การสร้างใบแจ้งหนี้สําหรับบริการด้านบัญชีอาจคล้ายกับงานพื้นฐานทั่วไป แต่สำหรับสตาร์ทอัพ นี่เป็นรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจสร้างความแตกต่างครั้งใหญ่ให้กับกระแสเงินสดและความไว้วางใจของลูกค้าได้ ใบแจ้งหนี้ที่จัดทำอย่างรอบคอบ จะบอกลูกค้าของคุณว่าพวกเขาเป็นหนี้คุณเท่าใด ขณะเดียวกันก็สื่อถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ ป้องกันความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับงานที่คุณทำ และช่วยหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการชำระเงิน ธุรกิจเกือบ 9 ใน 10 แห่งรายงานว่าใบแจ้งหนี้ของตนมักจะได้รับการชำระเงินหลังวันครบกำหนด จึงมีความสำคัญที่จะต้องทำทุกวิถีทางเพื่อให้การชำระเงินรวดเร็วยิ่งขึ้น

ด้านล่างเราจะอธิบายวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับการทําบัญชีที่มีรายละเอียด เป็นระบบ และมีความชัดเจน ซึ่งรวมถึงวิธีจัดรูปแบบและแยกประเภทบริการ รวมรายละเอียดภาษี และเงื่อนไขการชําระเงิน เราจะแบ่งปันเคล็ดลับในการจัดการใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงินอย่างสุภาพเพื่อให้มีช่องทางสำหรับการทำงานในอนาคต

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• วิธีจัดรูปแบบใบแจ้งหนี้สําหรับบริการด้านการบัญชี
  
• วิธีเพิ่มรายละเอียดภาษีที่เกี่ยวข้องลงในใบแจ้งหนี้
  
• วิธีติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระโดยไม่ทําให้ความสัมพันธ์กับลูกค้าเสียหาย
  

วิธีจัดรูปแบบใบแจ้งหนี้สําหรับบริการด้านการบัญชี

การสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นระเบียบและเป็นระบบเป็นสิ่งสําคัญเพื่อให้ได้รับชําระเงินที่ทันเวลา ใบแจ้งหนี้ที่มีรูปแบบชัดเจนและอ่านได้ง่ายจะช่วยให้ลูกค้าเห็นสินค้าหรือบริการที่คุณเรียกเก็บเงินจากพวกเขาได้ง่ายขึ้น ต่อไปนี้คือวิธีการจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณ

ขึ้นต้นด้วยส่วนหัว

ระบุคำว่า "ใบแจ้งหนี้" ไว้ด้านบนของเอกสาร หลังจากนั้นต่อด้วยชื่อธุรกิจ โลโก้ และข้อมูลติดต่อของคุณ ซึ่งรวมถึงหมายเลขโทรศัพท์ อีเมล และที่อยู่จริง ส่วนนี้ทำหน้าที่เป็นกระดาษหัวจดหมายของใบแจ้งหนี้และชี้แจงให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ส่งใบแจ้งหนี้

เพิ่มรายละเอียดเฉพาะของใบแจ้งหนี้

ขั้นต่อไป เพิ่มรายละเอียดที่ทำให้ใบแจ้งหนี้แต่ละใบไม่ซ้ำกัน ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่คุณหรือลูกค้าจะอ้างอิงได้ตามความจําเป็น รวมถึงวันที่ในใบแจ้งหนี้และวันครบกําหนดชําระเงิน รายละเอียดเหล่านี้มีความสําคัญสําหรับการบันทึกและการติดตามการชําระเงิน

ระบุข้อมูลของลูกค้า

เพิ่มรายละเอียดการติดต่อของลูกค้าไว้ด้านล่างข้อมูลของคุณเองโดยตรง ข้อมูลเหล่านี้ควรมีชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และวิธีติดต่อที่ต้องการ

ระบุบริการที่จัดหาให้

ในส่วนหลักของใบแจ้งหนี้ ให้แจกแจงบริการที่คุณให้บริการ การใช้ตารางในส่วนนี้สามารถช่วยจัดเก็บข้อมูลให้เป็นระเบียบได้ ส่วนนี้ควรประกอบด้วยหัวข้อต่อไปนี้:

• คําอธิบายบริการ: รักษาคำอธิบายนี้กระชับและมีข้อมูลเพียงพอที่จะอธิบายแต่ละบริการโดยไม่ต้องมีรายละเอียดมากเกินไป

• จํานวนหรือชั่วโมง: จดบันทึกเวลาหรือหน่วยที่เรียกเก็บสําหรับแต่ละบริการ

• อัตรา: ระบุอัตราต่อชั่วโมงหรือหน่วย

• ยอด: แสดงต้นทุนรวมสําหรับแต่ละบรรทัดรายการ

สรุปยอดรวม

ภายใต้รายการบริการ ให้สรุปสรุปค่าใช้จ่ายอย่างคร่าวๆ ซึ่งโดยทั่วไปจะประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ยอดรวมย่อย: ค่าใช้จ่ายรวมก่อนหักภาษีหรือส่วนลด

• ภาษี: รายละเอียดภาษีที่เกี่ยวข้อง เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีการขาย

• ส่วนลด: ส่วนลดที่คุณใช้

• ยอดรวมที่ต้องชำระ: ยอดสุดท้ายที่ต้องชําระ

เพิ่มข้อกําหนดและขั้นตอนการชําระเงิน

อธิบายวิธีและเวลาที่คุณคาดว่าจะได้รับการชําระเงิน ในส่วนนี้ ให้ระบุรายละเอียดการชําระเงินพร้อมนโยบายค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า

ใส่หมายเหตุหรือข้อความปฏิเสธความรับผิด หากจําเป็น

หากคุณจําเป็นต้องสื่อสารข้อมูลเพิ่มเติม (เช่น คําขอบคุณหรือข้อกําหนดทางกฎหมายที่มีผลบังคับใช้กับใบแจ้งหนี้) ให้ระบุไว้ในส่วนนี้ ข้อความสั้นๆ ที่เกี่ยวข้องจะช่วยกําหนดความคาดหวัง

วิธีเพิ่มรายละเอียดภาษีที่เกี่ยวข้องลงในใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้บางรายการจะรวมภาษีเป็นส่วนหนึ่งของจํานวนเงินที่คุณค้างชําระ ต่อไปนี้คือวิธีการคิดภาษีและสื่อสารกับลูกค้าเกี่ยวกับอัตราภาษีที่ถูกต้อง

ทราบอัตราภาษีของคุณ

เริ่มต้นด้วยการยืนยันว่าอัตราภาษีใดมีผลกับบริการของคุณ ซึ่งอาจแตกต่างกันไปตามภูมิภาค และบริการทางบัญชีบางอย่างอาจได้รับการยกเว้นภาษี ตรวจสอบซ้ำอีกครั้งว่าคุณกำลังทำงานกับลูกค้าที่เข้าข่ายได้รับการยกเว้นภาษีหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น ให้จดบันทึกไว้ในใบแจ้งหนี้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

แสดงภาษีเป็นบรรทัดรายการแยกต่างหาก

ระบุภาษีเป็นบรรทัดเดี่ยวใต้บริการ และติดป้ายกำกับ (เช่น "ภาษีการขาย,” “VAT”) เพื่อให้ลูกค้าสามารถดูยอดรวมย่อย จำนวนภาษี และยอดรวมได้อย่างรวดเร็ว

รวมอัตราภาษีและวิธีการคํานวณภาษีด้วย

ถัดจากบรรทัดภาษี ให้เพิ่มอัตรา (เช่น "ภาษีการขาย 10%") และคํานวณจํานวนที่แน่นอนตามยอดรวมย่อย ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าทราบถึงวิธีการกําหนดภาษีและทําให้ใบแจ้งหนี้โปร่งใสมากขึ้น

ตัวอย่างมีดังนี้

• ยอดรวมย่อย: $1,000.00

• ภาษีการขาย (10%): $100.00

• ยอดรวม: $1,100.00

ใส่หมายเลขจดทะเบียนภาษี หากจําเป็น

หากภูมิภาคของคุณกําหนดว่าต้องใช้หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีหรือหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ ให้ใส่หมายเลขนี้ลงในส่วนที่ค้นหาได้ง่าย โดยอาจอยู่ใกล้รายละเอียดของธุรกิจด้านบนหรือระบุในบรรทัดภาษีก็ได้ ส่วนนี้จะช่วยเหลือลูกค้าที่ต้องการใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อบันทึกข้อมูล และแสดงให้เห็นว่าคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบภาษีท้องถิ่นหรือไม่

ตระหนักถึงการยกเว้นหรือเงื่อนไขภาษีพิเศษ

หากบริการใดๆ ได้รับการยกเว้นภาษีหรือหากมีเหตุผลที่เจาะจงว่าภาษีนั้นแตกต่างกัน ให้ระบุหมายเหตุสั้นๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณออกใบแจ้งหนี้สําหรับองค์กรไม่แสวงผลกําไรที่ไม่ต้องเสียภาษีหรือบริการจัดการที่ไม่ต้องเสียภาษีในพื้นที่ของคุณ ให้เพิ่มบรรทัดอย่าง "บริการที่ยกเว้นภาษีตาม[ข้อบังคับหรือประมวลกฎหมายเฉพาะ]"

แสดงยอดรวม

หลังจากคํานวณและแสดงรายการภาษีแล้ว ให้ระบุยอดรวมสุดท้ายด้านล่าง ใส่ยอดรวมในจุดที่มองเห็นได้เพื่อให้ชัดเจนว่าครบกําหนดชําระเท่าไหร่

เสนอเอกสารประกอบเพิ่มเติม หากจําเป็น

ในบางกรณี ลูกค้า (โดยเฉพาะอย่างยิ่งลูกค้าต่างประเทศ) อาจจําเป็นต้องใช้เอกสารประกอบเพิ่มเติมเพื่อการรายงานภาษี หากเป็นเช่นนั้น โปรดแจ้งให้ทราบว่าสามารถขอใบเสร็จหรือแบบฟอร์มเพิ่มเติมได้

วิธีติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระโดยไม่ทําให้ความสัมพันธ์กับลูกค้าเสียหาย

การติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระอาจทำให้รู้สึกไม่สบายใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการรักษาความสัมพันธ์เชิงบวกกับลูกค้า แต่ก็สามารถเตือนลูกค้าเกี่ยวกับการชำระเงินที่ค้างชำระได้ในขณะที่ยังคงรักษาความสัมพันธ์ที่ดีไว้ได้ ต่อไปนี้คือคําแนะนําทีละขั้นตอนสําหรับการจัดการใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระอย่างถูกต้อง

เริ่มต้นด้วยการแจ้งเตือนที่เป็นมิตร

หากวันครบกำหนดเพิ่งผ่านไป ให้เริ่มด้วยการเตือนอย่างเรียบง่ายและสุภาพ บางครั้ง ใบแจ้งหนี้อาจลอดหูลอดตาไป แต่การกระตุ้นเพียงเล็กน้อยก็เพียงพอแล้ว ส่งอีเมลหรือข้อความสั้นๆ เช่นข้อความต่อไปนี้

"สวัสดี [ชื่อลูกค้า] หวังว่าคุณจะสบายดี เราต้องการติดตามผลในใบแจ้งหนี้หมายเลข 1234 ซึ่งครบกําหนดชําระในวันที่ [วันครบกําหนด] หากคุณส่งการชําระเงินแล้ว กรุณาละเว้นข้อความนี้ หรือคุณสามารถติดต่อเราได้เสมอหากมีข้อสงสัยใดๆ ขอบคุณ!”

น้ำเสียงที่เป็นมิตรนี้จะช่วยเตือนใจลูกค้าได้โดยไม่ทำให้พวกเขารู้สึกกดดัน

ข้อเสนอเพื่อส่งใบแจ้งหนี้อีกครั้ง

หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับหลังจากการแจ้งเตือนครั้งแรก โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ใหม่ได้หากพวกเขาต้องการ เป็นไปได้ว่าอีเมลอาจตกหล่นหรือปะปนในกล่องจดหมายขาเข้าที่อัดแน่นไปด้วยอีเมล คุณอาจใช้วลีต่อไปนี้ได้

“สวัสดี [ชื่อลูกค้า] เราเพียงอยากติดตามดูว่าเราสามารถช่วยเหลือเรื่องใบแจ้งหนี้หมายเลข 1234 ได้หรือไม่ โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการให้เราส่งใบแจ้งหนี้อีกครั้งหรือมีข้อมูลอื่นใดที่คุณต้องการ”

วิธีนี้จะทำให้โทนเสียงเป็นเชิงบวกและแสดงให้เห็นว่าคุณเต็มใจที่จะช่วยเหลือ มากกว่าจะแค่ผลักดันให้ชำระเงิน

เข้าใจแต่ต้องมีขอบเขต

หากใบแจ้งหนี้ยังคงไม่มีการชําระเงินหลังจากการแจ้งเตือนสองสามครั้ง จัดการกับสถานการณ์ด้วยความเห็นอกเห็นใจแต่เพิ่มความหนักแน่นด้วย คุณสามารถแจ้งให้ลูกค้าทราบได้ว่าการชําระเงินที่ทันเวลานั้นสําคัญสําหรับคุณเสมอ ตัวอย่างมีดังนี้

"สวัสดี [ชื่อลูกค้า] เราต้องการติดต่อคุณอีกครั้งเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้หมายเลข #1234 เราเข้าใจว่าความล่าช้าอาจเกิดขึ้นได้ และเรายินดีที่จะทำงานร่วมกับคุณหากมีปัญหาเกิดขึ้นกับคุณ โปรดแจ้งให้เราทราบหากเราสามารถกำหนดวันชำระเงินใหม่ได้ หรือหากเราสามารถช่วยเหลืออะไรได้บ้าง”

ข้อความนี้สร้างความสมดุลโดยแสดงความเห็นอกเห็นใจแต่ชัดเจนว่าคุณยังคงคาดหวังการชำระเงิน

แจ้งเตือนเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมหรือเงื่อนไขการชำระล่าช้า

หากใบแจ้งหนี้ของคุณมีค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือข้อกําหนดการชําระเงินอื่นๆ ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีที่จะเตือนลูกค้าเกี่ยวกับเงื่อนไขดังกล่าว ดำเนินการให้สุภาพและให้พวกเขารู้ว่าคุณพร้อมหารือถึงปัญหาใดๆ ที่พวกเขาอาจเผชิญ โดยอาจส่งข้อความดังนี้:

*"สวัสดี [ชื่อลูกค้า] เราต้องการติดตามผลอีกครั้งสำหรับใบแจ้งหนี้หมายเลข #1234 โปรดทราบว่าข้อตกลงของเรามีค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้าหลังจาก [ระยะเวลาที่กำหนด] โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีสิ่งใดที่เราสามารถช่วยดําเนินการหรือหากคุณมีวันชำระเงินที่ต้องการ *

นี่จะช่วยเน้นย้ำถึงนโยบายของคุณโดยไม่ดูเหมือนเป็นการเผชิญหน้า

เสนอแผนการชําระเงิน หากจําเป็น

ในบางกรณี ลูกค้าอาจกําลังลําบากกับกระแสเงินสด หากยังต้องชำระใบแจ้งหนี้และดูเหมือนว่าจะไม่มีการตอบสนองต่อการติดตามผลดังกล่าว ให้พิจารณาเสนอแผนการชำระเงิน การทําเช่นนี้อาจแสดงความปรารถนาดีและป้องกันปัญหาในระยะยาว นี่คือตัวอย่างการใช้คำดังต่อไปนี้:

*"สวัสดี [ชื่อลูกค้า] เราเข้าใจดีว่างานต่างๆ อาจยุ่งและงบประมาณก็อาจรัดตัว หากจะเป็นประโยชน์ เราพร้อมที่จะกำหนดแผนการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ฉบับนี้ โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้" *

ส่วนนี้แสดงว่าคุณยินดีที่จะร่วมงานกับพวกเขา ขณะเดียวกันก็ยังคงรับประกันว่าคุณจะได้รับการชําระเงิน

เมื่อใดควรยกระดับสถานการณ์

หากคุณได้ส่งการแจ้งเตือนหลายครั้งแล้วแต่ไม่ได้รับการตอบกลับ อาจถึงเวลาต้องดำเนินการแก้ไข ไม่ว่าจะเป็นการโทรหาลูกค้า หรือในบางกรณี อาจต้องให้หน่วยงานติดตามหนี้เข้ามาเกี่ยวข้อง พิจารณาเรื่องนี้ด้วยความระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงความเสียหายต่อความสัมพันธ์ การโทรโดยตรงมักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าอีเมลในขั้นตอนนี้และช่วยให้คุณสามารถแสดงความกังวลได้อย่างใจเย็นและเป็นมืออาชีพ