A partir de janeiro de 2025, todas as empresas B2B na Alemanha serão obrigadas por lei a estar aptas a receber e processar faturas em formato eletrônico. A obrigação de emitir faturas eletrônicas será implementada de forma gradual entre 2025–2028 (ver Seção 27.38 da Lei do Imposto sobre Valor Agregado [IVA] da Alemanha [UStG]). Para que sejam legíveis por máquina e legalmente válidas, as faturas eletrônicas devem cumprir determinados requisitos de forma e conteúdo. É nesse ponto que os campos de termos comerciais (BT) assumem um papel essencial.

Este artigo explica os campos BT, sua relevância para as faturas eletrônicas e como preenchê-los corretamente. Também apresenta quais campos BT devem ser priorizados e o que considerar ao utilizá-los.

O que há neste artigo?

• O que são campos BT em faturas XRechnung?
  
• Por que os campos BT são importantes para faturas eletrônicas?
  
• Que informações os campos BT contêm?
  
• Quais são os campos BT mais importantes?
  
• Como usar corretamente os campos BT?
  
• Como o Stripe Billing pode ajudar
  

O que são campos BT em faturas XRechnung?

Os campos business terms (BT) são campos de dados padronizados usados para estruturar o conteúdo de uma fatura XRechnung — um modelo oficial de fatura eletrônica na Alemanha. Os campos BT definem quais informações uma fatura eletrônica deve conter.

Em uma fatura XRechnung, cada campo BT corresponde a um dado específico de uma empresa. Isso inclui os detalhes do emissor ou do destinatário, produtos ou serviços, valores, impostos e prazos de pagamento. Cada campo tem um código único (como BT-1, BT-2) e definições rígidas sobre o conteúdo.

Os campos BT também aparecem em outros formatos de fatura além da XRechnung, como parte do padrão europeu EN 16931. Um exemplo é o Guia Central de Usuário do Fórum de Faturas Eletrônicas da Alemanha (ZUGFeRD), que é um formato híbrido amplamente utilizado no país.

A tecnologia por trás desses formatos eletrônicos é baseada em um documento XML (linguagem de marcação extensível). Nesse documento, os campos BT são mapeados e preenchidos conforme o esquema definido. Para gerar uma fatura correta e completa, é necessário preencher os campos BT de forma adequada, especialmente aqueles que contêm dados obrigatórios para que a fatura esteja em conformidade com o Artigo 14 da UStG.

Por que os campos BT são importantes para faturas eletrônicas?

As empresas na Alemanha precisam estar plenamente atualizadas em relação aos campos BT e à função deles dentro das faturas eletrônicas estruturadas. Eis alguns motivos que explicam sua relevância:

Conformidade regulatória

A exigência de faturação eletrônica tem como base a Diretiva 2014/55/EU, que regula o uso de faturas eletrônicas em contratações públicas. O padrão europeu EN 16931 — que, entre outros pontos, determina a aplicação dos campos BT — foi elaborado justamente para colocar em prática as disposições dessa diretiva. Os campos BT são essenciais para organizar os dados de uma fatura, assegurando que todas as informações fiscais e outros dados obrigatórios sejam transmitidos de maneira completa e correta. Assim, o uso dos campos BT é a única forma de cumprir a lei ao emitir faturas XRechnung ou ZUGFeRD.

A base jurídica dessas normas está na iniciativa da União Europeia conhecida como IVA na Era Digital (ViDA), cujo objetivo é modernizar a arrecadação tributária e unificar a emissão de faturas no espaço europeu. Leis nacionais de implementação — como a Lei das Oportunidades de Crescimento (Wachstumschancengesetz) na Alemanha — tornam obrigatórios esses padrões definidos em nível da UE. Portanto, as empresas alemãs precisam garantir que seus sistemas de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP) estejam preparados para lidar com os requisitos dos campos BT. Só assim é possível obedecer às regras legais.

Eficiência:

A padronização proporcionada pelos campos BT permite a automação do ciclo completo da fatura eletrônica — desde a captura até a verificação e o registro contábil. Esse processo reduz atividades manuais, diminui erros e economiza tempo no tratamento das faturas. Além disso, facilita e agiliza a emissão, já que os campos normalizados tornam o preenchimento mais simples. Para empresas com grande número de notas, isso representa ganhos relevantes em eficiência administrativa.

Transparência

A padronização da forma como dados empresariais são exibidos — como datas de entrega, alíquotas de impostos ou prazos de vencimento — aumenta a clareza para todos os envolvidos. Tanto o emissor quanto o destinatário da fatura conseguem interpretar automaticamente o conteúdo sem ambiguidades. Isso contribui para diminuir dúvidas, solicitações adicionais e retrabalho de conciliação.

Qualidade dos dados

Os campos BT determinam quais informações são obrigatórias e em que formato devem ser apresentadas. Isso reduz o risco de erros de interpretação, conjuntos de dados incompletos ou informações fiscais incorretas. Dessa maneira, os campos BT em faturas eletrônicas ajudam de forma decisiva a elevar a qualidade dos dados e a garantir conformidade.

Conectividade

Empresas que adaptam seus sistemas de contabilidade ou ERP para funcionar segundo a lógica dos campos BT conquistam compatibilidade de longo prazo. A padronização desses campos facilita a integração uniforme nos processos digitais, apoia no cumprimento de obrigações de reporte e cria uma base sólida para processos de faturação eletrônica preparados para o futuro.

Que informações os campos BT contêm?

Os campos BT organizam todos os dados necessários para que uma fatura eletrônica seja completa e válida. Eles incluem detalhes administrativos e o conteúdo da fatura. A seguir estão as principais categorias com exemplos de informações que abrangem:

Dados da fatura

• Número de identificação da fatura
  
• Data de emissão
  
• Código de moeda
  
• Tipo (por exemplo, original ou cópia)
  
• Número de referência
  

Informações das partes

• Nome completo e endereço do vendedor
  
• Nome completo e endereço do cliente
  
• Identificador fiscal emitido ao vendedor pelo fisco ou número de identificação de IVA (VAT ID) fornecido pelo Escritório Federal Central de Impostos (BZSt)
  
• Departamentos ou pontos de contato
  
• Dados de contato, como números de telefone ou endereços de e-mail
  

Informações do vendedor

• Data ou período da entrega
  
• Endereço de entrega ou local de armazenagem
  
• Informações sobre as entregas parciais
  
• Informações sobre os períodos ou os termos de entrega
  

Informações sobre o produto

• Nome de produto ou descrição do serviço
  
• Número de produto ou código de serviço
  
• Quantidade entregue ou as horas trabalhadas
  
• Preço líquido de item e as quantidades totais faturadas
  
• Alíquotas de imposto aplicadas
  
• Descontos ou as condições especiais
  

Informações de pagamento

• Data de vencimento de fatura
  
• Instruções de pagamento e as formas de pagamento aceitas
  
• Dados bancários de vendedor
  
• Informações sobre descontos à vista, parcelamentos ou taxas de cobrança
  

Quais são os campos BT mais importantes?

A seguir, você encontrará uma visão geral dos principais campos BT e das informações que cada um contém:

Como usar corretamente os campos BT?

Para processar faturas de maneira eficiente e em conformidade legal, é fundamental utilizar corretamente os campos BT nas faturas XRechnung. Deve-se dar atenção especial aos seguintes pontos:

Soluções tecnológicas

Para aproveitar os campos BT de forma eficiente, é necessário configurar os sistemas de tecnologia da informação (TI) de modo que processem automaticamente esses campos padronizados. Sistemas modernos de ERP e softwares de contabilidade conseguem usar os campos BT para organizar o tratamento das faturas eletrônicas.

Consistência dos dados

Ao preencher os campos BT em faturas eletrônicas, é importante garantir que as informações estejam corretas e consistentes. Isso inclui utilizar as formas legais adequadas, números de identificação fiscal e dados de contato. Manter os dados uniformes facilita o processamento automatizado e reduz o risco de dúvidas ou erros.

Campos obrigatórios

Para cumprir os requisitos legais, é indispensável preencher integralmente os campos exigidos pelo Artigo 14 da UStG. Informações faltantes ou incompletas podem atrasar o processamento ou levar à rejeição das faturas. As seguintes informações são obrigatórias:

• Nome completo e endereço do vendedor
  
• Nome completo e endereço do cliente
  
• Um número de fatura sequencial e exclusivo
  
• Data de emissão de fatura
  
• Data da entrega ou outro serviço
  
• Identificador fiscal emitido ao vendedor pelo fisco ou o VAT ID emitido pelo BZSt
  
• Quantidade e tipo de produtos fornecidos ou a extensão e tipo do serviço prestado
  
• Valores líquidos e brutos
  
• Alíquota de imposto aplicável e o valor correspondente ou, em caso de isenção fiscal, uma referência à isenção
  

Descrições detalhadas dos itens

Os campos de item — como nome do produto (BT-153), quantidade faturada (BT-129) ou preço unitário por item (BT-146) — devem conter informações precisas. Por exemplo, uma descrição detalhada pode ajudar o destinatário da fatura a compreender exatamente o que está incluído no escopo da entrega.

Termos de pagamento claros

Datas de vencimento de pagamento (BT-9), dados bancários e condições de pagamento são informações essenciais para garantir que os pagamentos recebidos sejam corretamente atribuídos. Também devem ser informados descontos à vista, parcelamentos ou taxas de cobrança, sempre que aplicável.

Informações adicionais

Além dos campos obrigatórios, os campos BT opcionais em faturas XRechnung permitem fornecer informações complementares. Isso pode incluir uma referência ao formulário de pedido (BT-13), pontos de contato ou detalhes específicos de entrega. Esse conteúdo adicional pode favorecer um melhor entendimento de ambas as partes e tornar o processamento da fatura mais simples.

Como o Stripe Billing pode ajudar

O Stripe Billing oferece às empresas a possibilidade de faturar e gerenciar clientes da forma mais conveniente — desde cobranças recorrentes simples até modelos baseados em uso ou contratos negociados em vendas. É possível começar a aceitar pagamentos recorrentes no mundo todo em minutos, sem necessidade de programação, ou então criar uma integração sob medida usando a API.

O Stripe Billing pode ajudar sua empresa a:

• Oferecer preços flexíveis: Responda mais rapidamente à demanda dos clientes com modelos de precificação variados, incluindo cobrança por uso, em camadas, taxa fixa com excedente e outros. O suporte a cupons, testes gratuitos, rateios e complementos já está incorporado.
  
• Expandir globalmente: Aumente a conversão oferecendo os métodos de pagamento preferidos pelos clientes. A Stripe é compatível com mais de 125 métodos de pagamento locais e 130 moedas.
  
• Aumentar a receita e reduzir cancelamentos involuntários: Melhore a captura de receita e diminua o cancelamento automático com Smart Retries e fluxos de recuperação. Em 2024, as ferramentas de recuperação da Stripe ajudaram empresas a recuperar mais de 6,5 bilhões de dólares em receita.
  
• Aumentar a eficiência: Utilize os módulos da Stripe para impostos, relatórios de receita e ferramentas de dados a fim de consolidar vários sistemas de receita em apenas um. A integração com softwares de terceiros é simples.
  

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