À partir de janvier 2025, toutes les entreprises B2B en Allemagne sont tenues par la loi d'être en mesure de recevoir et de traiter des factures sous forme électronique. L'obligation d'émettre des factures électroniques sera progressivement mise en oeuvre entre 2025 et 2028 (voir l'article 27.38 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée [TVA] [UStG]]). Afin d'être lisibles à la machine et juridiquement conformes, les factures électroniques doivent répondre à certaines exigences en matière de forme et de contenu. C'est là que les champs relatifs aux conditions de l'entreprise (B2B) jouent un rôle important.

Cet article explique les champs BT, leur importance pour les factures électroniques et la manière de les remplir correctement. Nous examinons également les champs BT que vous devez connaître et les éléments à prendre en compte lorsque vous les remplissez.

Que contient cet article ?

• Quels sont les champs BT sur les factures XRechnung ?
  
• Pourquoi les champs BT sont-ils importants pour les factures électroniques ?
  
• Quelles sont les informations contenues dans les champs BT ?
  
• Quels sont les principaux champs BT ?
  
• Comment utiliser correctement les champs BT?
  
• Comment Stripe Billing peut vous aider
  

Quels sont les champs BT sur les factures XRechnung ?

Les champs BT (Business Terms) sont des champs de données standardisés utilisés pour structurer le contenu d'une factureXRechnung - une facture électronique standardisée en Allemagne. Les champs BT définissent les informations que contient une facture électronique .

Sur une facture XRechnung, chaque champ BT correspond à une information spécifique sur une entreprise. Il s'agit notamment des coordonnées de l'auteur de la facture ou du destinataire, des produits ou services, des prix, des taxes et des conditions de paiement. Chaque champ a un code unique (par exemple, BT-1, BT-2) et des définitions strictes en ce qui concerne le contenu.

Les champs BT sont utilisés dans d'autres formats de facture en plus de la facture XRechnung, dans le cadre de la norme européenne EN 16931. Par exemple, le Guide central de l'utilisateur du Forum pour la Facturation Electronique en Allemagne (ZUGFeRD) est un autre format hybride de facture électronique largement utilisé en Allemagne.

La technologie sous-jacente aux deux formats de facture électronique repose sur un document XML (langage de balisage extensible). Dans ce document, les champs BT sont mappés et renseignés conformément au schéma sous-jacent. Pour générer une facture électronique correcte et complète, les champs BT doivent être correctement renseignés, notamment ceux contenant les informations requise pour une facture conforme à l'article 14 de l'UStG.

Pourquoi les champs BT sont-ils importants pour les factures électroniques ?

Les entreprises allemandes doivent s'assurer qu'elles connaissent bien les champs BT et leur rôle dans les factures électroniques structurées. Voici quelques raisons pour lesquelles les champs BT sont importants :

Conformité réglementaire

L'exigence de facturation électronique est établie par la directive 2014/55/UE qui régit l'utilisation des factures électroniques dans les marchés publics. La norme européenne EN 16931-qui, entre autres, stipule l'utilisation des champs BT-a été développée comme un moyen d'implémenter les dispositions de la directive. Les champs BT sont importants pour la structuration des données des factures, car ils garantissent que toutes les taxes et autres informations nécessaires sont transmises correctement et intégralement. L'utilisation des champs BT est le seul moyen de se conformer à la loi lors de l'émission de factures XRechnung ou ZUGFeRD.

La base juridique de cette réglementation est l'initiative de l'UE TVA à l'ère numérique (ViDA). L'objectif de cette initiative est de moderniser le système fiscal et de standardiser la facturation au niveau de l'UE. Les actes nationaux d'implémentation - tels que la loi sur les opportunités de croissance (Wachstumschancengesetz) en Allemagne - contribuent à rendre ces normes européennes contraignantes. Par conséquent, les entreprises allemandes doivent s'assurer que leurs systèmes de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise (ERP) sont en mesure d'assister les exigences de la BT dans ce domaine. C'est la seule façon de se conformer aux dispositions légales.

Efficacité

La structure claire des champs BT permet d'automatiser le traitement des factures électroniques, de la capture à la comptabilisation en passant par la vérification. Cela permet de réduire le travail manuel, de diminuer le taux d'erreur et d'économiser le temps passé à traiter les factures. Il est également plus facile et plus rapide de générer des factures, les champs standardisés simplifiant le traitement. Les factures électroniques peuvent rendre la comptabilité plus efficace, en particulier pour les entreprises dont le volume de factures est élevé.

Transparence

La standardisation de la présentation des informations commerciales, telles que la date de livraison, les taux de taxe ou les dates d'échéance de paiement, améliore la transparence pour toutes les parties. Les émetteurs et les destinataires des factures peuvent lire le contenu automatiquement et sans ambiguïté. Cela permet de réduire les requêtes et les efforts de rapprochement supplémentaires.

Qualité des données

Les champs BT définissent les informations nécessaires et la manière dont elles doivent être structurées. Cela peut réduire le risque d'erreurs d'interprétation, d'ensembles de données incomplets ou d'informations fiscales incorrectes. Par conséquent, les champs BT des factures électroniques contribuent de manière significative à la qualité des données et à la conformité.

Connectivité

Les entreprises allemandes qui configurent leurs systèmes comptables ou ERP en fonction de la logique des champs BT peuvent bénéficier d'une compatibilité à long terme. Les champs standardisés permettent une intégration uniforme dans les processus numériques, aident à répondre aux exigences en matière de rapports et jettent les bases de processus de facturation électronique prêts pour l'avenir.

Quelles sont les informations contenues dans les champs BT ?

Les champs BT structurent toutes les données nécessaires à une facture électronique complète et conforme. Ils contiennent des détails administratifs et le contenu de la facture. Vous trouverez ci-dessous les zones les plus importantes avec des exemples d'informations de l'entreprise qu'elles contiennent :

Informations sur la facture

• Numéro de facture
  
• Date d'émission
  
• Code de la devise
  
• Type (par exemple, original ou copie)
  
• Numéro de référence
  

Informations de tiers

• Nom et adresse complète du marchand
  
• Nom et adresse complète du client
  
• Identifiant fiscal délivré au marchand par l'administration fiscale ou le numéro d'identification TVA (ID TVA) délivré par l'Office Central Fédéral des Impôts (BZSt).
  
• Points de contact ou services
  
• Coordonnées, telles que numéros de téléphone ou adresses e-mail
  

Les informations sur le vendeur :

• Date ou période de livraison
  
• Adresse de livraison ou lieu de stockage
  
• Informations sur les livraisons partielles
  
• Informations sur les délais ou conditions de livraison
  

Informations sur l'élément

• Nom du produit ou description du service
  
• Numéro de produit ou code de service
  
• Quantité livrée ou heures travaillées
  
• Prix net de l'élément et quantités totales facturées
  
• Taux de taxe appliqués
  
• Réductions ou conditions spéciales
  

Informations de paiement

• Date d'échéance de la facture
  
• Instructions de paiement et moyens de paiement acceptés
  
• Coordonnées bancaires du vendeur
  
• Informations sur les réductions sur vos frais, les versements échelonnés ou les frais de relance.
  

Quels sont les champs BT les plus importants ?

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des champs BT les plus importants et des informations que chacun d'eux contient :

Comment utiliser correctement les champs BT ?

Pour traiter les factures efficacement et en conformité avec la loi, il est important d'utiliser correctement les champs BT sur les factures XRechnung. Vous devez prêter une attention particulière aux points suivants :

Solutions technologiques

Pour utiliser efficacement les champs BT, il est important de configurer vos systèmes informatiques de manière à ce qu'ils traitent automatiquement les champs standardisés. Les systèmes ERP modernes et les logiciels de comptabilité peuvent utiliser les champs BT pour structurer la manière dont ils traitent les factures électroniques.

Données cohérentes

Lorsque vous remplissez les champs BT sur les factures électroniques, vous devez vous assurer que les informations sont cohérentes et exactes. Il s'agit notamment d'utiliser les bons statuts juridiques, identifiants fiscaux et coordonnées. L'uniformité des données facilite le traitement par les machines et réduit le risque de requêtes ou d'erreurs.

Champs obligatoires

Pour remplir les exigences légales, vous devez remplir intégralement les champs requis par l'article 14 de l'UStG. Des informations manquantes ou incomplètes peuvent retarder le traitement ou entraîner le rejet de la facture. Les informations suivantes sont obligatoires :

• Nom et adresse complète du marchand
  
• Nom et adresse complète du client
  
• Un numéro de facture unique et séquentiel
  
• Date d'émission de la facture
  
• Date de livraison ou autre service
  
• Identifiant fiscal délivré au vendeur par l'administration fiscale ou numéro TVA délivré par le BZSt.
  
• Quantité et type de produits fournis ou étendue et type de services rendus
  
• Montants nets et bruts
  
• Taux de taxe applicable et montant de taxe correspondant ou, dans le cas d’une exonération fiscale, une référence à l’exonération fiscale
  

Description détaillée des éléments

Les champs relatifs aux éléments, tels que le nom du produit (BT-153), la quantité facturée (BT-129) ou le prix unitaire par élément (BT-146), doivent contenir des informations précises. Par exemple, une description détaillée peut aider le bénéficiaire de la facture à comprendre exactement ce qui est inclus dans la livraison.

Conditions de paiement claires

Les dates d'échéance des paiements (BT-9), les coordonnées bancaires et les conditions de paiement sont des informations importantes qui permettent d'affecter correctement les paiements entrants. Il convient également de fournir des informations sur les réductions sur vos frais, les versements échelonnés ou les frais de relance, le cas échéant.

Informations supplémentaires

Outre les champs obligatoires, les champs BT facultatifs des factures XRechnung vous permettent de fournir des informations supplémentaires. Il peut s'agir d'une référence au bon de commande (BT-13), de points de contact ou d'informations détaillées sur la livraison. Ces informations supplémentaires peuvent favoriser une meilleure compréhension de part et d'autre et contribuer à faciliter le traitement des factures.

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