En utläggsrapport är ett dokument som gör att ett företag kan ersätta sina anställda för utlägg de gjort för företagets räkning. Franska företag måste känna till kraven och ansvaret vad gäller utläggsrapportering. I den här artikeln förklarar vi utläggsrapporter, inklusive olika typer, hur man skapar dem och hur man ersätter anställda.

Vad innehåller den här artikeln?

• Definition av en utläggsrapport
  
• Olika typer av reseräkningar
  
• Så här upprättar man en utläggsrapport
  
• Vilket skattesystem gäller?
  
• Så här ersätter man anställda
  
• Utläggsrapporter och mervärdeskatt (moms)
  

Definition av en utläggsrapport

En utläggsrapport är ett pappersdokument eller ett digitalt dokument som bekräftar de utlägg som företagets anställda har gjort. För att få ersättning för dessa affärsutlägg ska anställda skicka in en utläggsrapport tillsammans med nödvändiga bestyrkande dokument. Till skillnad från räkningar och fakturor, som är mycket lika, är utläggsrapporten ett separat dokument.

Detta dokument kan innehålla olika utlägg, såsom affärsmåltider, tågbiljetter, inköp av datorutrustning eller milersättning. Det viktigaste kännetecknet för dessa utlägg är att de tydligt ligger i företagets intresse. Det är upp till företaget att godkänna dessa utlägg i förväg, vilket säkerställer att anställda bara spenderar pengar som de kommer att kunna kräva tillbaka.

Olika typer av reseräkningar

Det finns ingen uttömmande förteckning över utlägg som man har rätt till ersättning för. Vilka utlägg man får ersättning för beror på ditt företag samt anställdas och chefers krav.

De vanligaste typerna av reseräkningar är:

• Affärsresor (t.ex. milersättning)
  
• Måltider (t.ex. restaurangnotor)
  
• Boende
  
• Abonnemang (t.ex. telefon eller internet)
  
• Distansarbete
  

Om en anställd till exempel har ett viktigt möte med en kund i Lyon och reser dit med tåg från Paris, kommer denne att behöva upprätta en utläggsrapport. Detta skulle innefatta följande utlägg:

• Tågbiljett tur och retur från Paris till Lyon
  
• Taxi från stationen till kundens företag
  
• Måltid med kunden
  
• Övernattning i Lyon
  

Arbetstagaren ska betala dessa kostnader i förskott och upprätta en utläggsrapport för att få ersättning.

Så här upprättar man en utläggsrapport

Även om en utläggsrapport är ett officiellt dokument som måste innehålla viss information för att vara giltigt, finns det ingen lagstadgad modell. Företag kan skapa sina egna mallar för utläggsrapporter, inklusive de delar som vanligtvis finns i den här typen av dokument:

• Den anställdas namn
  
• Datum
  
• Plats
  
• Ändamål/beskrivning av utlägg
  
• Betalda belopp, exklusive skatt (HT) och inklusive skatt (TTC)
  

Som huvudregel ska varje reseräkning åtföljas av motsvarande betalda fakturor och verifikationer. Det kan handla om tågbiljetter eller kvitton på måltider.

I Frankrike rekommenderar portalen för digital omvandling av företag digitalisering av utläggsrapporter, men denna praxis är ännu inte obligatorisk.

Vilket skattesystem gäller?

Nästan alla företag kan använda utläggskonton för att ersätta sina anställda för affärsutlägg. Enskilda näringsidkare har dock ett särskilt särdrag: utläggsrapporter gäller inte.

Faktum är att enskilda näringsidkare inte har rätt till ersättning för affärsutlägg. Detta beror på att de får göra ett schablonavdrag direkt från sin försäljning, oavsett vilket faktiskt belopp de har haft i utlägg. Detta system förenklar administrationen och skattehanteringen för enskilda näringsidkare.

Enligt andra skattesystem är ersättningar för utlägg i allmänhet avdragsgilla för företaget, förutsatt att de uppfyller tillämpliga standarder.

Så här ersätter man anställda

Skyldigheter

Ersättningsförfarandena varierar från företag till företag. Det finns ingen lagstadgad tidsfrist inom vilken företag ska ersätta kostnader.

När det gäller hantering av reseräkningar kan företag välja mellan olika lösningar. Större företag väljer ofta en särskilt avsedd programvara för hanteringen, vilken möjliggör digital överföring av reseräkningar. Mindre företag kan välja en enklare lösning, som att skicka kvitton via e-post.

Bevis på utlägget krävs dock för alla ersättningar, oavsett vilket förfarande som valts.

Ersättning med ett schablonbelopp

Som arbetsgivare kan du ersätta utlägg i form av en klumpsumma, upp till det maximala beloppet enligt Urssaf. Om den anställdas faktiska utgifter överstiger detta schablonbelopp ansvarar företaget för mellanskillnaden. Till exempel kan en anställd som äter måltider på jobbet få upp till 7,40 euro per dag, som företaget betalar. Detta är det högsta belopp som gör det möjligt för företaget att utnyttja förmånen att befrias från alla sociala avgifter.

Om företaget väljer att betala ersättning med schablonbeloppet måste den anställda deklarera återbetalningen i vissa fall, särskilt om beloppet överstiger de gränser som fastställts av skattemyndigheterna.

Faktisk ersättning

Vid faktisk ersättning ersätter arbetsgivaren exakt det belopp som den anställda har spenderat. Detta kan endast inträffa om utläggsrapporten är i ordning och de gjorda utläggen berättigar till ersättning. I detta fall behöver arbetstagaren inte deklarera ersättningarna, eftersom de exakt motsvarar de utlägg som gjorts.

Stripe Issuing gör att företag kan hantera sina anställdas utlägg effektivt. Denna lösning erbjuder visning av betalningar i realtid och möjligheten att ställa in utgiftsgränser för att undvika reseräkningar med alltför stora belopp.

Utläggsrapporter och mervärdeskatt (moms)

Endast momspliktiga företag kan återkräva denna skatt på sina utläggsrapporter. Om ditt företag inte är momspliktigt – eller om din försäljning understiger de fastställda tröskelvärdena – kan du inte kräva tillbaka momsen.

För att få tillbaka avdragsgill moms på reseräkningar måste momsregistrerade företag spara originalkvitton som visar momsbeloppet för utlägg som berättigar till ersättning, t.ex. restaurangmåltider och boende. Transportkostnader beaktas inte, utom under vissa omständigheter (t.ex. vägtullar på vissa motorvägar, tågbiljetter för affärsresor).

Utläggsrapporter måste specificeras och tydligt ange momsen för varje post, samt visa nettobeloppet, momsen och totalsumman var för sig. Moms som kan återkrävas ska sedan läggas till i den aktuella momsdeklarationen. Det är viktigt att spara kvitton som bevis vid en eventuell revision.