Un informe de gastos es un documento que permite a una empresa reembolsar a sus empleados los gastos comerciales en los que hayan incurrido en su nombre. Las empresas francesas deben conocer los requisitos y las responsabilidades respecto de los informes de gastos. En este artículo, explicamos los informes de gastos, incluidos los diferentes tipos, cómo crearlos y cómo reembolsar a los empleados.

¿Qué contiene este artículo?

• Definición de un informe de gastos
  
• Diferentes tipos de reclamos de gastos
  
• Cómo elaborar un informe de gastos
  
• ¿Qué sistema fiscal se aplica?
  
• Cómo reembolsar a los empleados
  
• Informes de gastos e impuesto al valor agregado (IVA)
  

Definición de un informe de gastos

Un informe de gastos es un documento en papel o digital que justifica los gastos incurridos por los empleados de una empresa. Para recibir el reembolso de estos gastos comerciales, los empleados deben presentar un informe de gastos junto con los documentos de respaldo requeridos. A diferencia de las facturas y los recibos, que son muy similares, el informe de gastos es un documento independiente.

Este documento puede incluir diversos gastos, como comidas de negocios, boletos de tren, compras de equipos informáticos o gastos de kilometraje. La característica más importante de estos gastos es que son, claramente, de interés para la empresa. Depende de la empresa validar estos gastos por adelantado y asegurarse de que los empleados solo incurran en el dinero que podrán reclamar.

Diferentes tipos de reclamos de gastos

No existe una lista exhaustiva de los gastos que pueden ser objeto de reembolso. Los gastos reembolsables dependen de tu empresa y de los requisitos de los empleados y directivos.

Los tipos más comunes de reclamos de gastos incluyen los siguientes:

• Viajes de negocios (p. ej., kilometraje).
  
• Comidas (p. ej., facturas de restaurantes).
  
• Alojamiento.
  
• Suscripciones (p. ej., teléfono o Internet).
  
• Teletrabajo.
  

Por ejemplo, si un empleado tiene una reunión importante con un cliente en Lyon y viaja hasta allí en tren desde París, tendrá que preparar un informe de gastos. Este incluiría los siguientes gastos:

• Boleto de tren de ida a Lyon y de regreso a París.
  
• Taxi desde la estación hasta la empresa del cliente.
  
• Comida con el cliente.
  
• Noche de alojamiento en Lyon.
  

El empleado debe pagar estos gastos por adelantado y elaborar un informe de gastos para obtener el reembolso.

Cómo elaborar un informe de gastos

Aunque un informe de gastos es un documento oficial que debe incluir cierta información para ser válido, no existe un modelo impuesto por ley. Las empresas son libres de crear sus propias plantillas de informes de gastos, incluidos los elementos que, por lo general, se encuentran en este tipo de documentos:

• Nombre del empleado.
  
• Fecha.
  
• Ubicación.
  
• Finalidad/descripción de los gastos.
  
• Importes incurridos, sin impuestos (HT) y con impuestos (TTC).
  

Como norma general, cada reclamo de gastos debe ir acompañado de las correspondientes facturas pagadas y de los documentos de respaldo. Esto puede incluir boletos de tren o recibos de comidas.

En Francia, el portal para la transformación digital de las empresas recomienda digitalizar los informes de gastos, pero esta práctica aún no es obligatoria.

¿Qué sistema fiscal se aplica?

Casi todas las empresas pueden utilizar las cuentas de gastos para reembolsar los gastos comerciales a sus empleados. Sin embargo, las empresas unipersonales tienen una característica especial: los informes de gastos no se utilizan para ellas.

De hecho, los trabajadores autónomos no tienen derecho al reembolso de los gastos comerciales. Esto se debe a que se benefician de una deducción a tanto alzado que se aplica directamente a sus ventas, más allá del importe real de sus gastos. Este sistema simplifica la gestión administrativa y fiscal de los trabajadores autónomos.

En otros regímenes fiscales, la empresa, por lo general, puede deducir los reembolsos de gastos, siempre que cumplan con las normas vigentes.

Cómo reembolsar a los empleados

Obligaciones

Los procedimientos de reembolso varían según la empresa. No existe un plazo legal para que las empresas reembolsen los gastos.

Cuando se trata de gestionar los reclamos de gastos, las empresas pueden elegir entre diferentes soluciones. Las empresas más grandes, a menudo, optan por un software de gestión especializado, lo que permite la transmisión digital de los reclamos. Las empresas más pequeñas pueden optar por una solución más sencilla, como el envío de recibos por correo electrónico.

Sin embargo, se requiere un comprobante de gastos para todos los reembolsos, independientemente del procedimiento elegido.

Reembolso de tarifa plana

Como empleador, puedes reembolsar los gastos en un pago único hasta el monto máximo permitido por la Unión para la Recaudación de las Cotizaciones de Seguridad social y Prestaciones Familiares (Urssaf). Si los gastos reales del empleado superan esta tarifa plana, la empresa es responsable de la diferencia. Por ejemplo, un empleado que come en el trabajo puede recibir hasta €7,40 al día, pagados por la empresa. Es el importe máximo que permitirá a la empresa beneficiarse de la exención de todos los aportes a la Seguridad Social.

Si la empresa opta por un reembolso de tarifa plana, el empleado tendrá que declarar el reembolso en determinados casos, especialmente si el importe supera los límites establecidos por las autoridades fiscales.

Reembolso real

En el caso del reembolso real, el empleador reembolsa la cantidad exacta gastada por el empleado. Esto solo puede ocurrir si el informe de gastos está en orden y los gastos incurridos son elegibles. En este caso, el empleado no tiene que declarar los reembolsos, ya que corresponden exactamente a los gastos incurridos.

Stripe Issuing permite a las empresas gestionar, de forma eficiente, los gastos de sus empleados. Esta solución ofrece visibilidad en tiempo real de los pagos y la posibilidad de establecer límites de gasto para evitar reclamos de gastos excesivos.

Informes de gastos e impuesto al valor agregado (IVA)

Solo las empresas sujetas al IVA pueden reclamar este impuesto en sus informes de gastos. Si tu empresa no está sujeta al IVA o si tus ventas están por debajo de los umbrales establecidos, no podrás reclamar el IVA.

Para reclamar el IVA deducible en los reclamos de gastos, las empresas registradas a efectos del IVA deben conservar los recibos originales que muestren el importe del IVA para los gastos elegibles, como comidas en restaurantes y alojamiento. No se tienen en cuenta los costos de transporte, excepto en determinados casos (p. ej., peajes en determinadas autopistas, boletos de tren para viajes de negocios).

Los informes de gastos deben estar desglosados e indicar con claridad el IVA de cada artículo, y separar el importe neto, el IVA y el importe total. Luego, el IVA recuperable debe añadirse a la declaración de IVA correspondiente. Es importante conservar los recibos como prueba en caso de auditoría.