Hoewel btw- en omzetbelastingcontroles stressvol kunnen zijn, is het belangrijk om je eerste belastingcontrole goed af te handelen. Dit komt omdat een eenmalige controle mogelijk je risico op toekomstige audits verhoogt, vooral als de eerste belastingcontrole ertoe leidt dat je een aanzienlijk bedrag aan aanvullende belastingen verschuldigd bent aan de relevante belastingdienst. Deze gids helpt je bij een belastingaudit. We delen veelvoorkomende audittriggers waarvan je op de hoogte moet zijn, hoe je je kunt voorbereiden op een audit en hoe je je kansen op een toekomstige audit kunt verkleinen.

Houd er rekening mee dat de informatie in deze gids geen fiscaal of juridisch advies is. Deze gids is uitsluitend voor informatieve doeleinden opgesteld en is niet bedoeld om belasting- of juridisch advies te geven en er mag niet op worden vertrouwd voor. Je dient je eigen fiscale, juridische en andere adviseurs te raadplegen wanneer je een belastingcontrole uitvoert.

Veelvoorkomende auditstriggers

Audits lijken misschien willekeurig, maar er zijn specifieke triggers die bepaalde bedrijven vatbaarder kunnen maken voor een audit. Materiële veranderingen die zich voordoen binnen een onderneming, zoals een nieuwe belastingregistratie of een aanzienlijke stijging van het gerapporteerde omzetbedrag, zijn goede voorbeelden van activiteiten die kunnen leiden tot een controlebericht. Hier zijn een paar andere veelvoorkomende audittriggers:

1. Een rariteit op een aangifte omzetbelasting of btw

Veel belastingautoriteiten hebben systemen die aangiften uit het verleden analyseren en eventuele eigenaardigheden signaleren die erop kunnen wijzen dat een audit gerechtvaardigd is. Bovendien filteren belastingautoriteiten vaak de informatie van indieners om controledoelen te identificeren op basis van de grootte van het bedrijf, het transactievolume of de complexiteit van de belastingaangifte.

2. Consequent te laat indienen

Een bedrijf dat chronisch te laat aangifte doet of helemaal niet voldoet aan de eis om aangifte te doen, loopt een hoger risico op een accountantsverklaring. En een geschiedenis van gewijzigde belastingaangiften is een andere veel voorkomende trigger voor een controle.

3. Een geschiedenis van audits

Een bedrijf dat in het verleden is gecontroleerd, zal waarschijnlijk opnieuw worden gecontroleerd. Dit is met name het geval als bij eerdere controles fouten aan het licht zijn gekomen die ertoe hebben geleid dat aanvullende betalingen verschuldigd waren aan de relevante belastingdienst. Bovendien, als een klant van je wordt gecontroleerd, kan er iets worden ontdekt dat kan leiden tot een auditmelding voor je bedrijf.

4. Een wijziging in belastingverplichtingen

Het overschrijden van drempels voor belastingregistratie kan snel gebeuren in een nieuwe staat of nieuw land, en bedrijven zijn zich er niet altijd van bewust dat ze onderworpen zijn geraakt aan nieuwe belastingverplichtingen van klanten. Belastingautoriteiten houden over het algemeen de verkoop bij, en als een bedrijf een drempel overschrijdt maar geen belasting int, kan het een controlebericht ontvangen.

5. Btw-teruggaave initiëren

In bepaalde landen, zoals Italië en Spanje, is een aanzienlijk verzoek om teruggave van btw een gebruikelijke aanleiding voor een controle. Dit is met name het geval als het bedrijf onlangs is geregistreerd voor het innen van btw.

Een omzetbelasting- of btw-controle beheren

Als je een auditmelding hebt ontvangen, volgen hier een paar manieren om de audit het beste te beheren, zowel voordat de auditor arriveert als tijdens het uitvoeren van de beoordeling.

Voorbereiding op een audit

Zodra je een auditbericht ontvangt, is het belangrijk om te beginnen met de voorbereidingen. Je wilt uzelf zoveel mogelijk tijd geven om relevante documenten en gegevens te verzamelen voordat de auditor arriveert.

Je kunt verwachten dat de accountant om elementaire boekhoudkundige documenten zal vragen, zoals jaarrekeningen, eerdere omzet- of btw-belastingaangiften en bankafschriften. Het is ook belangrijk om belastinggerelateerde documenten te verzamelen, zoals facturen, rekeningen, doorverkoop- en vrijstellingscertificaten en verzendgegevens. Het gereed hebben van deze documenten zal niet alleen helpen om de audit te versnellen, maar zal de auditor ook een goede indruk geven van hoe goed het bedrijf is georganiseerd en beheerd.

Als je merkt dat je een vrijstellingscertificaat voor een of meer van je klanten niet hebt, neem dan onmiddellijk contact op met die bedrijven om kopieën van de certificaten aan te vragen. Dit is een van de redenen waarom het belangrijk is om zo vroeg mogelijk met je auditvoorbereidingsproces te beginnen.

Als je minder bekend bent met de fiscale compliancevereisten of als je niet iemand hebt die fulltime belasting voor je bedrijf beheert, overweeg dan om een belastingadviseur te raadplegen voor advies. Het kan handig zijn om een expert te hebben voor ondersteuning en om je door het proces te begeleiden.

Tijdens de eerste conferentie kan de auditor je vragen om een verklaring van afstand van verjaringstermijn te ondertekenen, afhankelijk van het land en de belastingdienst. Dit verlengt de gebruikelijke verjaringstermijn voor de periode die wordt gecontroleerd, waardoor de auditor meer tijd heeft om je administratie te controleren zonder een jaar aan niet-ingevorderde belasting te verliezen aan verjaringstermijnen. De verjaringstermijn varieert per staat en land, maar ligt over het algemeen tussen de drie en acht jaar, met verlengingen bij verdenking van frauduleus gedrag. Het is belangrijk op te merken dat in de meeste gevallen de rente op verschuldigde belastingen blijft oplopen terwijl de kwijtscheldingsperiode van kracht is. Het geeft je misschien meer tijd om je documenten op orde te krijgen, maar denk goed na over de kosten.

Tijdens een audit

Ook al lijkt een audit misschien stressvol, houd er rekening mee dat de auditor er alleen is om zijn werk te doen. Als de audit persoonlijk plaatsvindt, geef de auditor dan een goede plaats om de audit uit te voeren, met alle gevraagde documenten beschikbaar. Misschien wil je je ook beschikbaar stellen om eventuele vragen te beantwoorden die opkomen tijdens hun beoordeling van de documenten.

Daarnaast is het een goede gewoonte om de auditor te vragen om alle verzoeken schriftelijk te verstrekken, zodat je een volledig overzicht kunt bijhouden van alles wat er tijdens de audit gebeurt. Als je niet zeker weet of een verzoek normaal is, neem dan contact op met je belastingadviseur voor advies.

Je kansen op een toekomstige audit verkleinen

Aan het einde van de audit kun je problemen met onderbetaling tegenkomen die ertoe leiden dat je bedrijf aanvullende belastingen, boetes en rente verschuldigd is. Als jij en je belastingadviseur het eens zijn met de beoordeling van de auditor, wordt de controle voltooid door het verschuldigde saldo te betalen.

In sommige rechtsgebieden heb je mogelijk het recht om bezwaar aan te tekenen tegen een aanslag belastingcontrole als je van mening bent dat deze onjuist is. In dit geval is het inhuren van een gecertificeerde belastingadviseur of advocaat wellicht de beste manier van handelen.

Hoe Stripe kan helpen

De beste manier om je voor te bereiden op een mogelijke audit is om georganiseerd te blijven en ervoor te zorgen dat je de naleving handhaaft, zelfs als je bedrijf groeit. Stripe Tax maakt compliance met internationale belastingregels eenvoudiger, zodat je je volledig kunt richten op de groei van je bedrijf. Met Stripe Tax worden de omzetbelasting, btw en GST automatisch berekend en geïnd voor zowel fysieke als digitale producten en diensten in alle staten in de VS en meer dan 40 landen. Stripe Tax is ingebouwd in Stripe, zodat je meteen aan de slag kunt, zonder integraties of plug-ins van derden.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Krijg inzicht in waar je je moet registreren en belasting moet berekenen: Kijk waar je belasting moet innen op basis van je Stripe transacties en activeer na registratie binnen enkele seconden de functie voor het innen van belastingen in een nieuw land of nieuwe staat. Eén regel code in je bestaande Stripe integratie is vaak al voldoende om te starten met het innen van belasting, of voeg deze functie met één muisklik toe aan Stripe producten zoals Invoicing, zonder dat je iets hoeft te programmeren.
  
• Registreren om belasting te betalen: Laat Stripe je belastingregistraties in de VS beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld. Zo bespaar je tijd en weet je zeker dat je aan de lokale regelgeving voldoet.
  
• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int de verschuldigde belasting, waar of wat je ook verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.
  
• Eenvoudig aangifte doen en overmaken: Met onze vertrouwde wereldwijde partners profiteren gebruikers van een naadloze ervaring die verbinding maakt met je Stripe transactiegegevens. Zo kunnen onze partners je deponeringen beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.
  

Lees onze documentatie voor meer informatie of meld je vandaag nog aan voor Stripe Tax.