Das Erstellen einer Rechnung für Buchhaltungsdienstleistungen mag nach einer einfachen Aufgabe klingen. Für ein Start-up ist dies allerdings ein kleines Detail, das einen großen Unterschied im Hinblick auf den Cashflow und das Vertrauen der Kundinnen und Kunden ausmachen kann. Eine sorgfältig erstellte Rechnung zeigt Ihren Kundinnen und Kunden, was sie Ihnen schulden, vermittelt Professionalität, beugt potenziellen Missverständnissen über die von Ihnen geleistete Arbeit vor und hilft, Zahlungsverzögerungen zu vermeiden. Angesichts der Tatsache, dass fast 9 von 10 Unternehmen angeben, dass ihre Rechnungen in der Regel nach dem Fälligkeitsdatum bezahlt werden, ist es wichtig, alles zu tun, um schnelle Zahlungen zu ermöglichen.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie eine detaillierte, organisierte und übersichtliche Buchhaltungsrechnung erstellen, einschließlich der Formatierung und Aufschlüsselung Ihrer Dienstleistungen, der Aufnahme von Steuerdetails und der Festlegung von Zahlungsbedingungen. Wir geben Ihnen auch Tipps, wie Sie mit unbezahlten Rechnungen auf respektvolle Weise umgehen können, um sich die Tür für zukünftige Aufträge offen zu halten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So formatieren Sie eine Rechnung für Buchhaltungsdienstleistungen
  
• So fügen Sie einer Rechnung relevante Steuerdetails hinzu
  
• So verfolgen Sie unbezahlte Rechnungen nach, ohne die Kundenbeziehung zu beeinträchtigen
  

So formatieren Sie eine Rechnung für Buchhaltungsdienstleistungen

Die Erstellung einer organisierten, professionellen Rechnung ist wichtig für eine pünktliche Zahlung. Eine klare, sorgfältig formatierte Rechnung erleichtert es den Kundinnen und Kunden, zu erkennen, für welche Waren oder Dienstleistungen Sie ihnen die Rechnung stellen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnung strukturieren.

Mit einer Kopfzeile beginnen

Fügen Sie oben im Dokument „Rechnung“ ein. Tragen Sie anschließend Ihren Firmennamen, Ihr Logo und Ihre Kontaktinformationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Postadresse ein. Dieser Abschnitt dient als Briefkopf der Rechnung und gibt an, wer die Rechnung sendet.

Rechnungsspezifische Details hinzufügen

Fügen Sie als Nächstes die Details hinzu, die jede Rechnung einzigartig machen. Geben Sie eine Rechnungsnummer an, auf die Sie oder Ihr Kunde/Ihre Kundin bei Bedarf zurückgreifen können, zusammen mit dem Rechnungsdatum und dem Fälligkeitsdatum der Zahlung. Diese Details sind wichtig für die Dokumentation und Nachverfolgung von Zahlungen.

Kundeninformationen auflisten

Fügen Sie direkt unter Ihren eigenen Informationen die Kontaktdaten des Kunden/des Kunden hinzu. Diese sollten den Firmennamen, die Adresse und die bevorzugte Kontaktmethode enthalten.

Angebotene Dienste hervorheben

Listen Sie im Hauptteil der Rechnung die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen auf. Die Verwendung einer Tabelle hier kann helfen, die Informationen zu organisieren. Dieser Abschnitt sollte Folgendes enthalten:

• Leistungsbeschreibung: Halten Sie diese Beschreibung kurz und bündig und mit genügend Informationen, um jede Dienstleistung ohne übermäßige Details zu erklären.

• Menge oder Stunden: Notieren Sie sich die Zeit oder die Einheiten, die für jede Dienstleistung in Rechnung gestellt werden.

• Tarif: Geben Sie den Stundensatz oder den Satz pro Einheit an.

• Menge: Zeigen Sie die Gesamtkosten für jeden Posten an.

Summen zusammenfassen

Geben Sie unter der Liste der Dienstleistungen eine kurze Zusammenfassung der Kosten an. Dazu gehören im Allgemeinen Folgendes:

• Zwischensumme: Die Gesamtkosten vor Steuern oder Rabatten

• Steuern: Alle anwendbaren Steuerdetails wie Umsatzsteuer und Sales Tax

• Rabatte: Von Ihnen angewendete Rabatte

• Fälliger Gesamtbetrag: Der endgültige Betrag, der bezahlt werden muss

Zahlungsbedingungen und Anweisungen hinzufügen

Erklären Sie, wie und wann Sie mit der Bezahlung rechnen. Geben Sie hier die Zahlungsdetails zusammen mit allen Richtlinien für Säumnisgebühren an.

Bei Bedarf einen Hinweis oder einen Haftungsausschluss einfügen

Wenn Sie weitere Informationen mitteilen müssen (z. B. ein Dankesschreiben oder rechtliche Bestimmungen für die Rechnung), tun Sie dies hier. Eine kurze, relevante Nachricht hilft, Erwartungen zu wecken.

So fügen Sie einer Rechnung relevante Steuerdetails hinzu

Bestimmte Rechnungen enthalten Steuern als Teil des Betrags, den Sie schulden. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie den korrekten Steuersatz anwenden und Ihren Kundinnen und Kunden mitteilen.

Steuersatz ermitteln

Prüfen Sie zunächst, welcher Steuersatz für Ihre Dienstleistungen gilt. Dies kann je nach Region variieren und einige Buchhaltungsdienstleistungen sind möglicherweise steuerbefreit. Überprüfen Sie, ob Sie mit einem Kunden/einer Kundin zusammenarbeiten, der/die für eine Steuerbefreiung qualifiziert ist, und wenn ja, vermerken Sie dies auf der Rechnung, um Verwirrung zu vermeiden.

Steuer als separaten Posten ausweisen

Führen Sie die Steuer als eigene Zeile unter den Dienstleistungen auf und kennzeichnen Sie sie (z. B. „Sales Tax,“ „USt.“), damit Kundinnen und Kunden die Zwischensumme, den Steuerbetrag und den Gesamtbetrag schnell erkennen können.

Steuersatz und die Art der Berechnung angeben

Geben Sie neben der Steuerzeile den Steuersatz an (z. B. „10 % Sales Tax“) und berechnen Sie den genauen Betrag auf der Grundlage der Zwischensumme. Dies gibt den Kundinnen und Kunden einen klaren Überblick darüber, wie die Steuer ermittelt wurde, und macht die Rechnung transparenter.

Beispiel:

• Zwischensumme: 1.000,00 $

• Sales Tax (10 %): 100,00 $

• Gesamt: 1.100,00 $

Bei Bedarf Ihre Steuerregisternummer hinzufügen

Wenn in Ihrer Region eine Steuer-ID oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Rechnungen erforderlich ist, fügen Sie diese an einer leicht zu findenden Stelle hinzu – entweder in der Nähe Ihrer Unternehmensdaten oben oder neben der Steuerzeile. Dies hilft Kundinnen und Kunden, die es für ihre Unterlagen benötigen, und zeigt, dass Sie die lokalen Steuervorschriften einhalten.

Etwaige Steuerbefreiungen oder steuerliche Sonderkonditionen beachten

Wenn Dienstleistungen von der Steuer befreit sind oder wenn es einen bestimmten Grund dafür gibt, dass die Steuer anders ist, fügen Sie einen kurzen Hinweis hinzu. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung an eine steuerbefreite gemeinnützige Organisation stellen oder Dienstleistungen erbringen, die in Ihrer Region nicht steuerpflichtig sind, fügen Sie eine Zeile wie „Steuerbefreite Dienstleistungen gemäß [spezifische Verordnung oder Code]“ hinzu.

Summe anzeigen

Nachdem Sie die Steuer berechnet und aufgeführt haben, addieren Sie die endgültige Summe direkt unten. Platzieren Sie die Summe an einer sichtbaren Stelle, um deutlich zu machen, wie viel fällig ist.

Bei Bedarf zusätzliche Unterlagen bereitstellen

In einigen Fällen benötigen Kundinnen und Kunden (insbesondere internationale) möglicherweise zusätzliche Unterlagen für die Steuerberichterstattung. Wenn dies der Fall ist, erwähnen Sie, dass sie gerne zusätzliche Belege oder Formulare anfordern können.

So verfolgen Sie unbezahlte Rechnungen nach, ohne die Kundenbeziehung zu beeinträchtigen

Das Nachverfolgen von unbezahlten Rechnungen kann unangenehm sein, insbesondere wenn Sie eine positive Beziehung zu Kundinnen und Kunden pflegen möchten. Es ist jedoch möglich, Kundinnen und Kunden freundlich an überfällige Zahlungen zu erinnern. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den sinnvollen Umgang mit unbezahlten Rechnungen.

Mit einer freundlichen Erinnerung beginnen

Wenn die Fälligkeit gerade verstrichen ist, beginnen Sie mit einer einfachen, höflichen Erinnerung. Manchmal gehen Rechnungen unter und ein kleiner Anstoß genügt. Senden Sie eine kurze E-Mail oder Nachricht, z. B. die folgende:

*„Hallo [Name des Kunden/der Kundin], ich hoffe, es geht Ihnen gut! Es geht um die Rechnung Nr. 1234, die am [Fälligkeitsdatum] fällig war. Wenn Sie die Zahlung bereits getätigt haben, ignorieren Sie bitte diesen Hinweis. Ansonsten können Sie sich bei Fragen gerne an mich wenden. Danke!“ *

Dieser freundliche Ton hilft, die Kundinnen und Kunden daran zu erinnern, ohne dass sie sich unter Druck gesetzt fühlen.

Erneuten Versand der Rechnung anbieten

Sollte nach der ersten Erinnerung keine Antwort erfolgen, können Sie die Rechnung erneut senden, falls dies erforderlich ist. Es ist möglich, dass sie die E-Mail übersehen haben oder die Rechnung in einem überfüllten Posteingang verloren gegangen ist. Man kann es so formulieren:

„Hallo [Name des Kunden/der Kundin], ich wollte nur nachfragen, ob ich Ihnen bei der Rechnung Nr. 1234 behilflich sein kann. Sagen Sie mir Bescheid, wenn Sie möchten, dass ich Ihnen die Rechnung noch einmal zusende, oder wenn Sie weitere Informationen benötigen.“

So bleibt der Ton positiv und zeigt, dass Sie bereit sind zu helfen, anstatt nur auf Bezahlung zu drängen.

Seien Sie verständnisvoll, aber setzen Sie Grenzen

Wenn die Rechnung nach mehreren Mahnungen immer noch nicht bezahlt wurde, gehen Sie mit Empathie, aber auch mit Nachdruck an die Situation heran. Es ist in Ordnung, Kundinnen und Kunden wissen zu lassen, dass Ihnen eine pünktliche Zahlung wichtig ist. Beispiel:

„Hallo [Name des Kunden/der Kundin], ich wollte mich noch einmal wegen der Rechnung Nr. 1234 bei Ihnen melden. Ich verstehe, dass es zu Verzögerungen kommen kann, und ich bin gerne bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, wenn es auf Ihrer Seite ein Problem gibt. Bitte lassen Sie mich wissen, ob wir einen neuen Zahlungstermin vereinbaren können oder ob ich Ihnen anderweitig behilflich sein kann.“

Diese Nachricht schafft ein Gleichgewicht, indem sie verständnisvoll, aber dennoch klar ist, dass Sie weiterhin eine Zahlung erwarten.

An Säumnisgebühren oder -fristen erinnern

Wenn Ihre Rechnungen Mahngebühren oder andere Zahlungsbedingungen enthalten, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um Ihre Kundinnen und Kunden an diese Bedingungen zu erinnern. Bleiben Sie höflich und lassen Sie sie wissen, dass Sie für sie da sind, um alle Probleme zu besprechen, mit denen sie möglicherweise konfrontiert sind. Senden Sie eine Nachricht wie diese:

„Hallo [Name des Kunden/der Kundin], ich wollte noch einmal auf Rechnung Nr. 1234 zurückkommen. Zur Erinnerung: Unsere Vereinbarung sieht eine Mahngebühr vor, wenn das Fälligkeitsdatum um [bestimmten Zeitraum] überschritten wird. Wenn ich bei der Bearbeitung helfen kann oder wenn es einen bevorzugten Zahlungstermin gibt, lassen Sie es mich bitte wissen.“

Dies stärkt Ihre Richtlinie, ohne konfrontativ zu wirken.

Bei Bedarf einen Zahlungsplan anbieten

In einigen Fällen können Kundinnen und Kunden mit dem Cashflow zu kämpfen haben. Wenn die Rechnung noch bezahlt werden muss und sie nicht reagieren, sollten Sie einen Zahlungsplan anbieten. Dies kann guten Willen zeigen und langfristige Probleme verhindern. Hier ist ein Beispiel für die Formulierung:

„Hallo [Name des Kunden/der Kundin], ich verstehe, dass es manchmal hektisch zugeht und die Budgets knapp sind. Wenn es Ihnen helfen würde, kann ich einen Zahlungsplan für diese Rechnung erstellen. Lassen Sie mich wissen, ob Sie das besprechen möchten.“

Damit zeigen Sie, dass Sie bereit sind, mit ihnen zusammenzuarbeiten, und stellen gleichzeitig sicher, dass Sie bezahlt werden.

Erkennen, wann man eskalieren muss

Wenn Sie mehrere Mahnungen verschickt haben und keine Antwort erhalten haben, ist es möglicherweise an der Zeit, die Angelegenheit zu eskalieren, indem Sie den Kundinnen und Kunden anrufen oder in seltenen Fällen ein Inkassobüro einschalten. Gehen Sie vorsichtig vor, um die Beziehung nicht zu beschädigen. Ein direkter Anruf ist in dieser Phase oft wirkungsvoller als eine E-Mail und ermöglicht es Ihnen, Ihre Bedenken ruhig und professionell zu äußern.