ใบแจ้งหนี้การซื้อนี้เป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยให้สามารถดำเนินการธุรกรรมทางการค้าระหว่างสองบริษัทได้ ใบแจ้งหนี้การซื้อเป็นเอกสารทางบัญชีและภาษีที่จำเป็นที่ลูกค้าจะได้รับหลังจากการซื้อ ค้นหาว่ามีลักษณะเฉพาะอย่างไร บันทึกในระบบบัญชีอย่างไร และแตกต่างจากใบตั้งหนี้การขายอย่างไร

ในบทความของเราเกี่ยวกับหัวข้อเหล่านี้ คุณยังสามารถเจาะลึกความรู้เกี่ยวกับเอกสารสำคัญอื่นๆ เช่น เงินฝาก สถานการณ์ และใบแจ้งหนี้คงเหลือ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้การซื้อคืออะไร
  
• วิธีแยกความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้การซื้อและใบตั้งหนี้การขาย
  
• จะทําอย่างไรกับใบแจ้งหนี้การซื้อ
  
• ใครสามารถออกใบแจ้งหนี้การซื้อได้บ้าง
  
• วิธีแก้ไขใบแจ้งหนี้การซื้อ
  

ใบแจ้งหนี้การซื้อคืออะไร

ใบแจ้งหนี้การซื้อคือเอกสารที่ซัพพลายเออร์ส่งให้ลูกค้า หลังจากมีการใช้จ่ายทางวิชาชีพ (การซื้อสินค้าหรือบริการ) บริษัทของลูกค้าได้รับข้อมูลดังกล่าวเมื่อจัดส่งสินค้าหรือหลังจากที่บริการเสร็จสมบูรณ์แล้ว เอกสารนี้เป็นสิ่งจําเป็นสําหรับธุรกรรมทางการค้าทั้งหมดระหว่างบริษัท (ธุรกิจต่อธุรกิจหรือ B2B) เพื่อให้การได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการนั้นมีความเป็นทางการ

วิธีแยกความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้การซื้อและใบตั้งหนี้การขาย

ชื่อจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบทบาทของคุณในธุรกรรม หากคุณเป็นผู้ซื้อหรือบริษัทลูกค้า คุณจะได้รับใบแจ้งหนี้การซื้อเมื่อชําระเงินแล้ว และหากคุณมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้า เราจะเรียกเอกสารที่คุณออกว่าใบตั้งหนี้การขาย ดังนั้นเราจึงใช้สองชื่อเพื่อระบุสิ่งเดียวกัน คือ เอกสารทางกฎหมายและการเงินที่ทำให้ธุรกรรมเชิงพาณิชย์มีความเป็นทางการ

จะทําอย่างไรกับใบแจ้งหนี้การซื้อ

บริษัทลูกค้าต้องลงบัญชีสําหรับใบแจ้งหนี้การซื้อ การทําเช่นนี้ช่วยให้บัญชีมีข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นไปตามข้อบังคับด้านภาษี

นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้การซื้อยังถือเป็นหลักฐานการใช้จ่ายทางวิชาชีพด้วย ซึ่งมีความสำคัญต่อการหักลดหย่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ในระหว่างการจัดซื้อระหว่างการยื่นภาษีภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) นอกจากนี้ อาจมีการร้องขอให้คุณดําเนินการในกรณีที่มีการโต้แย้งการชําระเงินหรือการตรวจสอบภาษี ดังนั้น คุณจึงต้องเก็บใบแจ้งหนี้การซื้อแต่ละฉบับไว้เป็นอย่างน้อย 10 ปี

การบันทึกใบแจ้งหนี้การซื้อ

ต้องบันทึกใบแจ้งหนี้การซื้อแต่ละรายการในวันที่ได้รับ (วันที่ที่ปรากฏในเอกสาร) ในการแสดงข้อมูลนี้ในการทำบัญชีของคุณ ให้หักเงินจํานวนที่ไม่รวมภาษี (HT) จากหมายเลขการทำบัญชีต่อไปนี้

• 607 สำหรับ “การซื้อสินค้า” ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อขายต่อโดยไม่มีการแปลงสภาพ
  
• 601 สําหรับ "การซื้อวัตถุดิบและอุปกรณ์ที่จัดเก็บไว้"
  
• 609 สําหรับ "ส่วนลดและเงินคืน" หากเกี่ยวข้อง
  

นอกจากนี้จะต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มตามหมายเลขต่อไปนี้ด้วย:

• การหักเงินในบัญชี 44561 สำหรับ “ภาษีมูลค่าเพิ่มที่หักลดหย่อนจากสินค้าและบริการอื่นๆ”
  
• การโอนเงิน 401 ให้บัญชี "ซัพพลายเออร์" สำหรับจำนวนเงินที่รวมภาษีทั้งหมด (TTC) ที่จ่ายให้กับซัพพลายเออร์
  

ใครสามารถออกใบแจ้งหนี้การซื้อได้บ้าง

บริษัทต่างๆ เท่านั้น (ไม่ว่าสถานะทางกฎหมายจะเป็นอย่างไร) สามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ได้ บุคคลทั่วไปที่ทำยอดขายได้เท่ากับหรือมากกว่า €1,500 จะต้องจัดทำใบรับรองหรือสัญญาภายใต้ลายเซ็นส่วนตัวเพื่อยืนยันการทำธุรกรรมระหว่างสองฝ่าย

คุณสามารถทําให้ระบบการเรียกเก็บเงินแบบครบวงจรเป็นเรื่องง่ายด้วย Stripe Invoicing ซึ่งเป็นโซลูชันที่ผสานการทํางานกับเครื่องมือที่คุณมีอยู่ อํานวยความสะดวกในการสร้างใบแจ้งหนี้ ใช้ระบบอัตโนมัติในการรับรู้รายรับ และเร่งการชำระเงินที่ค้างชำระให้เร็วขึ้น โดยทั้งหมดนี้ทําได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว

วิธีแก้ไขใบแจ้งหนี้การซื้อ

บริษัทผู้ออกเอกสาร เช่น ซัพพลายเออร์ จะต้องจัดทำใบแจ้งหนี้การขายเพื่อทำให้ธุรกรรมแต่ละรายการเป็นจริง เมื่อเอกสารถึงมือบริษัทลูกค้าแล้ว ใบแจ้งหนี้การขายจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้การซื้อ ใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ต้องมีข้อมูลต่อไปนี้:

• คําว่า "ใบแจ้งหนี้" หมายเลขใบแจ้งหนี้ และวันที่ออก
  
• ข้อมูลประจำตัวของซัพพลายเออร์ ได้แก่ ชื่อและนามสกุลหรือชื่อบริษัท หมายเลข SIREN หรือ SIRET รูปแบบทางกฎหมายของนิติบุคคล จำนวนทุนจดทะเบียน หมายเลข RCS สำหรับผู้ค้าหรือหมายเลข RM สำหรับช่างฝีมือ และที่อยู่สำนักงานใหญ่
  
• ข้อมูลประจำตัวลูกค้า ได้แก่ ชื่อหรือชื่อบริษัท และที่อยู่เรียกเก็บเงินและจัดส่ง (หากแตกต่างกัน)
  
• หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของบริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• หมายเลขใบสั่งซื้อ (ถ้าเกี่ยวข้อง)
  
• วันที่ขายหรือให้บริการเสร็จสมบูรณ์
  
• การกำหนดและรายละเอียดบัญชีของสินค้าที่ขายหรือให้บริการแต่ละรายการ เช่น หน่วย ปริมาณ ลักษณะ ยี่ห้อ อ้างอิง วัสดุที่จัดหา และแรงงาน
  
• ราคาต่อหน่วย ไม่รวมภาษีสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ
  
• อาจระบุการขึ้นราคา เช่น ค่าจัดส่งหรือค่าเดินทาง (ถ้ามี)
  
• อาจระบุส่วนลดต่างๆ
  
• ยอดรวม ไม่รวมภาษี
  
• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่บังคับใช้กับแต่ละรายการ หรือการระบุ “ไม่ใช้ภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามมาตรา 293 B ของประมวลกฎหมายภาษีทั่วไป” สำหรับบริษัทที่ไม่ต้องชำระภาษี
  
• ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• ยอดรวม รวมภาษี
  
• วันครบกําหนดและเงื่อนไขการชําระเงิน
  
• อัตราค่าปรับจากการชําระเงินล่าช้าในกรณีที่ไม่ชําระเงินภายในวันที่ครบกําหนด
  
• จำนวนเงินค่าชดเชยคงที่สำหรับค่าใช้จ่ายในการกู้คืน