À partir de janvier 2025, toutes les entreprises interentreprises en Allemagne sont légalement tenues d’être capables de recevoir et de traiter les factures sous forme électronique. L’obligation d’émettre des factures électroniques sera progressivement mise en place entre 2025 et 2028 (voir l’article 27.38 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée [TVA] [UStG]). Pour être lisibles par machine et conformes à la loi, les factures électroniques doivent remplir certaines exigences de forme et de contenu. C’est là que les champs de termes commerciaux (BT) jouent un rôle important.

Cet article explique les champs BT, leur importance pour les factures électroniques et comment les remplir correctement. Nous abordons également les champs BT que vous devriez connaître et ce qu’il faut prendre en considération lors de leur remplissage.

Que contient cet article?

• Que sont les champs BT sur les factures XRechnung?
  
• Pourquoi les champs BT sont-ils importants pour les factures électroniques?
  
• Quelles informations les champs BT contiennent-ils?
  
• Quels sont les champs BT les plus importants?
  
• Comment utiliser correctement les champs BT?
  
• Comment Stripe Billing peut vous aider
  

Que sont les champs BT sur les factures XRechnung?

Les champs de termes commerciaux (BT) sont des champs de saisie de données normalisés utilisés pour structurer le contenu d’une facture XRechnung, une facture électronique normalisée en Allemagne. Les champs BT définissent les informations qu’une facture électronique contient.

Sur une facture XRechnung, chaque champ BT correspond à une information spécifique sur une entreprise. Cela inclut les détails de la partie émettrice ou réceptrice, les produits ou services, les prix, les taxes et les conditions de paiement. Chaque champ a un code unique (p. ex., BT-1, BT-2) et des définitions de contenu strictes.

Les champs BT sont utilisés dans d’autres formats de facture en plus de la facture XRechnung, dans le cadre de la norme européenne EN 16931. Par exemple, le Guide de l’utilisateur central du Forum pour les factures électroniques en Allemagne (ZUGFeRD) est un autre format de facture électronique hybride largement utilisé en Allemagne.

La technologie sous-jacente aux deux formats de facture électronique est basée sur un document en langage de balisage extensible (XML). Dans ce document, les champs BT sont tracés et remplis selon le schéma sous-jacent. Pour générer une facture électronique correcte et complète, les champs BT doivent être remplis correctement, en particulier ceux contenant les informations requises pour une facture conforme à la section 14 de l’UStG.

Pourquoi les champs BT sont-ils importants pour les factures électroniques ?

Les entreprises interentreprises allemandes doivent s'assurer qu'elles connaissent parfaitement les champs BT et leur rôle dans les factures électroniques structurées. Voici quelques raisons pour lesquelles les champs BT sont importants :

Conformité réglementaire

L'exigence de facturation électronique est établie par la directive 2014/55/UE qui régit l'utilisation des factures électroniques dans les marchés publics. La norme européenne EN 16931-qui, entre autres, stipule l'utilisation des champs BT-a été développée comme un moyen d'implémenter les dispositions de la directive. Les champs BT sont importants pour structurer les données des factures car ils garantissent que toutes les informations taxer et autres informations nécessaires sont transmises correctement et intégralement. L'utilisation des champs BT est le seul moyen de respecter la loi lors de l'émission de factures XRechnung ou ZUGFeRD.

La base juridique de cette réglementation est l'initiative de l'UE TVA à l'ère numérique (ViDA). L'objectif de cette initiative est de moderniser le système fiscal et de standardiser la facturation au niveau de l'UE. Les actes nationaux d'implémentation - tels que la loi sur les opportunités de croissance (Wachstumschancengesetz) en Allemagne - contribuent à rendre ces normes européennes contraignantes. Par conséquent, les entreprises allemandes doivent s'assurer que leurs systèmes de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise (ERP) supportent les exigences du champ BT. C'est la seule façon de respecter les dispositions légales.

• Efficacité :
  

La structure claire des champs BT permet d'automatiser le processus de traitement des factures électroniques, depuis la capture et la vérification jusqu'à la comptabilisation. Cela permet de réduire le travail manuel, de diminuer le taux d'erreur et de gagner du temps dans le traitement des factures. Il est également plus facile et plus rapide de générer des factures, les champs standardisés simplifiant le processus. Les factures électroniques peuvent rendre la comptabilité plus efficace, en particulier pour les entreprises dont le volume de factures est élevé.

Transparence

La standardisation de la présentation des informations sur l'entreprise, telles que la date de livraison, les taux d'imposition ou les échéances de paiement, accroît la transparence pour toutes les parties. Les émetteurs et les destinataires des factures peuvent lire le contenu automatiquement et sans ambiguïté. Cela peut réduire les requêtes et le travail de rapprochement supplémentaire.

Qualité des données

Les champs BT définissent les informations nécessaires et la manière dont elles doivent être structurées. Cela peut réduire le risque d'erreurs d'interprétation, d'ensembles de données incomplets ou d'informations fiscales incorrectes. Par conséquent, les champs BT des factures électroniques contribuent de manière significative à la qualité des données et à la conformité.

Connectivité

Les entreprises allemandes qui configurent leurs systèmes comptables ou ERP pour la logique des champs BT peuvent bénéficier d'une compatibilité à long terme. Les champs standardisés permettent une intégration uniforme dans les processus numériques, aident à répondre aux exigences en matière de rapports et jettent les bases de processus de facturation électronique prêts pour l'avenir.

Quelles informations les champs BT contiennent-ils?

Les champs BT structurent toutes les données nécessaires pour une facture électronique complète et conforme. Ils contiennent des détails administratifs et le contenu de la facture. Vous trouverez ci-dessous les domaines les plus importants avec des exemples d’informations sur l’entreprise qu’ils contiennent :

Informations sur la facture

• Numéro de facture
  
• Date d’émission
  
• Code de devise
  
• Type (p. ex., original ou copie)
  
• Numéro de référence
  

Informations sur les parties

• Nom complet et adresse du marchand
  
• Nom complet et adresse du client
  
• Identifiant fiscal délivré au marchand par le bureau des services fiscaux ou le numéro d’identification de TVA (ID TVA) délivré par l’Office fédéral central des impôts (BZSt)
  
• Points de contact ou services
  
• Coordonnées, comme les numéros de téléphone ou les adresses de courriel
  

Informations sur le marchand

• Date ou période de livraison
  
• Adresse de livraison ou lieu de stockage
  
• Informations sur les livraisons partielles
  
• Informations sur les périodes ou conditions de livraison
  

Informations sur le poste

• Nom du produit ou description du service
  
• Numéro de produit ou code de service
  
• Quantité livrée ou heures travaillées
  
• Prix net du poste et quantités totales facturées
  
• Taux de taxe appliqués
  
• Rabais ou conditions spéciales
  

Informations de paiement

• Date d’échéance de la facture
  
• Instructions de paiement et modes de paiement acceptés
  
• Coordonnées bancaires du marchand
  
• Informations sur les escomptes, les versements échelonnés ou les frais de relance
  

Quels sont les champs BT les plus importants?

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des champs BT les plus importants et des informations que chacun contient :

Comment utiliser correctement les champs BT ?

Pour que le processus de traitement des factures soit efficace et conforme à la loi, il est important d'utiliser correctement les champs BT des factures XRechnung. Vous devez prêter une attention particulière aux points suivants :

Solutions technologiques

Pour utiliser efficacement les champs BT, il est important de configurer vos systèmes informatiques de manière à ce qu'ils traitent automatiquement les champs standardisés. Les systèmes ERP modernes et les logiciels de comptabilité peuvent utiliser les champs BT pour structurer le processus de traitement des factures électroniques.

Données cohérentes

Lorsque vous remplissez les champs BT sur les factures électroniques, vous devez vous assurer que les informations sont cohérentes et exactes. Vous devez notamment utiliser les formes juridiques, les identifiants fiscaux et les coordonnées corrects. L'uniformité des données facilite le traitement automatique et réduit le risque de requêtes ou d'erreurs.

Champs obligatoires

Pour satisfaire aux exigences légales, vous devez remplir intégralement les champs requis par l'article 14 de l'UStG. Des informations manquantes ou incomplètes peuvent retarder le processus ou entraîner le rejet de la facture. Les informations suivantes sont obligatoires :

• Nom et adresse complète du marchand
  
• Nom et adresse complète du client
  
• Un numéro de facture unique et séquentiel
  
• Date d'émission de la facture
  
• Date de livraison ou autre service
  
• Identifiant fiscal délivré au marchand par le bureau des services fiscaux ou numéro d'identification fiscale délivré par le BZSt.
  
• Quantité et type de produits fournis ou étendue et type de services rendus
  
• Montants nets et bruts
  
• Le taux d’imposition applicable et le montant de taxe correspondant ou, dans le cas d’une exonération fiscale, une référence à l’exonération fiscale
  

Description détaillée des postes (de facture)

Les champs relatifs aux postes, tels que le nom du produit (BT-153), la quantité facturée (BT-129) ou le prix unitaire par poste (BT-146), doivent contenir des informations précises. Par exemple, une description détaillée peut aider le destinataire de la facture à comprendre exactement ce qui est inclus dans le périmètre de livraison.

Des conditions de paiement claires

Les dates d'échéance des paiements (BT-9), les coordonnées bancaires et les conditions de paiement sont des informations importantes qui permettent d'affecter correctement les paiements entrants. Il convient également de fournir des informations sur les réductions sur vos frais, les versements échelonnés ou les frais de relance, le cas échéant.

Informations supplémentaires

Outre les champs obligatoires, les champs BT facultatifs des factures Invoicing vous permettent de fournir des informations supplémentaires. Il peut s'agir d'une référence au bon de commande (BT-13), de points de contact ou d'informations détaillées sur la livraison. Ces informations supplémentaires peuvent favoriser une meilleure compréhension de part et d'autre et contribuer au bon déroulement du traitement des factures.

Comment Stripe Billing peut vous aider

Stripe Billing vous permet d'émettre des factures et de gérer vos clients comme vous le souhaitez, qu'il s'agisse d'une facturation récurrente simple, d'une facturation à l'utilisation ou de contrats négociés. Commencez à percevoir des paiements récurrents dans le monde entier en quelques minutes, sans codage, ou créez une intégration personnalisée à l’aide de l’API.

Stripe Billing peut vous aider à :

• Offrir une tarification flexible : Répondez plus rapidement aux exigences des utilisateurs avec des modèles tarifaires flexibles : tarif à l'utilisation, progressif, fixe + dépassement, etc. La prise en charge des bons de réduction, des essais gratuits, des calculs au prorata et des produits additionnels est incluse.
  
• Développer à l’échelle mondiale : Augmentez le taux de conversion en proposant les modes de paiement préférées des clients. Stripe prend en charge plus de 125 méthodes de paiement locales et plus de 130 devises.
  
• Accroître les revenus et réduire les résiliations : Maximisez vos revenus et réduisez les résiliations involontaires avec la fonction de relance intelligente Smart Retries et l'automatisation des processus de récupération. Les outils de récupération de Stripe ont permis à ses utilisateurs de récupérer plus de 6,5 M $ en 2024.
  
• Maximiser l’efficacité : Utilisez les outils modulaires de Stripe pour les taxes, les rapports sur les revenus et les données afin de consolider plusieurs systèmes de revenus en un seul. Intégrez facilement des logiciels tiers.
  

En savoir plus sur Stripe Billing, ou démarrer aujourd’hui.