A criação de uma fatura para serviços contábeis pode parecer uma tarefa básica. No entanto, para uma startup, esse pequeno detalhe que pode fazer uma grande diferença no fluxo de caixa e na confiança dos clientes. Uma fatura bem pensada comunica de forma profissional aos clientes o que eles devem a você, ajudando a evitar possíveis mal-entendidos e atrasos no pagamento. Com quase 9 em cada 10 empresas relatando que suas faturas costumam ser pagas após a data de vencimento, é importante fazer todo o possível para facilitar os pagamentos.

A seguir, explicamos como criar uma fatura contábil detalhada, organizada e clara, incluindo como formatar e discriminar os serviços, inserir dados fiscais e definir termos de pagamento. Também compartilharemos dicas sobre como lidar com faturas não pagas de forma respeitosa, mantendo a porta aberta para trabalhos futuros.

Neste artigo:

• Como formatar uma fatura para serviços contábeis
  
• Como adicionar dados fiscais relevantes a uma fatura
  
• Como acompanhar faturas não pagas sem prejudicar o relacionamento com o cliente
  

Como formatar uma fatura para serviços contábeis

Criar uma fatura organizada e profissional é importante para pagamentos no prazo. Uma fatura clara e bem formatada facilita a visualização dos produtos ou serviços cobrados. Veja como estruturar sua fatura.

Comece com um cabeçalho

Inclua "Fatura" na parte superior do documento. Acrescente o nome, o logotipo e os dados de contato da empresa, incluindo número de telefone, e-mail e endereço físico. Essa seção serve como o papel timbrado da fatura e esclarece quem está enviando a conta.

Adicione dados específicos da fatura

Em seguida, adicione os dados que tornam cada fatura única. Inclua um número de fatura para referência sua ou de seu cliente, juntamente com a data da fatura e uma data de vencimento do pagamento. Esses dados são importantes para a manutenção de registros e o acompanhamento de pagamentos.

Liste os dados do cliente

Logo abaixo de seus próprios dados, adicione os dados de contato do cliente. Eles devem ser o nome da empresa, o endereço e a forma de contato preferida.

Descreva os serviços prestados

No corpo principal da fatura, discrimine os serviços que você forneceu. Aqui, uma tabela pode ajudar a manter os dados organizados. Esta seção deve incluir:

• Descrição do serviço: mantenha essa descrição breve, com dados suficientes para explicar cada serviço sem excesso de detalhes.

• Quantidade ou horas: as horas ou unidades cobradas para cada serviço.

• Taxa: especifique a taxa por hora ou unidade.

• Valor: mostre o custo total de cada item de linha.

Resuma os totais

Na lista de serviços, forneça um breve resumo dos custos. Isso geralmente inclui:

• Subtotal: o custo total antes de impostos ou descontos

• Impostos: todos os dados fiscais aplicáveis, como imposto sobre valor agregado (IVA) e imposto sobre vendas

• Descontos: eventuais descontos aplicados

• Valor total devido: o valor final a ser pago

Adicione os termos e instruções de pagamento

Explique como e quando você espera receber o pagamento. Especifique os dados de pagamento e as políticas de tarifas por atraso.

Inclua uma nota ou declaração de isenção de responsabilidade, se necessário

Se precisar comunicar qualquer informação adicional (como uma nota de agradecimento ou termos legais que se aplicam à fatura), faça isso aqui. Uma mensagem breve e relevante ajuda a definir expectativas.

Como adicionar dados fiscais relevantes a uma fatura

Algumas faturas incluem impostos como parte do valor devido. Veja como aplicar e comunicar a alíquota correta ao cliente.

Conheça sua alíquota

Comece confirmando qual alíquota se aplica aos seus serviços. Isso pode variar por região e alguns serviços de contabilidade podem ser isentos de impostos. Verifique se o cliente está qualificado para isenção fiscal. Se estiver, anote isso na fatura para evitar confusões.

Mostre os impostos como um item de linha separado

Liste o imposto como sua própria linha abaixo dos serviços e acrescente uma descrição (por exemplo, "imposto sobre vendas", "IVA") para que os clientes possam ver rapidamente o subtotal, o valor dos impostos e o total geral.

Inclua a alíquota e a forma como é calculada

Ao lado da linha de impostos, adicione a alíquota (por exemplo, "10% de imposto sobre vendas") e calcule o valor exato com base no subtotal. Isso proporciona aos clientes uma visão clara de como o imposto foi determinado e torna a fatura mais transparente.

Veja um exemplo:

• Subtotal: US$ 1.000,00

• Imposto sobre vendas (10%): US$ 100,00

• Total: US$ 1.100,00

Adicione seu número de cadastro fiscal, se necessário

Se a sua região exigir um ID fiscal ou número de IVA nas faturas, adicione-o em um local fácil de encontrar: na parte superior, próximo aos dados da empresa ou ao lado da linha de impostos. Assim, você ajuda os clientes que precisam desse dado para seus registros e mostra que você está cumprindo as regulamentações fiscais locais.

Observe isenções ou condições fiscais especiais

Se algum serviço for isento de imposto ou se houver um motivo específico para o imposto ser diferente, inclua uma breve nota. Por exemplo, se você faturar uma organização sem fins lucrativos isenta de impostos ou serviços de tratamento que não são tributáveis em sua área, adicione uma linha, como "Serviços isentos de impostos por [regulamento ou código específico]".

Mostre o total

Depois de calcular e listar o imposto, adicione o total final logo abaixo. Coloque o total em um local visível para que o valor devido fique claro.

Ofereça documentação adicional, se necessário

Em alguns casos, os clientes (especialmente os internacionais) podem precisar de documentação extra para a declaração de impostos. Nesse caso, mencione que eles podem solicitar recibos ou formulários adicionais.

Como acompanhar faturas não pagas sem prejudicar o relacionamento com o cliente

Acompanhar faturas não pagas pode ser algo desconfortável, principalmente quando você quer manter um relacionamento positivo com os clientes. Mas é possível lembrar os clientes sobre pagamentos em atraso mantendo um tom amigável. Veja a seguir um guia detalhado sobre como tratar com tranquilidade faturas não pagas.

Comece com um lembrete amigável

Se a data de vencimento acabou de passar, comece com um lembrete simples e educado. Às vezes, as faturas passam despercebidas e um lembrete gentil é suficiente. Envie um e-mail ou mensagem curta, como:

"Olá, [nome do cliente], espero que você esteja bem. Eu queria acompanhar a fatura 1234, que venceu em [data de vencimento]. Se você já enviou o pagamento, ignore este lembrete. Caso contrário, fique à vontade para entrar em contato se tiver alguma dúvida. Obrigado!"

Esse tom amigável ajuda a lembrar os clientes sem que eles se sintam pressionados.

Oferta para reenviar a fatura

Se você não receber retorno após o primeiro lembrete, avise que você pode reenviar a fatura, se for necessário. É possível que eles não tenham visto o e-mail ou a fatura esteja perdida em uma caixa de entrada movimentada. Você pode usar este texto:

"Olá, [Nome do Cliente], só estou acompanhando para ver se há algo que eu possa fazer para ajudar com a fatura 1234. Se você quer que eu reenvie a fatura ou se há qualquer outra informação que você precise, é só me avisar."

Esse texto mantém o tom positivo e mostra que você está disposto a ajudar, em vez de apenas pressionar por pagamentos.

Seja compreensivo, mas defina limites

Se a fatura continuar sem pagamento após alguns lembretes, aborde a situação com empatia, mas de maneira mais firme. Não há problemas em informar aos clientes que o pagamento no prazo é importante para você. Veja um exemplo:

*"Olá, [nome do cliente], estou entrando em contato novamente sobre a fatura 1234. Eu entendo que atrasos acontecem e terei prazer em conversar com você caso haja algum problema. Avise-me se podemos marcar uma nova data de pagamento ou se posso ajudar de alguma forma." *

Esta mensagem mantém um equilíbrio entre a empatia e a clareza de afirmar que você ainda está esperando o pagamento.

Lembre o cliente sobre as tarifas ou termos para pagamentos com atraso

Se suas faturas incluem tarifas por atraso ou outros termos de pagamento, agora é um bom momento para lembrar os clientes sobre essas condições. Mantenha um tom educado e informe que você está disponível para conversar sobre quaisquer problemas que eles possam estar enfrentando. Envie uma mensagem como esta:

"Olá, [nome do cliente], eu queria acompanhar mais uma vez a fatura 1234. Lembramos que nosso contrato inclui uma tarifa por atraso após [um período específico] além da data de vencimento. Se eu puder ajudar com o processamento ou se houver uma data preferida para o pagamento, entre em contato."

Essa mensagem reforça sua política sem parecer agressiva.

Ofereça um plano de pagamento, se necessário

Em alguns casos, os clientes podem estar com dificuldades no fluxo de caixa. Se a fatura continuar sem pagamento e o cliente não responder, considere a oferta de um plano de pagamento. Isso pode demonstrar boa vontade e evitar problemas no longo prazo. Aqui está um exemplo de como expressar isso:

"Olá, [nome do cliente], eu entendo que as coisas podem ficar complicadas e os orçamentos estão apertados. Se isso ajudar, posso configurar um plano de pagamento para esta fatura. Você gostaria de discutir essa opção?"

Essa oferta mostra que você está disposto a cooperar e garante o recebimento do pagamento.

Saiba quando encaminhar

Se você enviou vários lembretes e não recebeu nenhuma resposta, pode ser o momento de encaminhar o problema ligando para o cliente ou, em casos raros, envolvendo uma agência de cobrança. Aborde essa questão com cuidado para não prejudicar o relacionamento. Nessa fase, uma chamada direta costuma ser mais eficaz do que um e-mail, permitindo que você expresse suas preocupações com calma e profissionalismo.