费用报销报告是一种文件，它使公司能够为代表公司产生业务费用的员工进行报销。法国公司需要了解与费用报销报告相关的要求和责任。在本文中，我们将解释费用报销报告，包括不同类型、如何创建报告以及如何为员工报销费用。

本文内容

• 费用报销报告的定义
  
• 不同类型的费用报销申请
  
• 如何起草费用报销报告
  
• 适用哪种税制？
  
• 如何为员工报销费用
  
• 费用报销报告与增值税 (VAT)
  

费用报销报告的定义

费用报销报告是一份纸质或电子文档，用于证明公司员工所产生的费用的合理性。要报销这些业务费用，员工必须提交一份费用报销报告以及所需的证明文件。与非常相似的账单和发票不同，费用报销报告是一份单独的单据。

该文件可以包括各种费用，例如商务用餐费用、火车票费用、购买计算机设备的费用或里程费用。这些费用最重要的特点是它们显然是为了公司的利益而产生的。公司有责任提前确认这些费用，以确保员工只会支出他们能够报销的费用。

不同类型的费用报销申请

并没有一份详尽的可报销费用清单。可报销的费用取决于您的公司以及员工和经理的要求。

最常见的费用报销申请类型包括：

• 商务旅行（例如，里程费用）
  
• 餐饮（例如，餐厅账单）
  
• 住宿
  
• 订阅费用（例如，电话或互联网费用）
  
• 远程办公费用
  

例如，如果一名员工在里昂与客户有一个重要会议，并从巴黎乘火车前往那里，那么他们随后需要准备一份费用报销报告。这份报告将包括以下费用：

• 从巴黎到里昂的往返火车票费用
  
• 从车站到客户公司的出租车费用
  
• 与客户的用餐费用
  
• 在里昂的一晚住宿费用
  

员工必须预先支付这些费用，并编制一份费用报销报告以获得报销。

如何编制费用报销报告

尽管费用报销报告是一份必须包含某些信息才有效的正式文件，但并没有法律强制规定的模板。公司可以自由创建自己的费用报销报告模板，其中通常包括这类文件中常见的要素：

• 员工姓名
  
• 日期
  
• 地点
  
• 费用用途/描述
  
• 产生的金额，不含税 (HT) 和含税 (TTC)
  

一般来说，每一项费用报销申请都必须附有相应的已支付发票和证明文件。这可以包括火车票或餐饮收据。

在法国，公司数字化转型门户网站建议将费用报销报告数字化，但这一做法目前尚未成为强制要求。

适用哪种税制？

几乎所有公司都可以使用费用账户为员工报销业务费用。但是，个人独资企业 (EI) 有一个特殊之处：费用报销报告不适用。

实际上，个体经营者无权报销业务费用。这是因为他们受益于直接应用于其销售额的固定费率扣除，而不论其实际费用金额是多少。这种制度简化了个体经营者的行政和税务管理。

在其他税收制度下，只要费用报销符合适用标准，公司通常可以将其作为可扣除项目。

如何为员工报销费用

义务

报销程序因公司而异。对于公司报销费用的时间，并没有法律规定的截止日期。

在管理费用报销申请时，公司可以选择不同的解决方案。较大的公司通常会选择专用的管理软件，以便以数字化方式传输报销申请。较小的公司可以选择更简单的解决方案，例如通过电子邮件发送收据。

但是，无论选择何种程序，所有报销都需要支出证明。

统一报销

作为雇主，您可以一次性报销费用，最高可达 法国社会福利及家庭补助金征收联合会 (Urssaf) 规定的最高限额。如果员工的实际费用超过了这个定额，公司需承担超出部分的费用。例如，在工作场所用餐的员工每天最多可获得公司支付的 7.40 欧元。这是使公司能够享受所有社会保障缴款豁免的最高金额。

如果公司选择定额报销，在某些情况下，员工必须申报报销金额，特别是当金额超过税务机关设定的限额时。

实报实销

在实报实销的情况下，雇主会报销员工实际支出的准确金额。只有在费用报销报告无误且所产生的费用符合报销条件时，才会进行实报实销。在这种情况下，员工无需申报报销金额，因为报销金额与所产生的费用完全相符。

Stripe Issuing 使公司能够有效地管理员工的开支。该解决方案提供了支付情况的实时可见性，并能够设置支出限额，以避免过高的费用报销申请。

费用报销报告与增值税 (VAT)

只有需缴纳增值税的公司才能在其费用报销报告中抵扣增值税。如果您的公司无需缴纳增值税，或者您的销售额低于规定的门槛，您将无法抵扣增值税。

为了在费用报销申请中抵扣可扣除的增值税，已注册增值税的公司必须保留显示符合条件费用（如餐厅用餐和住宿费用）增值税金额的原始收据。运输费用通常不被考虑在内，除非在某些特定情况下（例如，某些高速公路的通行费、商务旅行的火车票）。

费用报销报告必须逐项列出，清楚标明每一项的增值税金额，并将净额、增值税和总额分开。可抵扣的增值税应随后添加到相关的增值税申报表中。在接受审计时，保留收据作为证明非常重要。