Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, das es einem Unternehmen ermöglicht, seinen Mitarbeitenden die in seinem Auftrag entstandenen Geschäftsausgaben zu erstatten. Französische Unternehmen müssen sich über die Anforderungen und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Spesenabrechnung im Klaren sein. In diesem Artikel werden Spesenabrechnungen erläutert, einschließlich der verschiedenen Arten, wie sie erstellt werden und wie Mitarbeitende eine Erstattung erhalten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Definition einer Spesenabrechnung
  
• Verschiedene Arten von Spesenabrechnungen
  
• So erstellen Sie eine Spesenabrechnung
  
• Welches Steuersystem gilt?
  
• So erstatten Sie den Mitarbeitenden die Kosten
  
• Spesenabrechnungen und Umsatzsteuer (USt.)
  

Definition einer Spesenabrechnung

Eine Spesenabrechnung ist ein Papier- oder digitales Dokument, das die Ausgaben der Mitarbeitenden eines Unternehmens belegt. Um diese Betriebsausgaben erstattet zu bekommen, müssen die Mitarbeitenden eine Spesenabrechnung zusammen mit den erforderlichen Nachweisen einreichen. Im Gegensatz zu Rechnungen und Abrechnungen, die sich sehr ähneln, ist die Spesenabrechnung ein separates Dokument.

Dieses Dokument kann verschiedene Ausgaben enthalten, z. B. Geschäftsessen, Zugtickets, den Kauf von Computerausrüstung oder Fahrtkosten. Die wichtigste Eigenschaft dieser Ausgaben ist, dass sie eindeutig im Interesse des Unternehmens liegen. Es ist Aufgabe des Unternehmens, diese Ausgaben im Voraus zu validieren und sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden nur Geld ausgeben, das sie auch zurückfordern können.

Verschiedene Arten von Spesenabrechnungen

Es gibt keine vollständige Liste der erstattungsfähigen Ausgaben. Die erstattungsfähigen Ausgaben hängen von Ihrem Unternehmen und den Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden und Führungskräfte ab.

Zu den häufigsten Arten von Spesenabrechnungen gehören:

• Geschäftsreisen (z. B. Kilometergeld)
  
• Bewirtungskosten (z. B. Restaurantrechnungen)
  
• Unterkünfte
  
• Abonnements (z. B. Telefon oder Internet)
  
• Telearbeit
  

Wenn ein/e Mitarbeiter/in beispielsweise ein wichtiges Meeting mit einem Kunden/einer Kundin in Lyon hat und mit dem Zug von Paris dorthin reist, muss er/sie eine Spesenabrechnung erstellen. Dazu gehören folgende Ausgaben:

• Hin- und Rückfahrticket für den Zug von Paris nach Lyon
  
• Taxi vom Bahnhof zum Unternehmen des Kunden/der Kundin
  
• Essen mit dem Kunden/der Kundin
  
• Übernachtung in Lyon
  

Der/Die Mitarbeiter/in muss diese Kosten im Voraus bezahlen und eine Spesenabrechnung erstellen, um eine Erstattung zu erhalten.

So erstellen Sie eine Spesenabrechnung

Obwohl eine Spesenabrechnung ein offizielles Dokument ist, das für seine Gültigkeit bestimmte Informationen enthalten muss, gibt es kein gesetzlich vorgeschriebenes Modell. Unternehmen können ihre eigenen Vorlagen für Spesenabrechnungen erstellen, einschließlich der Elemente, die typischerweise in dieser Art von Dokument zu finden sind:

• Name des/der Mitarbeitenden
  
• Datum
  
• Ort
  
• Zweck/Beschreibung der Ausgaben
  
• Angefallene Beträge, ohne Steuern (HT) und inklusive Steuern (TTC)
  

In der Regel müssen jeder Spesenabrechnung die entsprechenden bezahlten Rechnungen und Belege beigefügt werden. Dazu können Zugfahrkarten oder Quittungen für Restaurantbesuche gehören.

In Frankreich empfiehlt das Portal für die digitale Transformation von Unternehmen die Digitalisierung der Spesenabrechnung. Diese Vorgehensweise ist jedoch noch nicht verpflichtend.

Welches Steuersystem gilt?

Fast alle Unternehmen können Spesenkonten nutzen, um ihren Mitarbeitenden Betriebsausgaben zu erstatten. Einzelunternehmen (EI) weisen jedoch eine Besonderheit auf: Spesenabrechnungen werden nicht akzeptiert.

Tatsächlich haben Selbstständige keinen Anspruch auf Erstattung von Betriebsausgaben. Dies liegt daran, dass sie von einem pauschalen Abzug profitieren, der direkt auf ihre Verkäufe angewendet wird– unabhängig von der tatsächlichen Höhe ihrer Ausgaben. Dieses System vereinfacht die administrative und steuerliche Verwaltung für Selbstständige.

Nach anderen Steuerregelungen sind Aufwandsentschädigungen in der Regel für das Unternehmen abzugsfähig, sofern sie den geltenden Standards entsprechen.

So erstatten Sie den Mitarbeitenden die Kosten

Pflichten

Die Erstattungsverfahren variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Für Unternehmen gibt es keine gesetzliche Frist zur Kostenerstattung.

Wenn es um die Verwaltung von Spesenabrechnungen geht, haben Unternehmen die Wahl zwischen verschiedenen Lösungen. Größere Unternehmen entscheiden sich oft für spezielle Verwaltungssoftware, die eine digitale Übermittlung von Ansprüchen ermöglicht. Kleinere Unternehmen können sich für eine einfachere Lösung entscheiden, z. B. das Versenden von Belegen per E-Mail.

Für alle Erstattungen ist jedoch ein Ausgabennachweis erforderlich, unabhängig vom gewählten Verfahren.

Pauschale Rückerstattung

Als Arbeitgeber/in können Sie die Kosten bis zum Höchstbetrag der Urssaf pauschal erstatten. Übersteigen die tatsächlichen Ausgaben des/der Mitarbeitenden diese Pauschale, ist das Unternehmen für die Differenz verantwortlich. Zum Beispiel kann ein/e Mitarbeitende/r, der bei der Arbeit Mahlzeiten einnimmt, bis zu 7,40 € pro Tag erhalten, die vom Unternehmen gezahlt werden. Dies ist der Höchstbetrag, der es dem Unternehmen ermöglicht, von allen Sozialversicherungsbeiträgen befreit zu werden.

Entscheidet sich das Unternehmen für eine pauschale Erstattung, muss der/die Mitarbeitende die Erstattung in bestimmten Fällen erklären, insbesondere wenn der Betrag die von den Steuerbehörden festgelegten Grenzen überschreitet.

Tatsächliche Rückerstattung

Im Falle einer tatsächlichen Erstattung erstattet der/die Arbeitgeber/in genau den Betrag, den der/die Mitarbeitende aufgewendet hat. Dies kann nur geschehen, wenn die Spesenabrechnung in Ordnung ist und die angefallenen Ausgaben förderfähig sind. In diesem Fall muss der/die Mitarbeitende die Erstattungen nicht deklarieren, da sie genau den entstandenen Aufwendungen entsprechen.

Stripe Issuing ermöglicht es Unternehmen, die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden effizient zu verwalten. Diese Lösung bietet Echtzeit-Transparenz über Zahlungen und die Möglichkeit, Ausgabenlimits festzulegen, um übermäßige Spesenabrechnungen zu vermeiden.

Spesenabrechnungen und Umsatzsteuer (USt.)

Nur umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können diese Steuer auf ihren Spesenabrechnungen zurückfordern. Wenn Ihr Unternehmen nicht umsatzsteuerpflichtig ist oder Ihre Umsätze unter den festgelegten Schwellenwerten liegen, können Sie die Umsatzsteuer nicht zurückfordern.

Um die abzugsfähige Umsatzsteuer auf Spesenabrechnungen zurückzufordern, müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen Originalbelege aufbewahren, die den Umsatzsteuerbetrag für förderfähige Ausgaben wie Restaurantbesuche und Übernachtungen ausweisen. Transportkosten werden nicht berücksichtigt, außer unter bestimmten Umständen (z. B. Mautgebühren auf bestimmten Autobahnen, Zugtickets für Geschäftsreisen).

Spesenabrechnungen müssen aufgeschlüsselt werden, wobei die Umsatzsteuer für jeden Posten klar angegeben und der Nettobetrag, die Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag getrennt werden müssen. Die erstattungsfähige Umsatzsteuer sollte dann der entsprechenden Umsatzsteuererklärung hinzugefügt werden. Es ist wichtig, Belege als Nachweis für den Fall einer Prüfung aufzubewahren.