Um relatório de despesas é um documento que permite que uma empresa reembolse seus funcionários por despesas comerciais incorridas em seu nome. As empresas francesas precisam estar cientes dos requisitos e responsabilidades em relação aos relatórios de despesas. Neste artigo, explicamos o que são os relatórios de despesas, os diferentes tipos, como criá-los e como reembolsar funcionários.

O que há neste artigo?

• Definição de um relatório de despesas
  
• Diferentes tipos de reivindicações de despesas
  
• Como elaborar um relatório de despesas
  
• Que sistema tributário se aplica?
  
• Como reembolsar funcionários
  
• Relatórios de despesas e imposto sobre valor agregado (IVA)
  

Definição de um relatório de despesas

Um relatório de despesas é um documento em papel ou digital que justifica as despesas incorridas pelos funcionários de uma empresa. Para serem reembolsados por essas despesas comerciais, os funcionários devem enviar um relatório de despesas junto com os documentos comprobatórios necessários. Ao contrário de contas e faturas, que são muito semelhantes, o relatório de despesas é um documento separado.

Esse documento pode incluir despesas diversas, como refeições de negócios, passagens de trem, compra de equipamentos de informática ou despesas com quilometragem. A característica mais importante dessas despesas é que elas são claramente do interesse da empresa. Cabe à empresa validar essas despesas com antecedência, garantindo que os funcionários comprometam apenas o dinheiro que poderão reivindicar de volta.

Diferentes tipos de declarações de despesas

Não existe uma lista exaustiva de despesas elegíveis para reembolso. As despesas reembolsáveis dependem das necessidades da sua empresa e dos seus funcionários e gestores.

Os tipos mais comuns de declarações de despesas incluem:

• Viagem a negócios (por exemplo, quilometragem)
  
• Refeições (por exemplo, contas de restaurantes)
  
• Acomodações
  
• Assinaturas (por exemplo, telefone ou internet)
  
• Teletrabalho
  

Por exemplo, se um funcionário tem uma reunião importante com um cliente em Lyon e viaja de trem de Paris, ele precisará preparar um relatório de despesas. Isso incluiria as seguintes despesas:

• Bilhete de trem de ida e volta de Paris para Lyon
  
• Táxi da estação até a empresa do cliente
  
• Refeição com o cliente
  
• Noite de alojamento em Lyon
  

O funcionário deve pagar essas despesas antecipadamente e elaborar um relatório de despesas para obter o reembolso.

Como elaborar um relatório de despesas

Embora um relatório de despesas seja um documento oficial que deve conter certas informações para ser válido, não há um modelo legalmente imposto. As empresas são livres para criar seus próprios modelos de relatório de despesas, incluindo os elementos normalmente encontrados nesse tipo de documento:

• Nome do funcionário
  
• Data
  
• Localização
  
• Finalidade/descrição das despesas
  
• Valores incorridos, excluindo impostos (HT) e incluindo impostos (TTC)
  

Como regra geral, cada reivindicação de despesa deve ser acompanhada das faturas pagas e documentos comprobatórios correspondentes. Isso pode incluir bilhetes de trem ou recibos de refeições.

Na França, o portal para a transformação digital de empresas recomenda a digitalização de relatórios de despesas, mas essa prática ainda não é obrigatória.

Que sistema tributário se aplica?

Quase todas as empresas podem usar contas de despesas para reembolsar seus funcionários por despesas comerciais. No entanto, as empresas individuais (EIs) têm uma particularidade: os relatórios de despesas não se aplicam.

Na verdade, os trabalhadores independentes não têm direito ao reembolso das despesas empresariais. Isso ocorre porque eles se beneficiam de uma dedução fixa aplicada diretamente às suas vendas, independentemente do valor real de suas despesas. Este sistema simplifica a gestão administrativa e fiscal para os trabalhadores autônomos.

De acordo com outros regimes fiscais, os reembolsos de despesas são geralmente dedutíveis pela empresa, desde que cumpram as normas aplicáveis.

Como reembolsar funcionários

Obrigações

Os procedimentos de reembolso variam de empresa para empresa. Não há prazo legal para as empresas reembolsarem as despesas.

Para gerenciar reivindicações de despesas, as empresas têm diferentes soluções. Empresas maiores geralmente optam por softwares de gestão dedicados, possibilitando a transmissão digital de sinistros. Empresas menores podem optar por uma solução mais simples, como o envio de recibos por e-mail.

No entanto, a comprovação das despesas é exigida para todos os reembolsos, independentemente do procedimento escolhido.

Reembolso fixo

Como empregador, você pode reembolsar despesas em uma base única, até o máximo da Urssaf. Se as despesas reais do funcionário excederem essa taxa fixa, a empresa é responsável pela diferença. Por exemplo, um funcionário que faz refeições no trabalho pode receber até € 7,40 por dia, pagos pela empresa. Este é o valor máximo que permitirá à empresa beneficiar-se de uma isenção de todas as contribuições para a seguridade social.

Se a empresa optar por um reembolso fixo, o empregado terá que declarar o reembolso em certos casos, especialmente se o valor exceder os limites estabelecidos pelo fisco.

Reembolso real

No caso de reembolso real, o empregador reembolsa o valor exato gasto pelo empregado. Isso só pode ocorrer se o relatório de despesas estiver em ordem e as despesas incorridas forem qualificadas. Nesse caso, o empregado não precisa declarar os reembolsos, pois eles correspondem exatamente às despesas realizadas.

O Stripe Issuing permite que as empresas gerenciem de forma eficiente as despesas de seus funcionários. Essa solução oferece visibilidade em tempo real dos pagamentos e a definição de limites de gastos para evitar reivindicações de despesas excessivas.

Relatórios de despesas e imposto sobre valor agregado (IVA)

Somente empresas sujeitas a IVA podem recuperar esse imposto em seus relatórios de despesas. Se a sua empresa não estiver sujeita ao IVA, ou se as suas vendas estiverem abaixo dos limites estabelecidos, você não poderá recuperar o IVA.

Para recuperar o IVA dedutível sobre reivindicações de despesas, as empresas registradas no IVA devem reter recibos originais que mostrem o valor do IVA em despesas elegíveis, como refeições em restaurantes e acomodações. Os custos de transporte não são levados em conta, exceto em determinadas circunstâncias (por exemplo, pedágios em certas rodovias, bilhetes de trem para viagens de negócios).

Os relatórios de despesas devem ser detalhados, indicando claramente o IVA de cada item e separando o valor líquido, o IVA e o total. O IVA recuperável deve então ser adicionado à declaração de IVA relevante. É importante guardar os recibos como comprovação em caso de auditoria.