ระบบออกใบแจ้งหนี้ EDI ออกแบบมาสำหรับบริษัทต่างๆ ที่ประมวลผลใบแจ้งหนี้จำนวนมาก ระบบนี้ทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทำธุรกรรมทางการค้า ว่าแต่ใบแจ้งหนี้ EDI คืออะไร แล้วแตกต่างจากใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างไรกัน คุณจะออกใบแจ้งหนี้ EDI ได้อย่างไร ในบทความนี้ เราจะพาไปดูข้อมูลที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ EDI ทั้งใบแจ้งหนี้นี้คืออะไร วิธีส่งใบแจ้งหนี้ ข้อดี และอื่นๆ อีกมากมาย

เนื้อหาหลักในบทความ

• EDI คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ EDI คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ EDI กับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบมาตรฐานแตกต่างกันอย่างไร
  
• การออกใบแจ้งหนี้ EDI ทำงานอย่างไร
  
• ข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุในใบแจ้งหนี้ EDI
  
• ข้อดีและข้อเสียของใบแจ้งหนี้ EDI
  

EDI คืออะไร

EDI (ซึ่งย่อมาจากวลีในภาษาฝรั่งเศส "échange de données informatisés" ที่แปลว่า "การแลกเปลี่ยนข้อมูลดิจิทัล" (digital data exchange)) คือ การถ่ายโอนเอกสารทางการค้า (เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ใบลดหนี้ และใบสั่งซื้อ) โดยอัตโนมัติระหว่างธุรกิจ 2 แห่ง การแลกเปลี่ยนจะเกิดขึ้นทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างระบบสารสนเทศของบริษัทเหล่านี้ โดยไม่มีเจ้าหน้าที่เข้ามาเกี่ยวข้อง

EDI จะใช้กันหลักๆ ในบางอุตสาหกรรม (เช่น การแปรรูปอาหาร ยานยนต์ และการจัดจำหน่าย) โดยช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถประมวลผลเอกสารจำนวนมากได้

ใบแจ้งหนี้ EDI คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ EDI คือ ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลที่ออกในรูปแบบของข้อความที่มีโครงสร้าง ซึ่งส่งจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งผ่านระบบ EDI ตำแหน่งการจัดวางและลำดับของข้อมูลได้รับการกำหนดไว้ในรูปแบบที่ได้มาตรฐาน ซึ่งช่วยให้ระบบสามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติ ขจัดข้อผิดพลาดจากบุคลากร และยกระดับขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้แบบครบวงจร

ใบแจ้งหนี้ EDI ต้องมีสิ่งต่อไปนี้จึงจะเป็นไปตามรูปแบบมาตรฐาน

• ตัวตนและความถูกต้องสมบูรณ์ของผู้ออก
  
• ความถูกต้องของข้อมูล
  
• การอ่านได้ด้วยคอมพิวเตอร์
  

การออกใบแจ้งหนี้ EDI เป็นข้อบังคับหรือไม่

การออกใบแจ้งหนี้ EDI ไม่ได้เป็นข้อบังคับ แต่บริษัทต่างๆ มักต้องการใช้เพื่อให้จัดการใบแจ้งหนี้แบบ B2B จำนวนมากอย่างเต็มประสิทธิภาพ พาร์ทเนอร์ทางธุรกิจอาจขอให้คุณส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ EDI

ใบแจ้งหนี้ EDI กับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบมาตรฐานแตกต่างกันอย่างไร

ใบแจ้งหนี้ EDI แตกต่างจากใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบดั้งเดิมในเรื่องรูปแบบ วิธีการส่ง และการไม่ได้บังคับให้ต้องใช้

รูปแบบ

รูปแบบ EDI (เช่น EDIFACT และ Odette) เหมาะกับความต้องการต่างๆ ของธุรกิจ แต่ยังไม่ตรงตามข้อกำหนดของการปฏิรูปการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ โดยรัฐบาลได้เลือกใช้รูปแบบอื่นๆ แทน เช่น Factur-X, CII และ UBL สำหรับการปฏิรูปครั้งนี้

วิธีการส่ง

ตั้งแต่ปี 2026 หรือ 2027 (ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัท) ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดจะต้องส่งผ่านแพลตฟอร์มที่ได้รับอนุมัติแล้ว หรือ PA (ซึ่งก่อนหน้านี้เรียกว่า PDP หรือ Partner Dematerialization Platform) แต่คุณยังสามารถส่งใบแจ้งหนี้ EDI โดยตรงผ่านเครือข่ายส่วนตัวต่อไปได้

การไม่ได้บังคับให้ต้องใช้

อย่างที่ได้กล่าวไว้ กฎหมายยังไม่ได้บังคับให้มีการออกใบแจ้งหนี้ EDI แต่การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะค่อยๆ กลายเป็นข้อบังคับสำหรับธุรกรรม B2B ทั้งหมดที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

Billit (แอปพาร์ทเนอร์ของ Stripe) ช่วยให้คุณส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จาก Stripe ได้โดยตรงอย่างปลอดภัยโดยไม่ต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว คุณสามารถดาวน์โหลด Billit ได้จาก Stripe App Marketplace

การออกใบแจ้งหนี้ EDI ทำงานอย่างไร

การออกใบแจ้งหนี้ EDI มีหลายขั้นตอน

• ความยินยอมร่วมกัน: ทั้ง 2 ธุรกิจต้องตกลงที่จะใช้ระบบ EDI เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ แล้วจะต้องตกลงกันว่าจะใช้รูปแบบและมาตรฐานใด
  
• การเตรียมข้อมูล: ในการจัดทำใบแจ้งหนี้ ระบบจะดึงข้อมูลที่จำเป็นจากฐานข้อมูลภายใน และจัดโครงสร้างข้อมูลตามมาตรฐานที่ฝ่ายต่างๆ เลือกใช้เอาไว้
  
• การส่งข้อมูลที่ปลอดภัย: เมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้ในรูปแบบมาตรฐานแล้ว ก็จะมีการส่งข้อความที่มีข้อมูลใบแจ้งหนี้ EDI ผ่านเครือข่ายที่ปลอดภัย
  
• การประมวลผลอัตโนมัติ: ระบบ EDI ที่ปลายทางผู้รับจะได้รับใบแจ้งหนี้ แล้วประมวลผลและอัปโหลดข้อมูลโดยอัตโนมัติ
  

ข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุในใบแจ้งหนี้ EDI

ใบแจ้งหนี้ EDI มีข้อมูลที่จำเป็นแบบเดียวกับใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม เช่น ข้อมูลระบุตัวตนของทั้ง 2 บริษัท (ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี) ตลอดจนรายละเอียดใบแจ้งหนี้ รวมถึงวันที่ออก วันครบกำหนด จำนวนเงินก่อนคำนวณภาษี การเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม และจำนวนเงินรวมพร้อมภาษี นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้ EDI ยังมีข้อมูลธุรกิจด้วย เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้และวิธีการชำระเงิน

ข้อดีและข้อเสียของใบแจ้งหนี้ EDI

การออกใบแจ้งหนี้ EDI มีข้อดีหลายประการสำหรับธุรกิจ เช่น

• การประหยัดเวลาได้มาก และเพิ่มประสิทธิภาพการทำธุรกรรมทางการค้าผ่านระบบอัตโนมัติ
  
• การลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล
  
• การลดต้นทุนการบริหารจัดการ
  
• การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
  

อย่างไรก็ตาม ระบบ EDI ก็มีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกัน โดยเฉพาะสำหรับสตาร์ทอัพและองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง (SME)

• ระบบดังกล่าวต้องใช้การลงทุนแรกเริ่มจำนวนมาก (ทั้งเวลาและเงิน) ในการตั้งค่า ซึ่งทำให้ธุรกิจที่มีทรัพยากรอยู่อย่างจำกัดเข้าถึงการออกใบแจ้งหนี้ EDI ได้น้อยลง
  
• ธุรกิจจะยังคงต้องใช้แพลตฟอร์มที่ได้รับอนุมัติแล้ว ซึ่งแปลงใบแจ้งหนี้ EDI เป็นรูปแบบที่รัฐบาลยอมรับ เพื่อให้เป็นไปตามการปฏิรูปการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์