La creazione di una fattura per i servizi di contabilità potrebbe sembrare semplice. Per una start-up, tuttavia, questo è un piccolo dettaglio che può fare una grande differenza nel flusso di cassa e nella fiducia dei clienti. Una fattura ben studiata indica ai tuoi clienti quanto ti devono, è indice di professionalità, previene possibili incomprensioni sul lavoro svolto e aiuta a evitare ritardi nei pagamenti. Poiché quasi 9 aziende su 10 dichiarano che le loro fatture vengono solitamente pagate dopo la data di scadenza, è importante fare tutto il possibile per agevolare pagamenti rapidi.

Di seguito illustreremo come creare una fattura contabile dettagliata, ben organizzata e chiara, e come formattare e dettagliare i servizi, includere i dati fiscali e impostare i termini di pagamento. Forniremo anche suggerimenti su come gestire le fatture non pagate in modo rispettoso e professionale, mantenendo così aperta la possibilità per future collaborazioni.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come formattare una fattura per i servizi di contabilità
  
• Come aggiungere dati fiscali rilevanti a una fattura
  
• Come sollecitare il pagamento di fatture non saldate senza danneggiare i rapporti con i clienti
  

Come formattare una fattura per i servizi di contabilità

La creazione di una fattura ben organizzata e professionale è importante per agevolare un pagamento tempestivo. Una fattura chiara e ben formattata consente ai clienti di vedere più facilmente quali prodotti o servizi stai fatturando. Ecco come strutturare la fattura.

Inizia con un'intestazione

Scrivi "Fattura" nella parte superiore del documento. Aggiungi la ragione sociale, il logo e le informazioni di contatto della tua attività, tra cui il numero di telefono, l'indirizzo e-mail e l'indirizzo fisico. Questa sezione funge da intestazione della fattura e indica chi è il mittente.

Aggiungi dati specifici per la fattura

Successivamente aggiungi i dati che rendono unica ogni fattura. Includi un numero di fattura a cui tu o il tuo cliente potete fare riferimento se necessario, insieme alla data della fattura e alla data di scadenza del pagamento. Questi dati sono importanti per la tenuta dei registri e il monitoraggio dei pagamenti.

Riporta i dati del cliente

Subito sotto i tuoi dati, aggiungi le informazioni di contatto del cliente, tra cui la ragione sociale, l'indirizzo e il metodo di contatto preferito.

Descrivi i servizi forniti

Nel corpo principale della fattura dovrai dettagliare i servizi che hai fornito. L'utilizzo di una tabella può aiutare a organizzare le informazioni. Questa sezione dovrebbe includere quanto segue:

• Descrizione del servizio: Fai in modo che questa descrizione sia concisa, fornendo informazioni sufficienti per spiegare ogni servizio senza entrare troppo nei dettagli.

• Quantità o ore: Riporta il tempo o le unità fatturati per ogni servizio.

• Tariffa: Specifica la tariffa oraria o unitaria.

• Importo: Indica il costo totale per ogni voce riga.

Riepiloga i totali

Sotto l'elenco dei servizi, fornisci un breve riepilogo dei costi. In genere dovrai riportare quanto segue:

• Subtotale: Costo totale al lordo di imposte o sconti

• Imposte: Eventuali dati fiscali applicabili, come l'imposta sul valore aggiunto (IVA) e l'imposta sulle vendite

• Sconti: Eventuali sconti applicati

• Importo totale dovuto: L'importo finale che deve essere pagato

Aggiungi istruzioni e termini di pagamento

Spiega come e quando ti aspetti di ricevere il pagamento. Specifica qui i dati di pagamento ed eventuali politiche relative alle penali per ritardato pagamento.

Includi una nota o una dichiarazione di non responsabilità, se necessario

Riporta qui eventuali ulteriori informazioni (come una nota di ringraziamento o eventuali condizioni legali applicabili alla fattura). Un messaggio breve e pertinente aiuta a definire le aspettative.

Come aggiungere dati fiscali rilevanti a una fattura

Alcune fatture includono le imposte come parte dell'importo dovuto. Ecco come applicare e comunicare al cliente l'aliquota fiscale corretta.

Conosci la tua aliquota fiscale

Verifica innanzitutto quale aliquota fiscale si applica ai tuoi servizi. Può variare in base all'area geografica e alcuni servizi di contabilità potrebbero essere esenti da imposte. Verifica se stai lavorando con un cliente che ha diritto a un'esenzione fiscale e, in tal caso, inserisci una nota nella fattura per evitare confusione.

Mostra l'imposta come voce riga separata

Riporta l'imposta in una riga separata sotto i servizi e identificala ad esempio come "Imposta sulle vendite", oppure "IVA", in modo che i clienti possano vedere rapidamente il subtotale, l'importo delle imposte e il totale.

Riporta l'aliquota fiscale e come viene calcolata

Accanto alla riga dell'imposta, aggiungi l'aliquota (ad esempio "Imposta sulle vendite del 10%") e calcola l'importo esatto in base al subtotale. In questo modo i clienti hanno una visione chiara di come è stata determinata l'imposta e la fattura è più trasparente.

Ecco un esempio:

• Subtotale: 1.000,00 $

• Imposta sulle vendite (10%): 100,00 $

• Totale: 1.100,00 $

Aggiungi il tuo numero di registrazione fiscale, se necessario

Se nella tua area geografica è obbligatorio riportare in fattura un identificativo fiscale o un numero di partita IVA, aggiungilo in un punto visibile, vicino ai dettagli della tua attività in alto o accanto alla riga delle imposte. Questo aiuta i clienti che ne hanno bisogno per i propri archivi e dimostra che stai rispettando le normative fiscali locali.

Riporta eventuali esenzioni o condizioni fiscali speciali

Aggiungi una breve nota specificando eventuali servizi esenti da imposta o ragioni specifiche per cui l'imposta è diversa. Ad esempio, se emetti una fattura a un'organizzazione non profit esente da imposte o gestisci servizi che non sono tassabili nella tua zona, aggiungi una riga denominata "Servizi esenti da imposte secondo [regolamento o codice specifico]".

Mostra il totale

Dopo aver calcolato e riportato l'imposta, aggiungi il totale finale subito sotto. Scrivi il totale in un punto visibile in modo che l'importo dovuto sia ben chiaro.

Fornisci ulteriore documentazione, se necessario

In alcuni casi, i clienti (soprattutto quelli internazionali) potrebbero aver bisogno di documentazione aggiuntiva ai fini di rendicontazione fiscale. In caso affermativo, informali che possono richiedere eventuali ricevute o moduli aggiuntivi.

Come sollecitare il pagamento di fatture non saldate senza danneggiare i rapporti con i clienti

Sollecitare il pagamento di fatture non saldate può essere spiacevole, soprattutto quando si vuole mantenere un buon rapporto con i clienti. Ma è possibile ricordare ai clienti i pagamenti in ritardo mantenendo un tono cordiale. Ecco una guida dettagliata su come gestire correttamente le fatture non saldate.

Inizia con un semplice promemoria

Se la data di scadenza è appena trascorsa, inizia con un semplice promemoria cortese. Talvolta le fatture possono sfuggire ed è sufficiente sollecitarle gentilmente. Invia una breve e-mail o un messaggio, come ad esempio:

"Gentile [nome del cliente], spero che tu stia bene. Ti contatto per sollecitare il pagamento della fattura n. 1234, in scadenza il giorno [data di scadenza]. Se hai già effettuato il pagamento, puoi ignorare questo messaggio. Viceversa, non esitare a contattarmi per qualsiasi domanda. Grazie!"

Questo tono amichevole aiuta a inviare un promemoria ai clienti senza farli sentire sotto pressione.

Proponi di inviare nuovamente la fattura

Se non ricevi risposta dopo il primo promemoria, informa il cliente che puoi inviare nuovamente la fattura se necessario. È possibile che l'e-mail sia sfuggita o che la fattura sia finita tra le altre in una casella di posta troppo piena. Puoi formulare il sollecito in questo modo:

"Gentile [nome del cliente], ti contatto per sapere se c'è qualcosa che posso fare per aiutarti con la fattura n. 1234. Fammi sapere se vuoi che ti invii di nuovo la fattura o se hai bisogno di ulteriori informazioni."

In questo modo mantieni un tono amichevole e dimostri che sei disponibile ad aiutare il cliente piuttosto che limitarti a sollecitare il pagamento.

Mostra comprensione, ma stabilisci dei limiti

Se la fattura non viene pagata nemmeno dopo alcuni solleciti, affronta la situazione con empatia ma con maggiore fermezza. Puoi dire al cliente che il pagamento puntuale è importante per te. Ecco un esempio:

"Gentile [nome del cliente], ti contatto nuovamente in merito alla fattura n. 1234. Comprendo che i ritardi possono verificarsi e sono disponibile a supportarti per risolvere eventuali problemi. Fammi sapere se possiamo fissare una nuova data di pagamento o se posso fare qualcosa per aiutarti."

Questo messaggio è un buon equilibrio: dimostri empatia ma anche chiarezza sul fatto che stai ancora aspettando di ricevere un pagamento.

Ricorda al cliente eventuali penali per ritardato pagamento o altri termini concordati

Se le tue fatture includono penali per ritardato pagamento o altri termini concordati, questo è un buon momento per ricordare al cliente tali condizioni. Comunica al cliente in modo cortese che sei disponibile a parlare di eventuali problemi che potrebbero verificarsi. Invia un messaggio come questo:

"Gentile [nome del cliente], ti contatto ancora una volta in merito alla fattura n. 1234. Ti ricordo che il nostro contratto include una penale per ritardato pagamento dopo [periodo specifico] oltre la data di scadenza. Fammi sapere se posso fare qualcosa per aiutarti con l'elaborazione o se hai una data preferita per il pagamento."

In questo modo ribadisci la tua politica senza sembrare conflittuale.

Offri un piano di pagamento, se necessario

In alcuni casi i clienti potrebbero avere difficoltà con il flusso di cassa. Se la fattura deve ancora essere saldata e il cliente non agisce di conseguenza, valuta di proporre un piano di pagamento. In questo modo puoi dimostrare buona volontà e prevenire problemi a lungo termine. Ecco un esempio di messaggio di questo tipo:

"Gentile [nome del cliente], comprendo che questo periodo sia impegnativo, con budget sempre più limitati. Se può esserti di aiuto, sono disponibile a predisporre un piano di pagamento per questa fattura. Fammi sapere se può essere di tuo interesse."

In questo modo dimostri che sei disponibile a collaborare con il cliente e ti assicuri di ricevere il pagamento.

Sapere quando adottare provvedimenti diversi

Se hai inviato più solleciti senza ricevere risposta, potrebbe essere il momento di prendere provvedimenti, magari chiamando il cliente o, in rari casi, coinvolgendo un'agenzia di recupero crediti. Affronta questa situazione con cautela per evitare di danneggiare il rapporto. In questa fase una chiamata diretta è spesso più efficace di un'e-mail e consente di esprimere eventuali preoccupazioni con calma e professionalità.