ระบบตรวจสอบย้อนกลับที่เชื่อถือได้ (la piste d’audit fiable หรือ PAF) เป็นวิธีทั่วไปในการรักษาความปลอดภัยให้กับใบแจ้งหนี้ในฝรั่งเศส เมื่อธุรกิจไม่ได้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหรือการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) PAF คือสิ่งที่รับประกันมูลค่าหลักฐานของใบแจ้งหนี้ต่อหน่วยงานด้านภาษี แท้จริงแล้ว เมื่อบริษัทออกหรือรับใบแจ้งหนี้แบบกระดาษหรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ปลอดภัย บริษัทต้องสามารถแสดงให้เห็นได้ด้วยเอกสารประกอบว่าเอกสารดังกล่าวสอดคล้องกับธุรกรรมทางธุรกิจที่แท้จริงและไม่มีการเปลี่ยนแปลง ข้อกำหนดนี้มีความสำคัญ เนื่องจากมักเกิดขึ้นในระหว่างการตรวจสอบภาษี การไม่มีเอกสารอาจนำไปสู่การโต้แย้งสิทธิ์ในการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

หัวข้อนี้มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากการปฏิรูปการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะมีผลบังคับใช้ในวันที่ 1 กันยายน 2026 โดยให้ความสำคัญกับระบบตรวจสอบย้อนกลับอีกครั้งและสนับสนุนให้ธุรกิจต่างๆ ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของขั้นตอนโดยไม่ชักช้า ธุรกิจต้องเข้าใจสิ่งที่หน่วยงานต่างๆ คาดหวัง ธุรกิจใดบ้างที่ได้รับผลกระทบ และวิธีดำเนินการควบคุมโดยไม่ต้องใช้ทรัพยากรส่วนเกิน

บทความนี้ครอบคลุมถึงพื้นฐานของระบบตรวจสอบย้อนกลับที่เชื่อถือได้ ได้แก่ วัตถุประสงค์ ข้อผูกพันที่เกิดขึ้นสำหรับธุรกิจ วิธีสร้างระบบตรวจสอบย้อนกลับที่เชื่อถือได้ และบทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

ประเด็นสำคัญ

• ระบบตรวจสอบย้อนกลับที่เชื่อถือได้ (PAF) ทำให้สามารถแสดงได้ว่าใบแจ้งหนี้ตรงกับธุรกรรมจริงโดยเชื่อมโยงกับเอกสารประกอบ เช่น ใบเสนอราคา คำสั่งซื้อ ใบส่งของ หรือการชำระเงิน
  
• ข้อกำหนดของ PAF มีผลบังคับใช้กับธุรกิจที่ออกหรือรับใบแจ้งหนี้โดยไม่ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหรือการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) โดยเฉพาะสำหรับกระดาษ PDF หรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ปลอดภัย
  
• ระบบตรวจสอบย้อนกลับที่เชื่อถือได้มีจุดมุ่งหมายเพื่อรับประกันความถูกต้องของแหล่งที่มา ความสมบูรณ์ของเนื้อหา และความสามารถในการอ่านใบแจ้งหนี้ตลอดระยะเวลาการเก็บรักษาที่กำหนด
  
• การดำเนินการ PAF อาศัยการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่องที่มีการจัดทำเป็นเอกสารซึ่งปรับให้เหมาะกับโครงสร้างองค์กรของบริษัท เพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับทุกขั้นตอนของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้
  
• หากระบบตรวจสอบย้อนกลับไม่เพียงพอ บริษัทเสี่ยงต่อการถูกทักท้วงการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม แม้ว่าการปฏิรูปการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์จะค่อยๆ เปลี่ยนบทบาทของระบบตรวจสอบย้อนกลับสำหรับธุรกรรมบางรายการก็ตาม
  

Reliable Audit Trail คืออะไร

Reliable Audit Trail (PAF) คือชุดของการควบคุมที่มีการจัดทำเป็นเอกสารและดำเนินการอย่างต่อเนื่องซึ่งบริษัทนำมาใช้เพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้แต่ละใบมีคุณสมบัติ 3 ประการ ได้แก่ ความถูกต้องของแหล่งที่มา ความสมบูรณ์ของเนื้อหา และความสามารถในการอ่าน ในฐานะข้อกำหนดทางกฎหมาย กระบวนการนี้จะช่วยให้สามารถเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับธุรกรรมทางธุรกิจที่รองรับได้ ตั้งแต่ใบเสนอราคาไปจนถึงการชำระเงิน

PAF เป็น 1 ใน 3 วิธีที่ได้รับการยอมรับในการรับรองคุณสมบัติทั้ง 3 ประการนี้ ตามที่ระบุไว้ในมาตรา 289 VII 1° แห่งประมวลรัษฎากร (CGI) ส่วนอีก 2 วิธี ได้แก่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมและ EDI กรอบการทำงานนี้เกิดจากข้อกำหนดของสหภาพยุโรป 2010/45/UE ลงวันที่ 13 กรกฎาคม 2010 ว่าด้วยกฎเกณฑ์การออกใบแจ้งหนี้ ในฝรั่งเศส ข้อกำหนดนี้มีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2013 ตามการบังคับใช้ข้อกำหนดโดยพระราชบัญญัติการเงินฉบับแก้ไขสำหรับปี 2012

แนวทางที่ได้รับการยอมรับทั้ง 3 วิธีนี้สามารถใช้ร่วมกันได้ ธุรกิจอาจใช้ EDI สำหรับลูกค้าบางราย ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับลูกค้าบางราย และ PAF สำหรับเวิร์กโฟลว์ที่เหลือ (เช่น ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ปลอดภัยและใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ) ในทางปฏิบัติแล้ว PAF ยังคงเป็นวิธีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุด เนื่องจากไม่ต้องใช้โครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคที่เฉพาะเจาะจง

Reliable Audit Trail กับเส้นทางการตรวจสอบทางบัญชีแตกต่างกันอย่างไร

Reliable Audit Trail มีขอบเขตที่กว้างกว่าเส้นทางการตรวจสอบทางบัญชี เส้นทางการตรวจสอบทางบัญชีจะติดตามรายการบันทึกบัญชีกลับไปยังเอกสารประกอบ ซึ่งเป็นแนวทางที่อิงตามบัญชีเท่านั้น ในทางกลับกัน Reliable Audit Trail จะสร้างลิงก์ที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ทั้ง 2 ทิศทางระหว่างใบแจ้งหนี้และธุรกรรมทางธุรกิจที่เกิดขึ้นจริง

เหตุใดจึงมีการกำหนดหลักฐานการตรวจสอบที่เชื่อถือได้

หลักฐานการตรวจสอบที่เชื่อถือได้กำหนดขึ้นเพื่อต่อสู้กับการฉ้อโกงภาษีมูลค่าเพิ่มและทำให้แน่ใจว่าการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีความปลอดภัย สหภาพยุโรปพยายามป้องกันความเสี่ยงที่ใบแจ้งหนี้จะถูกปลอมแปลงหรือไม่ได้เชื่อมโยงกับธุรกรรมจริง โดยอนุญาตให้ธุรกิจส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วยวิธีใดก็ได้

วัตถุประสงค์ของ PAF ตามที่กำหนดไว้ใน Directive 2010/45/UE และกฎหมายภาษีของฝรั่งเศส มีดังนี้

• ป้องกันการฉ้อโกงภาษีมูลค่าเพิ่มและใบแจ้งหนี้ปลอม
  นี่คือเหตุผลเบื้องหลังการนำหลักฐานการตรวจสอบที่เชื่อถือได้มาใช้ โดยระบบมีเป้าหมายเพื่อป้องกันความเสี่ยงจากการฉ้อโกงและทำให้ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้มีความปลอดภัย หน่วยงานด้านภาษีต้องการลิงก์ที่ติดตามได้ระหว่างใบแจ้งหนี้แต่ละใบและธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง เพื่อตรวจจับใบแจ้งหนี้ปลอม ธุรกรรมที่ไม่มีอยู่จริง และแผนการที่ออกแบบมาเพื่อกู้คืนภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างไม่ถูกต้อง ใบแจ้งหนี้ที่แยกออกมาต่างหากซึ่งไม่มีใบสั่งซื้อหรือใบส่งมอบที่สอดคล้องกัน จะทำให้เกิดความสงสัยในทันที

• ส่งเสริมการใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างปลอดภัย
  คำสั่งของสหภาพยุโรปมีเป้าหมายเพื่อขจัดอุปสรรคต่อการปรับสู่ระบบดิจิทัล โดยเปิดโอกาสให้ใช้วิธีการส่งข้อมูลใดก็ได้ตราบเท่าที่ธุรกิจสามารถรับประกันความน่าเชื่อถือผ่านการควบคุมของตนเอง แทนที่จะบังคับใช้เทคโนโลยีเดียวซึ่งจะเป็นข้อจำกัด

• ดูแลให้ใบแจ้งหนี้มีมูลค่าในเชิงพิสูจน์ได้เมื่อเวลาผ่านไป
  ใบแจ้งหนี้ต้องคงความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และความสามารถในการอ่านได้ตั้งแต่เวลาที่ออกจนกระทั่งสิ้นสุดระยะเวลาการเก็บรักษา หลักฐานการตรวจสอบที่เชื่อถือได้จะดูแลให้เกิดความต่อเนื่องนี้

• ทำให้ธุรกิจมีความรับผิดชอบผ่านการควบคุมภายใน
  PAF เปลี่ยนภาระการพิสูจน์ส่วนหนึ่งไปที่ธุรกิจ ซึ่งเป็นหน้าที่ของธุรกิจที่จะต้องแสดงให้เห็นว่าขั้นตอนของตนเชื่อถือได้ ในทางปฏิบัติ สิ่งนี้จะเป็นแรงจูงใจให้ธุรกิจจัดโครงสร้างการออกใบแจ้งหนี้ กำหนดขั้นตอนให้เป็นทางการ และระบุส่วนที่อาจเกิดความเสี่ยง

• อำนวยความสะดวกในการตรวจสอบภาษี
  เอกสารที่ชัดเจนซึ่งอธิบายว่าใครรับผิดชอบในการตรวจสอบ ตรวจสอบรายการใด เมื่อใด และภายใต้เงื่อนไขใด จะช่วยให้หน่วยงานด้านภาษีเข้าใจโครงสร้างองค์กรของบริษัทได้อย่างรวดเร็วในกรณีที่มีการตรวจสอบภาษี ตามมาตรา L. 13 D และ L. 80 F ของ Book of Tax Procedures (LPF) เอกสารนี้จะต้องพร้อมนำเสนอ ซึ่งรวมถึงในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย

Reliable Audit Trail มีข้อกำหนดอะไรบ้าง

ภาระผูกพันที่เกี่ยวข้องกับ Reliable Audit Trail นั้นพิจารณาจากข้อกำหนด 3 ประการซึ่งมีรายละเอียดอยู่ในมาตรา 289 VII ของ CGI เป็นหลัก ได้แก่ การรับรองความถูกต้องของแหล่งที่มา การรับรองความสมบูรณ์ของเนื้อหา และการรักษาความสามารถในการอ่านของใบแจ้งหนี้แต่ละใบ นอกจากนี้ ยังมีภาระผูกพันในการจัดทำเอกสารการควบคุมและเก็บรักษาบันทึกข้อมูลไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

ข้อกำหนดที่สำคัญของ PAF มีดังนี้

• รับรองความถูกต้องของแหล่งที่มา
  ธุรกิจต้องสามารถระบุตัวตนของผู้รับใบแจ้งหนี้ได้อย่างแน่นอน สำหรับใบแจ้งหนี้ที่เข้ามา นั่นหมายถึงการตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์ที่มีชื่ออยู่ในใบแจ้งหนี้คือผู้ที่ดำเนินการจัดส่งหรือให้บริการ การกระทบยอดคำสั่งซื้อ ใบส่งสินค้า และใบแจ้งหนี้ พร้อมด้วยการตรวจสอบหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มภายในชุมชนหรือหมายเลขระบบระบุตัวตนของสารบบธุรกิจ (SIREN) ถือเป็นข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับภาระผูกพันนี้

• รับรองความสมบูรณ์ของเนื้อหา
  ข้อมูลในใบแจ้งหนี้จะต้องไม่ถูกดัดแปลงใดๆ ระหว่างการออกและการรับ รวมถึงตลอดระยะเวลาการเก็บรักษา ข้อมูลที่จำเป็น จำนวนเงิน คำอธิบาย ข้อมูลการติดต่อ และอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องไม่มีสิ่งใดถูกแก้ไขโดยที่ฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องไม่ทราบ การควบคุมที่นำมาใช้จะต้องสามารถตรวจพบความไม่สอดคล้องกันหรือการแก้ไขที่น่าสงสัยได้

• รักษาความสามารถในการอ่านของใบแจ้งหนี้
  ใบแจ้งหนี้จะต้องยังคงอ่านได้ด้วยสายตามนุษย์ โดยไม่ต้องมีขั้นตอนการประมวลผลที่ซับซ้อน ตั้งแต่ช่วงเวลาที่ออกจนถึงสิ้นสุดระยะเวลาการเก็บรักษา รูปแบบการเก็บถาวรที่ไม่สามารถอ่านได้เมื่อเวลาผ่านไปจะไม่เป็นไปตามข้อกำหนดนี้

• จัดทำเอกสารการควบคุมในรูปแบบลายลักษณ์อักษรแบบถาวร
  ตามที่ระบุในประกาศด้านการเงินสาธารณะอย่างเป็นทางการ (Bulletin Officiel des Finances Publiques หรือ BOFiP) จะต้องอธิบาย ทำให้พร้อมใช้งาน และชี้แจงเกี่ยวกับการควบคุม เอกสารประกอบจะต้องระบุว่าใครเป็นผู้ตรวจสอบเอกสารและข้อมูล ตรวจสอบเมื่อใด และอย่างไร สำหรับธุรกิจขนาดเล็กมากซึ่งการควบคุมอาศัยบุคคลทั่วไปเพียงคนเดียวและการอ้างอิงใบแจ้งหนี้กับเอกสารการขายด้วยตนเอง การนำเสนอด้วยวาจาพร้อมการสาธิตเชิงปฏิบัติก็อาจเพียงพอที่จะอธิบายระบบได้ อย่างไรก็ตาม จะต้องมีการจัดทำเอกสารการควบคุมเป็นลายลักษณ์อักษรในขณะที่นำไปปฏิบัติ

• จัดการควบคุมให้เป็นระเบียบและดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง
  Reliable Audit Trail ไม่ใช่การดำเนินการเพียงครั้งเดียวต่อปี การควบคุมต้องรวมเข้ากับการดำเนินงานแบบวันต่อวันของบริษัท ตลอดจนนำไปใช้อย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอในเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

• เก็บรักษาใบแจ้งหนี้และเอกสารประกอบการควบคุม
  ธุรกิจต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ไว้เป็นเวลา 6 ปีเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบภาษี (มาตรา L. 102 B แห่ง LPF) ในมุมมองของนักบัญชี ประมวลกฎหมายพาณิชย์ยังกำหนดให้เก็บรักษาสมุดบัญชีแยกประเภทและเอกสารประกอบไว้เป็นเวลา 10 ปีด้วย ในทางปฏิบัติแล้ว ธุรกิจมักจะปรับนโยบายการเก็บถาวรให้สอดคล้องกับระยะเวลาการเก็บรักษาที่นานกว่า ส่วนประกอบของการควบคุมเหล่านี้และเอกสารประกอบจะต้องเก็บรักษาไว้ภายใต้เงื่อนไขเดียวกัน และจัดเตรียมไว้ให้หน่วยงานต่างๆ ใช้งาน ซึ่งรวมถึงในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

จุดควบคุมใดบ้างที่ควรพิจารณา

นอกเหนือจากข้อกำหนดทางกฎหมาย 3 ประการแล้ว ยังมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดหลายประการที่ช่วยสร้างระบบตรวจสอบย้อนกลับที่รัดกุมอย่างแท้จริง ได้แก่ การระบุตัวตนของผู้ใช้ การบันทึกเหตุการณ์ ความสมบูรณ์และการเก็บรักษาข้อมูล การตรวจสอบการทำบัญชีและการตรวจสอบข้อมูลซ้ำ และการกำหนดขั้นตอนการควบคุมภายใน

ต่อไปนี้เป็นวิธีการดำเนินการ:

• การระบุตัวตนของผู้ใช้
  บุคคลทั่วไปทุกคนที่สร้าง อนุมัติ แก้ไข หรือบันทึกใบแจ้งหนี้ต้องสามารถระบุตัวตนได้ ซึ่งต้องใช้รหัสผ่านที่ได้รับอนุญาตเพื่อเข้าถึงเครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้และการบัญชี โดยมีสิทธิ์ที่แตกต่างกันตามบทบาทโดยเฉพาะ ใครสามารถออกใบแจ้งหนี้ ใครอนุมัติ และใครอนุญาตการชำระเงิน ในกรณีที่มีการตรวจสอบ ความสามารถในการอธิบายแต่ละบทบาทจะช่วยเสริมความน่าเชื่อถือของ PAF ขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงบัญชีที่ใช้ร่วมกันหรือบัญชีทั่วไป ซึ่งทำให้ไม่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

• การบันทึกเหตุการณ์
  บันทึกหรือระบบตรวจสอบย้อนกลับทางเทคนิคจะบันทึกการดำเนินการที่ดำเนินการกับใบแจ้งหนี้และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น การสร้าง การแก้ไข การอนุมัติ การออก และการเก็บถาวร บันทึกนี้ควรมีการประทับเวลาเพื่อช่วยในการจำลองประวัติทั้งหมดของใบแจ้งหนี้ แพลตฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่จะสร้างบันทึกเหล่านี้โดยอัตโนมัติ โดยมีตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับใบแจ้งหนี้แต่ละใบและประทับเวลาสำหรับแต่ละขั้นตอน

• ความสมบูรณ์ของข้อมูล
  ซึ่งเกี่ยวข้องกับการพิสูจน์ว่าใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการเปลี่ยนแปลงหลังจากออก สำหรับธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ลายนิ้วมือที่เข้ารหัสจะทำให้สามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลาว่าไฟล์เหมือนกับต้นฉบับ สำหรับเอกสารที่แปลงเป็นดิจิทัล BOFiP ระบุว่าในกรณีที่มีคำอธิบายประกอบหรือการปรับเปลี่ยน เฉพาะเวอร์ชันที่ได้รับการแก้ไขและแปลงเป็นดิจิทัลใหม่เท่านั้น ที่จะได้รับการยอมรับว่าเป็นหลักฐานที่ถูกต้อง

• การเก็บรักษาข้อมูล
  นอกเหนือจากใบแจ้งหนี้แล้ว ธุรกิจต้องเก็บรักษาเอกสารประกอบทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม รวมถึงใบเสนอราคา คำสั่งซื้อ ใบส่งของ สัญญา และรายการเดินบัญชีธนาคาร เอกสารชุดนี้ ไม่ใช่แค่ใบแจ้งหนี้เพียงอย่างเดียว ที่เป็นระบบตรวจสอบย้อนกลับที่เชื่อถือได้และตรวจสอบได้ สำหรับธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ การเก็บถาวรที่ยอมรับได้ตามกฎหมายพร้อมลายเซ็นดิจิทัลจะช่วยรับรองความสมบูรณ์ของเอกสารเมื่อเวลาผ่านไป

• การตรวจสอบการทำบัญชีและการตรวจสอบข้อมูลซ้ำ
  BOFiP รวมถึงวัตถุประสงค์ของระบบตรวจสอบย้อนกลับ เพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการประมวลผลหรือบันทึกซ้ำซ้อน ในทางปฏิบัติ หมายความว่าธุรกิจต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการบันทึกหรือชำระใบแจ้งหนี้สองครั้ง ธุรกรรมได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องในบัญชี และปฏิบัติตามขั้นตอนการเก็บถาวร การตรวจสอบนี้ยังทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่ามีการบันทึกธุรกรรมตามลำดับเวลาและไม่มีการหยุดชะงักตามลำดับ

• การกำหนดขั้นตอนการควบคุมภายใน
  บริษัทต้องจัดรูปแบบวิธีการดำเนินการควบคุมในเอกสารที่เข้าถึงได้ เช่น มีการกระทบยอดแบบใด ใครทำ ทำบ่อยแค่ไหน และวิธีจัดการกับความคลาดเคลื่อน ขั้นตอนควรครอบคลุมถึงวิธีระบุความเสี่ยงเฉพาะสำหรับระบบการออกใบแจ้งหนี้ด้วย ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ ที่กำหนดค่าผิดพลาดอาจสร้างใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องหลายชุด ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่ต้องตรวจจับและจัดการในเชิงรุก

ใครบ้างที่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดเรื่อง Reliable Audit Trail

ข้อกำหนดเกี่ยวกับ Reliable Audit Trail ส่งผลกระทบต่อธุรกิจที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มซึ่งออกหรือรับใบแจ้งหนี้โดยไม่ได้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหรือ EDI เพียงอย่างเดียว ในทางปฏิบัติแล้ว ข้อกำหนดนี้ครอบคลุมธุรกิจส่วนใหญ่ในฝรั่งเศส ไม่ว่าจะมีขนาด อยู่ในอุตสาหกรรม หรือมีรายรับเท่าใดก็ตาม

ข้อกำหนด PAF ไม่มีข้อยกเว้นสำหรับธุรกิจตามขนาด ประเภทธุรกิจหลักที่ได้รับผลกระทบมีดังนี้

• ธุรกิจที่ออกหรือรับใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษที่แปลงเป็นดิจิทัล หรือ PDF ที่ไม่ปลอดภัย
  เมื่อใดก็ตามที่บริษัทไม่ได้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหรือ EDI สำหรับธุรกรรมหนึ่งๆ ธุรกรรมดังกล่าวจะต้องครอบคลุมอยู่ใน Reliable Audit Trail ซึ่งจะมีผลบังคับใช้กับใบแจ้งหนี้อย่างน้อยบางส่วนจากบริษัทส่วนใหญ่ในฝรั่งเศส รวมถึงวิสาหกิจขนาดเล็กมาก วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) วิสาหกิจขนาดกลาง และวิสาหกิจขนาดใหญ่

• ผู้ประกอบการรายย่อยและบุคคลทั่วไปที่ประกอบอาชีพอิสระที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม
  ระบบวิสาหกิจรายย่อยแบบเรียบง่ายไม่ได้ยกเว้นธุรกิจจากข้อกำหนดในการรักษา PAF บุคคลทั่วไปที่ประกอบอาชีพอิสระที่ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเป็น PDF หรือบนกระดาษจะต้องสามารถเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้แต่ละใบกับบริการที่ให้จริงได้ อย่างไรก็ตาม ธุรกิจที่ดำเนินงานภายใต้ระบบการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มจะมีภาระผูกพันลดลง แม้ว่าจะยังคงอยู่ภายใต้ข้อกำหนดด้านการตรวจสอบย้อนกลับทุกครั้งที่ออกใบแจ้งหนี้ก็ตาม

• สมาคมที่ต้องเสียภาษีและบริษัทอสังหาริมทรัพย์เพื่อที่อยู่อาศัย (Sociétés Civiles Immobilières หรือ SCI)
  ทันทีที่นิติบุคคลออกใบแจ้งหนี้ที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม นิติบุคคลนั้นจะอยู่ในขอบเขตของข้อกำหนด Reliable Audit Trail ดังนั้นสมาคมที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมทางเศรษฐกิจที่ต้องเสียภาษีและบริษัทอสังหาริมทรัพย์เพื่อที่อยู่อาศัยที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงต้องจัดทำเอกสาร Reliable Audit Trail ในลักษณะเดียวกับธุรกิจเชิงพาณิชย์

• ธุรกิจที่รับใบแจ้งหนี้
  PAF ใช้กับทั้งใบแจ้งหนี้การขายและใบแจ้งหนี้การซื้อ สำหรับการซื้อ Reliable Audit Trail จะช่วยรับรองสิทธิ์ในการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม หากใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ไม่มี Reliable Audit Trail หน่วยงานด้านภาษีอาจโต้แย้งการหักภาษีดังกล่าว ซึ่งจะทำให้เกิดผลกระทบทางการเงินทันทีในกรณีที่มีการตรวจสอบ

หมายเหตุ: หน่วยงานจะพิจารณาขนาด ปริมาณใบแจ้งหนี้ และทรัพยากรของธุรกิจเมื่อพิจารณาข้อกำหนดด้านเอกสารประกอบ BOFiP ระบุว่าเอกสารสรุปอาจเพียงพอสำหรับ SME ในขณะที่คาดว่าจะต้องมีเอกสารที่ละเอียดกว่าจากบริษัทขนาดใหญ่

วิธีสร้างหลักฐานการตรวจสอบที่เชื่อถือได้

การสร้างหลักฐานการตรวจสอบที่เชื่อถือได้เกี่ยวข้องกับการจัดทำแผนที่เส้นทางการออกใบแจ้งหนี้ของธุรกิจ การกำหนดการควบคุมในแต่ละขั้นตอน และการจัดทำเอกสารทุกอย่างในกระบวนการที่เป็นลายลักษณ์อักษร ไม่จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีที่ซับซ้อน สิ่งสำคัญอยู่ที่ความเข้มงวดขององค์กรและความสามารถในการเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้แต่ละใบกับเอกสารประกอบ

ขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตาม มีดังนี้

• จัดทำแผนที่เส้นทางการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมด
  ระบุเส้นทางการออกใบแจ้งหนี้แต่ละเส้นทาง ได้แก่ การขายของลูกค้า การซื้อของซัพพลายเออร์ ใบลดหนี้ รายงานค่าใช้จ่าย และใบแจ้งหนี้ระหว่างบริษัท สำหรับแต่ละประเภท ให้ทำรายการเอกสารที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่ใบเสนอราคาไปจนถึงใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร ขั้นตอนนี้ช่วยระบุส่วนที่อาจเกิดความเสี่ยงและขั้นตอนที่จำเป็นต้องมีการควบคุม ไม่ควรละเว้นเส้นทางใด แม้ว่าจะเล็กน้อยเพียงใดก็ตาม

• กำหนดการควบคุมในแต่ละขั้นตอน
  ระบุการตรวจสอบที่จะดำเนินการสำหรับเส้นทางการออกใบแจ้งหนี้แต่ละเส้นทาง สำหรับการขาย ให้ตรวจดูว่าใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ การจัดส่ง และใบแจ้งหนี้ทั้งหมดตรงกัน สำหรับการซื้อ ให้กระทบยอดใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์กับใบสั่งซื้อที่สอดคล้องกัน โดยตรวจสอบหมายเลข SIREN และหมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่ม และยืนยันการจัดส่งจริง หลักการง่ายๆ คือความคลาดเคลื่อนใดๆ ควรทำให้เกิดการตรวจสอบด้วยตนเองก่อนการอนุมัติหรือการชำระเงิน

• มอบหมายความรับผิดชอบ
  สำหรับการควบคุมแต่ละรายการ ให้ระบุบุคคลหรือแผนกที่รับผิดชอบในการตรวจสอบความถูกต้องของคำสั่งซื้อ การอนุมัติใบแจ้งหนี้ และการอนุมัติการชำระเงิน การระบุบทบาทอย่างชัดเจนนี้ พร้อมกับการเข้าถึงเครื่องมือที่ได้รับอนุญาตด้วย ID ผู้ใช้ จะช่วยเสริมสร้างความน่าเชื่อถือของหลักฐานการตรวจสอบ

• จัดทำเอกสารขั้นตอนเป็นลายลักษณ์อักษร
  ร่างเอกสารที่อธิบายเส้นทางธุรกรรม การควบคุม ผู้รับผิดชอบ และกฎเกณฑ์ในการจัดการความคลาดเคลื่อน เอกสารควรมีความชัดเจนเพียงพอที่บุคคลที่สามจะเข้าใจการตั้งค่าขององค์กร เอกสารควรลงวันที่และแก้ไขเมื่อใดก็ตามที่ขั้นตอนมีการเปลี่ยนแปลง

• สร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลที่เชื่อถือได้และยั่งยืน
  ใช้ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ทำให้แน่ใจได้ถึงการเก็บรักษา ความสามารถในการอ่าน และความสมบูรณ์ของใบแจ้งหนี้และเอกสารประกอบตลอดระยะเวลาการเก็บรักษาตามกฎหมาย สำหรับธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ ควรใช้ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีมูลค่าในเชิงพิสูจน์ นี่คือระบบที่ประทับเวลาเอกสารแต่ละฉบับและเชื่อมโยงกับลายนิ้วมือดิจิทัล เพื่อให้สามารถตรวจจับการแก้ไขใดๆ ในภายหลังได้ และใบแจ้งหนี้ยังคงสามารถบังคับใช้ได้ตลอดระยะเวลาการเก็บรักษา

• ฝึกอบรมทีมงานและดำเนินการตรวจสอบเป็นประจำ
  PAF จะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อผู้ที่ดำเนินการเข้าใจกระบวนการ ผู้ที่เกี่ยวข้องต้องได้รับการฝึกอบรม และควรมีการตรวจสอบภายในเป็นระยะเพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง ในทำนองเดียวกัน สิ่งสำคัญคือต้องแก้ไขการเบี่ยงเบนจากขั้นตอนก่อนที่จะกลายเป็นช่องโหว่ที่อาจถูกนำไปใช้ประโยชน์ในระหว่างการตรวจสอบทางบัญชี

บทลงโทษสำหรับความล้มเหลวในการรักษาหลักฐานการตรวจสอบที่เชื่อถือได้คืออะไร

บทลงโทษหลักสำหรับความล้มเหลวในการแสดงหลักฐานการตรวจสอบที่เชื่อถือได้คือการถูกปฏิเสธสิทธิในการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม หากไม่มี PAF ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หรือ EDI ใบแจ้งหนี้อาจสูญเสียมูลค่าในเชิงพิสูจน์ได้ บทลงโทษอื่นๆ ที่บัญญัติไว้ใน General Tax Code (CGI) จะมีผลบังคับใช้กับการละเมิดที่แตกต่างกัน เช่น ใบแจ้งหนี้ปลอม หรือข้อมูลบังคับที่ขาดหายไป

ผลที่ตามมาหลักที่ต้องพิจารณา มีดังนี้

• ถูกปฏิเสธสิทธิในการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม
  เพื่อให้ใบแจ้งหนี้มีคุณสมบัติในการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องปฏิบัติตามมาตรา 289 ของ CGI และจะต้องเชื่อมโยงกับธุรกรรมจริง หากไม่มี PAF เพื่อแสดงให้เห็นว่าธุรกรรมเกิดขึ้นจริง หน่วยงานด้านภาษีอาจปฏิเสธการหักภาษีมูลค่าเพิ่มจากการซื้อ ส่งผลให้มีการประเมินภาษีใหม่บวกกับดอกเบี้ยล่าช้า หมายเหตุ: การละเว้นรายละเอียดที่จำเป็นเพียงเล็กน้อยจะไม่ส่งผลให้เกิดการปฏิเสธสิทธินี้โดยอัตโนมัติหากมีการแสดงให้เห็นความเป็นจริงของธุรกรรมในลักษณะอื่น

• ค่าปรับ 50% สำหรับใบแจ้งหนี้ปลอมหรือการปกปิด
  มาตรา 1737, I ของ CGI กำหนดค่าปรับเท่ากับ 50% ของจำนวนเงินที่เกี่ยวข้องสำหรับการละเมิดร้ายแรง ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ที่ไม่สอดคล้องกับธุรกรรมจริง การปกปิดตัวตนของซัพพลายเออร์หรือลูกค้า หรือการใช้ตัวแทน

• ค่าปรับ 50% สำหรับการไม่ออกใบแจ้งหนี้; ลดค่าปรับเหลือ 5% หากสามารถตรวจสอบธุรกรรมได้ผ่านบันทึก
  ความล้มเหลวในการออกใบแจ้งหนี้และบันทึกธุรกรรมทำให้ธุรกิจมีความเสี่ยงที่จะถูกปรับ 50% ของจำนวนธุรกรรม โดยสูงสุดที่ 375,000 ยูโรต่อปีบัญชี อย่างไรก็ตาม หากธุรกิจสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีการบันทึกธุรกรรมแล้ว ค่าปรับจะลดลงเหลือ 5% สูงสุดที่ 37,500 ยูโร

• ค่าปรับ 15 ยูโรสำหรับรายละเอียดที่ขาดหายไปหรือไม่ถูกต้องในแต่ละรายการ
  มาตรา 1737, II ของ CGI ระบุว่าการละเว้นหรือความไม่ถูกต้องแต่ละครั้งในข้อมูลบังคับบนใบแจ้งหนี้จะมีโทษปรับ 15 ยูโร สูงสุดที่ 25% ของจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้

ตัวอย่างของ Reliable Audit Trail

Reliable Audit Trail จะเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้แต่ละใบเข้ากับธุรกรรมอ้างอิง ตั้งแต่ใบเสนอราคาเริ่มต้นไปจนถึงการชำระเงินขั้นสุดท้าย มาดูตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมซึ่งเอเจนซี่ออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินจาก SME จำนวน 8,000 ยูโรสำหรับบริการให้คำปรึกษา ดังนี้

• เอเจนซี่ (คือลูกค้า) อนุมัติใบเสนอราคามูลค่า 8,000 ยูโร แล้วส่งคำสั่งซื้อไปยัง SME เอกสารเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นหลักฐานว่ามีการร้องขอบริการดังกล่าว ตัวงานที่ได้รับมอบหมายเองก็สร้างบันทึกเอกสาร (เช่น รายงาน สิ่งที่ต้องส่งมอบ อีเมล) ซึ่งแสดงให้เห็นว่ามีการดำเนินงานนั้นจริงๆ
  
• ใบแจ้งหนี้จะแสดงจำนวนเงิน คำอธิบาย และข้อมูลการติดต่อเช่นเดียวกับใบเสนอราคา หากใบแจ้งหนี้แสดงยอด 8,500 ยูโรในขณะที่คำสั่งซื้อคือ 8,000 ยูโร ความคลาดเคลื่อนดังกล่าวจะทำให้เกิดขั้นตอนการตรวจสอบก่อนการชำระเงิน ความสอดคล้องกันระหว่างคำสั่งซื้อ เอกสารประกอบของงานที่ดำเนินการ และตัวใบแจ้งหนี้จะช่วยรับรองความถูกต้องของแหล่งที่มา การรักษาความปลอดภัยของเอกสารที่ได้รับอนุมัติจะรักษาความสมบูรณ์ของเนื้อหา และการเก็บถาวรในระยะยาวจะรักษาความสามารถในการอ่านเมื่อเวลาผ่านไป
  
• ใบแจ้งยอดบัตรเครดิตคือลิงก์สุดท้ายในกระบวนการนี้ ซึ่งให้หลักฐานการชำระเงิน ด้วย Reliable Audit Trail เอเจนซี่จึงสามารถสร้างธุรกรรมทั้งหมดขึ้นใหม่ได้ ตั้งแต่การติดต่อครั้งแรกไปจนถึงการชำระเงิน
  

เอกสารแต่ละฉบับที่ประกอบเป็น PAF จะยืนยันความถูกต้องของเอกสารฉบับถัดไป และความเชื่อมโยงนี้ก็เพียงพอที่จะพิสูจน์ได้ว่าใบแจ้งหนี้ที่กำหนดนั้นสอดคล้องกับธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริง ในกรณีที่มีการตรวจสอบ ความสามารถในการเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ทุกใบกับการขายหรือบริการที่เฉพาะเจาะจงจะช่วยพิสูจน์สิทธิ์ของธุรกิจในการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม

การปฏิรูปการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และ PAF: อนาคตจะเป็นอย่างไร

ตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน 2026 ธุรกิจทั้งหมดที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ ภาระผูกพันในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะนำไปใช้กับองค์กรขนาดใหญ่และขนาดกลางเป็นอันดับแรก (เริ่มตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน 2026) ตามด้วย SME และองค์กรขนาดเล็กที่สุดเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน 2027 ท้ายที่สุดแล้ว ธุรกิจจะไม่สามารถแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้แบบกระดาษหรือใบแจ้งหนี้แบบ PDF ทางอีเมลได้อีกต่อไป ใบแจ้งหนี้แบบ B2B ใดๆ จะต้องอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้าง (เช่น Factur-X, UBL หรือ CII) และส่งผ่านแพลตฟอร์มที่รัฐบาลอนุมัติ

การปฏิรูปการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้กำจัด PAF ออกไป แต่กลับเปลี่ยนตำแหน่งใหม่ ตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน 2026 ใบแจ้งหนี้ B2B ในประเทศจะถูกส่งผ่านแพลตฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ ซึ่งจะรับประกันความถูกต้องและความสมบูรณ์ผ่านกรอบทางเทคนิคที่ได้รับคำสั่ง ซึ่งคล้ายกับสิ่งที่ EDI หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีให้อยู่แล้ว ในกรณีเหล่านี้ หลักฐานการตรวจสอบจะมีความสำคัญน้อยลง เนื่องจากกระบวนการทางเทคนิคจะทำหน้าที่นั้นเอง

อย่างไรก็ตาม ธุรกรรมจำนวนมากอยู่นอกระบบนี้และต้องพึ่งพาการใช้ PAF ต่อไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งกรณีของใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ต่างประเทศที่ไม่ได้ตั้งอยู่ในฝรั่งเศส ตลอดจนธุรกรรมที่ต้องรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การขายให้กับบุคคลทั่วไปหรือธุรกรรมระหว่างประเทศ สำหรับธุรกรรมเหล่านี้ทั้งหมด ธุรกิจยังคงต้องสามารถแสดงลิงก์ระหว่างใบแจ้งหนี้ ธุรกรรมทางการค้า และการชำระเงินได้

หมายเหตุ: แม้ว่าหลักฐานการตรวจสอบที่เชื่อถือได้จะยังมีผลบังคับใช้ แต่พื้นฐานทางกฎหมายของหลักฐานดังกล่าวกำลังค่อยๆ เปลี่ยนจาก General Tax Code (CGI) ไปเป็น Code of Taxes on Goods and Services (CIBS) กฤษฎีกาฉบับที่ 2025-1247 ลงวันที่ 17 ธันวาคม 2025 ยกเลิกมาตรา 289 และ 289 bis ของ CGI ณ วันที่ 1 กันยายน 2026 และโอนกฎเกณฑ์เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งรวมถึงกฎเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ ไปยัง Book II ของ CIBS สาระสำคัญของภาระผูกพัน ซึ่งรวมถึงหลักฐานการตรวจสอบที่เชื่อถือได้ ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง เพียงแต่เปลี่ยนหมายเลขบทบัญญัติเท่านั้น หมวดที่ 7 ของมาตรา 289 จะถูกเก็บไว้ชั่วคราวจนกว่าจะรวมเข้ากับ CIBS ภายใต้มาตรา L. 216-41 และมาตราอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้น แม้ว่าการปฏิรูปการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะทำให้การส่งใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติและปลอดภัย แต่ก็ไม่ได้ช่วยให้บริษัทไม่ต้องจัดการกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบและต้องทำให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้มีความถูกต้อง มีความสมบูรณ์ และสามารถอ่านได้ หลักฐานการตรวจสอบยังคงจำเป็นเพื่อทำให้แน่ใจว่าสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้และมีความสอดคล้องกันตลอดกระบวนการ

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ช่วยให้ขั้นตอนเกี่ยวกับลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การจัดทำใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ก็จะช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• สร้างการจัดการลูกหนี้การค้าแบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับ และส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้น หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้