Een onkostendeclaratie is een document waarmee een bedrijf zijn werknemers kan vergoeden voor zakelijke kosten die namens het bedrijf zijn gemaakt. Franse bedrijven moeten zich bewust zijn van de vereisten en verantwoordelijkheden met betrekking tot onkostendeclaraties. In dit artikel lees je meer over onkostendeclaraties. Er wordt uitgelegd welke soorten er zijn, hoe je ze maakt en hoe je werknemers terugbetaalt.

Wat staat er in dit artikel?

• Definitie van een onkostendeclaratie
  
• Verschillende soorten onkostendeclaraties
  
• Een onkostendeclaratie maken
  
• Het belastingstelsel dat van toepassing is
  
• Werknemers terugbetalen
  
• Onkostendeclaraties en belasting toegevoegde waarde (btw)
  

Definitie van een onkostendeclaratie

Een onkostendeclaratie is een papieren of digitaal document waarmee de onkosten worden onderbouwd die door de werknemers van een bedrijf zijn gemaakt. Voor terugbetaling van deze zakelijke kosten moeten werknemers een onkostendeclaratie indienen, samen met de vereiste bewijsstukken. In tegenstelling tot rekeningen en facturen, die sterk op elkaar lijken, is de onkostendeclaratie een geheel ander document.

Dit document kan verschillende onkosten bevatten, zoals maaltijden, treinkaartjes, aanschaf van computerapparatuur of kilometerkosten. De belangrijkste eigenschap van deze onkosten is dat ze duidelijk ten behoeven van het bedrijf zijn gemaakt. Het is aan het bedrijf om deze onkosten vooraf te valideren, zodat werknemers alleen geld uitgeven dat ze kunnen terugvragen.

Verschillende soorten onkostendeclaraties

Er is geen uitputtende lijst van kosten die voor terugbetaling in aanmerking komen. Welke kosten worden vergoed, is afhankelijk van je bedrijf en de behoeften van werknemers en managers.

De meest voorkomende soorten onkostendeclaraties zijn:

• Zakenreizen (bijv. kilometers)
  
• Maaltijden (bijv. restaurantrekeningen)
  
• Overnachtingen
  
• Abonnementen (bijv. telefoon of internet)
  
• Telewerken
  

Een werknemer die bijvoorbeeld een belangrijke vergadering heeft met een klant in Lyon en daar met de trein vanuit Parijs naartoe reist, moet een onkostendeclaratie maken. Deze omvat de volgende kosten:

• Retourticket voor de trein van Parijs naar Lyon
  
• Taxi van het station naar het bedrijf van de klant
  
• Maaltijd met de klant
  
• Overnachting in Lyon
  

De werknemer moet deze kosten voorschieten en een onkostendeclaratie maken om de kosten terugbetaald te krijgen.

Een onkostendeclaratie maken

Hoewel een onkostendeclaratie een officieel document is dat bepaalde informatie moet bevatten om geldig te zijn, bestaat er geen wettelijk voorgeschreven model. Bedrijven zijn vrij om hun eigen sjablonen voor onkostendeclaraties te maken, inclusief de onderdelen die meestal in dit soort document staan:

• Naam van de werknemer
  
• Datum
  
• Locatie
  
• Doel/beschrijving van de onkosten
  
• Uitgegeven bedragen, exclusief belasting (HT) en inclusief belasting (TTC)
  

Als vuistregel moet elke onkostendeclaratie worden onderbouwd met de betreffende betaalde facturen en bewijsstukken. Dit kunnen treinkaartjes of bonnetjes voor maaltijden zijn.

In Frankrijk wordt op het portaal voor de digitale transformatie van bedrijven aanbevolen om onkostendeclaraties te digitaliseren, maar dat is nog niet verplicht.

Het belastingstelsel dat van toepassing is

Bijna alle bedrijven kunnen onkostenrekeningen gebruiken om werknemers te vergoeden voor zakelijke kosten. Eenmanszaken (EI's) vormen hierop een uitzondering: onkostendeclaraties zijn niet van toepassing.

Zelfstandigen hebben namelijk geen recht op een vergoeding van zakelijke kosten. Dat komt omdat op hun omzet een forfaitaire aftrek in mindering wordt gebracht, ongeacht het werkelijke bedrag van hun onkosten. Dit systeem vereenvoudigt het administratieve en fiscale beheer voor zelfstandigen.

Onder andere belastingstelsels zijn onkostenvergoedingen doorgaans aftrekbaar voor het bedrijf, op voorwaarde dat wordt voldaan aan de geldende normen.

Werknemers terugbetalen

Verplichtingen

De terugbetalingsprocedures verschillen per bedrijf. Er is geen wettelijke termijn voor bedrijven om onkosten terug te betalen.

Voor het beheer van onkostendeclaraties hebben bedrijven keuze uit verschillende oplossingen. Grotere ondernemingen kiezen vaak voor speciale beheersoftware, waarmee digitale overdracht van claims mogelijk is. Kleinere bedrijven kunnen kiezen voor een eenvoudigere oplossing, zoals het versturen van ontvangstbewijzen per e-mail.

Voor alle terugbetalingen is echter een bewijs van de onkosten vereist, ongeacht de gekozen procedure.

Forfaitaire terugbetaling

Als werkgever kun je kosten forfaitair vergoeden, tot het Urssaf-maximum. Als de werkelijke kosten van de werknemer hoger zijn dan dit forfaitaire bedrag, is het bedrijf verantwoordelijk voor het verschil. Zo kan een werknemer voor maaltijden op het werk maximaal € 7,40 per dag ontvangen, betaald door het bedrijf. Dit is het maximumbedrag waarbij het bedrijf is vrijgesteld van alle socialezekerheidspremies.

Als het bedrijf kiest voor een forfaitaire terugbetaling, moet de werknemer in bepaalde gevallen aangifte doen van de terugbetaling, vooral als het bedrag hoger is dan de door de fiscus vastgestelde limiet.

Werkelijke terugbetaling

Bij een werkelijke teugbetaling betaalt de werkgever het exacte bedrag terug dat de werknemer heeft uitgegeven. Dit kan alleen als de declaratie op orde is en de gemaakte onkosten in aanmerking komen voor terugbetaling. In dit geval hoeft de werknemer de terugbetaalde bedragen niet aan te geven, omdat deze exact overeenkomen met de gemaakte kosten.

Stripe Issuing stelt bedrijven in staat om de onkosten van hun werknemers efficiënt te beheren. Deze oplossing biedt realtime inzicht in betalingen en maakt het mogelijk om limieten in te stellen om buitensporig hoge onkostendeclaraties te voorkomen.

Onkostendeclaraties en belasting toegevoegde waarde (btw)

Alleen btw-plichtige ondernemingen kunnen deze belasting op hun onkostennota's terugvorderen. Als je bedrijf niet btw-plichtig is of als je omzet onder de vastgestelde drempelwaarden ligt, kun je de btw niet terugvorderen.

Om aftrekbare btw op onkostendeclaraties terug te vorderen, moeten btw-geregistreerde bedrijven de originele bonnen bewaren waarop het btw-bedrag wordt vermeld voor in aanmerking komende onkosten, zoals maaltijden in restaurants en overnachtingen. Er wordt geen rekening gehouden met kosten voor vervoer, behalve in bepaalde omstandigheden (bijv. tol op bepaalde snelwegen, treinkaartjes voor zakenreizen).

Onkostendeclaraties moeten worden gespecificeerd, waarbij de btw voor elk item duidelijk moet worden aangegeven en het nettobedrag, de btw en het totaal afzonderlijk moeten worden vermeld. Terugvorderbare btw moet vervolgens worden opgenomen in de betreffende btw-aangifte. Het is belangrijk om bonnen als bewijs te bewaren in het geval van een controle.