Att skapa en faktura för redovisningstjänster kan låta som något rätt basalt. Men för ett nystartat företag är detta en liten detalj som kan göra stor skillnad i kassaflöde och kundförtroende. En väl genomtänkt faktura talar om för dina kunder vad de är skyldiga dig samtidigt som den förmedlar din professionalism, förhindrar potentiella missförstånd om det arbete du har utfört och bidrar till att undvika betalningsförseningar. Med tanke på att nästan 9 av 10 företag uppger att deras fakturor vanligtvis betalas efter förfallodagen är det viktigt att göra allt man kan för att underlätta snabba betalningar.

Nedan förklarar vi hur du skapar en detaljerad, organiserad och tydlig redovisningsfaktura, inklusive hur du formaterar och specificerar dina tjänster, anger skatteuppgifter och fastställer betalningsvillkor. Vi delar även med oss av tips om hur du hanterar obetalda fakturor på ett respektfullt sätt som håller dörren öppen för framtida arbete.

Vad innehåller den här artikeln?

• Så här utformar du en faktura för redovisningstjänster
  
• Så här lägger du till relevanta skatteuppgifter på en faktura
  
• Så här följer du upp obetalda fakturor utan att skada kundrelationerna
  

Så här utformar du en faktura för redovisningstjänster

Att skapa en organiserad, professionell faktura är viktigt för att kunna betala i tid. En tydlig och väl utformad faktura gör det lättare för kunderna att se vilka varor eller tjänster du fakturerar dem för. Så här strukturerar du din faktura.

Börja med en rubrik

Ange ”Faktura” högst upp i dokumentet. Lägg därefter till företagsnamn, logotyp och kontaktinformation, inklusive ditt telefonnummer, din e-postadress och din fysiska adress. Den här delen fungerar som fakturans brevhuvud och tydliggör vem som skickar fakturan.

Lägg till fakturaspecifika uppgifter

Lägg därefter till de uppgifter som gör varje faktura unik. Inkludera ett fakturanummer som du eller din kund kan hänvisa till vid behov samt fakturadatum och förfallodatum för betalning. Dessa uppgifter är viktiga för bokföring och betalningsspårning.

Ange kunduppgifter

Direkt under dina egna uppgifter lägger du till kundens kontaktuppgifter. Dessa bör omfatta kundens företagsnamn, adress och föredragna kontaktmetod.

Redogör för de tjänster som tillhandahålls

I fakturans huvuddel specificerar du de tjänster du har tillhandahållit. Genom att använda en tabell här kan du hålla ordning på informationen. Detta avsnitt bör innehålla följande:

• Beskrivning av tjänsten: Håll beskrivningen kortfattad och ange så mycket information som behövs för att förklara varje tjänst utan att gå in för mycket i detalj.

• Antal eller timmar: Ange den tid eller de enheter som faktureras för varje tjänst.

• Pris: Ange priset per timme eller enhet.

• Belopp: Visa den totala kostnaden för varje radpost.

Summera totalsummorna

Under listan över tjänster ger du en kort sammanfattning av kostnaderna. Detta inkluderar i allmänhet följande:

• Delsumma: Den totala kostnaden före skatter eller rabatter

• Skatter: Information om eventuella tillämpliga skatter, såsom mervärdesskatt (moms) och omsättningsskatt

• Rabatter: Eventuella rabatter som du har tillämpat

• Totalt belopp att betala: Det slutliga belopp som ska betalas

Lägg till betalningsvillkor och instruktioner

Förklara hur och när du förväntar dig att få betalt. Ange betalningsuppgifter här, tillsammans med eventuella policyer gällande förseningsavgifter.

Inkludera vid behov en kommentar eller ansvarsfriskrivning

Om du behöver ange ytterligare information (t.ex. ett tack-meddelande eller juridiska villkor för fakturan) gör du det här. Ett kort och relevant meddelande bidrar till att skapa förväntningar.

Så här lägger du till relevanta skatteuppgifter på en faktura

I vissa fakturor ingår skatt som en del av det belopp som du är skyldig. Så här tillämpar och kommunicerar du rätt skattesats till din kund.

Ta reda på din skattesats

Börja med att få bekräftat vilken skattesats som gäller för dina tjänster. Detta kan variera beroende på region och vissa redovisningstjänster kan vara skattebefriade. Dubbelkolla om du arbetar med en kund som omfattas av skatteundantag och ange det i så fall på fakturan för att undvika förvirring.

Ange skatt som en separat radpost

Ange skatten på en separat rad under tjänsterna och ge den en etikett (t.ex. "Omsättningsskatt", ”Moms") så att kunderna snabbt kan se delsumman, skattebeloppet och totalsumman.

Lägg till skattesatsen och hur den beräknas

Lägg till skattesatsen (t.ex. ”10 % omsättningsskatt") intill skatteraden och beräkna det exakta beloppet baserat på delsumman. Detta ger kunderna en tydlig bild av hur skatten har fastställts och gör fakturan mer transparent.

Här är ett exempel:

• Delsumma: 1 000,00 $

• Omsättningsskatt (10 %): 100,00 $

• Totalsumma: 1 100,00

Lägg vid behov till ditt skatteregistreringsnummer

Om det i din region krävs att du ska ange ett skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer på fakturor, ska du lägga till det på ett ställe som är lätt att hitta – antingen nära dina företagsuppgifter högst upp eller längs med skatteraden. Detta hjälper kunder som behöver ha det för sin bokföring och visar att du följer lokala skatteregler.

Ange eventuella undantag eller särskilda skattevillkor

Ange kortfattat om vissa av tjänsterna är undantagna från skatt eller om det finns en specifik anledning till att skatten är annorlunda. Om du till exempel fakturerar en skattebefriad ideell organisation eller hanterar tjänster som inte är skattepliktiga i ditt område kan du lägga till en rad som "Skattebefriade tjänster enligt [specifik föreskrift eller lag]".

Visa totalsumman

Efter att ha beräknat och specificerat skatten lägger du till den slutliga totalsumman nedan. Placera totalsumman väl synlig så att man lätt kan se hur mycket som ska betalas.

Erbjud vid behov ytterligare dokumentation

I vissa fall kan (särskilt internationella) kunder behöva extra dokumentation för skatterapportering. I så fall kan du nämna att de gärna får begära ytterligare kvitton eller blanketter.

Så här följer du upp obetalda fakturor utan att skada kundrelationerna

Att följa upp obetalda fakturor kan kännas lite jobbigt, särskilt när du vill ha en fortsatt positiv relation till kunder. Men det går att påminna kunder om försenade betalningar och samtidigt hålla en vänlig ton. Här är en steg-för-steg-guide för hur du hanterar obetalda fakturor på ett smidigt sätt.

Börja med en vänlig påminnelse

Om förfallodatumet precis har passerat kan du börja med en enkel, artig påminnelse. Ibland faller fakturor mellan stolarna och det räcker med en liten knuff i rätt riktning. Skicka ett kort mejl eller meddelande – du kan till exempel skriva så här:

*"Hej [klientens namn], hoppas allt väl! Jag vill bara stämma av med dig om faktura #1234 som förföll till betalning den [förfallodatum]. Om du redan har betalat kan du bortse från det här meddelandet. Annars är du välkommen att kontakta mig om du har några frågor. Tack!" *

Denna vänliga ton bidrar till att påminna kunderna utan att få dem att känna sig pressade.

Erbjud dig att skicka fakturan på nytt

Om du inte hör något efter den första påminnelsen kan du skriva att du kan skicka om fakturan om de behöver det. Det är möjligt att de missade e-postmeddelandet eller att fakturan försvann i en full inkorg. Du kan formulera det så här:

*"Hej [kundens namn], jag ville bara kolla för att se om det finns något jag kan göra för att hjälpa till med faktura #1234. Säg till om du vill att jag ska skicka fakturan igen eller om det är någon annan information du behöver." *

Detta håller tonen positiv och visar att du är villig att hjälpa till snarare än att bara pressa på för betalning.

Var förstående, men sätt gränser

Om fakturan förblir obetald efter ett par påminnelser, bör du hantera situationen vänligt, men alltmer bestämt. Det är okej att låta kunderna veta att det är viktigt för dig att betalningar görs i tid. Här är ett exempel:

*"Hej [kundens namn], jag ville bara kontakta dig igen om faktura #1234. Jag förstår att förseningar kan uppstå och jag samarbetar gärna med dig om det finns några problem på din sida. Hör av dig om du vill att vi ska ordna ett nytt betalningsdatum eller om det finns något jag kan göra för att hjälpa till." *

Det här meddelandet upprätthåller balansen mellan att vara empatisk men ändå vara tydlig med att du fortfarande förväntar dig att få betalt.

Påminn om eventuella förseningsavgifter eller förseningsvillkor

Om dina fakturor innehåller information om förseningsavgifter eller andra betalningsvillkor är det nu läge att påminna kunderna om dessa villkor. Håll en artig ton och låt dem veta att du är där för att diskutera eventuella problem de kan ställas inför. Skicka ett meddelande i den här stilen:

*"Hej [kundens namn], jag vill återigen följa upp faktura #1234. Bara som påminnelse ska det enligt vårt avtal tas ut en förseningsavgift [viss period] efter förfallodatumet. Låt mig veta om det finns något jag kan göra för att hjälpa till med hanteringen eller om du har något önskat betalningsdatum." *

Detta förstärker din policy, utan att du låter konfrontativ.

Erbjud en avbetalningsplan vid behov

I vissa fall kan kunder ha problem med kassaflödet. Om fakturan fortfarande inte är betald och de inte verkar vilja svara kan du överväga att erbjuda en betalningsplan. Detta kan visa på god vilja och förhindra långsiktiga problem. Så här kan du formulera detta:

*"Hej [kundens namn], jag förstår att det kan bli stressigt ibland och att budgeten är snäv. Om det kan vara till hjälp är jag öppen för att lägga upp en betalningsplan för den här fakturan. Säg till om det är något du vill diskutera." *

Detta visar att du är villig att samarbeta med dem samtidigt som du säkerställer att du får betalt.

Inse när det är dags att eskalera

Om du har skickat flera påminnelser och inte har fått något svar kan det vara dags att eskalera ärendet, antingen genom att ringa kunden eller, i sällsynta fall, involvera ett inkassoföretag. Hantera detta varsamt för att undvika att skada relationen. Ett direktsamtal är ofta mer effektivt än ett e-postmeddelande i detta skede och gör att du kan uttrycka eventuella farhågor lugnt och professionellt.