Une note de frais est un document permettant à une entreprise de rembourser ses employés pour des dépenses professionnelles effectuées pour son compte. Les entreprises françaises doivent connaître les exigences et leurs responsabilités en matière de notes de frais. Dans cet article, nous allons vous expliquer ce que sont les notes de frais, y compris les différents types, comment les créer et comment rembourser les employés.

Que contient cet article?

• Définition d’une note de frais
  
• Les différents types de notes de frais
  
• Comment rédiger une note de frais?
  
• Quel régime fiscal est concerné?
  
• Comment rembourser les employés?
  
• Notes de frais et taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
  

Définition d’une note de frais

La note de frais est un document papier ou numérique qui justifie les dépenses effectuées par les employés d’une entreprise. Pour obtenir le remboursement de ces frais professionnels, les employés doivent soumettre une note de frais accompagnée des justificatifs requis. À la différence des reçus et des factures, qui sont quasi similaires, la note de frais est un document bien distinct.

Ce document peut inclure diverses dépenses telles que les repas d’affaires, les billets de train, l’achat de matériel informatique ou encore les frais kilométriques. L’essentiel est que ces frais soient clairement dans l’intérêt de l’entreprise. Il revient à l’entreprise de valider ces dépenses à l’avance, afin de s’assurer que les employés n’engagent pas d’argent sans avoir la possibilité d’en réclamer le remboursement.

Les différents types de notes de frais

Il n’existe pas de liste exhaustive des dépenses admissibles au remboursement. Tout dépend de votre entreprise et des exigences auxquelles les employés et les dirigeants sont soumis.

Les types de notes de frais les plus courants comprennent :

• Les frais de déplacement professionnel (p. ex. la note de frais kilométrique)
  
• Les frais de repas (p. ex. les reçus de restaurant)
  
• Les frais d’hébergement
  
• Les frais d’abonnements (p. ex. les abonnements téléphoniques ou Internet)
  
• Les frais associés au télétravail
  

Par exemple, si un employé a un rendez-vous important avec un client à Lyon et qu’il s’y rend en train depuis Paris, il devra ensuite préparer une note de frais. Il y inclura les dépenses suivantes :

• Le billet de train aller-retour Paris-Lyon
  
• Le taxi de la gare à l’entreprise du client
  
• Le repas avec le client
  
• La nuit d’hôtel à Lyon
  

L’employé devra avancer ces frais et établir une note de frais pour obtenir un remboursement.

Comment rédiger une note de frais?

Bien que la note de frais soit un document officiel devant mentionner certaines informations pour être valable, aucun modèle n’est imposé par la loi. Les entreprises sont libres de créer leur propre modèle de note de frais en y incluant les éléments que l’on retrouve généralement sur ce type de document :

• Le nom de l’employé
  
• La date
  
• Le lieu
  
• L’objet/la description des dépenses
  
• Les montants engagés, hors taxes (HT) et taxes incluses (TTC)
  

En règle générale, chaque note de frais doit être accompagnée des factures acquittées correspondantes et des justificatifs. Cela peut inclure les billets de train ou les reçus de repas.

En France, le portail de la transformation numérique des entreprises conseille de dématérialiser les notes de frais, mais cette pratique n’est pas encore obligatoire.

Quel régime fiscal est concerné?

Presque toutes les entreprises peuvent utiliser des comptes de frais pour rembourser des dépenses professionnelles à leurs employés. Cependant, les entreprises individuelles (EI) présentent une particularité : les notes de frais ne s’appliquent pas.

En effet, les travailleurs indépendants ne peuvent pas prétendre au remboursement de leurs frais professionnels. Cela est dû au fait qu’ils bénéficient d’une déduction forfaitaire, appliquée directement sur leur chiffre d’affaires, quel que soit le montant réel de leurs dépenses. Ce système simplifie la gestion administrative et fiscale des travailleurs indépendants.

Pour les autres régimes fiscaux, les remboursements de notes de frais sont généralement déductibles pour l’entreprise, à condition de respecter les normes en vigueur.

Comment rembourser les employés?

Les obligations

Les modalités de remboursement varient d’une entreprise à l’autre. Il n’y a pas de délai légal pour que les entreprises procèdent à un remboursement.

En matière de gestion des notes de frais, elles ont le choix entre différentes solutions. Les grandes entreprises optent souvent pour un logiciel de gestion spécialisé, qui permet la transmission dématérialisée des demandes. Les entreprises de plus petite taille peuvent se contenter d’une solution plus simple, comme l’envoi des reçus par courriel.

Un justificatif des dépenses est toutefois requis pour tout remboursement, quelle que soit la procédure choisie.

Remboursement au forfait

En tant qu’employeur, vous pouvez rembourser les dépenses au forfait, dans la limite des plafonds de l’Urssaf. Si les frais réels de l’employé dépassent ce forfait, la différence est à la charge de l’entreprise. Par exemple, un employé qui prend ses repas sur son lieu de travail peut recevoir jusqu’à 7,40 € par jour, payés par l’entreprise. C’est le montant maximum permettant à l’entreprise de bénéficier d’une exemption de l’ensemble des cotisations sociales.

Si l’entreprise opte pour un remboursement forfaitaire, l’employé devra le déclarer dans certains cas, notamment si le montant dépasse les limites fixées par les autorités fiscales.

Remboursement au réel

En cas de remboursement au réel, l’employeur rembourse la somme exacte dépensée par l’employé. Cela n’est possible que si la note de frais est en règle et que les frais engagés sont admissibles. Dans ce cas, l’employé n’a pas à déclarer les remboursements, car ils correspondent exactement aux dépenses engagées.

Stripe Issuing permet aux entreprises de gérer efficacement les dépenses de leurs employés. Cette solution offre une visibilité en temps réel sur les paiements et la possibilité de définir des limites de dépenses pour éviter les notes de frais excessives.

Notes de frais et taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

Seules les entreprises assujetties à la TVA peuvent récupérer cette taxe sur leurs notes de frais. Si votre entreprise n’est pas assujettie à la TVA (ou si son chiffre d’affaires est inférieur aux seuils établis), vous ne pourrez pas récupérer la TVA.

Pour récupérer la TVA déductible sur les notes de frais, les entreprises assujetties à la TVA doivent conserver les reçus originaux indiquant le montant de la TVA pour les dépenses admissibles, comme les repas au restaurant et l’hébergement. Les frais de transport ne sont pas pris en compte, sauf dans certaines circonstances (comme les péages sur certaines autoroutes ou les billets de train pour des voyages d’affaires, par exemple).

Les notes de frais doivent être détaillées, indiquant clairement la TVA pour chaque article et séparant le montant net, la TVA et le total. La TVA récupérable doit ensuite être ajoutée sur la déclaration de TVA correspondante. Il est important de conserver les reçus comme preuve en cas d’audit.