A partire da gennaio 2025, tutte le attività B2B in Germania sono tenute per legge a ricevere ed elaborare fatture in formato elettronico. Il requisito di emettere fatture elettroniche sarà gradualmente introdotto tra il 2025 e il 2028 (cfr. Sezione 27.38 della Legge tedesca sull'imposta sul valore aggiunto [IVA] [UStG]). Per essere leggibili e conformi alla legge, le fatture elettroniche devono soddisfare determinati requisiti in termini di forma e contenuto. Qui i campi dei termini di business (BT) svolgono un ruolo importante.

Questo articolo spiega i campi BT, la loro importanza per le fatture elettroniche e come compilarli correttamente. Parliamo anche dei campi BT da conoscere e degli aspetti da considerare quando li si compila.

Contenuto dell’articolo

• Cosa sono i campi BT sulle fatture XRechnung?
  
• Perché i campi BT sono importanti per le fatture elettroniche?
  
• Quali informazioni contengono i campi BT?
  
• Quali sono i campi BT più importanti?
  
• Come posso utilizzare correttamente i campi BT?
  
• In che modo Stripe Billing può essere d'aiuto
  

Cosa sono i campi BT sulle fatture XRechnung?

I campi dei termini di business (BT) sono campi di inserimento dati standardizzati utilizzati per strutturare il contenuto di una fattura XRechnung: una fattura elettronica standardizzata in Germania. I campi BT definiscono le informazioni contenute in una fattura elettronica.

In una fattura XRechnung, ogni campo BT corrisponde a un'informazione specifica su un'attività, che include i dettagli della parte che emette o riceve la fattura, i prodotti o servizi, i prezzi, le imposte e i termini di pagamento. Ogni campo ha un codice univoco (ad esempio, BT-1, BT-2) e definizioni rigorose sul contenuto.

I campi BT sono utilizzati in altri formati di fattura oltre a quella XRechnung, come parte dello Standard europeo EN 16931. Ad esempio, la Guida utente centrale del Forum per la Germania delle fatture elettroniche (ZUGFeRD) è un altro formato ibrido di fattura elettronica ampiamente utilizzato in Germania.

La tecnologia alla base di entrambi i formati di fattura elettronica è basata su un documento XML (Extensible Markup Language). In questo documento, i campi BT vengono mappati e compilati secondo lo schema sottostante. Per generare una fattura elettronica corretta e completa, i campi BT devono essere compilati correttamente, in particolare quelli contenenti le informazioni richieste per una fattura conforme alla Sezione 14 dell'UStG.

Perché i campi BT sono importanti per le fatture elettroniche?

Le attività in Germania dovrebbero assicurarsi di essere completamente aggiornate sui campi BT e sul loro ruolo nelle fatture elettroniche strutturate. Ecco diversi motivi per cui i campi BT sono importanti:

Conformità normativa

Il requisito della fatturazione elettronica si basa sulla Direttiva 2014/55/UE che disciplina l’uso delle fatture elettroniche negli appalti pubblici. Lo Standard europeo EN 16931, che, tra l’altro, prevede l’uso dei campi BT, è stato sviluppato per attuare le disposizioni della direttiva. I campi BT sono importanti per strutturare i dati delle fatture perché garantiscono che tutte le informazioni fiscali e le altre necessarie siano trasmesse correttamente e integralmente. L’uso dei campi BT è l’unico modo per essere conformi alla legge nell’emissione delle fatture XRechnung o ZUGFeRD.

La base giuridica di queste normative è l’iniziativa dell’UE IVA nell’era digitale (ViDA), il cui obiettivo è modernizzare il sistema fiscale e standardizzare la fatturazione a livello europeo. Gli atti di esecuzione nazionali, come la Legge sulle opportunità di crescita (Wachstumschancengesetz) in Germania, contribuiscono a rendere vincolanti questi standard a livello dell’UE. Di conseguenza, le attività tedesche devono garantire che i propri sistemi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP) supportino i requisiti del campo BT; solo così possono essere conformi alle normative di legge.

Efficienza

La struttura chiara dei campi BT consente di automatizzare l’elaborazione delle fatture elettroniche: dall'acquisizione e il controllo alla registrazione. Questo può ridurre il lavoro manuale e il tasso di errore, nonché risparmiare tempo nell'elaborazione delle fatture. Inoltre, semplifica e velocizza la generazione delle fatture, con campi standardizzati che semplificano il processo. Le fatture elettroniche possono rendere più efficiente la contabilità, soprattutto per le attività con un volume elevato di fatture.

Trasparenza

La standardizzazione del modo in cui vengono presentate le informazioni relative all'attività, come la data di consegna, le aliquote fiscali o le date di scadenza dei pagamenti, aumenta la trasparenza per tutte le parti. Sia le società emittenti che i beneficiari della fattura possono leggere il contenuto automaticamente e in modo inequivocabile, riducendo così le query e il lavoro di riconciliazione aggiuntivo.

Qualità dei dati

I campi BT definiscono quali informazioni sono necessarie e come devono essere strutturate. Questo può ridurre il rischio di errori di interpretazione, set di dati incompleti o informazioni fiscali errate. Di conseguenza, i campi BT sulle fatture elettroniche contribuiscono in modo significativo alla qualità e alla conformità dei dati.

Connettività

In Germania, le attività che configurano sistemi di contabilità o ERP secondo la logica dei campi BT possono godere di una compatibilità a lungo termine. I campi standardizzati consentono un'integrazione uniforme nei processi digitali, aiutano con gli obblighi di rendicontazione e gettano le basi per processi di fatturazione elettronica pronti per il futuro.

Quali informazioni contengono i campi BT?

I campi BT strutturano tutti i dati necessari per una fattura elettronica completa e conforme. Contengono i dettagli amministrativi e il contenuto della fattura. Di seguito sono riportate le aree più importanti con esempi di informazioni sull'attività in esse contenute:

Informazioni sulla fattura

• Numero della fattura
  
• Data di emissione
  
• Codice valuta
  
• Tipo (ad es. originale o copia)
  
• Numero di riferimento
  

Informazioni sulle parti

• Nome completo e indirizzo del venditore
  
• Nome completo e indirizzo dell'acquirente
  
• Identificativo fiscale rilasciato al venditore dall'ufficio tributario o numero identificativo di partita IVA (IVA ID) rilasciato dall'Ufficio tributario federale centrale (BZSt)
  
• Centri di contatto o reparti
  
• Dati di contatto, come numeri di telefono o indirizzi email
  

Informazioni sul venditore

• Data o periodo di consegna
  
• Indirizzo di spedizione o luogo di stoccaggio
  
• Informazioni sulle consegne parziali
  
• Informazioni sui tempi o sui termini di consegna
  

Informazioni sull’articolo

• Nome del prodotto o descrizione del servizio
  
• Numero del prodotto o codice del servizio
  
• Quantità consegnata o ore lavorate
  
• Prezzo netto per articolo e quantità totali fatturate
  
• Aliquote fiscali applicate
  
• Sconti o condizioni speciali
  

Informazioni sul pagamento

• Data di scadenza della fattura
  
• Istruzioni di pagamento e metodi di pagamento accettati
  
• Dati bancari del venditore
  
• Informazioni su sconti, versamenti a rate o solleciti
  

Quali sono i campi BT più importanti?

Di seguito, è riportata una panoramica dei più importanti campi BT e le informazioni contenute in ciascuno di essi:

Come faccio a utilizzare correttamente i campi BT?

Per elaborare le fatture in modo efficiente e conforme alla legge, è importante utilizzare correttamente i campi BT delle fatture XRechnung. È necessario prestare particolare attenzione ai seguenti punti:

Soluzioni tecnologiche

Per utilizzare in modo efficiente i campi BT, è importante configurare i sistemi informatici (IT) in modo che elaborino automaticamente i campi standardizzati. I moderni sistemi ERP e i software di contabilità possono utilizzare i campi BT per strutturare il modo in cui elaborano le fatture elettroniche.

Dati coerenti

Quando compili i campi BT sulle fatture elettroniche, assicurati che le informazioni siano coerenti e accurate, ad esempio utilizzando le corrette forme giuridiche, gli identificativi fiscali e i dettagli di contatto. Disporre di dati uniformi semplifica l'elaborazione delle macchine e può ridurre al minimo il rischio di query o errori.

Campi obbligatori

Per soddisfare i requisiti di legge, è necessario compilare tutti i campi richiesti dalla Sezione 14 dell'UStG. Informazioni mancanti o incomplete possono ritardare l'elaborazione o comportare il rifiuto delle fatture. Le seguenti informazioni sono obbligatorie:

• Nome completo e indirizzo del venditore
  
• Nome completo e indirizzo dell'acquirente
  
• Numero di fattura sequenziale e univoco
  
• Data di emissione della fattura
  
• Data di consegna o altro servizio
  
• Identificativo fiscale rilasciato al venditore dall'ufficio tributario o partita IVA rilasciata dal BZSt
  
• Quantità e tipo di prodotti consegnati o ambito e tipo di servizio fornito
  
• Importi netti e lordi
  
• Aliquota fiscale applicabile e importo corrispondente dell'imposta, oppure in caso di esenzione fiscale, un riferimento che la giustifica
  

Descrizione dettagliata dell’articolo

I campi relativi all’articolo, come il nome del prodotto (BT-153), la quantità fatturata (BT-129) o il prezzo unitario per articolo (BT-146), devono contenere informazioni precise. Ad esempio, una descrizione dettagliata può aiutare il beneficiario della fattura a capire esattamente cosa è incluso nella fornitura.

Termini di pagamento chiari

Date di scadenza dei pagamenti (BT-9), dati bancari e termini di pagamento sono informazioni importanti che garantiscono la corretta allocazione dei pagamenti in entrata. Dovrebbero inoltre essere fornite informazioni su sconti, versamenti a rate o commissioni di sollecito ove pertinenti.

Ulteriori informazioni

Oltre ai campi obbligatori, i campi BT facoltativi sulle fatture XRechnung consentono di fornire ulteriori informazioni, tra cui un riferimento del modulo d'ordine (BT-13), i centri di contatto o le informazioni dettagliate sulla consegna. Queste informazioni aggiuntive possono favorire una migliore comprensione da entrambe le parti e contribuire a semplificare l'elaborazione delle fatture.

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