Der zuverlässige Prüfpfad (la piste d'audit fiable oder PAF) ist in Frankreich die gängigste Methode zur Sicherung von Rechnungen. Wenn ein Unternehmen weder eine qualifizierte elektronische Signatur noch den elektronischen Datenaustausch (EDI) nutzt, garantiert der PAF die Beweiskraft seiner Rechnungen gegenüber den Steuerbehörden. Tatsächlich muss ein Unternehmen, wenn es eine Papierrechnung oder eine ungesicherte elektronische Rechnung ausstellt oder erhält, anhand von Belegen nachweisen können, dass das Dokument einer echten Geschäftstransaktion entspricht und nicht verändert wurde. Diese Anforderung ist von entscheidender Bedeutung, da sie im Rahmen von Steuerprüfungen unweigerlich auftritt. Fehlende Dokumentation kann dazu führen, dass das Recht auf Abzug der Mehrwertsteuer (USt.) infrage gestellt wird.

Dieses Thema wird immer wichtiger, da am 1. September 2026 die Reform der elektronischen Rechnungsstellung in Kraft tritt, die den Schwerpunkt erneut auf den Prüfpfad legt und Unternehmen ermutigt, die Zuverlässigkeit ihrer Prozesse unverzüglich sicherzustellen. Unternehmen müssen verstehen, was Behörden von ihnen erwarten, welche Unternehmen betroffen sind und wie sie Kontrollen implementieren können, ohne überschüssige Ressourcen einzusetzen.

Dieser Artikel behandelt die Grundlagen eines zuverlässigen Prüfpfads: sein Ziel, die daraus resultierenden Verpflichtungen für Unternehmen, wie ein zuverlässiger Prüfpfad erstellt wird und welche Strafen bei Nichteinhaltung drohen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein zuverlässiger Prüfpfad (PAF) ermöglicht es nachzuweisen, dass eine Rechnung einer tatsächlichen Transaktion entspricht, indem sie mit Belegen wie dem Angebot, der Bestellung, dem Lieferschein oder der Zahlung verknüpft wird.
  
• PAF-Anforderungen gelten für Unternehmen, die Rechnungen ohne qualifizierte elektronische Signatur oder elektronischen Datenaustausch (EDI) ausstellen oder empfangen, insbesondere bei Papier-, PDF- oder ungesicherten elektronischen Rechnungen.
  
• Der zuverlässige Prüfpfad zielt darauf ab, die Authentizität der Herkunft, die Integrität der Inhalte und die Lesbarkeit der Rechnungen während ihrer erforderlichen Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten.
  
• Die PAF-Implementierung stützt sich auf dokumentierte, fortlaufende interne Kontrollen, die auf die Organisationsstruktur des Unternehmens zugeschnitten sind, um jeden Schritt des Rechnungsprozesses abzusichern.
  
• Wenn der Prüfpfad unzureichend ist, riskiert das Unternehmen, dass sein Mehrwertsteuerabzug angefochten wird, auch wenn die Reform der elektronischen Rechnungsstellung die Rolle des Prüfpfads für bestimmte Transaktionen schrittweise ändert.
  

Was ist ein verlässlicher Prüfpfad?

Ein verlässlicher Prüfpfad (PAF) ist eine Reihe dokumentierter, fortlaufender Kontrollen, die ein Unternehmen implementiert, um für jede seiner Rechnungen drei Eigenschaften sicherzustellen: die Authentizität der Herkunft, die Integrität des Inhalts und die Lesbarkeit. Als gesetzliche Anforderung ermöglicht er es, eine Rechnung mit der ihr zugrunde liegenden Geschäftstransaktion zu verknüpfen, vom Angebot bis zur Zahlung.

Der PAF ist eine von drei anerkannten Methoden zur Sicherstellung dieser drei Eigenschaften, wie in Artikel 289 VII 1° des Allgemeinen Steuergesetzbuchs (CGI) dargelegt; die beiden anderen Methoden sind die qualifizierte elektronische Signatur und EDI. Dieser Rahmen geht auf die europäische Richtlinie 2010/45/EU vom 13. Juli 2010 über Rechnungsvorschriften zurück. In Frankreich ist diese Anforderung seit dem 1. Januar 2013 infolge der Umsetzung der Richtlinie durch das geänderte Finanzgesetz für 2012 in Kraft.

Die drei anerkannten Ansätze schließen sich nicht gegenseitig aus. Ein Unternehmen kann für einige Kundinnen und Kunden EDI, für andere elektronische Signaturen und für die restlichen Arbeitsabläufe (z. B. ungesicherte elektronische Rechnungen und Papierrechnungen) einen PAF verwenden. In der Praxis wird der PAF am häufigsten verwendet, da er keine spezifische technische Infrastruktur erfordert.

Was ist der Unterschied zwischen einem verlässlichen Prüfpfad und einem rechnungslegungsbezogenen Prüfungspfad?

Ein verlässlicher Prüfpfad hat einen breiteren Geltungsbereich als ein rechnungslegungsbezogener Prüfungspfad. Ein rechnungslegungsbezogener Prüfungspfad führt eine Buchung auf ihren Beleg zurück und verfolgt dabei einen rein buchhalterischen Ansatz. Ein verlässlicher Prüfpfad stellt hingegen eine nachvollziehbare Verbindung in beide Richtungen zwischen der Rechnung und der tatsächlichen zugrunde liegenden Geschäftstransaktion her.

Warum wurde der verlässliche Prüfpfad eingerichtet?

Der verlässliche Prüfpfad wurde eingerichtet, um Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die Sicherheit der elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten. Indem Unternehmen ihre Rechnungen auf beliebigem elektronischem Weg übermitteln dürfen, wollte die EU das Risiko verhindern, dass eine Rechnung verfälscht oder von einer tatsächlichen Transaktion getrennt wird.

Die Ziele des PAF, wie sie in der Richtlinie 2010/45/UE und im französischen Steuerrecht festgelegt sind, lauten wie folgt:

• Umsatzsteuerbetrug und Scheinrechnungen verhindern
  Dies ist die Begründung für die Einführung des verlässlichen Prüfpfads: Das System zielt darauf ab, Betrugsrisiken zu verhindern und den Rechnungsstellungsprozess zu sichern. Die Steuerbehörden verlangen eine nachvollziehbare Verbindung zwischen jeder Rechnung und der zugrunde liegenden Transaktion, um gefälschte Rechnungen, fiktive Transaktionen und Machenschaften aufzudecken, die darauf abzielen, die Umsatzsteuer unrechtmäßig zurückzufordern. Eine isolierte Rechnung ohne entsprechenden Kaufauftrag oder Lieferschein erweckt sofort Verdacht.

• Die sichere Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung fördern
  Die EU-Richtlinie zielte darauf ab, Hindernisse für die Digitalisierung zu beseitigen. Anstatt eine einzige Technologie vorzuschreiben, was restriktiv wäre, öffnete sie die Tür für jede Übermittlungsmethode, vorausgesetzt, das Unternehmen kann deren Zuverlässigkeit durch eigene Kontrollen garantieren.

• Die Beweiskraft von Rechnungen im Laufe der Zeit sicherstellen
  Eine Rechnung muss ihre Echtheit, Integrität und Lesbarkeit ab dem Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist beibehalten. Ein verlässlicher Prüfpfad gewährleistet diese Kontinuität.

• Unternehmen durch interne Kontrollen zur Verantwortung ziehen
  Der PAF verlagert einen Teil der Beweislast auf das Unternehmen. Es liegt am Unternehmen nachzuweisen, dass seine Prozesse zuverlässig sind. In der Praxis ist dies ein Anreiz für Unternehmen, ihre Rechnungsstellung zu strukturieren, ihre Verfahren zu formalisieren und ihre Risikobereiche zu identifizieren.

• Steuerprüfungen erleichtern
  Eine klare Dokumentation, in der beschrieben wird, wer für Prüfungen verantwortlich ist, welche Elemente wann und unter welchen Bedingungen geprüft werden, ermöglicht es den Steuerbehörden, im Falle einer Steuerprüfung die Organisationsstruktur des Unternehmens schnell zu erfassen. Gemäß den Artikeln L. 13 D und L. 80 F des Buches der Steuerverfahren (LPF) muss diese Dokumentation zur Vorlage verfügbar sein, auch in elektronischer Form.

Was sind die Anforderungen an einen verlässlichen Prüfpfad?

Die mit einem verlässlichen Prüfpfad verbundenen Verpflichtungen beruhen in erster Linie auf drei in Artikel 289 VII des CGI dargelegten Anforderungen: der Gewährleistung der Authentizität der Herkunft, der Sicherstellung der Integrität des Inhalts und der Bewahrung der Lesbarkeit jeder Rechnung. Darüber hinaus besteht die Verpflichtung, Kontrollen zu dokumentieren und Aufzeichnungen für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren.

Hier sind die wichtigsten Anforderungen des PAF:

• Gewährleistung der Authentizität der Herkunft
  Unternehmen müssen die Identitäten der Rechnungsaussteller mit Sicherheit feststellen können. Bei eingehenden Rechnungen bedeutet dies die Überprüfung, dass der auf der Rechnung genannte Lieferant derjenige ist, der die Lieferung durchgeführt oder die Dienstleistung erbracht hat. Der Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung – zusammen mit der Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder der SIREN-Nummer – stellt die Mindestanforderungen für diese Verpflichtung dar.

• Sicherstellung der Integrität des Inhalts
  Die Informationen auf der Rechnung dürfen zwischen Ausstellung und Erhalt sowie während der gesamten Aufbewahrungsfrist in keiner Weise verändert worden sein. Erforderliche Informationen, Beträge, Beschreibungen, Kontaktinformationen und Mehrwertsteuersätze – nichts darf ohne das Wissen der beteiligten Parteien geändert werden. Die implementierten Kontrollen müssen in der Lage sein, etwaige Unstimmigkeiten oder verdächtige Modifikationen zu erkennen.

• Bewahrung der Lesbarkeit von Rechnungen
  Die Rechnung muss für das menschliche Auge ohne komplexe Verarbeitung ab dem Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Ein Archivierungsformat, das im Laufe der Zeit unlesbar wird, würde diese Anforderung nicht erfüllen.

• Dokumentation der Kontrollen in einem dauerhaften, schriftlichen Format
  Gemäß dem Offiziellen Bulletin für öffentliche Finanzen (Bulletin Officiel des Finances Publiques, oder BOFiP) müssen Kontrollen beschrieben, zur Verfügung gestellt und erklärt werden. Die Dokumentation muss angeben, wer die Dokumente und Daten prüft, wann und wie. Für Kleinstunternehmen, in denen Kontrollen auf einer einzigen Einzelperson und dem manuellen Abgleich von Rechnungen mit Verkaufsdokumenten beruhen, kann eine mündliche Präsentation in Verbindung mit einer praktischen Demonstration ausreichen, um das System zu beschreiben. Dennoch müssen die Kontrollen zum Zeitpunkt ihrer Implementierung schriftlich dokumentiert worden sein.

• Organisierte und fortlaufende Durchführung von Kontrollen
  Ein verlässlicher Prüfpfad ist keine einmalige Übung, die einmal im Jahr durchgeführt wird. Kontrollen müssen in die täglichen Abläufe des Unternehmens integriert und kontinuierlich und konsistent in allen relevanten Arbeitsabläufen angewendet werden.

• Aufbewahrung von Rechnungen und Kontrolldokumentation
  Unternehmen müssen Rechnungen für Steuerprüfungszwecke sechs Jahre lang aufbewahren (Artikel L. 102 B des LPF). Aus buchhalterischer Sicht schreibt auch das Handelsgesetzbuch die Aufbewahrung von Hauptbüchern und Belegen für 10 Jahre vor. In der Praxis richten Unternehmen ihre Archivierungsrichtlinien häufig an der längeren Aufbewahrungsfrist aus. Die Komponenten dieser Kontrollen und ihre Begleitdokumentation müssen unter denselben Bedingungen aufbewahrt und den Behörden auch in elektronischem Format zur Verfügung gestellt werden.

Welche Kontrollpunkte sollten berücksichtigt werden?

Zusätzlich zu den drei rechtlichen Anforderungen gibt es mehrere Best Practices, die dazu beitragen, einen wirklich robusten Prüfpfad zu erstellen: Nutzeridentifikation, Ereignisprotokollierung, Datenintegrität und -aufbewahrung, Buchhaltungsprüfung und Duplikatprüfungen sowie die Definition interner Kontrollverfahren.

So gehen Sie den Prozess an:

• Nutzeridentifikation
  Jede Einzelperson, die eine Rechnung erstellt, genehmigt, ändert oder erfasst, muss identifizierbar sein. Dies erfordert einen durch eine Nutzer-ID autorisierten Zugriff auf Rechnungs- und Buchhaltungstools, wobei die Rechte nach Rolle differenziert werden – insbesondere, wer eine Rechnung ausstellen darf, wer sie genehmigt und wer die Zahlung autorisiert. Im Falle eines Audits stärkt die Möglichkeit, jede Rolle zu beschreiben, die Glaubwürdigkeit des PAF. Es wird empfohlen, freigegebene oder generische Konten zu vermeiden, die eine Rückverfolgbarkeit unmöglich machen.

• Ereignisprotokollierung
  Ein Protokoll oder ein technischer Prüfpfad zeichnet die Aktionen auf, die an Rechnungen und den zugehörigen Daten durchgeführt wurden: Erstellung, Änderung, Genehmigung, Ausstellung und Archivierung. Idealerweise mit einem Zeitstempel versehen, ermöglicht dieses Protokoll die Rekonstruktion der gesamten Historie einer Rechnung. Moderne elektronische Plattformen generieren diese Datensätze automatisch, mit einer eindeutigen Kennung für jede Rechnung und einem Zeitstempel für jeden Schritt.

• Datenintegrität
  Dabei muss nachgewiesen werden, dass eine Rechnung nach ihrer Ausstellung nicht mehr verändert wurde. Bei elektronischen Transaktionen ermöglicht ein kryptografischer Fingerabdruck jederzeit die Überprüfung, ob eine Datei mit dem Original identisch ist. Für digitalisierte Dokumente legt BOFiP fest, dass im Falle von Anmerkungen oder Änderungen nur die korrigierte und erneut digitalisierte Version als gültiger Beweis akzeptiert wird.

• Datenaufbewahrung
  Zusätzlich zu den Rechnungen selbst müssen Unternehmen alle Belege im Zusammenhang mit Transaktionen aufbewahren, einschließlich Angebote, Bestellungen, Lieferscheine, Verträge und Kontoauszüge. Erst dieses Set an Dokumenten – nicht die Rechnung allein – bietet einen zuverlässigen und überprüfbaren Prüfpfad. Bei elektronischen Transaktionen sorgt eine rechtsgültige Archivierung mit digitaler Signatur für die Integrität der Dokumente über die Zeit hinweg.

• Buchhaltungsprüfung und Duplikatprüfungen
  Zu den Zielen des Prüfpfads der BOFiP gehört es, sicherzustellen, dass eine Rechnung nicht doppelt verarbeitet oder erfasst wird. In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass Rechnungen nicht doppelt erfasst oder bezahlt werden, dass Transaktionen in der Buchhaltung korrekt erfasst werden und dass Archivierungsverfahren eingehalten werden. Diese Prüfung ermöglicht auch die Überprüfung, dass Transaktionen in chronologischer Reihenfolge und ohne Lücken in der Sequenz erfasst werden.

• Definition interner Kontrollverfahren
  Das Unternehmen muss in einem zugänglichen Dokument formalisieren, wie seine Kontrollen funktionieren: welche Abgleiche von wem und wie oft durchgeführt werden sowie wie mit Abweichungen umgegangen wird. Das Verfahren sollte auch beschreiben, wie rechnungsspezifische Risiken identifiziert werden können. Beispielsweise kann falsch konfigurierte Rechnungssoftware eine Reihe ungenauer Rechnungen generieren – ein Risiko, das proaktiv erkannt und bewältigt werden muss.

Wer unterliegt der Anforderung an einen verlässlichen Prüfpfad?

Die Anforderung an einen verlässlichen Prüfpfad betrifft jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen, das Rechnungen ausstellt oder empfängt, ohne sich ausschließlich auf qualifizierte elektronische Signaturen oder EDI zu stützen. In der Praxis betrifft dies die große Mehrheit der französischen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, Branche oder ihrem Umsatz.

Die PAF-Anforderungen machen hinsichtlich der Größe keine Ausnahmen für Unternehmen. Die wichtigsten Arten der betroffenen Unternehmen sind im Folgenden aufgeführt:

• Unternehmen, die Papierrechnungen, digitalisierte Papierrechnungen oder ungesicherte PDFs ausstellen oder empfangen
  Wenn ein Unternehmen für eine bestimmte Transaktion weder eine qualifizierte elektronische Signatur noch EDI verwendet, muss diese Transaktion durch einen Prüfpfad abgedeckt sein. Dies gilt für mindestens einen Teil der Rechnungen der Mehrheit der französischen Unternehmen, einschließlich Kleinstunternehmen, kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU), mittelgroßer Unternehmen und Großunternehmen.

• Kleinstunternehmen und umsatzsteuerpflichtige Selbstständige
  Die vereinfachte Regelung für Kleinstunternehmen befreit Unternehmen nicht von der Pflicht zur Führung eines PAF. Selbstständige, die Kundinnen und Kunden Rechnungen per PDF oder auf Papier stellen, müssen jede Rechnung mit einer tatsächlich erbrachten Dienstleistung verknüpfen können. Für Unternehmen, die unter die Umsatzsteuerbefreiungsregelung fallen, gelten jedoch verringerte Verpflichtungen, auch wenn sie bei der Ausstellung einer Rechnung weiterhin den Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit unterliegen.

• Steuerpflichtige Vereinigungen und bürgerliche Immobiliengesellschaften (Sociétés civiles immobilières, SCI)
  Sobald eine juristische Person umsatzsteuerpflichtige Rechnungen ausstellt, fällt sie in den Geltungsbereich der Anforderung an einen verlässlichen Prüfpfad. Vereinigungen, die steuerpflichtigen wirtschaftlichen Tätigkeiten nachgehen, sowie umsatzsteuerpflichtige bürgerliche Immobiliengesellschaften müssen ihren Prüfpfad daher in der gleichen Weise dokumentieren wie ein gewerbliches Unternehmen.

• Unternehmen, die Rechnungen empfangen
  Der PAF gilt sowohl für Verkaufsrechnungen als auch für Einkaufsrechnungen. Bei Einkäufen stellen Prüfpfade das Recht auf Steuerabzug der Mehrwertsteuer sicher. Wenn eine Lieferantenrechnung über keinen Prüfpfad verfügt, könnten die Steuerbehörden den Steuerabzug anfechten, was im Falle einer Prüfung unmittelbare finanzielle Auswirkungen hätte.

Hinweis: Die Behörden berücksichtigen bei der Festlegung der Dokumentationsanforderungen die Größe, das Rechnungsvolumen und die Ressourcen eines Unternehmens. Das BOFiP legt fest, dass für ein KMU eine zusammenfassende Dokumentation ausreichend sein kann, während von großen Unternehmen eine detailliertere Dokumentation erwartet wird.

So richten Sie einen verlässlichen Prüfpfad ein

Das Einrichten eines verlässlichen Prüfpfads umfasst das Zuordnen der Rechnungsstellungswege eines Unternehmens, das Definieren von Kontrollen bei jedem Schritt und die anschließende Dokumentation aller Schritte in einem schriftlichen Verfahren. Es ist keine komplexe Technologie erforderlich; der Schlüssel liegt in der organisatorischen Strenge und der Fähigkeit, jede Rechnung mit ihren Belegen zu verknüpfen.

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen sollten:

• Alle Rechnungsstellungswege zuordnen
  Identifizieren Sie jeden Rechnungsstellungsweg: Kundenverkäufe, Lieferantenkäufe, Gutschriften, Spesenabrechnungen und konzerninterne Rechnungen. Führen Sie für jeden Typ die zugehörigen Dokumente auf, von Angeboten bis hin zu Kontoauszügen. Dieser Prozess hilft, Risikobereiche und die Phasen zu identifizieren, in denen Kontrollen erforderlich sind. Kein noch so unbedeutender Weg sollte ausgelassen werden.

• Kontrollen in jeder Phase definieren
  Legen Sie die Überprüfungen fest, die für jeden Rechnungsstellungsweg durchgeführt werden müssen. Stellen Sie bei Verkäufen sicher, dass Angebote, Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen übereinstimmen. Gleichen Sie bei Käufen Lieferantenrechnungen mit den entsprechenden Bestellungen ab, überprüfen Sie die SIREN- und Umsatzsteuernummern und bestätigen Sie die tatsächliche Lieferung. Als Faustregel gilt, dass jede Abweichung vor der Genehmigung oder Zahlung eine manuelle Überprüfung auslösen sollte.

• Verantwortlichkeiten zuweisen
  Benennen Sie für jede Kontrolle die Person oder Abteilung, die für die Validierung von Bestellungen, die Genehmigung von Rechnungen und die Autorisierung von Zahlungen verantwortlich ist. Diese klare Zuweisung von Rollen, zusammen mit dem autorisierten Zugriff auf Tools durch Benutzer-IDs, stärkt die Zuverlässigkeit des Prüfpfads.

• Verfahren schriftlich dokumentieren
  Erstellen Sie ein Dokument, in dem Transaktionswege, Kontrollen, verantwortliche Parteien und Regeln für den Umgang mit Abweichungen beschrieben werden. Das Dokument sollte so klar sein, dass ein Dritter die organisatorische Struktur verstehen kann. Das Dokument sollte datiert und bei jeder Änderung des Verfahrens überarbeitet werden.

• Ein zuverlässiges, nachhaltiges Archivierungssystem erstellen
  Implementieren Sie ein Archivierungssystem, das die Erhaltung, Lesbarkeit und Integrität von Rechnungen und ihren Belegen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet. Für elektronische Transaktionen wird ein Archivierungssystem mit Beweiswert bevorzugt. Dies ist ein System, das jedes Dokument mit einem Zeitstempel versieht und es mit einem digitalen Fingerabdruck verknüpft, sodass jede spätere Änderung erkennbar ist und die Rechnung für die gesamte Aufbewahrungsfrist durchsetzbar bleibt.

• Teams schulen und regelmäßige Audits durchführen
  Ein PAF ist nur dann effektiv, wenn die Personen, die ihn implementieren, ihn verstehen. Die beteiligten Parteien müssen geschult werden, und es sollten regelmäßige interne Überprüfungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Verfahren korrekt befolgt werden. Ebenso ist es wichtig, Abweichungen vom Verfahren zu korrigieren, bevor sie zu Schwachstellen werden, die während einer Buchprüfung ausgenutzt werden könnten.

Welche Strafen drohen bei Nichtführung eines verlässlichen Prüfpfads?

Die Hauptstrafe für die Nichtbereitstellung eines verlässlichen Prüfpfads ist die Verweigerung des Rechts auf Vorsteuerabzug. Ohne einen PAF, eine elektronische Signatur oder EDI könnte eine Rechnung ihre Beweiskraft verlieren. Andere im Allgemeinen Steuergesetzbuch (CGI) vorgesehene Strafen gelten für bestimmte Verstöße, wie z. B. falsche Rechnungen oder fehlende Pflichtangaben.

Die wichtigsten Konsequenzen, die berücksichtigt werden müssen, sind folgende:

• Verweigerung des Rechts auf Vorsteuerabzug
  Damit eine Rechnung für den Vorsteuerabzug in Frage kommt, muss sie Artikel 289 des CGI entsprechen und mit einer tatsächlichen Transaktion verbunden sein. Ohne einen PAF, um nachzuweisen, dass eine Transaktion tatsächlich stattgefunden hat, können die Steuerbehörden den Vorsteuerabzug für den Kauf ablehnen, was zu einer Steuernachforderung sowie Verzugszinsen führt. Hinweis: Ein einfaches Auslassen eines erforderlichen Details führt nicht automatisch zu dieser Ablehnung, wenn die Realität der Transaktion anderweitig nachgewiesen wird.

• 50 % Strafe für falsche Rechnungen oder Verschleierung
  Artikel 1737, I des CGI verhängt bei schwerwiegenden Verstößen eine Geldstrafe in Höhe von 50 % des betroffenen Betrags: Rechnungen, die nicht einer tatsächlichen Transaktion entsprechen, Verschleierung der Identität eines Anbieters oder Kunden oder die Nutzung eines Stellvertreters.

• 50 % Strafe bei Nichtrechnungsstellung; reduzierte Strafe von 5 %, wenn die Transaktion durch Aufzeichnungen verifiziert werden kann
  Wenn keine Rechnung ausgestellt und die Transaktion nicht aufgezeichnet wird, setzt das Unternehmen einer Strafe von 50 % des Transaktionsbetrags aus, gedeckelt auf 375.000 € pro Geschäftsjahr. Wenn ein Unternehmen jedoch nachweisen kann, dass die Transaktion aufgezeichnet wurde, wird die Strafe auf 5 % reduziert, gedeckelt auf 37.500 €.

• 15 € Strafe für jedes fehlende oder ungenaue Detail
  Artikel 1737, II des CGI besagt, dass jedes Weglassen oder jede Ungenauigkeit bei Pflichtangaben auf einer Rechnung mit einer Geldstrafe von 15 € bestraft wird, gedeckelt auf 25 % des Rechnungsbetrags.

Beispiel für einen verlässlichen Prüfpfad

Ein verlässlicher Prüfpfad verknüpft jede Rechnung mit der zugrunde liegenden Transaktion, vom ursprünglichen Angebot bis zur endgültigen Zahlung. Sehen wir uns ein konkretes Beispiel an, in dem eine Agentur einem KMU 8.000 € für Beratungsdienstleistungen in Rechnung stellt:

• Die Agentur (d. h. der Kunde/die Kundin) genehmigt ein Angebot über 8.000 € und sendet eine Bestellung an das KMU. Diese Dokumente dienen als Beweis dafür, dass die Dienstleistung angefordert wurde. Der Auftrag selbst erzeugt auch einen dokumentierten Pfad (z. B. Berichte, Ergebnisse, E-Mails), der zeigt, dass die Arbeit tatsächlich ausgeführt wurde.
  
• Die Rechnung weist dieselben Beträge, dieselbe Beschreibung und dieselben Kontaktinformationen wie das Angebot auf. Wenn die Rechnung 8.500 € aufweist, die Bestellung jedoch über 8.000 € lautete, löst die Diskrepanz vor der Zahlung einen Überprüfungsprozess aus. Die Übereinstimmung zwischen der Bestellung, der Dokumentation der ausgeführten Arbeiten und der Rechnung selbst belegt die Authentizität der Herkunft. Die Sicherung des genehmigten Dokuments bewahrt die Integrität seines Inhalts, und die langfristige Archivierung bewahrt seine Lesbarkeit im Laufe der Zeit.
  
• Der Kontoauszug ist das letzte Glied in der Kette und liefert den Beweis für die Zahlung. Dank des verlässlichen Prüfpfads kann die Agentur die gesamte Transaktion vom ersten Kontakt bis zur Zahlung rekonstruieren.
  

Jedes Dokument, aus dem ein PAF besteht, bestätigt das nächste, und diese Verknüpfung reicht aus, um zu beweisen, dass eine bestimmte Rechnung einer tatsächlichen Transaktion entspricht. Im Falle einer Prüfung hilft die Fähigkeit, jede Rechnung mit einem bestimmten Verkauf oder einer bestimmten Dienstleistung zu verknüpfen, das Recht des Unternehmens auf einen Steuerabzug der Mehrwertsteuer zu beweisen.

E-Invoicing-Reform und PAF: Wie sieht die Zukunft aus?

Ab dem 1. September 2026 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gilt zunächst für große und mittelständische Unternehmen (ab 1. September 2026), gefolgt von KMU und Kleinstunternehmen ab dem 1. September 2027. Letztendlich können Unternehmen keine Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen mehr per E-Mail austauschen; jede B2B-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. Factur-X, UBL oder CII) vorliegen und über eine von der Regierung genehmigte Plattform übermittelt werden.

Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung schafft den PAF nicht ab, sondern positioniert ihn neu. Ab dem 1. September 2026 werden inländische B2B-Rechnungen über zugelassene Plattformen übermittelt, die Authentizität und Integrität durch einen vorgeschriebenen technischen Rahmen garantieren – ähnlich dem, was EDI oder elektronische Signaturen bereits bieten. In diesen Fällen werden Prüfpfade weniger wichtig, da der technische Prozess selbst diese Funktion erfüllt.

Viele Transaktionen fallen jedoch nicht unter dieses System und müssen weiterhin auf die Nutzung des PAF angewiesen sein. Dies gilt insbesondere für Rechnungen von ausländischen Lieferanten, die nicht in Frankreich ansässig sind, sowie für Transaktionen, die dem E-Reporting unterliegen, wie Verkäufe an Privatpersonen oder internationale Transaktionen. Für alle diese Transaktionen muss das Unternehmen weiterhin in der Lage sein, die Verbindung zwischen der Rechnung, der kommerziellen Transaktion und der Zahlung nachzuweisen.

Hinweis: Während der verlässliche Prüfpfad in Kraft bleibt, verlagert sich seine Rechtsgrundlage allmählich vom Allgemeinen Steuergesetzbuch (CGI) zum Gesetzbuch über Steuern auf Waren und Dienstleistungen (CIBS). Die Verordnung Nr. 2025-1247 vom 17. Dezember 2025 hebt die Artikel 289 und 289 bis des CGI zum 1. September 2026 auf und überträgt die Umsatzsteuerregeln, einschließlich derjenigen zur Rechnungsstellung, in Buch II des CIBS. Der wesentliche Inhalt der Verpflichtungen – einschließlich des verlässlichen Prüfpfads – bleibt unverändert; es ändert sich nur die Nummerierung der Bestimmungen. Abschnitt VII von Artikel 289 wird vorübergehend beibehalten, bis er unter den Artikeln L. 216-41 ff. in das CIBS aufgenommen wird.

Während die E-Invoicing-Reform die Rechnungsübermittlung automatisiert und sichert, entbindet sie die Unternehmen folglich nicht von der Notwendigkeit, ihre End-to-End-Prozesse zu verwalten und die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit von Rechnungen sicherzustellen. Prüfpfade bleiben erforderlich, um die Nachvollziehbarkeit und Konsistenz im gesamten Prozess sicherzustellen.

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