La création d’une facture pour les services de comptabilité peut paraître facile. Mais pour une startup, les petits détails peuvent faire une grande différence en termes de flux de trésorerie et de confiance des clients. Une facture bien pensée indique à vos clients ce qu’ils vous doivent tout en communiquant votre professionnalisme, en prévenant tout malentendu potentiel concernant le travail que vous avez effectué et en contribuant à éviter les retards de paiement. Près de 9 entreprises sur 10 déclarent que leurs factures sont généralement payées après la date d’échéance. Dans ces conditions, il est important de tout mettre en œuvre pour faciliter des paiements rapides.

Nous décrivons ci-dessous comment créer une facture détaillée, organisée et claire, notamment comment mettre en forme et détailler vos services, inclure les informations fiscales et définir les conditions de paiement. Nous partageons également des conseils sur la façon de traiter les factures impayées de manière respectueuse, maintenant ainsi la possibilité de futures collaborations.

Sommaire de cet article

• Comment formater une facture pour les services de comptabilité
  
• Comment ajouter des informations fiscales pertinentes à une facture
  
• Comment assurer le suivi des factures impayées sans nuire aux relations avec les clients
  

Comment formater une facture pour les services de comptabilité

La création d’une facture organisée et professionnelle est importante pour un paiement en temps voulu. Une facture claire et bien formatée permet à vos clients de repérer plus facilement les biens ou services que vous leur facturez. Voici comment structurer votre facture.

Commencer par un en-tête

Ajoutez la mention « Facture » en haut du document. Indiquez ensuite le nom, le logo et les coordonnées de votre entreprise, notamment votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et votre adresse physique. Cette section sert d’en-tête à la facture et précise qui en est l’expéditeur.

Ajouter des informations propres à la facture

Ajoutez ensuite les informations qui rendent chaque facture unique. Indiquez un numéro de facture auquel vous ou votre client pouvez vous référer si nécessaire, ainsi que la date de la facture et la date d’échéance du paiement. Ces informations sont importantes pour la tenue des dossiers et le suivi des paiements.

Lister les informations du client

Directement sous vos propres informations, ajoutez les coordonnées du client. Celles-ci doivent inclure le nom de l’entreprise, l’adresse et le moyen de contact préféré.

Décrire les services fournis

Dans le corps principal de la facture, détaillez les services que vous avez fournis. L’utilisation d’un tableau ici peut aider à organiser les informations. Cette section doit comprendre les éléments suivants :

• Description du service : Rédigez une description concise, contenant suffisamment d'informations pour expliquer chaque service sans entrer dans les détails.

• Quantité ou heures à facturer : Indiquez la durée ou les unités facturés pour chaque service.

• Tarif : Indiquez le tarif par heure ou par unité.

• Montant : Affichez le coût total de chaque poste.

Résumer les totaux

Sous la liste des services, fournissez un bref résumé des coûts. Il s’agit généralement des éléments suivants :

• Sous-total : Le coût total avant les taxes ou les réductions

• Taxes : Toutes les informations fiscales pertinentes, telles que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la taxe de vente

• Réductions : Toutes les réductions que vous avez appliquées

• Montant total dû : Le montant final à payer

Ajouter des conditions de paiement et des instructions

Expliquez les modalités et la date à prévoir pour le paiement. Précisez les détails du paiement ici, ainsi que toute politique en matière de frais de retard.

Ajouter une note ou une clause de non-responsabilité, si nécessaire

Si vous avez besoin de communiquer des informations supplémentaires (telles qu’une note de remerciement ou toute autre disposition légale s’appliquant à la facture), faites-le ici. Un message bref et pertinent aide à définir les attentes.

Comment ajouter des informations fiscales pertinentes à une facture

Certaines factures incluent les taxes comme une partie du montant qui vous est dû. Voici comment appliquer et communiquer le taux de taxe approprié à votre client.

Connaître votre taux de taxe

Commencez par confirmer le taux de taxe qui s’applique à vos services. Celui-ci peut varier d’une région à une autre, et certains services de comptabilité peuvent être exonérés de taxes. Vérifiez si vous travaillez avec un client admissible à une exonération fiscale et, le cas échéant, notez-le sur la facture pour éviter toute confusion.

Afficher les taxes sous la forme d’un poste distinct

Indiquez la taxe dans un poste à part entière sous les services et décrivez-la (par exemple, « Taxe de vente », « TVA ») afin que les clients puissent voir rapidement le sous-total, le montant de la taxe et le total.

Inclure le taux de taxe et son mode de calcul

En regard du poste pour la taxe, ajoutez le taux (par exemple, « 10 % de taxe de vente ») et calculez le montant exact en fonction du sous-total. Cette information donne aux clients un aperçu clair de la façon dont la taxe a été déterminée et rend la facture plus transparente.

Voici un exemple :

• Sous-total : 1 000,00 $

• Taxe de vente (10 %) : 100,00 $

• Total : 1 100,00 $

Ajouter votre numéro d’immatriculation fiscale, si nécessaire

Si votre région exige un numéro fiscal ou un numéro de TVA sur les factures, ajoutez-le à un endroit facile à trouver, soit à côté des informations sur votre entreprise en haut de la page, soit en regard du poste pour la taxe. Cette référence aide les clients qui en ont besoin pour leurs dossiers et montre que vous respectez les réglementations fiscales locales.

Noter les exonérations ou conditions fiscales particulières

Si des services sont exonérés de taxe ou s’il y a une raison spécifique pour laquelle la taxe est différente, ajoutez une brève note. Par exemple, si vous facturez une organisation à but non lucratif exonérée de taxes ou si vous traitez des services qui ne sont pas taxables dans votre région, ajoutez une ligne du type « Services exonérés de taxes en vertu de [règlement ou code spécifique] ».

Afficher le total

Après avoir calculé et indiqué la taxe, ajoutez le total final juste en dessous. Placez le total dans un endroit visible pour indiquer clairement le montant dû.

Proposer des documents supplémentaires, si nécessaire

Dans certains cas, les clients (en particulier les clients internationaux) peuvent avoir besoin de documents supplémentaires pour la déclaration fiscale. Si c’est le cas, précisez qu'ils peuvent demander tout reçu ou formulaire supplémentaire.

Comment faire le suivi des factures impayées sans nuire aux relations clients

Le suivi des factures impayées peut être délicat, surtout lorsque vous souhaitez maintenir une relation positive avec les clients. Mais il est possible de rappeler à vos clients les paiements en retard tout en restant cordial. Voici un guide détaillé pour gérer les factures impayées avec courtoisie.

Commencez par un rappel amical

Si la date d’échéance vient de passer, commencez par un rappel simple et poli. Parfois, les factures passent entre les mailles du filet et un léger coup de pouce suffit. Envoyez un e-mail ou un message court, comme celui-ci :

« Bonjour [nom du client], j’espère que vous allez bien ! Je voulais simplement vous rappeler que la facture No. 1234 était due le [date d’échéance]. Si vous avez déjà envoyé le paiement, veuillez ne pas tenir compte de cette note. Sinon, n’hésitez pas à me contacter pour toute question. Merci ! »

Ce ton amical permet de relancer les clients sans les mettre sous pression.

Proposer de renvoyer la facture

Si vous n’avez pas de nouvelles après votre premier rappel, faites-leur savoir que vous pouvez renvoyer la facture s’ils en ont besoin. Il est possible qu’ils n’aient pas vu l’e-mail ou que la facture se soit perdue dans une boîte de réception chargée. Vous pouvez formuler cette option comme ceci :

« Bonjour [nom du client], je reviens vers vous pour savoir si je peux vous aider au sujet du règlement de la facture No. 1234. N'hésitez pas à me contacter si vous souhaitez que je vous renvoie la facture ou si vous avez besoin d'autres informations. »

Cette formule permet de garder un ton positif et de montrer que vous êtes prêt(e) à aider plutôt que de simplement insister pour obtenir le paiement.

Faire preuve de compréhension, mais fixer des limites

Si la facture reste impayée après ces deux rappels, abordez la situation avec empathie mais avec plus de fermeté. Il est normal de faire savoir à vos clients que le respect des délais de paiement est important pour vous. Voici un exemple :

« Bonjour [nom du client], je voulais vous contacter à nouveau au sujet de la facture No. 1234. Je comprends que des retards peuvent survenir et je serais heureux(se) de travailler avec vous si vous rencontrez un problème. Veuillez me faire savoir si nous pouvons convenir d'une nouvelle date de paiement ou si je peux faire quoi que ce soit pour vous aider. »

Ce message établit un équilibre en faisant preuve d’empathie tout en indiquant clairement que vous attendez toujours un paiement.

Rappeler au client les frais ou les conditions de retard

Si vos factures comportent des frais de retard ou d’autres modalités de paiement, c’est le bon moment pour rappeler ces conditions à vos clients. Maintenez un ton poli et faites-leur savoir que vous êtes là pour discuter des problèmes qu'ils pourraient rencontrer. Envoyez un message comme celui-ci :

« Bonjour [nom du client], je voulais faire le point une fois de plus sur la facture No. 1234. Pour rappel, notre accord prévoit des frais de retard après une période de [durée spécifique] suivant la date d’échéance. Si je peux faire quoi que ce soit pour faciliter le traitement de cette facture ou pour convenir d'une date de paiement, n'hésitez pas à me contacter. »

Cette approche renforce votre politique sans tomber dans la confrontation.

Proposer un échéancier de paiement, si nécessaire

Dans certains cas, les clients peuvent avoir des difficultés de trésorerie. Si la facture reste impayée et que le client ne semble pas réceptif, envisagez de lui proposer un échéancier de paiement. Ce geste peut démontrer votre bonne volonté et prévenir des problèmes à long terme. Voici un exemple de formulation :

« Bonjour [nom du client], je comprends que vous puissiez connaître une période chargée et que vos budgets soient serrés. Si cela peut vous aider, je suis disposé(e) à mettre en place un échéancier de paiement pour cette facture. Si vous souhaitez en discuter, n'hésitez pas à me contacter. »

De cette manière, vous montrez que vous êtes prêt(e) à travailler avec eux tout en vous assurant de recevoir le paiement.

Savoir quand prendre des mesures

Si vous avez envoyé plusieurs rappels et que vous n’avez reçu aucune réponse, il est peut-être temps de prendre des mesures, soit en appelant le client soit, plus rarement, en faisant appel à une agence de recouvrement. Abordez cette question avec prudence pour éviter de nuire à la relation. À ce stade, un appel direct est souvent plus efficace qu’un e-mail et vous permet d’exprimer vos préoccupations de manière calme et professionnelle.