y brutos
  
• tipo impositivo aplicable y el importe del impuesto correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención fiscal.
  

Descripciones detalladas de las partidas

Los campos de partida, como el nombre del producto (BT-153), la cantidad facturada (BT-129) o el precio unitario por partida (BT-146), deben contener información precisa. Por ejemplo, una descripción detallada puede ayudar al destinatario de la factura a entender exactamente qué se incluye en la entrega.

Condiciones de pago claras

Las fechas de vencimiento del pago (BT-9), datos bancarios y condiciones de pago son información importante que garantiza que los pagos entrantes se puedan asignar correctamente. También se debe proporcionar información sobre los descuentos en efectivo, cuotas o comisiones de reclamación del pago cuando sea relevante.

Información adicional

Junto con los campos obligatorios, los campos BT opcionales en las facturas de XRechnung te permiten proporcionar información adicional. Esto puede incluir una referencia del formulario de pedido (BT-13), puntos de contacto o información detallada de entrega. Esta información adicional puede fomentar una mejor comprensión por ambas partes y ayudar a que el procesamiento de facturas sea fluido.

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