Une note de frais est un document permettant à une entreprise de rembourser ses salariés pour des dépenses professionnelles effectuées pour son compte. Chaque entreprise française doit connaître les exigences et ses responsabilités en la matière. Cet article vous permettra d'en savoir plus sur ce sujet.

Sommaire :

• Définition d’une note de frais
  
• Les différents types de note de frais
  
• Comment rédiger une note de frais ?
  
• Quel régime fiscal est concerné ?
  
• Comment rembourser les employés ?
  
• Note de frais et TVA
  

Définition d’une note de frais

La note de frais est un document papier ou numérique qui justifie les dépenses effectuées par les employés d'une entreprise. Pour obtenir le remboursement de ces frais professionnels, ces derniers doivent soumettre une note de frais accompagnée des justificatifs requis. À la différence des notes et des factures, qui sont quasi similaires, la note de frais est un document bien distinct.

Ce document peut inclure diverses dépenses telles que les repas d'affaires, les billets de train, l'achat de matériel informatique ou encore les frais kilométriques. L’essentiel est que ces frais soient clairement dans l'intérêt de l’entreprise. Il revient à l'entreprise de valider ces dépenses à l'avance, afin de s'assurer que les employés n’engagent pas d’argent sans avoir la possibilité d'en réclamer le remboursement.

Les différents types de note de frais

Il n’existe pas de liste exhaustive des dépenses éligibles au remboursement. Tout dépend de votre entreprise et des exigences auxquelles les salariés et les dirigeants sont soumis.

Les types de notes de frais les plus courants comprennent

• les frais de déplacement professionnel (p. ex., la note de frais kilométrique)
  
• les frais de repas (p. ex., la note de frais de restaurant)
  
• les frais d'hébergement
  
• les frais d'abonnement (p. ex., les abonnements téléphoniques ou internet)
  
• les frais de télétravail.
  

Par exemple, si un salarié a un rendez-vous important avec un prospect à Lyon et qu'il s'y rend en train depuis Paris, il devra ensuite préparer une note de frais. Il y inclura les frais suivants :

• un billet de train aller-retour Paris-Lyon
  
• un taxi de la gare à l'entreprise du prospect
  
• un repas avec ce dernier
  
• une nuit d'hôtel à Lyon.
  

Le salarié devra avancer ces frais et établir une note de frais pour obtenir un remboursement.

Comment rédiger une note de frais ?

Bien que la note de frais soit un document officiel devant mentionner certaines informations pour être valable, aucun modèle n'est imposé par la loi. Les entreprises sont libres de créer leur propre modèle de note de frais en y incluant les éléments typiquement présents sur ce type de document.

• la date
  
• le lieu
  
• l'objet des dépenses et/ou une description
  
• les montants engagés, hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
  
• le nom du salarié
  

En règle générale, chaque note de frais doit être accompagnée des factures acquittées correspondantes et des justificatifs. Cela peut inclure les billets de train ou des notes détaillées pour les repas.

En France, le portail de la transformation numérique des entreprises conseille de dématérialiser les notes de frais, mais cette pratique n’est pas encore obligatoire.

Quel régime fiscal est concerné ?

Presque toutes les entreprises peuvent utiliser des notes de frais pour rembourser des dépenses professionnelles à leurs employés. Cependant, le statut d'auto-entrepreneur présente une particularité : les notes de frais ne s'appliquent pas.

En effet, un auto-entrepreneur ne peut pas prétendre au remboursement de ses frais professionnels. Cela est dû au fait qu'il bénéficie d'un abattement forfaitaire, appliqué directement sur son chiffre d'affaires, quel que soit le montant réel de ses charges. Ce système simplifie la gestion administrative et fiscale des auto-entrepreneurs.

Pour les autres régimes fiscaux, les remboursements de notes de frais sont généralement déductibles pour l’entreprise, à condition de respecter les normes en vigueur.

Comment rembourser les employés ?

Les obligations

Les modalités de remboursement varient d'une entreprise à l'autre. La loi ne prévoit pas de délai légal pour que l’entreprise procède à un remboursement.

En matière de gestion des notes de frais, elles ont le choix entre différentes solutions. Les grandes entreprises optent souvent pour un logiciel de gestion dédié, qui permet la transmission dématérialisée des demandes. Les entreprises de plus petite taille peuvent se contenter d'une solution plus simple, comme l'envoi des justificatifs par e-mail.

Un justificatif des dépenses est toutefois requis pour tout remboursement, quelle que soit la procédure choisie.

Remboursement au forfait

En tant qu'employeur, vous pouvez rembourser les notes de frais au forfait, dans la limite des plafonds de l'Urssaf. Si les frais réels du salarié dépassent ce forfait, la différence est à votre charge. Par exemple, un salarié contraint de prendre son repas sur son lieu de travail peut recevoir jusqu’à 7,40 € par jour, payés par l’entreprise. C’est le maximum permettant à l’entreprise de bénéficier d’une exonération de l’ensemble des cotisations sociales.

Si l'entreprise opte pour un remboursement forfaitaire, le salarié peut être amené à le déclarer dans certains cas, notamment si le montant dépasse les limites fixées par l'administration fiscale.

Remboursement au réel

En cas de remboursement au réel, l'employeur rembourse la somme exacte dépensée par le salarié, à condition que la note de frais soit conforme et que les frais engagés soient admissibles. Dans ce cas, le salarié n'a pas à déclarer les remboursements, car ils correspondent exactement aux dépenses engagées.

Stripe Issuing permet aux entreprises de gérer efficacement les dépenses de leurs employés. Cette solution offre une visibilité en temps réel sur les paiements et la possibilité de définir des limites de dépenses pour éviter les notes de frais excessives.

La note de frais et la TVA

Seules les entreprises assujetties à la TVA peuvent récupérer cette taxe sur leurs notes de frais. Si votre entreprise n'est pas assujettie à la TVA ou si votre chiffre d'affaires est inférieur aux seuils établis, vous ne pourrez pas récupérer la TVA.

Pour récupérer la TVA déductible sur les notes de frais, les entreprises assujetties à la TVA doivent conserver les reçus originaux indiquant le montant de la TVA pour les dépenses admissibles, comme les repas au restaurant et l'hébergement. Les frais de transport ne sont pas pris en compte, sauf dans certaines circonstances, comme les péages sur certaines autoroutes ou les billets de train pour des voyages d'affaires, par exemple.

Les notes de frais doivent être détaillées, indiquant clairement la TVA pour chaque article, et séparant le montant net, la TVA et le total. La TVA récupérable doit ensuite être ajoutée sur la déclaration de TVA correspondante. Il est essentiel de conserver les reçus comme preuve en cas de contrôle.