O sistema de faturamento EDI é projetado para empresas que processam grandes quantidades de faturas. É um sistema rápido e eficiente que agiliza transações comerciais. Mas o que é uma fatura EDI e em que ela difere de uma fatura eletrônica? Como emitir uma fatura EDI? Neste artigo, explicamos o que você precisa saber sobre faturas EDI: o que elas são, como enviá-las, suas vantagens e muito mais.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é EDI?
  
• O que é uma fatura EDI?
  
• Qual é a diferença entre uma fatura EDI e uma fatura eletrônica padrão?
  
• Como funciona a faturação EDI
  
• Informações necessárias em uma fatura EDI
  
• Prós e contras das faturas EDI
  

O que é EDI?

EDI — uma abreviação da expressão francesa para "troca digital de dados" (échange de données informatisés) — é a transferência automática de documentos comerciais (por exemplo, faturas,cotações,notas de crédito, eordens de compra) entre dois negócios. A troca é feita eletronicamente entre os sistemas de informação das empresas, sem intervenção humana.

A EDI é usada principalmente em determinados setores (por exemplo, processamento de alimentos, automotivo e distribuição). Ela permite que as empresas processem grandes volumes de documentos.

O que é uma fatura EDI?

Uma fatura EDI é uma fatura digital emitida na forma de uma mensagem estruturada enviada de um computador para outro por meio de um sistema EDI. A disposição e a ordem das informações seguem um formato padronizado, o que permite que as faturas sejam processadas automaticamente, eliminando erros humanos e simplificando o processo de faturamento de ponta a ponta.

Para atender ao formato padrão, uma fatura EDI deve garantir:

• Identidade e autenticidade do emissor
  
• A precisão das informações
  
• Legibilidade por computador
  

A faturação EDI é obrigatória?

A faturação EDI não é obrigatória, mas muitas vezes é preferida pelas empresas por sua capacidade de lidar com grandes volumes de faturas B2B com máxima eficiência. Um parceiro de empresa pode pedir que você envie suas faturas no formato EDI.

Qual a diferença entre uma fatura EDI e uma fatura eletrônica padrão?

As faturas EDI diferem das faturas eletrônicas tradicionais no formato, métodos de transmissão e natureza opcional.

Formato

Os formatos de EDI (como EDIFACT e Odette) atendem às necessidades das empresas, mas ainda não cumprem os requisitos da reforma de faturamento eletrônico. Em vez disso, o governo optou por outros formatos, incluindo Factur-X, CII e UBL, para a reforma.

Métodos de transmissão

A partir de 2026 ou 2027 (dependendo do tamanho da empresa), todas as faturas eletrônicas devem ser enviadas por uma plataforma aprovada, ou PA (anteriormente chamada dePDP—plataforma de desmaterialização de parceiros). No entanto, as faturas EDI podem continuar sendo enviadas diretamente por redes privadas.

Natureza opcional

Como mencionado, a faturação EDI ainda não é exigida por lei. No entanto, o faturamento eletrônico se tornará gradualmente obrigatório para todas as transações B2B sujeitas ao imposto sobre valor agregado (IVA).

O aplicativo parceiro da Stripe,Billit, permite enviar faturas eletrônicas diretamente da Stripe, de forma segura e sem escrever uma única linha de código. Você pode baixar o Billit a partir doStripe App Marketplace.

Como funciona o faturamento de uma EDI

O faturamento de uma EDI ocorre em várias etapas.

• Consentimento mútuo: Ambas as empresas devem concordar em utilizar um sistema EDI para enviar faturas. Em seguida, devem concordar sobre qual formato e padrão utilizar.
  
• Preparação de dados: Para criar uma fatura, o sistema extrai as informações necessárias de seu banco de dados interno e estrutura os dados de acordo com o padrão escolhido pelas partes.
  
• Transmissão segura: Uma vez que uma fatura é criada no formato padrão, uma mensagem contendo os dados da fatura EDI é enviada por meio de uma rede segura.
  
• Processamento automático: O sistema EDI do lado do destinatário recebe a fatura e processa automaticamente os dados, realizando o upload das informações.
  

Informações necessárias em uma fatura EDI

As faturas EDI contêm as mesmas informações exigidas em faturas tradicionais. Isso inclui informações de identificação de ambas as empresas (nomes, endereços e números de ID fiscal), bem como os dados da fatura, incluindo data de emissão, data de vencimento, valor antes de impostos, valor do IVA e o valor total com impostos. As faturas EDI também incluem dados comerciais, como o número da fatura e a forma de pagamento.

Prós e contras das faturas EDI

O faturamento de uma EDI oferece muitas vantagens às empresas, incluindo:

• Considerável economia de tempo e otimização de transações comerciais por meio da automação
  
• Minimização de erros de entrada de dados
  
• Redução dos custos administrativos
  
• Segurança de dados
  

No entanto, também existem algumas desvantagens no sistema EDI, especialmente para startups e pequenas e médias empresas (PMEs):

• O sistema exige um investimento inicial significativo (tanto de tempo quanto de dinheiro) para ser implementado, tornando o faturamento de uma EDI menos acessível para empresas com recursos limitados.
  
• Para cumprir a reforma do faturamento eletrônico, as empresas ainda precisarão usar uma plataforma aprovada que converta as faturas EDI em um formato reconhecido pelo governo.