Una nota spese è un documento che consente a un'azienda di rimborsare i propri dipendenti per le spese aziendali sostenute per suo conto. Le aziende francesi devono essere consapevoli dei requisiti e delle responsabilità in materia di rendicontazione delle spese. In questo articolo spieghiamo le note spese, incluse le diverse tipologie, come crearle e come rimborsare i dipendenti.

Di cosa tratta questo articolo?

• Definizione di una nota spese
  
• Diversi tipi di note spese
  
• Come redigere una nota spese
  
• Quale sistema fiscale si applica?
  
• Come rimborsare i dipendenti
  
• Note spese e imposta sul valore aggiunto (IVA)
  

Definizione di nota spese

Una nota spese è un documento cartaceo o digitale che giustifica le spese sostenute dai dipendenti di un'azienda. Per essere rimborsati di queste spese aziendali, i dipendenti devono presentare una nota spese insieme ai documenti giustificativi richiesti. A differenza di ricevute e fatture, che sono molto simili, la nota spese è un documento distinto.

Questo documento può includere varie spese, come pranzi di lavoro, biglietti del treno, acquisti di apparecchiature informatiche o spese chilometriche. Ciò che conta di più di queste spese è che siano chiaramente nell'interesse dell'azienda. È compito dell'azienda convalidare queste spese in anticipo, assicurandosi che i dipendenti spendano solo il denaro di cui potranno chiedere il rimborso.

Diversi tipi di note spese

Non esiste un elenco esaustivo delle spese rimborsabili. Le spese rimborsabili dipendono dalla tua azienda e dalle esigenze dei dipendenti e dei dirigenti.

I tipi più comuni di note spese includono:

• Viaggi di lavoro (ad es. chilometraggio)
  
• Pasti (ad es. conti del ristorante)
  
• Pernottamenti
  
• Abbonamenti (ad es. telefono o Internet)
  
• Telelavoro
  

Ad esempio, se un dipendente ha un incontro importante con un cliente a Lione e vi si reca in treno da Parigi, dovrà preparare una nota spese, che includerebbe le seguenti spese:

• Biglietto del treno di andata e ritorno da Parigi a Lione
  
• Taxi dalla stazione all'azienda del cliente
  
• Pasto con il cliente
  
• Pernottamento a Lione
  

Il dipendente deve pagare queste spese in anticipo e redigere una nota spese per ricevere il rimborso.

Come redigere una nota spese

Sebbene una nota spese sia un documento ufficiale che deve contenere determinate informazioni per essere valida, non esiste un modello imposto dalla legge. Le aziende sono libere di creare i propri modelli di note spese, includendo gli elementi che in genere si trovano in questo tipo di documento:

• Nome del dipendente
  
• Data
  
• Località
  
• Scopo/descrizione delle spese
  
• Importi pagati, al netto delle imposte (HT) e imposte incluse (TTC)
  

Come regola generale, ogni nota spese deve essere accompagnata dalle fatture pagate corrispondenti e dai documenti giustificativi, ad esempio biglietti del treno o ricevute per i pasti.

In Francia, il portale per la trasformazione digitale delle imprese raccomanda la digitalizzazione delle note spese, ma questa pratica non è ancora obbligatoria.

Quale sistema fiscale si applica?

Quasi tutte le aziende possono utilizzare i conti spesa per rimborsare i propri dipendenti per le spese aziendali. Tuttavia, le ditte individuali (EI) hanno una particolarità: non si applicano le note spese.

I lavoratori autonomi non hanno diritto al rimborso delle spese aziendali, perché beneficiano di una deduzione forfettaria applicata direttamente alle vendite, indipendentemente dall'importo effettivo delle spese. Questo sistema semplifica la gestione amministrativa e fiscale per i lavoratori autonomi.

Nell'ambito di altri regimi fiscali, i rimborsi spese sono generalmente deducibili dalla società, purché conformi alle norme applicabili.

Come rimborsare i dipendenti

Obblighi

Le procedure di rimborso variano da azienda ad azienda. Non esiste un termine legale per il rimborso delle spese da parte delle aziende.

Per la gestione delle note spese le aziende possono scegliere tra diverse soluzioni. Le aziende più grandi spesso optano per un software gestionale dedicato, che consente la trasmissione digitale delle richieste di rimborso. Le aziende più piccole possono optare per una soluzione più semplice, come l'invio delle ricevute via email.

Tuttavia, la prova delle spese è richiesta per tutti i rimborsi, indipendentemente dalla procedura scelta.

Rimborso forfettario

In qualità di datore di lavoro, puoi rimborsare le spese in modo forfettario fino al massimale Urssaf. Se le spese effettive del dipendente superano questo importo forfettario, l'azienda è responsabile della differenza. Ad esempio, un dipendente che consuma i pasti al lavoro può ricevere fino a 7,40 € al giorno, pagati dall'azienda. Si tratta dell'importo massimo che consentirà all'azienda di beneficiare di un'esenzione da tutti i contributi previdenziali.

Se l'azienda opta per un rimborso forfettario, il dipendente dovrà dichiarare il rimborso in determinati casi, in particolare se l'importo supera i limiti fissati dalle autorità fiscali.

Rimborso effettivo

In caso di rimborso effettivo, il datore di lavoro rimborsa l'importo esatto speso dal dipendente. Ciò può avvenire solo se la nota spese è in regola e le spese sostenute sono ammissibili. In questo caso, il dipendente non deve dichiarare i rimborsi, in quanto corrispondono esattamente alle spese sostenute.

Stripe Issuing consente alle aziende di gestire in modo efficiente le spese dei propri dipendenti. Questa soluzione offre visibilità in tempo reale dei pagamenti e la possibilità di impostare limiti di spesa per evitare richieste di rimborso eccessive.

Note spese e imposta sul valore aggiunto (IVA)

Solo le aziende soggette a IVA possono richiedere il rimborso di questa imposta sulle proprie note spese. Se la tua azienda non è soggetta all'IVA o se le tue vendite sono inferiori alle soglie stabilite, non potrai recuperare l'IVA.

Per richiedere l'IVA detraibile sulle richieste di rimborso spese, le aziende registrate ai fini dell'IVA devono conservare le ricevute originali che mostrano l'importo dell'IVA per le spese idonee, come i pasti al ristorante e l'alloggio. I costi di trasporto non vengono presi in considerazione, tranne in determinate circostanze (ad es. pedaggi su alcune autostrade, biglietti ferroviari per viaggi di lavoro).

Le note spese devono essere dettagliate, indicando chiaramente l'IVA per ogni voce e separando l'importo netto, l'IVA e il totale. L'IVA recuperabile deve quindi essere aggiunta alla relativa dichiarazione IVA. È importante conservare le ricevute come prova in caso di audit.