La création d’une facture pour la comptabilité peut sembler être une tâche simple. Mais pour une jeune entreprise, il s’agit d’un petit détail qui peut faire une grande différence en ce qui concerne le flux de trésorerie et la confiance des clients. Une facture bien pensée indique à vos clients ce qu’ils vous doivent tout en communiquant votre professionnalisme, en évitant tout malentendu potentiel sur le travail que vous avez effectué et en aidant à éviter les retards de paiement. Avec près de 9 entreprises sur 10 déclarant que leurs factures sont généralement payées après la date d’échéance, il est important de tout mettre en œuvre pour faciliter les paiements rapides.

Nous vous expliquons dans cet article comment créer une facture comptable détaillée, organisée et claire, y compris comment formater et détailler vos services, inclure des informations fiscales et fixer des conditions de paiement. Nous partagerons également des conseils sur la façon de traiter les factures impayées de manière respectueuse afin de garder la porte ouverte pour une collaboration future.

Sommaire

• Comment formater une facture pour la comptabilité
  
• Comment ajouter des informations fiscales pertinentes à une facture
  
• Comment assurer le suivi des factures impayées sans nuire aux relations avec les clients
  

Comment formater une facture pour la comptabilité

La création d’une facture organisée et professionnelle est importante pour un paiement en temps opportun. Une facture claire et bien formatée permet à vos clients de savoir plus facilement les biens ou services que vous leur facturez. Voici comment structurer votre facture.

Commencez par un en-tête

Incluez la mention « Facture » en haut du document. Indiquez ensuite le nom, le logo et les coordonnées de votre entreprise, notamment votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et votre adresse physique. Cette section sert d’en-tête à la facture et précise qui envoie la facture.

Ajoutez des détails spécifiques à la facture

Ajoutez ensuite les détails qui rendent chaque facture unique. Indiquez un numéro de facture auquel vous ou votre client pouvez vous référer si nécessaire, ainsi que la date de la facture et la date d’échéance du paiement. Ces informations sont importantes pour la tenue des dossiers et le suivi des paiements.

Indiquez les informations relatives au client

Juste en dessous de vos propres informations, ajoutez les coordonnées du client. Ceux-ci doivent inclure le nom de l’entreprise, l’adresse et le moyen de contact préféré.

Décrivez les services fournis

Dans le corps principal de la facture, détaillez les services que vous avez fournis. L’utilisation d’un tableau ici peut aider à organiser les informations. Cette section doit comprendre les éléments suivants.

• Description du service : faites en sorte que cette description soit concise, avec suffisamment d’informations pour expliquer chaque service sans trop de détails.

• Quantité ou heures : notez le temps ou les unités facturés pour chaque service.

• Tarif : indiquez le tarif par heure ou par unité.

• Montant : indiquez le coût total de chaque poste.

Résumez les totaux

Sous la liste des services, fournissez un bref résumé des coûts. Il s’agit généralement des éléments suivants.

• Sous-total : le coût total avant taxes ou rabais

• Taxes : tous les renseignements fiscaux applicables, tels que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la taxe de vente

• Réductions : toutes les réductions que vous avez appliquées

• Montant total dû : le montant final à payer

Ajoutez des conditions de paiement et des instructions

Expliquez comment et quand vous comptez être payé. Précisez les détails du paiement ici, ainsi que toute politique en matière de frais de retard.

Incluez une note ou une clause de non-responsabilité, si nécessaire

Si vous avez besoin de communiquer des informations supplémentaires (telles qu’une note de remerciement ou toute autre disposition légale s’appliquant à la facture), faites-le ici. Un message bref et pertinent aide à définir les attentes.

Comment ajouter des informations fiscales pertinentes à une facture

Certaines factures incluent les taxes comme une partie du montant qui vous est dû. Voici comment appliquer et communiquer le bon taux de taxe à votre client.

Déterminez le taux de taxe que vous devez appliquer

Commencez par confirmer le taux de taxe qui s’applique à vos services. Cela peut varier d’une région à l’autre, et certains services comptables peuvent être exonérés de taxes. Vérifiez si vous travaillez avec un client admissible à une exonération fiscale et, le cas échéant, notez-le sur la facture pour éviter toute confusion.

Affichez les taxes sous la forme d’un poste distinct

Indiquez la taxe sur une ligne à part entière sous les services et précisez de quelle taxe il s’agit (par exemple, « Taxe de vente,” “VAT”) afin que les clients puissent voir rapidement le sous-total, le montant de la taxe et le total.

Incluez le taux de taxe et son mode de calcul

À côté de la ligne de taxe, ajoutez le taux (par exemple, « 10 % de taxe sur les ventes ») et calculez le montant exact en fonction du sous-total. Cela donne aux clients un aperçu clair de la façon dont la taxe a été déterminée et rend la facture plus transparente.

Voici un exemple.

• Sous-total : 1 000,00 $

• Taxe de vente (10 %) : 100,00 $

• Total : 1 100,00 $

Ajoutez votre numéro d’enregistrement fiscal, si nécessaire

Si votre région exige un numéro fiscal ou un numéro de TVA sur les factures, ajoutez-le à un endroit facile à trouver, soit à côté des informations sur votre entreprise en haut, soit à côté de la ligne fiscale. Cela aide les clients qui en ont besoin pour leurs dossiers et montre que vous respectez les réglementations fiscales locales.

Notez les exonérations ou conditions fiscales particulières

Si des services sont exonérés de taxe ou s’il y a une raison spécifique pour laquelle la taxe est différente, incluez une courte note. Par exemple, si vous facturez à une organisation à but non lucratif exonérée d’impôt ou si vous traitez des services qui ne sont pas taxables dans votre région, ajoutez une ligne du type « Services exonérés d’impôt en vertu de [indiquez la réglementation ou le code spécifique] ».

Affichez le total

Après avoir calculé et inscrit la taxe, ajoutez le total final juste en dessous. Placez le total dans un endroit visible pour indiquer clairement le montant dû.

Offrez des documents supplémentaires, si nécessaire

Dans certains cas, les clients (en particulier internationaux) peuvent avoir besoin de documents supplémentaires pour la déclaration fiscale. Si c’est le cas, mentionnez-leur qu’ils sont invités à demander des reçus ou des formulaires supplémentaires.

Comment faire le suivi des factures impayées sans nuire aux relations avec les clients

Le suivi des factures impayées peut être inconfortable, surtout lorsque vous souhaitez maintenir une relation positive avec les clients. Mais il est possible de rappeler aux clients les paiements en retard tout en gardant les choses amicales. Voici un guide étape par étape pour gérer les factures impayées avec élégance.

Commencez par un rappel amical

Si la date d’échéance vient de passer, commencez par un rappel simple et poli. Il arrive que la date d’échéance d’une facture passe inaperçue et qu’un petit rappel suffise. Envoyez un courriel ou un message court, comme celui-ci :

*« Bonjour [nom du client], j’espère que vous allez bien! Je voudrais faire un suivi de la facture #1234, qui était due le [date d’échéance]. Si vous avez déjà envoyé le paiement, veuillez ne pas tenir compte de ce message. Sinon, n’hésitez pas à me contacter pour toute question. Merci! *

Ce ton amical permet de rappeler aux clients sans qu’ils se sentent sous pression.

Proposez de renvoyer la facture

Si vous n’avez pas de nouvelles après votre premier rappel, faites-leur savoir que vous pouvez renvoyer la facture s’ils en ont besoin. Il est possible qu’ils aient manqué le courriel ou que la facture se soit perdue dans une boîte de réception chargée. Dans ce cas, vous pouvez formuler le message comme ceci :

*"Bonjour [nom du client], je fais un suivi pour voir s’il y a quelque chose que je peux faire pour aider avec la facture #1234. Veuillez m’indiquer si vous souhaitez que je vous renvoie la facture ou si vous avez besoin d’autres informations. *

Cela permet de garder un ton positif et de montrer que vous êtes prêt à aider plutôt que de simplement insister pour obtenir un paiement.

Soyez compréhensif, mais fixez des limites

Si la facture reste impayée après quelques rappels, abordez la situation avec empathie, mais avec plus de fermeté. Il n’y a pas de mal à faire savoir à vos clients qu’un paiement en temps opportun est important pour vous. Voici un exemple de ce que vous pourriez écrire :

*"Bonjour [nom du client], je vous contacte à nouveau au sujet de la facture #1234. Je comprends qu’il y ait des retards et je suis heureux de travailler avec vous s’il y a un problème de votre côté. Veuillez s’il vous plait m’indiquer si nous pouvons convenir d’une nouvelle date de paiement ou s’il y a quelque chose que je peux faire pour vous aider. *

Ce message établit un équilibre en faisant preuve d’empathie tout en indiquant clairement que vous attendez toujours un paiement.

Rappelez-leur les frais ou les conditions de retard

Si vos factures comportent des frais de retard ou d’autres modalités de paiement, c’est le bon moment pour rappeler ces conditions à vos clients. Restez poli et faites-leur savoir que vous êtes là pour discuter de tout problème auquel ils pourraient être confrontés. Envoyez un message comme celui-ci :

*"Bonjour [nom du client], je voudrais faire un suivi une fois de plus de la facture #1234. Pour rappel, notre entente prévoit des frais de retard [période spécifique] après la date d’échéance. S’il y a quelque chose que je peux faire pour aider au traitement ou s’il y a une date préférée pour le paiement, veuillez me le faire savoir. *

Cela renforce votre politique sans donner l’impression d’être conflictuel.

Proposez un plan de paiement, si nécessaire

Dans certains cas, les clients peuvent avoir des difficultés de trésorerie. Si la facture doit toujours être réglée et qu’ils ne semblent pas répondre, envisagez de proposer des modalités de paiement. Cela peut démontrer de la bonne volonté et prévenir des problèmes à long terme. Voici un exemple de formulation :

*"Bonjour [Nom du client], je comprends qu’il soit possible que vous soyez très occupé et que vos budgets soient serrés. Si cela peut vous aider, je suis ouvert à la mise en place de modalités de paiement pour cette facture. Veuillez me faire savoir si vous souhaitez en discuter ».

Cela montre que vous êtes prêt à travailler avec eux tout en vous assurant de recevoir un paiement.

Sachez quand passer à l’étape supérieure

Si vous avez envoyé plusieurs rappels et que vous n’avez reçu aucune réponse, il est peut-être temps de passer à l’étape supérieure, que ce soit en appelant le client ou, dans de rares cas, en faisant appel à une agence de recouvrement. Abordez-le avec précaution pour éviter de nuire à la relation. Un appel direct est souvent plus efficace qu’un courriel à ce stade et vous permet d’exprimer vos préoccupations de manière calme et professionnelle.