Un informe de gastos es un documento que permite a una empresa reembolsar a sus empleados los gastos comerciales incurridos en su nombre. Las empresas francesas deben conocer los requisitos y las responsabilidades en materia de informes de gastos. En este artículo explicamos los informes de gastos, incluidos los diferentes tipos, cómo crearlos y cómo reembolsar a los empleados.

¿De qué trata este artículo?

• Definición de un informe de gastos
  
• Diferentes tipos de reclamaciones de gastos
  
• Cómo elaborar un informe de gastos
  
• ¿Qué sistema tributario se aplica?
  
• Cómo reembolsar a los empleados
  
• Informes de gastos e impuesto sobre el valor añadido (IVA)
  

Definición de un informe de gastos

Un informe de gastos es un documento en papel o digital que justifica los gastos en los que incurren los empleados de una empresa. Para ser reembolsados por estos gastos comerciales, los empleados deben presentar un informe de gastos junto con los documentos justificativos requeridos. A diferencia de las facturas y recibos, que son muy similares, el informe de gastos es un documento aparte.

Este documento puede incluir diversos gastos, como comidas de negocios, billetes de tren, compras de equipos informáticos o gastos de kilometraje. La característica más importante de estos gastos es que son claramente de interés para la empresa. Depende de la empresa validar estos gastos por adelantado, asegurándose de que los empleados solo comprometan el dinero que podrán reclamar.

Diferentes tipos de reclamaciones de gastos

No existe una lista exhaustiva de los gastos elegibles para el reembolso. Los gastos reembolsables dependen de tu empresa y de los requisitos de tus empleados y gerentes.

Los tipos más comunes de reclamaciones de gastos incluyen:

• Viajes de negocios (p. ej., kilometraje)
  
• Comidas (p. ej., facturas de restaurantes)
  
• Alojamiento
  
• Suscripciones (p. ej., teléfono o Internet)
  
• Teletrabajo
  

Por ejemplo, si un empleado tiene una reunión importante con un cliente en Lyon y viaja allí en tren desde París, deberá preparar un informe de gastos. Entre estos gastos se incluirían:

• Billete de tren de ida y vuelta de París a Lyon
  
• Taxi desde la estación hasta la empresa del cliente
  
• Comida con el cliente
  
• Noche de alojamiento en Lyon
  

El empleado debe pagar estos gastos por adelantado y elaborar un informe de gastos para obtener el reembolso.

Cómo elaborar un informe de gastos

Aunque un informe de gastos es un documento oficial que debe contener cierta información para que sea válido, no existe un modelo exigido por ley. Las empresas son libres de crear sus propias plantillas de informes de gastos, incluidos los elementos que normalmente se encuentran en este tipo de documentos:

• Nombre del empleado
  
• Fecha
  
• Ubicación
  
• Finalidad/descripción de los gastos
  
• Importes incurridos, impuestos excluidos (HT) e impuestos incluidos (TTC)
  

Por regla general, cada reclamación de gastos debe ir acompañada de las correspondientes facturas pagadas y de los documentos justificativos. Puede ser, por ejemplo, billetes de tren o tickets de comidas.

En Francia, el portal para la transformación digital de las empresas recomienda digitalizar los informes de gastos, aunque esta práctica aún no es obligatoria.

¿Qué sistema tributario se aplica?

Casi todas las empresas pueden utilizar cuentas de gastos para reembolsar a sus empleados los gastos de la empresa. Sin embargo, las sociedades unipersonales tienen una particularidad: los informes de gastos no son de aplicación.

De hecho, los trabajadores autónomos no tienen derecho al reembolso de los gastos empresariales. Esto se debe a que se benefician de una deducción a tanto alzado que se aplica directamente a sus ventas, sea cual sea el importe real de sus gastos. Este sistema simplifica la gestión administrativa y fiscal de los trabajadores autónomos.

En otros regímenes fiscales, los reembolsos de gastos son generalmente deducibles por la empresa, siempre que cumplan con las normas aplicables.

Cómo reembolsar a los empleados

Obligaciones

Los procedimientos de reembolso varían de una empresa a otra. No existe un plazo legal para que las empresas reembolsen los gastos.

Cuando se trata de gestionar las reclamaciones de gastos, las empresas pueden optar por diferentes soluciones. Las empresas más grandes suelen optar por un software de gestión dedicado, que permite la transmisión digital de reclamaciones. Las empresas más pequeñas pueden optar por una solución más sencilla, como el envío de recibos por correo electrónico.

Sin embargo, se requiere un comprobante de gastos para todos los reembolsos, sea cual sea el procedimiento elegido.

Reembolso a tanto alzado

Como empleador, puedes reembolsar gastos en un solo pago, hasta el máximo establecido por la Urssaf. Si los gastos reales del empleado superan esta tarifa plana, la empresa asume la responsabilidad de la diferencia. Por ejemplo, un empleado que come en el trabajo puede recibir hasta 7,40 € al día, pagados por la empresa. Es el importe máximo que permite a la empresa beneficiarse de una exención de todas las cotizaciones a la Seguridad Social.

Si la empresa opta por un reembolso a tanto alzado, el empleado tendrá que declarar el reembolso en determinados casos, especialmente si el importe supera los límites establecidos por las autoridades fiscales.

Reembolso efectivo

En el caso de un reembolso efectivo, el empleador reembolsa la cantidad exacta gastada por el empleado. Esto solo puede ocurrir si el informe de gastos está en orden y los gastos incurridos cumplen las condiciones establecidas. En este caso, el empleado no tiene que declarar los reembolsos, ya que corresponden exactamente a los gastos incurridos.

Stripe Issuing permite a las empresas gestionar de forma eficiente los gastos de sus empleados. Esta solución ofrece visibilidad en tiempo real de los pagos y la posibilidad de establecer límites de gastos para evitar reclamaciones de gastos excesivos.

Informes de gastos e impuesto sobre el valor añadido (IVA)

Solo las empresas sujetas al IVA pueden reclamar este impuesto en su declaración de gastos. Si tu empresa no está sujeta al IVA, o si tus ventas están por debajo de los umbrales establecidos, no podrás reclamar el IVA.

Para reclamar el IVA deducible en las declaraciones de gastos, las empresas registradas a efectos de IVA deben conservar los recibos originales en los que figure el importe del IVA de los gastos subvencionables, como las comidas en restaurantes y el alojamiento. Los costes de transporte no se tienen en cuenta, excepto en determinadas circunstancias (por ejemplo, peajes en determinadas autopistas, billetes de tren para viajes de negocios).

Los informes de gastos deben estar detallados, indicando claramente el IVA de cada artículo y separando el importe neto, el IVA y el total. Después debe añadirse el IVA reclamable a la declaración del IVA correspondiente. Es importante conservar los recibos como prueba en caso de auditoría.