El sistema de facturación de EDI está diseñado para empresas que procesan grandes cantidades de facturas. Es un sistema rápido y eficiente que agiliza las transacciones comerciales. Pero ¿qué es una factura de EDI y en qué se diferencia de una factura electrónica? ¿Cómo se emite una factura de EDI? En este artículo, te contamos todo lo que debes saber sobre las facturas de EDI: qué son, cómo se envían, sus ventajas y mucho más.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el EDI?
  
• ¿Qué es una factura de EDI?
  
• ¿En qué se diferencia una factura de EDI de una factura electrónica estándar?
  
• ¿Cómo funciona la facturación de EDI?
  
• Información que debe contener una factura de EDI
  
• Ventajas y desventajas de las facturas de EDI
  

¿Qué es el EDI?

EDI es la abreviatura del término en francés «échange de données informatisés» (intercambio de datos digitales), que refiere a la transferencia automática de documentos comerciales (por ejemplo, facturas, presupuestos, notas de crédito y órdenes de compra) entre dos empresas. El intercambio se realiza de manera electrónica entre los sistemas de información de las empresas, sin intervención humana.

El EDI se utiliza principalmente en ciertas industrias (p. ej., procesamiento de alimentos, automotriz y distribución). Permite que las empresas procesen grandes volúmenes de documentos.

¿Qué es una factura de EDI?

Una factura de EDI es una factura digital que se emite en forma de mensaje estructurado y se envía de una computadora a otra a través de un sistema de EDI. La disposición y el orden de la información siguen un formato estandarizado que permite procesar las facturas de forma automática, eliminar el error humano y agilizar todo el proceso de facturación.

Para cumplir con el formato estándar, una factura de EDI debe procurar lo siguiente:

• La identidad y la autenticidad del emisor
  
• La precisión de la información
  
• La legibilidad para una computadora
  

¿La facturación de EDI es obligatoria?

La facturación de EDI no es obligatoria, pero suele ser la opción preferida por las empresas porque permite gestionar grandes volúmenes de facturas B2B con la máxima eficiencia. Un socio de la empresa podría pedirte que envíes tus facturas en formato de EDI.

¿En qué se diferencia una factura de EDI de una factura electrónica estándar?

Las facturas de EDI se diferencian de las facturas electrónicas tradicionales en el formato, los métodos de transmisión y la naturaleza optativa.

El formato

Los formatos de EDI (como EDIFACT y Odette) se adaptan a las necesidades de las empresas, pero aún no cumplen con los requisitos de la reforma de la facturación electrónica. Por este motivo, el Gobierno ha elegido otros formatos para la reforma, como Factur-X, CII y UBL.

Los métodos de transmisión

A partir de 2026 o 2027 (según el tamaño de la empresa), todas las facturas electrónicas deberán enviarse por una plataforma aprobada o PA (antes llamada PDP o plataforma de desmaterialización de socios). No obstante, las facturas de EDI pueden podrán seguir enviándose de forma directa por redes privadas.

La naturaleza optativa

Como ya se ha mencionado, la legislación aún no exige la facturación de EDI, pero se irá implementando su obligatoriedad de forma gradual para todas las transacciones B2B sujetas al impuesto al valor agregado (IVA).

La aplicación asociada de Stripe, Billit, te permite enviar facturas electrónicas directamente desde Stripe, de forma segura y sin tener que escribir ni una sola línea de código. Puedes descargar Billit desde Stripe App Marketplace.

¿Cómo funciona la facturación de EDI?

La facturación de EDI se realiza en varias etapas.

• Consentimiento mutuo: las dos empresas deben acordar el uso de un sistema de EDI para enviar facturas. Luego, deben acordar el formato y el estándar que utilizarán.
  
• Preparación de datos: para crear una factura, el sistema extrae la información necesaria de su base de datos interna y estructura los datos según el estándar que las partes eligieron utilizar.
  
• Transmisión segura: una vez que se crea una factura en el formato estándar, se envía un mensaje que contiene los datos de la factura de EDI a través de una red segura.
  
• Procesamiento automatizado: el sistema de EDI del receptor recibe la factura, procesa los datos y los carga automáticamente.
  

Información que debe contener una factura de EDI

Las facturas de EDI contienen la misma información obligatoria que las facturas tradicionales: datos que permiten identificar a las dos empresas (nombres, direcciones e identificaciones fiscales) y datos de la factura (fecha de emisión, fecha de vencimiento, importe antes de impuestos, cargo del IVA e importe total con impuestos). Las facturas de EDI también incluyen información de la empresa, como el número de factura y el método de pago.

Ventajas y desventajas de las facturas de EDI

La facturación de EDI ofrece a las empresas muchas ventajas, entre las que se incluyen las siguientes:

• Ahorro de tiempo considerable y optimización de las transacciones comerciales a través de la automatización
  
• Minimización de los errores de entrada de datos
  
• Reducción de los costos administrativos
  
• Seguridad de los datos
  

Pero, el sistema de EDI también tiene algunas desventajas, en especial para las pequeñas y medianas empresas (pymes) y las startups:

• El sistema requiere una inversión inicial significativa (tanto de tiempo como de dinero) para su instalación, lo que hace que la facturación de EDI sea menos accesible para las empresas que tienen recursos limitados.
  
• Para cumplir con la reforma de la facturación electrónica, las empresas tienen que seguir utilizando una plataforma aprobada que convierta las facturas de EDI en un formato reconocido por el Gobierno.