Il sistema di fatturazione EDI è pensato per le aziende che gestiscono grandi quantità di fatture. Si tratta di un sistema veloce ed efficiente che semplifica le transazioni commerciali. Ma cos'è una fattura EDI e in cosa differisce da una fattura elettronica? Come si emette una fattura EDI? In questo articolo spieghiamo tutto quello che c'è da sapere sulle fatture EDI: cosa sono, come inviarle, i loro vantaggi e molto altro ancora.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è l'EDI
  
• Che cos'è una fattura EDI
  
• Differenze tra una fattura EDI e una fattura elettronica Standard
  
• Funzionamento della fatturazione EDI
  
• Informazioni necessarie su una fattura EDI
  
• Pro e contro delle fatture EDI
  

Che cos'è l'EDI

EDI, acronimo della frase francese "scambio di dati informatizzati" (échange de données informatisés), è il trasferimento automatico di documenti commerciali (ad esempio fatture, preventivi, note di credito e ordini di acquisto) tra due attività. Lo scambio avviene elettronicamente tra i sistemi informatici delle aziende, senza intervento umano.

L'EDI è utilizzato principalmente in determinati settori (ad esempio, trasformazione alimentare, automobilistico e distribuzione). Consente alle attività di elaborare grandi volumi di documenti.

Che cos'è una fattura EDI

Una fattura EDI è una fattura digitale emessa sotto forma di messaggio strutturato inviato da un computer a un altro tramite un sistema EDI. La posizione e l'ordine delle informazioni sono definiti in un formato standardizzato che consente l'elaborazione automatica delle fatture, eliminando gli errori umani e semplificando il processo di fatturazione dall'inizio alla fine.

Per soddisfare il formato standard, una fattura EDI deve garantire:

• Identità e autenticità della società emittente
  
• Accuratezza delle informazioni
  
• Leggibilità da parte di un computer
  

Obbligo di fatturazione EDI: vero o falso

La fatturazione EDI non è obbligatoria, ma è spesso preferita dalle aziende per la sua capacità di gestire grandi volumi di fatture B2B con la massima efficienza. Un partner commerciale potrebbe chiederti di inviare le tue fatture in formato EDI.

Differenze tra una fattura EDI e una fattura elettronica Standard

Le fatture EDI differiscono dalle fatture elettroniche tradizionali per formato, modalità di trasmissione e natura facoltativa.

Formato

I formati EDI (come EDIFACT e Odette) sono adatti alle esigenze delle attività, ma non soddisfano ancora i requisiti della riforma della fatturazione elettronica. Il governo ha invece scelto altri formati, tra cui Factur-X, CII e UBL, per la riforma.

Metodi di trasmissione

A partire dal 2026 o dal 2027 (a seconda delle dimensioni dell'azienda), tutte le fatture elettroniche devono essere inviate tramite una piattaforma approvata, o PA (precedentemente chiamata PDP, Partner Dematerialization Platform), ma le fatture EDI possono continuare a essere inviate direttamente tramite reti private.

Natura facoltativa

Come accennato, la fatturazione EDI non è ancora obbligatoria per legge. Tuttavia, la fatturazione elettronica diventerà gradualmente obbligatoria per tutte le transazioni B2B soggette all'IVA.

L'app partner di Stripe, Billit, ti consente di inviare fatture elettroniche direttamente da Stripe, in modo sicuro e senza scrivere una sola riga di codice. Puoi scaricare Billit dallo Stripe App Marketplace.

Funzionamento della fatturazione EDI

La fatturazione EDI si svolge in più fasi.

• Consenso reciproco: entrambe le attività devono concordare l'utilizzo di un sistema EDI per l'invio delle fatture. Devono quindi concordare il formato e lo standard da utilizzare.
  
• Preparazione dei dati: per creare una fattura, il sistema estrae le informazioni necessarie dal proprio database interno e struttura i dati secondo lo standard che le parti hanno scelto di utilizzare.
  
• Trasmissione sicura: una volta creata la fattura nel formato standard, viene inviato un messaggio contenente i dati della fattura EDI tramite una rete sic
  
• Elaborazione automatica: il sistema EDI del destinatario riceve la fattura, la elabora automaticamente e carica i dati.
  

Informazioni necessarie su una fattura EDI

Le fatture EDI contengono le stesse informazioni necessarie sulle fatture tradizionali. Queste includono le informazioni identificative di entrambe le aziende (nomi, indirizzi e ID fiscali) nonché i dettagli della fattura, tra cui la data di emissione, la data di scadenza, l'importo al netto delle imposte, l'IVA e l'importo totale comprensivo di imposte. Le fatture EDI includono anche informazioni sull'attività quali il numero della fattura e il metodo di pagamento.

Pro e contro delle fatture EDI

La fatturazione EDI offre alle attività numerosi vantaggi, tra cui:

• Notevole risparmio di tempo e ottimizzazione delle transazioni commerciali attraverso l'automazione
  
• Riduzione al minimo degli errori di inserimento dei dati
  
• Riduzione dei costi amministrativi
  
• Sicurezza dei dati
  

Tuttavia, il sistema EDI presenta anche alcuni svantaggi, soprattutto per le start-up e le piccole e medie imprese (PMI):

• Il sistema richiede un investimento iniziale significativo (sia in termini di tempo che di denaro) per la sua configurazione, rendendo la fatturazione EDI meno accessibile alle attività con risorse limitate.
  
• Per conformarsi alla riforma della fatturazione elettronica, le attività dovranno comunque utilizzare una piattaforma approvata che converta le fatture EDI in un formato riconosciuto dal governo.