รายงานค่าใช้จ่ายคือเอกสารที่ช่วยให้บริษัทสามารถคืนเงินให้แก่พนักงานสําหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในนามของบริษัท บริษัทในฝรั่งเศสต้องทราบข้อกําหนดและความรับผิดชอบเกี่ยวกับการรายงานค่าใช้จ่าย ในบทความนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับรายงานค่าใช้จ่าย รวมถึงประเภทต่างๆ วิธีการสร้างรายงาน และวิธีคืนเงินให้แก่พนักงาน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• คําจำกัดความของรายงานค่าใช้จ่าย
  
• การเคลมค่าใช้จ่ายประเภทต่างๆ
  
• วิธีร่างรายงานค่าใช้จ่าย
  
• ระบบภาษีที่ใช้
  
• วิธีคืนเงินให้แก่พนักงาน
  
• รายงานค่าใช้จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
  

คําจำกัดความของรายงานค่าใช้จ่าย

รายงานค่าใช้จ่ายคือเอกสารกระดาษหรือเอกสารดิจิทัลที่สรุปค่าใช้จ่ายที่เกิดจากพนักงานของบริษัท พนักงานจะต้องส่งรายงานค่าใช้จ่ายพร้อมเอกสารสนับสนุนที่จําเป็นเพื่อเบิกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเหล่านี้ รายงานค่าใช้จ่ายแตกต่างจากใบเรียกเก็บเงินและใบแจ้งหนี้ ซึ่งคล้ายกันมาก แต่รายงานค่าใช้จ่ายเป็นเอกสารแยกต่างหาก

เอกสารนี้สามารถรวมค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น อาหารสําหรับธุรกิจ ตั๋วรถไฟ การซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ หรือค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ลักษณะที่สําคัญที่สุดของค่าใช้จ่ายเหล่านี้คือจะต้องชัดเจนว่าทำเพื่อผลประโยชน์ของบริษัท บริษัทจะต้องดําเนินการตรวจสอบค่าใช้จ่ายเหล่านี้ล่วงหน้า โดยตรวจสอบให้มั่นใจว่าพนักงานใช้เงินในจุดที่พวกเขาสามารถเคลมคืนเท่านั้น

การเคลมค่าใช้จ่ายประเภทต่างๆ

ไม่มีรายการค่าใช้จ่ายที่มีสิทธิ์เบิกคืนที่เฉพาะเจาะจงครบถ้วน ค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้จะขึ้นอยู่กับข้อกําหนดของบริษัทและพนักงานและผู้จัดการของคุณ

ประเภทการเคลมค่าใช้จ่ายที่พบมากที่สุด ได้แก่

• การเดินทางเพื่อธุรกิจ (เช่น ระยะไมล์)
  
• อาหาร (เช่น ใบเรียกเก็บเงินค่าร้านอาหาร)
  
• ที่พัก
  
• การสมัครใช้บริการ (เช่น โทรศัพท์หรืออินเทอร์เน็ต)
  
• การเดินทาง
  

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานมีการประชุมที่สําคัญกับลูกค้าในเมืองลียงและเดินทางไปที่นั่นด้วยรถไฟจากปารีส พวกเขาจะต้องเตรียมรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งจะรวมค่าใช้จ่ายต่อไปนี้

• ตั๋วรถไฟไปกลับปารีส-ลียง
  
• แท็กซี่จากสถานีไปที่บริษัทของลูกค้า
  
• อาหารกับลูกค้า
  
• ที่พักในลียง
  

พนักงานต้องจ่ายค่าใช้จ่ายเหล่านี้ล่วงหน้าและจัดทํารายงานค่าใช้จ่ายเพื่อรับเงินเบิกคืน

วิธีร่างรายงานค่าใช้จ่าย

แม้ว่ารายงานค่าใช้จ่ายเป็นเอกสารทางการที่ต้องมีข้อมูลบางอย่างจึงจะใช้ได้ แต่ไม่มีรูปแบบที่มีผลบังคับใช้ตามกฎหมาย บริษัทต่างๆ สามารถสร้างเมเพลตรายงานค่าใช้จ่ายของตนเองได้ โดยรวมองค์ประกอบที่มักจะพบในเอกสารประเภทนี้ ได้แก่

• ชื่อของพนักงาน
  
• วันที่
  
• สถานที่
  
• วัตถุประสงค์/คําอธิบายค่าใช้จ่าย
  
• จํานวนเงินที่เกิดขึ้นทั้ืงแบบไม่รวมภาษี (HT) และรวมภาษี (TTC)
  

ตามกฎทั่วไป คําขอเบิกค่าใช้จ่ายแต่ละรายการจะต้องมีใบแจ้งหนี้ที่ชําระแล้วที่เกี่ยวข้องและเอกสารสนับสนุน ในกรณีอาจรวมถึงตั๋วรถไฟหรือใบเสร็จสําหรับมื้ออาหาร

ในฝรั่งเศส พอร์ทัลสําหรับการเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลของบริษัทแนะนําให้ปรับรายงานค่าใช้จ่ายให้เป็นระบบดิจิทัล แต่แนวทางปฏิบัตินี้ยังไม่เป็นข้อบังคับ

ระบบภาษีที่ใช้

เกือบทุกบริษัทสามารถใช้บัญชีค่าใช้จ่ายเพื่อคืนเงินให้แก่พนักงานของตนสําหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม กิจการที่มีเจ้าของคนเดียว (EIS) มีฟีเจอร์พิเศษนั่นคือ ไม่มีรายงานค่าใช้จ่าย

อันที่จริงแล้ว บุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระไม่มีสิทธิ์เบิกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ทั้งนี้เนื่องจากพวกเขาได้ประโยชน์จากการลดหย่อนภาษีแบบอัตราคงที่ซึ่งใช้กับยอดขายโดยตรง ไม่ว่าจะมีค่าใช้จ่ายจริงเท่าไหร่ก็ตาม ระบบนี้ช่วยลดความยุ่งยากในด้านธุรการและการจัดการภาษีให้กับผู้ประกอบอาชีพอิสระ

ตามหลักเกณฑ์ภาษีอื่นๆ โดยทั่วไปแล้ว บริษัทจะลดหย่อนภาษีจากการเบิกค่าใช้จ่ายได้ โดยบริษัทต้องปฏิบัติตามมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง

วิธีคืนเงินให้แก่พนักงาน

ภาระผูกพัน

ขั้นตอนการคืนเงินจะแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท ไม่มีวันครบกำหนดสำหรับบริษัทในการคืนเงินค่าใช้จ่าย

เมื่อพูดถึงการจัดการการเคลมค่าใช้จ่าย บริษัทมีตัวเลือกโซลูชันหลายๆ แบบ บริษัทขนาดใหญ่มักจะเลือกใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโดยเฉพาะ ซึ่งช่วยให้สามารถส่งการเคลมแบบดิจิทัลได้ บริษัทขนาดเล็กอาจเลือกใช้โซลูชันที่ง่ายขึ้น เช่น การส่งใบเสร็จทางอีเมล

อย่างไรก็ตามต้องมีหลักฐานค่าใช้จ่ายสําหรับการเบิกเงินคืนทุกครั้งไม่ว่าจะเลือกกระบวนการแบบใด

การคืนเงินอัตราคงที่

ในฐานะนายจ้าง คุณสามารถคืนเงินค่าใช้จ่ายเป็นก้อนเดียวได้ โดยไม่เกินค่าสูงสุด Urssaf ถ้าค่าใช้จ่ายจริงของพนักงานเกินอัตราคงที่นี้ บริษัทจะเป็นผู้รับผิดชอบส่วนต่าง ตัวอย่างเช่น พนักงานที่รับประทานอาหารในที่ทํางานจะได้รับเงินไม่เกิน 7.40 ยูโรต่อวัน ซึ่งจ่ายโดยบริษัท จํานวนนี้คือจํานวนสูงสุดที่จะช่วยให้บริษัทได้รับประโยชน์จากการยกเว้นจากการสมทบเงินประกันสังคมทั้งหมด

หากบริษัทเลือกที่จะคืนเงินแบบอัตราคงที่ พนักงานจะต้องชี้แจงการเบิกเงินคืนในบางกรณี โดยเฉพาะถ้ายอดเงินเกินขีดจํากัดที่หน่วยงานภาษีกําหนดไว้

การคืนเงินตามจริง

ในกรณีที่คืนเงินตามจริง นายจ้างจะคืนเงินเท่ากับจำนวนที่พนักงานจ่ายไป กรณีนี้อาจเกิดขึ้นได้หากมีรายงานค่าใช้จ่ายถูกต้องและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นนั้นมีสิทธิ์สำหรับการเบิก ในกรณีนี้ พนักงานไม่จําเป็นต้องแจกแจงการเบิกเงินคืน เนื่องจากตรงกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทุกประการ

Stripe Issuing ช่วยให้บริษัทสามารถจัดการค่าใช้จ่ายของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โซลูชันนี้นําเสนอข้อมูลการชําระเงินแบบเรียลไทม์ และมีความสามารถในการกําหนดวงเงินใช้จ่ายเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ค่าใช้จ่ายเกินจํานวนที่กําหนด

รายงานค่าใช้จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

เฉพาะบริษัทที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้นที่สามารถเคลมภาษีนี้คืนในรายงานค่าใช้จ่ายของตน หากบริษัทของคุณไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือหากยอดขายของคุณต่ํากว่าเกณฑ์ที่กําหนด คุณจะเคลมภาษีมูลค่าเพิ่มคืนไม่ได้

ในการเคลมภาษีมูลค่าเพิ่มที่ลดหย่อนได้สำหรับการเคลมค่าใช้จ่าย บริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องเก็บใบเสร็จต้นฉบับซึ่งแสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มของค่าใช้จ่ายที่มีสิทธิ์ เช่น ที่พักและการรับประทานอาหารที่ร้านอาหาร ค่าขนส่งจะไม่สามารถเคลมได้ ยกเว้นในบางสถานการณ์ (เช่น ค่าผ่านทางสําหรับทางด่วนบางแห่ง ตั๋วรถไฟสําหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ)

ต้องแจกแจงรายการรายงานค่าใช้จ่ายแยกรายการ โดยระบุอย่างภาษีมูลค่าเพิ่มสําหรับแต่ละรายการอย่างชัดเจน และแยกยอดเงินสุทธิ ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดรวม จากนั้นควรเพิ่มภาษีมูลค่าเพิ่มที่เคลมคืนได้ลงในแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้อง จะต้องเก็บใบเสร็จไว้เป็นหลักฐานในกรณีที่มีการตรวจสอบ