会計サービスが請求書を作成することは、基本的な作業のように聞こえるかもしれません。しかしスタートアップ企業にとっては、このわずかな詳細が、キャッシュフローと顧客の信頼に大きな違いを生む可能性があります。よく考えられた請求書は、あなたのプロ意識の高さを伝え、あなたが行った業務に関する潜在的な誤解を防ぎ、支払い延滞を回避するのに役立ちながら、クライアントがあなたに支払うべき額を伝えます。10 社中 9 社近くが、請求書は通常期日後に支払われると報告しています。そのため、できる限りの措置を講じて迅速な支払いを促すことが重要です。

以下では、詳しく、整理された、かつ明瞭な会計請求書の作成方法について説明します。具体的には、サービスの形式化と品目化、税金の詳細の記載、支払い条件の設定などを扱います。また、未払いの請求書を丁寧に処理し、今後の展開に備えるためのヒントも紹介します。

この記事の内容

• 会計サービスの請求書を構成する方法
  
• 対象の税金の詳細を請求書に追加する方法
  
• 顧客との関係を損なうことなく未払いの請求書をフォローアップする方法
  

会計サービスの請求書を構成する方法

タイムリーな支払いのためには、整理されたプロフェッショナルな請求書を作成することが重要です。明確で適切な形式の請求書を使用すると、クライアントは、請求されている商品・サービスを簡単に認識できます。この項目では、請求書を構成する方法をご紹介します。

ヘッダーから始める

書類の上部に「請求書」と記載します。その後に、ビジネス名、ロゴ、電話番号、メールアドレス、住所などの連絡先情報を記入します。このセクションは請求書のレターヘッドとして機能し、誰が送付した請求書であるかが明確になります。

請求書固有の詳細を追加する

次に、各請求書を識別するための詳細を追加します。必要に応じて参照できる請求書番号と、請求書の日付と支払い期日を記載します。これらの詳細は、記録を保持し支払いを追跡するために重要です。

クライアントの情報を一覧表示する

自分の情報のすぐ下に、クライアントの連絡先の詳細を追加します。ビジネス名、住所、希望する連絡方法を記載してください。

提供したサービスの概要

請求書の本文には、提供したサービスの内訳を記載します。ここで表を使用すると、情報が整理され見やすくなります。このセクションには、以下の内容を記載します。

• サービスの内容: この説明は簡潔にし、各サービスを説明するのに十分な情報を記載します。過度に詳しく述べないようにしましょう。

• 数量または時間: 各サービスに対して費やされた時間または単位を記録します。

• レート: 時間または単位あたりのレートを指定します。

• 金額: 各ラインアイテムの合計額を表示します。

合計をまとめる

サービス一覧の下に、コストの概略を記載します。これには通常、次のものが含まれます。

• 小計: 課税前または割引前の合計額

• 税金: 付加価値税 (VAT) や売上税など、該当する税金の詳細

• 割引: 適用した割引

• 合計請求額: 最終的な支払うべき金額

支払い条件と手順を追加する

支払いの方法と期日を説明します。決済についての詳細と延滞料のポリシーを指定します。

必要に応じて、備考や免責事項を記載する

追加の情報 (お礼の言葉や請求書に適用される法的条件など) を伝える必要がある場合は、こちらに記入します。簡潔で関連性のあるメッセージは、期待値を設定するのに役立ちます。

対象の税金の詳細を請求書に追加する方法

特定の請求書には、支払うべき金額の一部として税金が含まれます。ここでは、正しい税率を適用してクライアントに伝える方法をご紹介します。

税率を知る

まず、サービスに適用される税率を確認します。これは地域によって異なる場合があり、一部の会計サービスは非課税の場合があります。非課税の対象となるクライアントと取引しているかどうかを再確認し、該当する場合は、混乱を避けるために請求書にその旨の注釈をつけてください。

税金を別のラインアイテムとして表示する

サービスの下に税金専用の行を設けて、ラベル付けします (例: 「売上税」、「VAT」)。クライアントが小計、税額、合計をすばやく確認できるようにします。

税率とその計算方法を含める

税額のラインの横に税率 (例: 「10% 売上税」) を追加し、小計に基づいて正確な金額を計算します。これによりクライアントは、税金がどのように算出されたかを明確に把握でき、請求書の透明性が高まります。

以下に例を示します。

• 小計: $1,000.00

• 消費税 (10%): $100.00

• 合計: $1,100.00

必要に応じて、税務登録番号を追加する

請求書に納税者番号または VAT 番号の記載が求められる地域の場合、上部の自社の詳細の付近や税明細の横など、見つけやすい場所に番号を追加しましょう。記録のために同番号を必要とするクライアントにとって便利ですし、あなたが地域の税法を遵守していることの表明になります。

免税または特別な税条件に注意する

税金が免除されるサービスがある場合、または税金が異なる特別な理由がある場合は、短い注記をつけます。たとえば、非課税の非営利団体に請求する場合や、居住地域では課税対象とならないサービスを扱う場合は、「[特定の規制または法]による非課税サービス」などの行を追加します。

合計を表示する

税金を計算して記載したら、最終的な合計をすぐ下に追加します。合計額を目につきやすいように表示して、いくら支払うべきかを明確にします。

必要に応じて、追加の文書を提供する

場合によっては (特に海外のクライアントは)、税務申告のために追加の文書が必要になることがあります。その場合は、追加の領収書やフォームを要請可能であると記しておきます。

顧客との関係を損なうことなく未払いの請求書をフォローアップする方法

未払いの請求書のフォローアップは、特にクライアントとの良好な関係を維持したい場合に、気が進まない業務であるかもしれません。しかし、ものごとを友好的に保ちながら、延滞した支払いについて思い出してもらうことは可能です。ここでは、未払いの請求書を適切に処理するためのステップバイステップガイドをご紹介します。

友好的なリマインダーから始める

期日が過ぎたばかりの場合は、シンプルで丁寧なリマインダーから始めます。ときには請求書が見落とされ、そっと念押しするだけで十分な場合があります。次のような短いメールまたはメッセージを送信します。

「[クライアントの名前]様、平素よりお世話になっております。[期日]が期限の請求書 #1234 のフォローアップのため、ご連絡を差し上げています。すでに送金がお済みの場合は、どうかご容赦の上このメッセージは無視してください。お済みでない場合は、ご不明点などをお気軽にお問い合わせください。よろしくお願いいたします。」

このように友好的なトーンで、プレッシャーを感じさせることなく、支払いのことを思い出してもらいましょう。

請求書の再送を申し出る

最初のリマインダーの後に返事がない場合は、必要に応じて請求書を再送信できることを伝えます。メールを見逃したか、請求書が受信トレイに紛れ込んだ可能性があります。次のような文面にしましょう。

「[クライアントの名前]様、お世話になっております。請求書 #1234 のフォローアップのため、ご連絡を差し上げています。何かできることがあればお手伝いいたしたく存じます。請求書の再送をご希望の場合や、他に必要な情報がある場合はお知らせくださいませ。」

これにより、前向きな雰囲気が保たれ、単に支払いを促すのではなく、支援する意思があることを示せます。

理解し、境界線を引く

何度か催促しても請求書が未払いのままである場合は、共感を持って、しかし毅然とした態度で状況にアプローチします。タイムリーな支払いがあなたにとって重要であることを伝えても、問題はありません。以下に例を示します。

「[クライアントの名前]様、お世話になっております。請求書 #1234 について再度ご連絡申し上げます。ものごとが遅れることはあるものですし、何らかの事情がございます場合には、ご相談いただければ善処いたします。新しい支払い期日を手配できるかどうか、または何かお手伝いできることがあるかどうかお知らせください。」

このメッセージは共感的でありながら、支払いを期待していることを明らかにしており、バランスが取れています。

延滞料や条件があればその旨を伝える

請求書に延滞料やその他の支払い条件が記載されている場合は、今がそれらの条件をクライアントに思い出させるタイミングです。礼儀正しく、彼らが直面し得る問題について話し合いたいという意思を表明します。次のようなメッセージを送信します。

「[クライアントの名前]様、お世話になっております。請求書 #1234 について再度フォローアップさせていただきます。私たちの契約には、期日から[特定の期間]経過後の延滞料について規定がございますことを、再確認いただきたくお願いします。決済の支援として何かできることがあれば、または支払いの希望日があれば、どうぞお知らせください。」

このような表現なら、対立的に聞こえることなくポリシーが強化されます。

必要に応じて支払いプランを提供する

場合によっては、クライアントはキャッシュフローに苦労しているかもしれません。それでも請求書の支払いが必要で、応答に乏しいようである場合は、分割払いのプランを検討してください。このプランは善意を示し、問題の長期化を防ぐことができます。この案を伝える方法の例を次に示します。

"[クライアントの名前]様、お世話になっております。多忙を極め予算が限られることはあると理解しています。もしよろしければ、この請求書を分割払いに設定することを提案いたしたく存じます。この案にご賛同いただけるようでしたら、どうぞご連絡ください。」

これは、支払いを確実に受け取りながら、彼らと協力する意思があることを示す表現です。

エスカレーションのタイミングを知る

リマインダーを複数回送信しても応答がない場合は、クライアントに電話するか、まれですが回収業者を雇うなどして、エスカレーションを行う時期かもしれません。関係を損なわないよう、慎重にアプローチしてください。この段階では、直接電話をする方がメールよりも効果的であることが多く、また懸念事項を冷静かつ専門的に表現することができます。