Crear una factura para servicios contables puede parecer una tarea básica. Pero para una startup, este es un pequeño detalle que puede marcar una gran diferencia en el flujo de caja y la confianza del cliente. Una factura bien elaborada les dice a tus clientes lo que te deben, a la vez que comunica tu profesionalidad, evita posibles malentendidos sobre el trabajo que has realizado y ayuda a evitar retrasos en los pagos. Casi 9 de cada 10 empresas informan que sus facturas generalmente se pagan después de la fecha de vencimiento; por eso, es importante hacer todo lo posible para facilitar los pagos rápidos.

A continuación te explicamos cómo crear una factura contable detallada, organizada y clara, incluyendo el formato y la forma de detallar tus servicios, incluir datos fiscales y establecer las condiciones de pago. También daremos algunos consejos sobre cómo gestionar las facturas pendientes de pago de una manera respetuosa que mantenga la puerta abierta para futuros trabajos.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo dar formato a una factura para servicios contables
  
• Cómo añadir datos fiscales relevantes a una factura
  
• Cómo hacer un seguimiento de las facturas impagadas sin dañar las relaciones con los clientes
  

Cómo dar formato a una factura para servicios contables

Crear una factura organizada y profesional es importante para recibir el pago a tiempo. Una factura clara y con un formato adecuado hace que sea más fácil para los clientes ver qué bienes o servicios les estás facturando. A continuación te explicamos cómo estructurar tu factura.

Empieza con un encabezado

Incluye «Factura» en la parte superior del documento. A continuación, incluye el nombre, el logotipo y la información de contacto de tu empresa, incluidos tu número de teléfono, correo electrónico y dirección física. Esta sección sirve como membrete de la factura y aclara quién envía la factura.

Añade datos específicos de la factura

A continuación, añade los datos que hacen que cada factura sea única. Incluye un número de factura que tú o tu cliente puedan consultar si es necesario, junto con la fecha de la factura y la fecha de vencimiento del pago. Estos datos son importantes para el mantenimiento de registros y el seguimiento de los pagos.

Enumera la información del cliente

Directamente debajo de tu propia información, añade los datos de contacto del cliente. Estos deben incluir el nombre de la empresa, la dirección y el método de contacto preferido.

Describe los servicios prestados

Desglosa los servicios que has prestado en el cuerpo principal de la factura. En este caso, el uso de una tabla puede ayudar a mantener la información organizada. Esta sección debe incluir lo siguiente:

• Descripción del servicio: Esta descripción debe ser concisa, con suficiente información para explicar cada servicio sin excesivos detalles.

• Cantidad u horas: Anota el tiempo o las unidades facturadas por cada servicio.

• Tarifa: Especifica la tarifa por hora o unidad.

• Importe: Muestra el coste total de cada partida individual.

Resume los totales

En la lista de servicios, indica un breve resumen de los costes. Por lo general, esto incluye lo siguiente:

• Subtotal: El coste total antes de impuestos o descuentos

• Impuestos: Cualquier dato fiscal aplicable, como el impuesto sobre el valor añadido (IVA) y el impuesto sobre las ventas

• Descuentos: Todos los descuentos que hayas aplicado

• Importe total adeudado: El importe final que hay que pagar

Añade las condiciones y las instrucciones de pago

Explica cómo y cuándo esperas recibir el pago. Especifica aquí los detalles del pago, junto con las políticas de cargos por pagos atrasados.

Incluye una nota o un descargo de responsabilidad si es necesario

Si necesitas comunicar información adicional (como una nota de agradecimiento o cualquier término legal que se aplique a la factura), hazlo aquí. Un mensaje breve y relevante ayuda a establecer expectativas.

Cómo añadir datos fiscales relevantes a una factura

Algunas facturas incluyen impuestos como parte del importe que se te adeuda. A continuación te explicamos cómo aplicar y comunicar el tipo impositivo correcto a tu cliente.

Conoce tu tipo impositivo

Empieza por confirmar qué tipo impositivo se aplica a tus servicios. Esto puede variar según la región, y algunos servicios de contabilidad pueden estar exentos de impuestos. Verifica si estás trabajando con un cliente que cumple las condiciones para una exención de impuestos y, de ser así, anótalo en la factura para evitar confusiones.

Indica los impuestos como una partida individual separada

Indica el impuesto como una línea propia debajo de los servicios y etiquétalo (p. ej., "Impuesto sobre las ventas", "IVA") para que los clientes puedan ver rápidamente el subtotal, el importe del impuesto y el total.

Incluye el tipo impositivo y cómo se calcula

Junto a la línea del impuesto, añade la tasa (p. ej., "10 % de impuesto sobre las ventas") y calcula el importe exacto según el subtotal. Esto les da a los clientes una visión clara de cómo se determinó el impuesto y hace que la factura sea más transparente.

He aquí un ejemplo:

• Subtotal: 1.000,00 $

• Impuesto sobre las ventas (10 %): 100,00 $

• Total: 1.100,00 $

Añade tu número de registro fiscal (si es necesario)

Si tu región requiere un ID fiscal o número de IVA en las facturas, añádelo en un lugar que sea fácil de encontrar, ya sea cerca de los datos de tu empresa en la parte superior o junto a la línea de impuestos. Esto ayuda a los clientes que lo necesitan para sus registros y demuestra que cumples con las regulaciones fiscales locales.

Ten en cuenta las exenciones o condiciones fiscales especiales

Si algún servicio está exento de impuestos o si hay una razón específica por la que el impuesto es diferente, incluye una nota breve. Por ejemplo, si facturas a una organización sin ánimo de lucro exenta de impuestos o gestionas servicios que no están sujetos a impuestos en tu zona, añade una nota como «Servicios exentos de impuestos según [normativa o código específico]».

Muestra el total

Después de calcular e indicar el impuesto, añade el total final a la derecha. Coloca el total en un lugar visible para que sea obvio cuánto se debe.

Ofrece documentación adicional si es necesario

En algunos casos, los clientes (especialmente los internacionales) pueden necesitar documentación adicional para la declaración de impuestos. Si lo hacen, menciona que pueden solicitar recibos o formularios adicionales.

Cómo hacer un seguimiento de las facturas impagadas sin dañar la relación con los clientes

Hacer un seguimiento de facturas impagas puede resultar incómodo, sobre todo cuando quieres mantener una relación positiva con los clientes. Sin embargo, es posible recordar a los clientes sobre los pagos vencidos sin perder la cordialidad. Esta es una guía paso a paso para gestionar correctamente las facturas impagadas.

Comienza con un recordatorio amistoso

Si la fecha de vencimiento acaba de pasar, comienza con un recordatorio sencillo y cortés. A veces, las facturas pasan desapercibidas y basta con un mensaje cortés. Envía un correo electrónico o mensaje breve, como el siguiente:

*»Hola, [nombre del cliente]: ¡espero que estés bien! Quería hacer un seguimiento de la factura #1234, que vencía el [fecha de vencimiento]. Si ya has enviado el pago, ignora esta nota. Si no es así, no dudes en ponerte en contacto conmigo si tienes alguna pregunta. ¡Gracias!" *

Este tono amistoso ayuda a recordar a los clientes sin que se sientan presionados.

Ofrece reenviar la factura

Si no recibes respuesta tras el primer recordatorio, avísales de que puedes reenviarles la factura si la necesitan. Es posible que se hayan perdido el correo electrónico o que la factura se haya perdido en una bandeja de entrada muy concurrida. Puedes expresarlo así:

*"Hola, [Nombre del cliente]: estoy haciendo un seguimiento para ver si hay algo que pueda hacer para gestionar la factura #1234. Avísame si quieres que te vuelva a enviar la factura o si necesitas otra información". *

Esto hace que el tono sea positivo y demuestre que estás dispuesto a ayudar en lugar de solo presionar para que te paguen.

Sé comprensivo, pero pon límites

Si la factura sigue sin pagarse después de un par de recordatorios, aborda la situación con empatía pero con mayor firmeza. Está bien comunicar a los clientes que el pago a tiempo es importante para ti. He aquí un ejemplo:

*"Hola, [Nombre del cliente]: Quería ponerme en contacto contigo nuevamente en relación con la factura #1234. Entiendo que los retrasos ocurren y estaré encantado de trabajar contigo si hay algún problema de tu parte. Por favor, avísame si podemos acordar una nueva fecha de pago o si hay algo en lo que pueda ayudar". *

Este mensaje logra un equilibrio al ser empático, pero deja claro que sigues esperando el pago.

Recuérdales las comisiones por retrasos o las condiciones

Si sus facturas incluyen cargos por demoras u otros términos de pago, ahora es un buen momento para recordarles a los clientes esas condiciones. Sé cortés y hazles saber que estás allí para discutir cualquier problema que puedan estar enfrentando. Envía un mensaje como este:

*"Hola, [Nombre del cliente]: Quería hacer un seguimiento una vez más de la factura #1234. Te recordamos que nuestro contrato incluye un cargo por pago atrasado después de [período específico] después de la fecha de vencimiento. Si hay algo que pueda hacer para ayudar con el procesamiento o si hay una fecha preferida para el pago, no dudes en comunicármelo". *

Esto refuerza su política sin sonar conflictivo.

Ofrece un plan de pago si es necesario

En algunos casos, los clientes pueden tener problemas de tesorería. Si la factura sigue sin pagarse y el cliente parece que no responde, puedes ofrecerle un plan de pago. Esto puede demostrar buena voluntad y prevenir problemas a largo plazo. Este es un ejemplo de cómo expresar esto:

*"Hola, [nombre del cliente]: Entiendo que todos estamos muy ocupados que y los presupuestos son ajustados. Si te sirve de ayuda, estoy dispuesto a establecer un plan de pago para esta factura. Avísame si eso es algo que podría ayudar". *

Esto demuestra que estás dispuesto a trabajar con ellos y al mismo tiempo te aseguras de recibir el pago.

Debes saber cuándo escalar

Si has enviado varios recordatorios y no has recibido ninguna respuesta, podría ser el momento de escalar, ya sea llamando al cliente o, en contadas ocasiones, involucrando a una agencia de cobro. En este caso, actúa con cautela para evitar dañar la relación. Llegados a este punto, una llamada directa suele ser más efectiva que un correo electrónico, ya que te permite expresar cualquier inquietud con calma y profesionalidad.