Crear una factura por servicios contables puede parecer una tarea básica. Pero para una startup, este es un pequeño detalle que puede marcar una gran diferencia en el flujo de caja y la confianza del cliente. Una factura bien pensada les indica a tus clientes lo que te deben mientras comunicas tu profesionalismo, evitas posibles malentendidos sobre el trabajo que has realizado y ayudas a evitar retrasos en los pagos. Dado que casi 9 de cada 10 empresas informan que sus facturas generalmente se pagan después de la fecha de vencimiento, es importante hacer todo lo posible para facilitar los pagos rápidos.

A continuación, te explicaremos cómo crear una factura contable detallada, organizada y clara, incluyendo cómo formatear y desglosar tus servicios, incluir datos fiscales y establecer condiciones de pago. También compartiremos consejos sobre cómo manejar las facturas impagas de una manera respetuosa que mantenga la puerta abierta para futuros trabajos.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo formatear una factura de servicios contables
  
• Cómo agregar datos fiscales pertinentes a una factura
  
• Cómo hacer un seguimiento de las facturas impagas sin dañar las relaciones con los clientes
  

Cómo formatear una factura de servicios contables

Crear una factura organizada y profesional es importante para el pago oportuno. Una factura clara y con un formato facilita que los clientes vean qué bienes o servicios les estás facturando. A continuación, te explicamos cómo estructurar tu factura.

Comienza con un encabezado

Incluye "Factura" en la parte superior del documento. A continuación, incluye el nombre de la empresa, el logotipo y la información de contacto, incluido tu número de teléfono, correo electrónico y dirección física. Esta sección sirve como membrete de la factura y aclara quién la envía.

Agrega detalles específicos de la factura

A continuación, agrega los detalles que hacen que cada factura sea única. Incluye un número de factura al que tú o tu cliente puedan hacer referencia si es necesario, junto con la fecha de la factura y la fecha de vencimiento del pago. Estos detalles son importantes para el mantenimiento de registros y el seguimiento de los pagos.

Enumera la información del cliente

Directamente debajo de tu información, agrega los datos de contacto del cliente. Estos deben incluir el nombre de la empresa, la dirección y el método de contacto preferido.

Describe los servicios prestados

En el cuerpo principal de la factura, desglosa los servicios que has prestado. El uso de una tabla aquí puede ayudar a mantener la información organizada. Esta sección debe incluir lo siguiente:

• Descripción del servicio: Se conciso en esta descripción y brinda suficiente información para explicar cada servicio sin detalles excesivos.

• Cantidad u horas: Anota el tiempo o las unidades facturadas por cada servicio.

• Tarifa: Especifica la tarifa por hora o unidad.

• Importe: Muestra el costo total de cada partida.

Resume los totales

En la lista de servicios, proporciona un breve resumen de los costos. Por lo general, esto incluye lo siguiente:

• Subtotal: El costo total antes de impuestos o descuentos

• Impuestos: Todos los datos fiscales aplicables, como el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre las ventas

• Descuentos: Los descuentos que hayas aplicado

• Importe total adeudado: El importe final que hay que pagar

Agrega condiciones e instrucciones de pago

Explica cómo y cuándo esperas que te paguen. Especifica aquí los detalles del pago, junto con las políticas de cargos por pagos atrasados.

Incluye una nota o un descargo de responsabilidad, si es necesario

Si necesitas comunicar información adicional (como una nota de agradecimiento o cualquier término legal que se aplique a la factura), hazlo aquí. Un mensaje breve y pertinente ayuda a establecer expectativas.

Cómo agregar datos fiscales relevantes a una factura

Algunas facturas incluirán impuestos como una parte del importe que se te debe. A continuación, te explicamos cómo aplicar y comunicar la tasa impositiva correcta a tu cliente.

Conoce tu tasa impositiva

Empieza por confirmar qué tasa impositiva se aplica a tus servicios. Esto puede variar según la región, y algunos servicios contables pueden estar exentos de impuestos. Verifica si estás trabajando con un cliente que califica para una exención de impuestos y, de ser así, anótalo en la factura para evitar confusiones.

Muestra los impuestos como una partida separada

Enumera el impuesto en una línea por separado debajo de los servicios y etiquétalo (p. ej., "Impuesto sobre las ventas", "IVA") para que los clientes puedan ver rápidamente el subtotal, el importe del impuesto y el total.

Incluye la tasa impositiva y su cálculo

Al lado de la línea de impuestos, suma la tasa (por ejemplo, "10 % de impuesto sobre las ventas") y calcula el importe exacto en función del subtotal. Esto les da a los clientes una visión clara de cómo se determinó el impuesto y hace que la factura sea más transparente.

Veamos un ejemplo:

• Subtotal: $1,000.00

• Impuesto sobre las ventas (10%): $100.00

• Total: $1,100.00

Agrega tu número de identificación fiscal, si es necesario

Si tu región exige una identificación fiscal o número de IVA en las facturas, añádelo en un lugar que sea fácil de encontrar, ya sea cerca de los datos de tu empresa, en la parte superior o al lado de la línea de impuestos. Esto ayuda a los clientes que lo necesitan para sus registros y demuestra que cumples con las normativas fiscales locales.

Ten en cuenta las exenciones o condiciones fiscales especiales

Si algún servicio está exento de impuestos o si hay una razón específica por la que el impuesto es diferente, incluye una breve nota. Por ejemplo, si facturas a una organización sin fines de lucro exenta de impuestos o gestionas servicios que no están sujetos a impuestos en tu área, agrega una línea como "Servicios exentos de impuestos según [normativa o código específico]".

Muestra el total

Después de calcular y enumerar el impuesto, agrega el total final justo debajo. Coloca el total en un lugar visible para que sea obvio cuánto se debe.

Ofrece documentación adicional, si es necesario

En algunos casos, los clientes (especialmente los internacionales) pueden necesitar documentación adicional para la declaración de impuestos. Si lo hacen, menciona que pueden solicitar recibos o formularios adicionales.

Cómo hacer un seguimiento de las facturas impagas sin dañar las relaciones con los clientes

Hacer un seguimiento de facturas impagas puede resultar incómodo, sobre todo cuando se quiere mantener una relación positiva con los clientes. Pero es posible recordarles a los clientes los pagos atrasados mientras se mantiene una relación amigable. Aquí tienes una guía paso a paso para gestionar las facturas impagas correctamente.

Comienza con un recordatorio amistoso

Si la fecha de vencimiento acaba de pasar, comienza con un recordatorio simple y cortés. A veces, las facturas pasan desapercibidas y un suave empujón es suficiente. Envía un correo electrónico o un mensaje breve, como el siguiente:

*"Hola [nombre del cliente], espero que estés bien. Quería hacer un seguimiento de la factura #1234, que vencía el [fecha de vencimiento]. Si ya enviaste el pago, ignora esta nota. De lo contrario, no dudes en comunicarte conmigo si tienes alguna pregunta. ¡Gracias!" *

Este tono amigable ayuda a enviar un recordatorio a los clientes sin hacerlos sentir presionados.

Ofrece reenviar la factura

Si no recibes respuesta después del primer recordatorio, hazles saber que puedes volver a enviar la factura si la necesitan. Es posible que no hayan recibido el correo electrónico o que la factura se haya perdido en una bandeja de entrada muy atareada. Puedes expresarlo de esta manera:

*"Hola, [Nombre del cliente]. Este es simplemente un seguimiento para ver si hay algo que pueda hacer para ayudar con la factura #1234. Avísame si quieres que te vuelva a enviar la factura o si hay alguna otra información que necesites". *

Esto mantiene el tono positivo y demuestra que estás dispuesto a ayudar en lugar de solo presionar para que te paguen.

Sé comprensivo, pero establece límites

Si la factura sigue impaga después de un par de recordatorios, aborda la situación con empatía pero con mayor firmeza. Está bien hacerles saber a los clientes que el pago oportuno es importante para ti. Veamos un ejemplo:

*"Hola, [Nombre del cliente]. Quería ponerme en contacto contigo nuevamente por la factura #1234. Entiendo que pueden haber retrasos, y me encantaría trabajar contigo si hay algún problema de tu parte. Por favor, avíseme si podemos acordar una nueva fecha de pago o si hay algo que pueda hacer para ayudar". *

Este mensaje logra un equilibrio al ser empático pero claro que aún esperas un pago.

Recuérdales cualquier comisión o término por pago atrasado

Si tus facturas incluyen comisiones por pagos atrasados u otras condiciones de pago, este es un buen momento para recordarles a los clientes esas condiciones. Sé cortés y hazles saber que estás allí para discutir cualquier problema que puedan estar enfrentando. Envía un mensaje como este:

*"Hola, [Nombre del cliente]. Quería hacer un seguimiento una vez más de la factura #1234. Como recordatorio, nuestro contrato incluye un cargo por pago atrasado después de [período específico] de la fecha de vencimiento. Si hay algo que pueda hacer para ayudar con el procesamiento o si hay una fecha preferida para el pago, por favor infórmamelo". *

Esto refuerza tu política sin sonar controvertido.

Ofrece un plan de pago, si es necesario

En algunos casos, los clientes pueden tener problemas con el flujo de caja. Si la factura aún debe pagarse y el cliente parece no responder, considera ofrecer un plan de pago. Esto puede demostrar buena voluntad y prevenir problemas a largo plazo. Aquí hay un ejemplo de cómo expresar esto:

*"Hola, [Nombre del cliente]. Entiendo que pueden estar ocupados y los presupuestos son ajustados. Si sirve de ayuda, estoy dispuesto a establecer un plan de pagos para esta factura. Avísame si te gustaría conversar sobre este tema". *

Esto demuestra que estás dispuesto a trabajar con ellos y al mismo tiempo te aseguras de que recibirás el pago.

Conoce cuándo escalar el asunto

Si enviaste varios recordatorios y no recibiste ninguna respuesta, podría ser el momento de escalar el tema, ya sea llamando al cliente o, en casos excepcionales, involucrando a una agencia de cobranza. Aborda este tema con cuidado para evitar dañar la relación. Una llamada directa suele ser más eficaz que un correo electrónico en esta etapa y te permite expresar cualquier inquietud con calma y profesionalismo.