La factura es un documento clave que permite materializar una transacción comercial entre dos empresas. La factura de compra es un documento contable y fiscal obligatorio que el cliente recibe después de la compra. Descubre por qué se caracteriza, cómo registrarla en la contabilidad y qué la diferencia de una factura de venta.

En nuestros artículos sobre estos temas, también puedes aumentar tus conocimientos sobre otros documentos integrales, como las facturas de depósito, situación y saldo.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura de compra?
  
• Cómo distinguir una factura de compra de una factura de venta
  
• Qué hacer con una factura de compra
  
• ¿Quién puede emitir una factura de compra?
  
• Cómo modificar una factura de compra
  

¿Qué es una factura de compra?

La factura de compra es un documento que el proveedor proporciona al cliente a raíz de un gasto profesional (compra de un bien o un servicio). La empresa del cliente la recibe en el momento de la entrega de la mercancía o una vez finalizado el servicio. El documento es obligatorio para todas las transacciones comerciales entre empresas (business-to-business o B2B) para formalizar la adquisición.

Cómo distinguir una factura de compra de una factura de venta

El nombre varía en función de la función que desempeñes en la transacción. Si eres el comprador o la empresa del cliente, recibirás una factura de compra una vez realizado el pago. Por el contrario, si ofreces un producto o servicio a tu cliente, el documento que emites se denominará factura de venta. De ahí que utilicemos dos nombres para designar lo mismo: un documento legal y fiscal que formaliza la transacción comercial.

Qué hacer con una factura de compra

La empresa del cliente debe dar cuenta de la factura de compra. Esto le permite llevar cuentas precisas que cumplan con las regulaciones fiscales.

La factura de compra también constituye una prueba de gastos profesionales: es importante para la deducibilidad del impuesto sobre el valor añadido (IVA) en la adquisición durante la declaración del IVA. Además, se te puede solicitar en caso de una disputa o auditoría fiscal. Por lo tanto, debes conservar las facturas de compra durante 10 años como mínimo.

Registro de la factura de compra

El registro de cada factura de compra debe realizarse en la fecha de recepción (la fecha que aparece en el documento). Para reflejarlo en tu contabilidad, adeuda el importe sin impuestos (HT) de los siguientes números de cuenta:

• 607 para «compras de bienes» destinados a ser revendidos sin transformación
  
• 601 para «compras almacenadas de materias primas y suministros»
  
• 609 para cualquier «descuento y rebaja» aplicado, cuando corresponda
  

También habrá que contabilizar el IVA mediante los siguientes números:

• Cuenta de adeudo 44561 para «IVA deducible en otros bienes y servicios»
  
• Acreditación en la cuenta 401 de «proveedores» el importe de todos los impuestos incluidos (TTC) pagados al proveedor
  

¿Quién puede emitir una factura de compra?

Solo las empresas pueden modificar las facturas (cualquiera que sea su condición jurídica). Las personas físicas que realicen ventas iguales o superiores a 1500 € deberán redactar un certificado o un contrato de firma privada que justifique una operación entre dos partes.

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Cómo editar una factura de compra

La empresa emisora, es decir, el proveedor, está obligada a generar una factura de venta para materializar cada transacción. Una vez en manos de la empresa del cliente, se convierte en una factura de compra. Todas las facturas deben contener lo siguiente:

• La palabra «factura», el número de factura y su fecha de emisión.
  
• La identidad del proveedor: su nombre y apellidos o razón social, su número SIREN o SIRET, la forma jurídica de la entidad, el importe del capital social, el número RCS para los comerciantes o el número RM para los artesanos, y la dirección de la sede social.
  
• La identidad del cliente: su nombre o razón social y su dirección de facturación y entrega (si son diferentes)
  
• El número de IVA de las empresas en cuestión
  
• El número de orden de compra (si corresponde)
  
• La fecha de la venta o finalización del servicio
  
• Una designación y una relación detallada de cada bien vendido o servicio prestado: unidad, cantidad, naturaleza, marca, referencia, materiales suministrados y mano de obra.
  
• El precio unitario, sin impuestos sobre cada bien o servicio
  
• Los posibles aumentos, como los gastos de envío o de viaje (si procede)
  
• Las posibles reducciones
  
• El importe total, sin incluir los impuestos
  
• El tipo de IVA aplicable a cada artículo, o la mención de «IVA no aplicable, art. 293 B del Código General de Impuestos francés» para las empresas que no lo pagan
  
• El importe del IVA
  
• El importe total, impuestos incluidos
  
• La fecha límite y las condiciones de pago
  
• La tasa de multas por pago atrasado en caso de falta de pago en la fecha de vencimiento
  
• El importe de la compensación fija por los costes de cobro