経費精算書とは、会社に代わって負担された事業経費を、従業員に払い戻すための文書です。フランスの企業は、経費清算に関する要件と責任を認識しておく必要があります。この記事では、さまざまな種類の経費精算書、その作成方法、従業員への払い戻し方法などについて説明します。

この記事の内容

• 経費精算書の定義
  
• 経費精算書の種類
  
• 経費精算書の作成方法
  
• 適用される税制
  
• 従業員への払い戻し方法
  
• 経費精算書と付加価値税 (VAT)
  

経費精算書の定義

経費精算書は、会社の従業員が負担した経費を正当化する紙またはデジタル文書です。これらの事業経費の払い戻しを受けるには、従業員は必要な補足書類とともに経費清算書を提出する必要があります。非常によく似た書類に請求書やインボイスがありますが、経費精算書は別の書類です。

この書類には、ビジネスでの食事代、列車の運賃、コンピューター機器の購入費、乗用車走行費用など、さまざまな費用を含めることができます。これらの費用の最も重要な点は、それらが明らかに会社の利益になるということです。これらの費用を事前に検証し、従業員が請求できる金額のみを申請するよう徹底させるのは、会社の責任です。

経費精算書の種類

払い戻しの対象となる費用の完全なリストはありません。払い戻し可能な費用は、会社、従業員、マネージャーの要件によって異なります。

経費精算書の最も一般的な項目は次のとおりです。

• 出張 (乗用車走行費用など)
  
• 食事 (レストランの請求書など)
  
• 宿泊施設
  
• サブスクリプション (電話やインターネットなど)
  
• 在宅勤務
  

たとえば、従業員がリヨンでクライアントと重要な会議があり、パリから列車でリヨンに移動する場合、経費報告書を準備する必要があります。これには、次の費用が含まれます。

• パリからリヨンへの往復列車の運賃
  
• 駅からクライアントの会社までタクシー代
  
• お客様との食事
  
• リヨンでの宿泊
  

従業員はこれらの費用を前払いし、経費精算書を作成して払い戻しを受ける必要があります。

経費精算書の作成方法

経費精算書は公式文書であり、有効であるためには特定の情報が記載されていなければなりませんが、法的に課せられた書式はありません。このタイプの文書によく用いられている要素を含む、独自の経費報告書テンプレートを自由に作成して構いません。

• 従業員の氏名
  
• 日付
  
• 場所
  
• 経費の目的・内容
  
• 発生金額、税別 (HT)、税込 (TTC)
  

原則として、各経費精算書に、対応する支払い済み請求書と補足書類を添付する必要があります。これには、列車のチケットや食事の領収書などが含まれます。

フランスでは、企業のデジタルトランスフォーメーションのためのポータルで経費清算書のデジタル化が推奨されていますが、この慣行はまだ義務付けられていません。

適用される税制

ほとんどすべての企業は、経費勘定を使用して従業員に事業経費を払い戻すことができます。ただし、個人事業主 (EI) の扱いは特殊となっており、経費精算書は適用されません。

実際、自営業者は事業費の払い戻しを受ける権利がありません。これは自営業者が、実際の経費額に関係なく、売上に直接適用される定額控除の恩恵を受けているためです。この制度により、自営業者の事務・税務管理はシンプルになっています。

他の税制では、経費の払い戻しは、適用される基準に準拠していれば、通常、会社によって控除されます。

従業員への払い戻し方法

義務

払い戻しの手続きは会社によって異なります。企業が経費を払い戻す法的期限はありません。

経費請求の管理に関しては、さまざまなソリューションを選択可能です。大企業では、請求のデジタル送信を可能にする専用の管理ソフトウェアを選択することがよくあります。中小企業は、領収書を電子メールで送信するなど、よりシンプルなソリューションを選択できます。

ただし、選択した手順に関係なく、すべての払い戻しに支出の証明が必要です。

定額の払い戻し

雇用主は、Urssaf の最大額を上限として、一括で経費を払い戻すことができます。従業員の実費がこの定額を超えた場合、会社は差額を負担します。たとえば、職場で食事をする従業員は、会社から支払われる 1 日あたり最大 7.40 ユーロを受け取れます。これは、会社がすべての社会保障拠出金の免除の恩恵を受けることができる最大額です。

会社が定額の払い戻しを選択した場合、特に金額が税務当局設定の制限を超える場合、従業員は特定のケースで払い戻しを申告する必要があります。

実際の払い戻し

実際の払い戻しの場合、雇用主は従業員が費やした正確な金額を払い戻します。これは、経費精算書が整っていて、発生した経費が適格である場合にのみ発生します。この場合、払戻は発生した費用に正確に対応するため、従業員は払い戻しを申告する必要はありません。

Stripe Issuing を利用すると、企業が従業員の経費を効率的に管理できます。本ソリューションは、支払いをリアルタイムで可視化し、過剰な経費請求を回避するための支出限度額を設定する機能を備えています。

経費精算書と付加価値税 (VAT)

VAT の対象となる企業のみが、経費精算書でこの税金を還付することができます。貴社が VAT の対象でない場合、または売上が定められたしきい値を下回っている場合、VAT の還付を申請することはできません。

経費請求で控除対象の VAT を請求するには、VAT 登録企業は、レストランでの食事や宿泊費など、対象となる経費の VAT 額が記載された領収書の原本を保管する必要があります。交通費は、特定の状況 (特定の高速道路の通行料、出張の列車のチケットなど) を除き、考慮されません。

経費精算書は、各項目の VAT を明確に示し、正味金額、VAT、および合計を区切って項目別にする必要があります。その後、還付可能な VAT を関連する VAT 申告書に追加する必要があります。監査の際の証拠として領収書を保管することが重要です。