Während Umsatzsteuerprüfungen und Sales Tax-Prüfungen stressig sein können, ist es wichtig, Ihre erste Steuerprüfung gut abzuwickeln. Dies liegt daran, dass eine einmalige Prüfung möglicherweise Ihr Risiko für zukünftige Prüfungen erhöht, insbesondere wenn die erste Steuerprüfung dazu führt, dass Sie der zuständigen Steuerbehörde einen erheblichen Betrag an zusätzlichen Steuern schulden. Dieser Leitfaden hilft Ihnen bei einer Steuerprüfung. Wir stellen Ihnen häufige Auslöser für Prüfungen vor, die Sie kennen sollten, wie Sie sich auf eine Prüfung vorbereiten und wie Sie Ihre Chancen auf eine zukünftige Prüfung verringern können.

Bitte beachten Sie, dass die Informationen in diesem Leitfaden keine Steuer- oder Rechtsberatung darstellen. Dieser Leitfaden wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht als Steuer- oder Rechtsberatung gedacht und sollte nicht als solche herangezogen werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer- und Rechtsberatungen sowie und andere Beratungen konsultieren, wenn Sie eine Steuerprüfung durchführen.

Häufige Auslöser für Prüfungen

Prüfungen mögen zufällig erscheinen, aber es gibt spezifische Auslöser, die bestimmte Unternehmen anfälliger für eine Prüfung machen können. Wesentliche Änderungen, die innerhalb eines Unternehmens auftreten, wie z. B. eine neue Steuerregistrierung oder ein erheblicher Anstieg des gemeldeten Umsatzes, sind gute Beispiele für Aktivitäten, die zu einer Prüfungsmitteilung führen können. Im Folgenden finden Sie einige weitere häufige Auslöser für Prüfungen:

1. Eine Auffälligkeit auf einer Sales Tax-Steuererklärung oder Umsatzsteuererklärung,

Viele Steuerbehörden verfügen über Systeme, die frühere Steuererklärungen analysieren und alle Auffälligkeiten kennzeichnen, die darauf hindeuten könnten, dass eine Prüfung gerechtfertigt ist. Darüber hinaus filtern die Steuerbehörden häufig die Informationen der Einreichenden, um Prüfungsziele auf der Grundlage der Unternehmensgröße, des Transaktionsvolumens oder der Komplexität der Steuererklärungen zu identifizieren.

2. Konsequent zu spät einreichen

Ein Unternehmen, das chronisch verspätet einreicht oder seiner Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung überhaupt nicht nachkommt, hat ein höheres Risiko für einen Prüfungsbescheid. Und eine Historie mit geänderten Steuererklärungen ist ein weiterer häufiger Auslöser für eine Prüfung.

3. Eine Historie der Prüfungen

Ein Unternehmen, das bereits in der Vergangenheit geprüft wurde, wird wahrscheinlich erneut geprüft. Dies gilt insbesondere dann, wenn bei den vorherigen Prüfungen Fehler aufgedeckt wurden, die zu zusätzlichen Zahlungen an die zuständige Steuerbehörde führten. Wenn ein Kunde von Ihnen einer Prüfung unterzogen wird, könnte außerdem etwas entdeckt werden, das zu einem Prüfungsbescheid für Ihr Unternehmen führen könnte.

4. Änderung der Steuerpflichten

Steuerliche Registrierungsschwellen können in neuen Bundesstaaten oder Landkreisen schnell überschritten werden, und Unternehmen sind sich nicht immer bewusst, dass sie dadurch neuen Verpflichtungen zur Steuererhebung von Kundinnen und Kunden auferlegt werden. Die Steuerbehörden verfolgen im Allgemeinen die Verkäufe, und wenn ein Unternehmen einen Schwellenwert überschreitet, aber keine Steuern erhebt, kann es einen Prüfungsbescheid erhalten.

5. Veranlassen einer Umsatzsteuerrückerstattung

In bestimmten Ländern, wie Italien und Spanien, ist ein erheblicher Antrag auf Rückerstattung der Umsatzsteuer ein gängiger Auslöser für Prüfungen. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich das Unternehmen erst vor Kurzem für die Erhebung der Umsatzsteuer registriert hat.

Verwalten einer Sales Tax-Prüfung oder Umsatzsteuerprüfung

Wenn Sie einen Prüfungsbescheid erhalten haben, finden Sie hier einige Möglichkeiten, wie Sie die Prüfung am besten verwalten können – sowohl vor dem Eintreffen des Prüfers/der Prüferin als auch während der Prüfung.

Vorbereitung auf eine Prüfung

Sobald Sie einen Prüfungsbescheid erhalten, ist es wichtig, mit den Vorbereitungen zu beginnen. Sie sollten sich so viel Zeit wie möglich nehmen, um relevante Dokumente und Aufzeichnungen zu sammeln, bevor der/die Prüfer/in eintrifft.

Sie können davon ausgehen, dass der/die Prüfer/in grundlegende Buchhaltungsdokumente wie Jahresabschlüsse, frühere Sales Tax- oder Umsatzsteuererklärungen und Kontoauszüge anfordern wird. Außerdem ist es wichtig, steuerrelevante Dokumente wie Rechnungen, Rechnungen, Wiederverkaufs- und Freistellungsbescheinigungen sowie Versandunterlagen zu erfassen. Die Bereitstellung dieser Dokumente trägt nicht nur dazu bei, die Prüfung zu beschleunigen, sondern gibt dem Prüfer/der Prüferin auch einen guten Eindruck davon, wie gut das Unternehmen organisiert und geführt wird.

Wenn Ihnen für eine oder mehrere Ihrer Kundinnen und Kunden eine Freistellungsbescheinigung fehlt, wenden Sie sich umgehend an diese Unternehmen und fordern Sie Kopien dieser Bescheinigungen an. Dies ist einer der Gründe, warum es wichtig ist, so früh wie möglich mit der Vorbereitung Ihrer Prüfung zu beginnen.

Wenn Sie mit den Anforderungen an die Steuerkonformität nicht so vertraut sind oder niemanden haben, der sich in Vollzeit um die Steuern Ihres Unternehmens kümmert, sollten Sie in Erwägung ziehen, sich von einem/einer Steuerberater/in beraten zu lassen. Es kann hilfreich sein, einen Experten/eine Expertin zu haben, der/die Sie unterstützt und durch den Prozess führt.

Während der ersten Besprechung kann der/die Prüfer/in Sie je nach Land und Steuerbehörde auffordern, eine Verjährungsverzichtserklärung zu unterzeichnen. Dadurch verlängert sich die übliche Verjährungsfrist für den zu prüfenden Zeitraum, sodass der/die Prüfer/in mehr Zeit hat, Ihre Unterlagen zu überprüfen, ohne die nicht eingezogenen Steuern eines Jahres bis zur Verjährungsfrist zu verlieren. Die Verjährungsfrist variiert je nach Bundesstaat und Land, beträgt aber in der Regel zwischen drei und acht Jahren, mit Verlängerungen bei Verdacht auf betrügerisches Verhalten. Es ist wichtig zu beachten, dass in den meisten Fällen während der Dauer des Stundungszeitraums weiterhin Zinsen auf fällige Steuern anfallen. Es könnte Ihnen mehr Zeit geben, Ihre Dokumente vorzubereiten, aber überlegen Sie die Kosten sorgfältig.

Während einer Prüfung

Auch wenn eine Prüfung anstrengend sein kann, sollten Sie bedenken, dass der/die Prüfer/in nur seine/ihre Arbeit macht. Wenn die Prüfung vor Ort stattfindet, stellen Sie dem/der Prüfer/in einen geeigneten Ort zur Verfügung, an dem er/sie die Prüfung durchführen kann, und halten Sie alle angeforderten Dokumente bereit. Sie können sich auch zur Verfügung stellen, um alle Fragen zu beantworten, die während der Durchsicht der Dokumente auftauchen.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, den/die Prüfer/in zu bitten, alle Anfragen schriftlich zu stellen, damit Sie eine vollständige Aufzeichnung über alles führen können, was während der Prüfung geschieht. Wenn Sie unsicher sind, ob eine Anfrage normal ist, lassen Sie sich von Ihrem/Ihrer Steuerberater/in beraten.

Verringern der Wahrscheinlichkeit einer zukünftigen Prüfung

Am Ende der Prüfung stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie zu wenig Steuern gezahlt haben, was dazu führt, dass Ihr Unternehmen zusätzliche Steuern sowie Strafen und Zinsen zahlen muss. Wenn Sie und Ihr/e Steuerberater/in mit der Einschätzung des Prüfers/der Prüferin einverstanden sind, wird die Prüfung durch Zahlung des geschuldeten Restbetrags abgeschlossen.

In einigen Steuersystemen haben Sie möglicherweise das Recht, gegen einen Steuerprüfungsbescheid Einspruch einzulegen, wenn Sie der Meinung sind, dass der Bescheid falsch ist. In diesem Fall kann die Beauftragung einer Steuer- oder Rechtberatung die beste Vorgehensweise sein.

So kann Stripe Sie unterstützen

Der beste Weg, sich auf eine mögliche Prüfung vorzubereiten, besteht darin, organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten, auch wenn Ihr Unternehmen wächst. Stripe Tax reduziert die Komplexität der globalen Steuer-Compliance, damit Sie sich ganz auf Ihr Unternehmenswachstum konzentrieren können. Denn Stripe Tax berechnet und erhebt automatisch die auf physische und digitale Produkte und Dienstleistungen anfallende Sales Tax, USt. und GST – und zwar in sämtlichen US-Bundesstaaten und über 40 Ländern. Stripe Tax ist in Stripe integriert, sodass Sie schneller loslegen können – es sind keine Integrationen oder Plugins von Drittanbietern erforderlich.

Stripe Tax hilft Ihnen bei Folgendem:

• Ermittlung steuerlicher Melde- und Erhebungspflichten: Ermitteln Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und schalten Sie nach der Registrierung in Sekundenschnelle die Steuererhebung in einem neuen Bundesstaat oder Land ein. Sie können mit der Steuererhebung beginnen, indem Sie Ihrer bestehenden Stripe-Integration eine Codezeile hinzufügen oder die Steuererhebung zu den codefreien Produkten von Stripe, wie z. B. Invoicing, mit einem Klick auf eine Schaltfläche hinzufügen.
  
• Steuerliche Registrierung: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer Steuerregistrierungen in den USA und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem die Antragsdetails vorab ausgefüllt werden – so sparen Sie Zeit und stellen die Einhaltung lokaler Vorschriften sicher.
  
• Automatischer Steuereinzug: Stripe Tax berechnet und erhebt den geschuldeten Steuerbetrag unabhängig von Ihrem Angebot und jedem Ort. Stripe Tax unterstützt unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist stets auf dem neuesten Stand bei Steuerregelungen und Steuersatzänderungen.
  
• Vereinfachte Steuererklärung und -abführung: Mit unseren vertrauenswürdigen globalen Partnern profitieren Nutzer/innen von einer nahtlosen Erfahrung, die eine Verbindung zu Ihren Stripe-Transaktionsdaten herstellt. Unsere Partner überlassen die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich ganz auf Ihr Unternehmenswachstum konzentrieren können.
  

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