Embora auditorias de IVA e impostos sobre vendas possam ser estressantes, é importante administrar bem sua primeira auditoria fiscal. Isso ocorre porque ser auditado uma vez aumenta o risco de auditorias futuras, especialmente se a primeira auditoria fiscal resultar em você devendo uma quantidade significativa de impostos adicionais para a autoridade fiscal relevante. Este guia ajuda você a navegar por uma auditoria fiscal. Vamos compartilhar gatilhos comuns de auditoria, como nos preparar para uma auditoria e como mitigar suas chances de passar por uma auditoria futura.

Tenha em mente que as informações fornecidas neste guia não constituem aconselhamento fiscal ou jurídico. Este guia foi preparado apenas para fins informativos e não se destina a fornecer aconselhamento fiscal ou jurídico, portanto não deve ser usado com esse propósito. Consulte seus próprios consultores fiscais, jurídicos e outros ao gerenciar uma auditoria fiscal.

Gatilhos comuns de auditoria

As auditorias podem parecer aleatórias, mas existem gatilhos específicos que podem tornar certas empresas mais suscetíveis. Mudanças relevantes que ocorrem dentro de uma empresa, como um novo cadastro fiscal ou aumento significativo no valor da receita declarada, são bons exemplos de atividades que podem resultar em um aviso de auditoria. Veja a seguir outros gatilhos comuns de auditoria:

1. Algo estranho em uma declaração de imposto sobre vendas ou IVA

Muitas autoridades fiscais têm sistemas que analisam declarações passadas e sinalizam dados incomuns que possam indicar a necessidade de uma auditoria. Além disso, muitas autoridades fiscais filtram os dados do declarante para identificar alvos de auditoria com base no tamanho da empresa, no volume de transações ou na complexidade da declaração de impostos.

2. Declarar atrasos de forma consistente

Uma empresa que registra cronicamente atraso ou não cumpre seu requisito de apresentar uma declaração corre um risco maior de receber notificação de auditoria. E um histórico de declarações fiscais corrigidas é outro gatilho comum para uma auditoria.

3. Um histórico de auditorias

Uma empresa que já foi auditada no passado provavelmente será auditada novamente. Isto é especialmente verdadeiro se as auditorias anteriores detectaram erros que resultaram em pagamentos adicionais para a autoridade fiscal competente. Além disso, se um cliente seu estiver sendo auditado, algo pode ser descoberto que pode levar a uma notificação de auditoria para sua empresa.

4. Uma mudança nas obrigações fiscais

As empresas podem superar rapidamente os limites mínimos de cadastro fiscal em um novo estado ou país, e nem sempre sabem que se tornaram sujeitas a novas obrigações de recolhimento de impostos dos clientes. Normalmente, as autoridades fiscais monitoram as vendas e, se uma empresa ultrapassa um limite mínimo, mas não recolhe impostos, pode receber um aviso de auditoria.

5. Iniciar um reembolso de IVA

Em certos países, como a Itália e a Espanha, um pedido substancial de reembolso do IVA é um gatilho de auditoria comum. Isto é especialmente verdadeiro se a empresa se cadastrou recentemente para recolher o IVA.

Como gerenciar uma auditoria de impostos sobre vendas ou IVA

Se você recebeu uma notificação de auditoria, veja algumas maneiras de gerenciar melhor esse processo, tanto antes da chegada do auditor quanto durante a realização da análise.

Preparação para uma auditoria

Assim que receber uma notificação de auditoria, é importante começar a se preparar. Você precisa do máximo de tempo possível para coletar documentos e registros relevantes antes da chegada do auditor.

O auditor muito provavelmente solicitará documentos contábeis básicos, como demonstrações financeiras, declarações de impostos sobre vendas ou IVA anteriores e extratos bancários. Também é importante coletar documentos fiscais, como faturas, contas, certificados de revenda e isenção e registros de envio. Ter esses documentos prontos não só ajudará a acelerar a auditoria, mas também dará ao auditor uma boa impressão de como a empresa é bem organizada e gerenciada.

Se não tiver um certificado de isenção para um ou mais de seus clientes, entre em contato imediatamente com essas empresas para solicitar cópias dos certificados. Essa é uma das razões pelas quais é importante começar seu processo de preparação para a auditoria o mais cedo possível.

Se você não estiver tão familiarizado com os requisitos de conformidade fiscal ou não tiver alguém gerenciando os impostos em tempo integral para sua empresa, considere falar com um especialista fiscal para obter orientação. Será útil ter um especialista que possa dar suporte e orientação durante esse processo.

Durante a conferência inicial, o auditor pode pedir que você assine uma renúncia de prescrição, dependendo do país e da autoridade fiscal. Isso estende o prazo prescricional usual do período que está sendo auditado, dando ao auditor mais tempo para revisar seus registros sem perder um ano de impostos não recuperados para prazos de prescrição. O prazo de prescrição varia de acordo com o estado e o país, mas geralmente é entre três e oito anos, com prorrogações por suspeita de comportamento fraudulento. É importante observar que, na maioria dos casos, os juros sobre os impostos devidos continuam a se acumular enquanto o período de renúncia estiver em vigor. Isso pode dar mais tempo para você colocar seus documentos em ordem, mas considere os custos cuidadosamente.

Durante a auditoria

Mesmo que uma auditoria possa parecer estressante, tenha em mente que o auditor está lá apenas para fazer o trabalho dele. Se a auditoria acontecer presencialmente, forneça ao auditor um local adequado para realizar a auditoria, com todos os documentos solicitados disponíveis. Você também pode se colocar à disposição para responder a quaisquer perguntas que surjam durante a revisão dos documentos.

Além disso, é uma prática recomendada pedir ao auditor que forneça todas as solicitações por escrito, para que você possa manter um registro completo de tudo o que ocorre durante a auditoria. Se você não tiver certeza se uma solicitação é normal, entre em contato com seu especialista fiscal para obter aconselhamento.

Como reduzir as chances de uma auditoria futura

No final da auditoria, você pode encontrar problemas de pagamento a menor que resultarão em sua empresa devendo impostos adicionais, bem como multas e juros. Se você e seu profissional fiscal concordarem com a avaliação do auditor, o pagamento do saldo devido completará a auditoria.

Em algumas jurisdições fiscais, você pode recorrer do resultado de uma auditoria fiscal se acreditar que a avaliação estava incorreta. Nesse caso, contratar um profissional tributário ou advogado certificado pode ser o melhor caminho a seguir.

Como a Stripe pode ajudar

A melhor maneira de se preparar para uma possível auditoria é estar organizado e garantir que você esteja mantendo a conformidade, mesmo que sua empresa cresça. O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal global para que você possa se concentrar no crescimento de seus negócios. Ele calcula e recolhe automaticamente impostos sobre vendas, IVA e GST em bens e serviços físicos e digitais em todos os estados dos EUA e em mais de 40 países. O Stripe Tax é integrado ao Stripe, para que você possa começar mais rápido, sem integrações ou plugins de terceiros.

O Stripe Tax ajuda você a:

• Entender onde cadastrar e recolher impostos: veja onde você precisa recolher impostos com base nas suas transações Stripe e, após o cadastro, ative a recolha de impostos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher impostos com uma única linha de código adicionada à sua integração da Stripe ou usar o recolhimento de impostos com produtos no-code da Stripe, como o Invoicing, com um clique.
  
• Cadastrar-se para pagar impostos: deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais nos EUA e aproveite um processo simplificado que preenche os dados da inscrição, economizando tempo e garantindo a conformidade com a legislação local.
  
• Recolher automaticamente os impostos: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor do imposto devido, independentemente do que ou de onde você vende. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e está atualizado sobre as mudanças de regras fiscais e alíquotas.
  
• Simplificar a declaração e o repasse: com nossos parceiros globais confiáveis, os usuários se beneficiam de uma experiência integrada que se conecta aos dados de suas transações na Stripe, permitindo que nossos parceiros gerenciem suas declarações para que você possa se concentrar no crescimento de seus negócios.
  

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