De betrouwbare audittrail ('piste d'audit fiable' of PAF) is de meest voorkomende manier om facturen in Frankrijk te beveiligen. Wanneer een onderneming geen gekwalificeerde elektronische handtekening of elektronische gegevensuitwisseling (EDI) gebruikt, is het de PAF die de bewijskracht van de facturen richting de belastingautoriteiten garandeert. Als een bedrijf een papieren factuur of een onbeveiligde elektronische factuur uitgeeft of ontvangt, moet het daadwerkelijk in staat zijn (met ondersteunende documentatie) om aan te tonen dat het document betrekking heeft op een echte zakelijke transactie en niet is gewijzigd. Deze eis is essentieel, aangezien deze altijd naar voren komt tijdens belastingaudits; een gebrek aan documentatie kan ertoe leiden dat het recht op aftrek van btw wordt aangevochten.

Dit onderwerp wordt steeds belangrijker naarmate de hervorming inzake elektronische facturatie in werking treedt op 1 september 2026. Deze hervorming legt hernieuwde nadruk op de audittrail en moedigt ondernemingen aan om onverwijld de betrouwbaarheid van de processen te waarborgen. Ondernemingen moeten inzicht hebben in de verwachtingen van de autoriteiten, welke ondernemingen getroffen worden en hoe zij de controles kunnen implementeren zonder overmatige inzet van resources.

Dit artikel behandelt de fundamenten van een betrouwbare audittrail: de doelstelling ervan, de resulterende verplichtingen voor ondernemingen, hoe je een betrouwbare audittrail opzet en de straffen op niet-naleving.

Kernpunten

• Met een betrouwbare audittrail (PAF) kan worden aangetoond dat een factuur overeenkomt met een daadwerkelijke transactie door de factuur te koppelen aan ondersteunende documenten, zoals een offerte, inkooporder, leveringsbon of betaling.
  
• PAF-vereisten gelden voor ondernemingen die facturen uitgeven of ontvangen zonder gebruik te maken van een gekwalificeerde elektronische handtekening of elektronische gegevensuitwisseling (EDI), en in het bijzonder voor papieren facturen, pdf-facturen en onbeveiligde elektronische facturen.
  
• De betrouwbare audittrail is erop gericht de authenticiteit van oorsprong, de integriteit van content en de leesbaarheid van facturen gedurende de vereiste retentieperiode te garanderen.
  
• De implementatie van PAF is afhankelijk van gedocumenteerde, doorlopende interne controles die zijn afgestemd op de organisatiestructuur van het bedrijf, om elke stap in het facturatieproces te beveiligen.
  
• Als de audittrail onvoldoende is, loopt de onderneming het risico dat de btw-aftrek wordt aangevochten, hoewel de hervorming inzake elektronische facturatie voor bepaalde transacties de rol van de audittrail geleidelijk verandert.
  

Wat is een betrouwbaar controlespoor?

Een betrouwbaar controlespoor (PAF) is een reeks gedocumenteerde, doorlopende controles die een bedrijf implementeert om drie kwaliteiten voor elk van de facturen te waarborgen: authenticiteit van de herkomst, integriteit van de inhoud en leesbaarheid. Als wettelijke vereiste stelt het je in staat een factuur te koppelen aan de zakelijke transactie die deze ondersteunt, van de offerte tot aan de betaling.

De PAF is een van de drie geaccepteerde methoden om deze drie kwaliteiten te waarborgen, zoals vastgelegd in Artikel 289 VII 1° van de algemene belastingwet (CGI); de andere twee methoden zijn de gekwalificeerde elektronische handtekening en EDI. Dit kader komt voort uit de Europese richtlijn 2010/45/EU van 13 juli 2010 betreffende factureringsregels. In Frankrijk is deze vereiste van kracht sinds 1 januari 2013, na de implementatie van de richtlijn door de gewijzigde financiële wet voor 2012.

De drie geaccepteerde benaderingen sluiten elkaar niet uit. Een onderneming kan EDI gebruiken voor sommige klanten, elektronische handtekeningen voor anderen en een PAF voor de rest van de workflows (bijv. onbeveiligde elektronische facturen en papieren facturen). In de praktijk is de PAF nog steeds de meest gebruikte methode, omdat hiervoor geen specifieke technische infrastructuur nodig is.

Wat is het verschil tussen een betrouwbaar controlespoor en een boekhoudkundig controlepad?

Een betrouwbaar controlespoor heeft een bredere reikwijdte dan een boekhoudkundig controlepad. Een boekhoudkundig controlepad traceert een boekingsinvoer naar het ondersteunende document en volgt daarbij een puur boekhoudkundige benadering. Een betrouwbaar controlespoor stelt daarentegen in beide richtingen een traceerbare link in tussen de factuur en de daadwerkelijke onderliggende zakelijke transactie.

Waarom is de betrouwbare audittrail ingevoerd?

De betrouwbare audittrail is ingevoerd om btw-fraude tegen te gaan en de veiligheid van elektronisch factureren te waarborgen. Door ondernemingen de mogelijkheid te bieden om facturen via elk elektronisch middel te verzenden, wilde de EU voorkomen dat een factuur vervalst zou worden of losgekoppeld zou worden van een daadwerkelijke transactie.

De doelstellingen van de PAF, zoals vastgelegd in Richtlijn 2010/45/EU en de Franse belastingwetgeving, zijn als volgt:

• Btw-fraude en valse facturen voorkomen
  Dit is de achterliggende gedachte bij de invoering van de betrouwbare audittrail: het systeem is bedoeld om frauderisico's te voorkomen en het factureringsproces te beveiligen. Belastingdiensten vereisen een traceerbare koppeling tussen elke factuur en de onderliggende transactie om nepfacturen, fictieve transacties en constructies te detecteren die bedoeld zijn om onterecht btw terug te vorderen. Een geïsoleerde factuur zonder bijbehorende bestelling of leveringsbon wekt direct argwaan op.

• Het veilige gebruik van elektronisch factureren stimuleren
  De EU-richtlijn was erop gericht belemmeringen voor digitalisering weg te nemen. In plaats van één enkele technologie op te leggen, wat beperkend zou zijn, opende de richtlijn de deur voor elke verzendmethode, op voorwaarde dat de onderneming de betrouwbaarheid ervan kan garanderen via haar eigen controles.

• De bewijskracht van facturen in de loop van de tijd waarborgen
  Een factuur moet de echtheid, integriteit en leesbaarheid behouden vanaf het moment van uitgifte tot het einde van de bewaartermijn. Een betrouwbare audittrail waarborgt deze continuïteit.

• Ondernemingen verantwoordelijk maken door middel van interne controles
  De PAF verlegt een deel van de bewijslast naar de onderneming. Het is aan de onderneming om aan te tonen dat haar processen betrouwbaar zijn. In de praktijk stimuleert dit ondernemingen om hun facturering te structureren, hun procedures te formaliseren en hun risicogebieden in kaart te brengen.

• Belastingcontroles vergemakkelijken
  Duidelijke documentatie waarin staat wie verantwoordelijk is voor controles, welke items worden gecontroleerd, wanneer en onder welke voorwaarden, stelt de belastingdienst in staat om bij een belastingcontrole snel inzicht te krijgen in de organisatiestructuur van het bedrijf. In overeenstemming met de artikelen L. 13 D en L. 80 F van het Boek voor belastingprocedures (LPF) moet deze documentatie beschikbaar zijn voor presentatie, ook in elektronische vorm.

Wat zijn de vereisten van een betrouwbaar controlespoor?

De verplichtingen die verbonden zijn aan een betrouwbaar controlespoor zijn voornamelijk gebaseerd op drie vereisten die worden beschreven in Artikel 289 VII van de CGI: het garanderen van de authenticiteit van de herkomst, het waarborgen van de integriteit van de inhoud en het behouden van de leesbaarheid van elke factuur. Bovendien is er een verplichting om controles te documenteren en gegevens te bewaren voor de wettelijk vereiste periode.

Dit zijn de belangrijkste vereisten van de PAF:

• Authenticiteit van herkomst garanderen
  Ondernemingen moeten de identiteit van factuuruitgevers met zekerheid kunnen vaststellen. Bij inkomende facturen houdt dit in dat moet worden geverifieerd of de leverancier die op de factuur wordt genoemd, ook degene is die de levering heeft uitgevoerd of de dienst heeft geleverd. Het op elkaar afstemmen van de inkooporder, de leveringsbon en de factuur, evenals het controleren van het intracommunautaire btw-nummer of het SIREN-nummer (systeem voor de identificatie van het bedrijfsregister), vormen de minimumvereisten voor deze verplichting.

• Integriteit van de inhoud waarborgen
  De informatie op de factuur mag op geen enkele manier zijn gewijzigd tussen het moment van verzending en ontvangst, noch gedurende de gehele bewaartermijn. Verplichte informatie, bedragen, beschrijvingen, contactgegevens en btw-tarieven: niets mag worden gewijzigd zonder medeweten van de betrokken partijen. De ingestelde controles moeten eventuele inconsistenties of verdachte wijzigingen kunnen detecteren.

• Leesbaarheid van de factuur behouden
  De factuur moet vanaf het moment van verzending tot het einde van de bewaartermijn leesbaar blijven voor het menselijk oog, zonder complexe verwerking. Een archiveringsindeling die na verloop van tijd onleesbaar wordt, voldoet niet aan deze vereiste.

• Controles documenteren in een permanente, schriftelijke indeling
  Volgens het Officiële bulletin voor openbare financiën (Bulletin Officiel des Finances Publiques, of BOFiP) moeten controles worden beschreven, beschikbaar worden gesteld en worden toegelicht. De documentatie moet specificeren wie de documenten en gegevens controleert, wanneer dit gebeurt en op welke manier. Voor zeer kleine ondernemingen waar controles afhankelijk zijn van één individu en het handmatig vergelijken van facturen met verkoopdocumenten, kan een mondelinge presentatie in combinatie met een praktische demonstratie volstaan om het systeem te beschrijven. Desalniettemin moeten de controles schriftelijk zijn gedocumenteerd op het moment dat ze worden geïmplementeerd.

• Controles georganiseerd en doorlopend maken
  Een betrouwbaar controlespoor is geen eenmalige exercitie die één keer per jaar wordt uitgevoerd. Controles moeten worden geïntegreerd in de dagelijkse werkzaamheden van het bedrijf en continu en consequent worden toegepast op alle relevante workflows.

• Facturen en controledocumentatie bewaren
  Ondernemingen moeten facturen zes jaar bewaren voor belastingcontroles (Artikel L. 102 B van de LPF). Vanuit boekhoudkundig oogpunt vereist het Wetboek van Koophandel ook de bewaring van grootboeken en ondersteunende documenten gedurende tien jaar. In de praktijk stemmen ondernemingen hun archiveringsbeleid vaak af op de langere bewaartermijn. De onderdelen van deze controles en de bijbehorende documentatie moeten onder dezelfde voorwaarden worden bewaard en beschikbaar worden gesteld aan de autoriteiten, ook in elektronische vorm.

Welke controlepunten moeten in overweging worden genomen?

Naast de drie juridische vereisten zijn er verschillende best practices die helpen een echt robuuste audittrail te creëren: gebruikersidentificatie, logboekregistratie van gebeurtenissen, gegevensintegriteit en -behoud, boekhoudkundige controle en controles op dubbele invoer, en het definiëren van interne controleprocedures.

Zo pak je dit proces aan:

• Gebruikersidentificatie
  Elke particulier die een factuur aanmaakt, goedkeurt, wijzigt of registreert, moet identificeerbaar zijn. Dit vereist geautoriseerde toegang met gebruikers-ID's tot facturatie- en boekhoudtools, met rechten die gedifferentieerd zijn op basis van de rol (specifiek wie een factuur mag uitgeven, wie deze goedkeurt en wie een betaling autoriseert). Bij een audit versterkt de mogelijkheid om elke rol te beschrijven de geloofwaardigheid van de betrouwbare audittrail. We raden aan om gedeelde of algemene accounts te vermijden, omdat hiermee de traceerbaarheid onmogelijk wordt gemaakt.

• Logboekregistratie van gebeurtenissen
  Een logboek, of technische audittrail, registreert de acties die worden uitgevoerd op facturen en gekoppelde gegevens: aanmaken, wijzigen, goedkeuren, uitgeven en archiveren. In het ideale geval is dit logboek voorzien van een tijdstempel, zodat de volledige geschiedenis van een factuur kan worden gereconstrueerd. Moderne elektronische platformen genereren deze logboeken automatisch, met een unieke identifier voor elke factuur en een tijdstempel voor elke stap.

• Gegevensintegriteit
  Dit houdt in dat moet worden aangetoond dat een factuur niet is gewijzigd nadat deze is uitgegeven. Voor elektronische transacties maakt een cryptografische fingerprint het op elk moment mogelijk om te verifiëren of een bestand identiek is aan het origineel. Voor gedigitaliseerde documenten specificeert de BOFiP dat, in het geval van aantekeningen of wijzigingen, alleen de gecorrigeerde en opnieuw gedigitaliseerde versie als geldig bewijs wordt geaccepteerd.

• Gegevensbehoud
  Naast de facturen zelf, moeten ondernemingen ook alle ondersteunende documenten bewaren die verband houden met transacties, waaronder offertes, inkooporders, leveringsbonnen, contracten en bankafschriften. Het is dit geheel van documenten, en niet alleen de factuur, dat zorgt voor een betrouwbare en verifieerbare audittrail. Bij elektronische transacties zorgt juridisch toelaatbaar archiveren met een digitale handtekening ervoor dat de integriteit van de documenten behouden blijft.

• Boekhoudkundige controle en controles op dubbele invoer
  De BOFiP omvat, onder de doelstellingen van de audittrail, het garanderen dat een factuur niet dubbel wordt verwerkt of geregistreerd. In de praktijk betekent dit dat ondernemingen ervoor moeten zorgen dat facturen niet twee keer worden geregistreerd of betaald, dat transacties correct in de boekhouding worden opgenomen en dat de archiveringsprocedures worden gevolgd. Deze controle maakt het ook mogelijk om te verifiëren of transacties in chronologische volgorde en zonder onderbrekingen in de reeks zijn geregistreerd.

• Interne controleprocedures definiëren
  De onderneming moet in een toegankelijk document formaliseren hoe deze controles in hun werk gaan: welke afstemmingen er worden uitgevoerd, door wie, hoe vaak en hoe onregelmatigheden worden afgehandeld. De procedure moet ook beschrijven hoe risico's die specifiek zijn voor het facturatiesysteem geïdentificeerd kunnen worden. Zo kan slecht geconfigureerde facturatiesoftware een reeks onjuiste facturen genereren (een risico dat proactief gedetecteerd en beheerd moet worden).

Voor wie geldt de verplichting van het betrouwbare controlespoor?

De verplichting van het betrouwbare controlespoor geldt voor elke btw-plichtige onderneming die facturen verzendt of ontvangt zonder uitsluitend te vertrouwen op gekwalificeerde elektronische handtekeningen of EDI. In de praktijk omvat dit de overgrote meerderheid van de Franse ondernemingen, ongeacht hun omvang, branche of inkomsten.

PAF-vereisten maken geen uitzonderingen voor ondernemingen op basis van grootte. De belangrijkste soorten ondernemingen die hiermee te maken hebben, zijn de volgende:

• Ondernemingen die papieren facturen, gedigitaliseerde papieren facturen of onbeveiligde pdf's verzenden of ontvangen
  Telkens wanneer een bedrijf geen gekwalificeerde elektronische handtekening of EDI gebruikt voor een bepaalde transactie, moet die transactie worden gedekt door een controlespoor. Dit geldt voor ten minste een deel van de facturen van de meeste Franse bedrijven, waaronder zeer kleine ondernemingen, het midden- en kleinbedrijf (mkb), middelgrote ondernemingen en grote ondernemingen.

• Micro-ondernemers en zelfstandigen die btw-plichtig zijn
  De vereenvoudigde regeling voor micro-ondernemingen stelt ondernemingen niet vrij van de verplichting om een PAF te handhaven. Zelfstandigen die klanten factureren via pdf of op papier, moeten elke factuur kunnen koppelen aan een daadwerkelijk geleverde dienst. Ondernemingen die vallen onder de btw-vrijstellingsregeling hebben echter beperkte verplichtingen, hoewel ze nog steeds moeten voldoen aan de traceerbaarheidsvereisten telkens wanneer ze een factuur verzenden.

• Belastbare verenigingen en civiele vastgoedbedrijven (sociétés civiles immobilières, SCI)
  Zodra een entiteit btw-plichtige facturen verzendt, valt ze binnen de reikwijdte van de verplichting van het betrouwbare controlespoor. Verenigingen die betrokken zijn bij belastbare economische activiteiten en civiele vastgoedbedrijven die btw-plichtig zijn, moeten daarom hun controlespoor op dezelfde manier documenteren als een commerciële onderneming.

• Ondernemingen die facturen ontvangen
  De PAF is van toepassing op zowel verkoopfacturen als inkoopfacturen. Bij aankopen garanderen controlesporen het recht op btw-aftrek. Als een leveranciersfactuur geen controlespoor heeft, kan de belastingdienst de belastingaftrek in twijfel trekken, wat onmiddellijke financiële gevolgen heeft in het geval van een controle.

Opmerking: De autoriteiten houden rekening met de omvang van de onderneming, het factuurvolume en de middelen bij het bepalen van de documentatievereisten. Het BOFiP specificeert dat beknopte documentatie voldoende kan zijn voor een mkb, terwijl meer gedetailleerde documentatie wordt verwacht van grote bedrijven.

Een betrouwbare audittrail opzetten

Het opzetten van een betrouwbare audittrail omvat het in kaart brengen van de factureringstrajecten van een onderneming, het definiëren van controles bij elke stap en het vervolgens documenteren van alles in een schriftelijke procedure. Er is geen complexe technologie vereist; de sleutel ligt in organisatorische nauwkeurigheid en het vermogen om elke factuur te koppelen aan de bijbehorende ondersteunende documenten.

Dit zijn de stappen die je moet volgen:

• Alle factureringstrajecten in kaart brengen
  Identificeer elk factureringstraject: verkopen van klanten, aankopen bij leveranciers, creditnota's, declaraties en intercompany-facturen. Geef voor elk type de bijbehorende documenten op, van offertes tot bankafschriften. Dit proces helpt om risicogebieden te identificeren en de fasen waarin controles nodig zijn. Geen enkel traject, hoe klein ook, mag worden overgeslagen.

• Controles definiëren voor elke fase
  Specificeer de verificaties die voor elk factureringstraject moeten worden uitgevoerd. Controleer voor verkopen of offertes, bestellingen, verzendingen en facturen allemaal met elkaar overeenkomen. Koppel voor aankopen facturen van leveranciers aan de bijbehorende bestellingen, verifieer het SIREN-nummer en btw-nummer en bevestig de daadwerkelijke levering. Een goede vuistregel is dat elke afwijking vóór de goedkeuring of betaling een handmatige beoordeling moet activeren.

• Verantwoordelijkheden toewijzen
  Wijs voor elke controle de persoon of afdeling aan die verantwoordelijk is voor het valideren van bestellingen, het goedkeuren van facturen en het autoriseren van betalingen. Deze duidelijke toewijzing van rollen en toegang tot tools via gebruikers-ID's versterkt de betrouwbaarheid van de audittrail.

• Procedures schriftelijk documenteren
  Stel een document op waarin transactietrajecten, controles, verantwoordelijke partijen en regels voor de omgang met verschillen worden beschreven. Het document moet duidelijk genoeg zijn zodat een externe partij de organisatiestructuur kan begrijpen. Het document moet worden gedateerd en herzien wanneer de procedure wordt gewijzigd.

• Een betrouwbaar, duurzaam archiveringssysteem creëren
  Implementeer een archiveringssysteem dat het behoud, de leesbaarheid en de integriteit van facturen en de bijbehorende ondersteunende documenten garandeert gedurende de wettelijke bewaartermijn. Voor elektronische transacties heeft een archiveringssysteem met bewijskracht de voorkeur. Dit is een systeem dat elk document van een tijdstempel voorziet en koppelt aan een digital fingerprint, zodat elke latere wijziging kan worden gedetecteerd en de factuur gedurende de hele bewaartermijn rechtsgeldig blijft.

• Teams trainen en regelmatig audits uitvoeren
  Een PAF is alleen effectief als de personen die het implementeren het begrijpen. De betrokken partijen moeten worden opgeleid en er moeten periodiek interne controles worden uitgevoerd om er zeker van te zijn dat de procedures correct worden gevolgd. Op dezelfde manier is het belangrijk om afwijkingen van de procedure te corrigeren voordat dit kwetsbaarheden worden die tijdens een boekhoudkundige controle kunnen worden uitgebuit.

Wat zijn de straffen voor het niet bijhouden van een betrouwbare audittrail?

De belangrijkste straf voor het niet verstrekken van een betrouwbare audittrail is het ontzeggen van het recht op btw-aftrek. Zonder PAF, elektronische handtekening of EDI verliest een factuur mogelijk zijn bewijskracht. Andere straffen in de Code Général des Impôts (CGI) gelden voor afzonderlijke overtredingen, zoals valse facturen of ontbrekende verplichte gegevens.

De belangrijkste gevolgen waarmee rekening moet worden gehouden zijn:

• Ontkenning van het recht op btw-aftrek
  Om voor btw-aftrek in aanmerking te komen, moet een factuur voldoen aan artikel 289 van de CGI en gekoppeld zijn aan een echte transactie. Zonder PAF om aan te tonen dat een transactie daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, kan de belastingdienst de btw-aftrek op de aankoop weigeren, wat resulteert in een belastingaanslag, plus vertragingsrente. Let op: Het simpelweg weglaten van een vereist detail leidt niet automatisch tot deze weigering als de echtheid van de transactie op andere manieren wordt aangetoond.

• Boete van 50% voor valse facturen of verhulling
  Artikel 1737, I van de CGI legt een boete op van 50% van het betrokken bedrag bij ernstige overtredingen: facturen die niet overeenkomen met een werkelijke transactie, verhulling van de identiteit van een leverancier of klant of het gebruik van een tussenpersoon.

• Boete van 50% voor het niet factureren; verlaagde boete van 5% als de transactie via administratie kan worden geverifieerd
  Het niet verstrekken van een factuur en het niet vastleggen van de transactie stelt de onderneming bloot aan een boete van 50% van het transactiebedrag, met een maximum van € 375.000,– per boekjaar. Als een onderneming echter kan aantonen dat de transactie is geregistreerd, wordt de boete verlaagd naar 5%, met een maximum van € 37.500,–.

• Boete van € 15,– voor elk ontbrekend of onjuist detail
  Artikel 1737, II van de CGI bepaalt dat elke weglating of onjuistheid in verplichte informatie op een factuur strafbaar is met een boete van € 15,–, met een maximum van 25% van het factuurbedrag.

Voorbeeld van een betrouwbaar controlespoor

Een betrouwbaar controlespoor koppelt elke factuur aan de onderliggende transactie, van de eerste offerte tot de uiteindelijke betaling. Laten we eens kijken naar een concreet voorbeeld waarbij een bureau een mkb € 8.000,- in rekening brengt voor adviesdiensten:

• Het bureau (d.w.z. de klant) keurt een offerte goed van € 8.000,- en stuurt een inkooporder naar het mkb. Deze documenten dienen als bewijs dat de dienst is aangevraagd. De opdracht zelf creëert ook een papieren spoor (bijv. rapporten, op te leveren producten, e-mails) dat aantoont dat het werk daadwerkelijk is uitgevoerd.
  
• De factuur toont dezelfde bedragen, beschrijving en contactgegevens als de offerte. Als de factuur € 8.500,- aangeeft terwijl de bestelling voor € 8.000,- was, activeert de discrepantie een controleproces vóór betaling. De consistentie tussen de inkooporder, de documentatie van het uitgevoerde werk en de factuur zelf stelt de authenticiteit van de herkomst vast. Het beveiligen van het goedgekeurde document behoudt de integriteit van de inhoud, en langdurige archivering behoudt de leesbaarheid in de loop van de tijd.
  
• Het bankafschrift is de laatste schakel in de keten en dient als bewijs van betaling. Dankzij het betrouwbare controlespoor kan het bureau de hele transactie reconstrueren, van het eerste contact tot de betaling.
  

Elk document waaruit een PAF bestaat, bevestigt het volgende document, en deze koppeling is voldoende om te bewijzen dat een bepaalde factuur overeenkomt met een daadwerkelijke transactie. Bij een controle helpt de mogelijkheid om elke factuur te koppelen aan een specifieke verkoop of dienst om het recht van de onderneming op btw-aftrek te bewijzen.

Hervorming elektronische facturatie en PAF: Wat brengt de toekomst?

Vanaf 1 september 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen elektronische facturen kunnen ontvangen. De verplichting tot het uitgeven van elektronische facturen is in eerste instantie van toepassing op grote en middelgrote bedrijven (vanaf 1 september 2026), gevolgd door mkb's en micro-ondernemingen (vanaf 1 september 2027). Uiteindelijk kunnen ondernemingen niet langer papieren of pdf-facturen per e-mail uitwisselen. Elke B2B-factuur moet dan een gestructureerde elektronische vorm hebben (bijv. Factur-X, UBL of CII) en worden verstuurd via een door de overheid goedgekeurd platform.

De hervorming voor elektronisch factureren betekent niet het einde van de PAF, maar stelt deze opnieuw vast. Vanaf 1 september 2026 zullen binnenlandse B2B-facturen worden verzonden via goedgekeurde platforms. Die platforms garanderen de authenticiteit en integriteit door middel van een verplicht technisch framework – vergelijkbaar met wat EDI of elektronische handtekeningen al bieden. In deze gevallen worden audittrails minder belangrijk, aangezien het technische proces de functie vervult.

Er vallen echter veel transacties buiten dit systeem en deze zullen afhankelijk blijven van het gebruik van de PAF. Dit is met name het geval voor facturen die zijn ontvangen van buitenlandse leveranciers die niet in Frankrijk gevestigd zijn, evenals transacties waarvoor e-reporting geldt, zoals verkopen aan particulieren of internationale transacties. Bij al deze transacties moet de onderneming de link tussen de factuur, de commerciële transactie en de betaling nog steeds kunnen aantonen.

Let op: Terwijl de betrouwbare audittrail van kracht blijft, verschuift de wettelijke basis hiervan geleidelijk van de Code Général des Impôts (CGI) naar de Code des impositions sur les biens et services (CIBS). Met de Verordening nr. 2025-1247 van 17 december 2025 worden artikel 289 en 289 bis van de CGI vanaf 1 september 2026 ingetrokken. Tegelijk worden de btw-regels, met inbegrip van de regels voor facturering, overgezet naar boek II van de CIBS. De inhoud van de verplichtingen – waaronder de betrouwbare audittrail – blijft ongewijzigd. Alleen de nummering van de bepalingen verandert. Afdeling VII van artikel 289 blijft bij wijze van overgang behouden totdat deze is opgenomen in de CIBS onder de artikelen L. 216-41 e.v.

Daardoor is het weliswaar zo dat de hervorming van e-facturering de verzending van facturen automatiseert en beveiligt, maar ontslaat dit bedrijven niet van de verplichting om hun processen end-to-end te beheren en te zorgen voor de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van facturen. Audittrails blijven noodzakelijk om traceerbaarheid en consistentie in het gehele proces te garanderen.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing vereenvoudigt je debiteurenbeheer (AR), van het aanmaken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betaalherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.