Het maken van een factuur voor boekhoudkundige diensten klinkt misschien als een eenvoudige taak. Maar voor een start-up is dit een klein detail dat een groot verschil kan maken in de cashflow en het vertrouwen van de klant. Een goed doordachte factuur laat klanten zien wat ze je verschuldigd zijn en communiceert tegelijkertijd je professionaliteit, voorkomt mogelijke misverstanden over het werk dat je hebt gedaan en helpt betaalachterstanden te voorkomen. Aangezien bijna 9 op de 10 ondernemingen aangeven dat hun facturen meestal na de vervaldatum worden betaald, is het belangrijk om al het mogelijke te doen om snelle betalingen mogelijk te maken.

Hieronder leggen we uit hoe je een gedetailleerde, georganiseerde en duidelijke boekhoudkundige factuur maakt, inclusief hoe je je diensten opmaakt en specificeert, belastinggegevens toevoegt en betaalvoorwaarden instelt. We delen ook tips om op een respectvolle manier om te gaan met onbetaalde facturen, zodat de deur open blijft voor toekomstig werk.

Wat staat er in dit artikel?

• Een factuur opmaken voor boekhoudkundige diensten
  
• Relevante belastinggegevens aan een factuur toevoegen
  
• Onbetaalde facturen opvolgen zonder de klantrelaties te schaden
  

Een factuur opmaken voor boekhoudkundige diensten

Een overzichtelijke, professionele factuur is belangrijk voor een tijdige betaling. Met een duidelijke, goed opgemaakte factuur kunnen klanten gemakkelijker zien voor welke goederen of diensten je hen factureert. Hier lees je hoe je je factuur kunt structureren.

Begin met een koptekst

Voeg 'Factuur' bovenaan het document toe. Volg dat op met je bedrijfsnaam, logo en contactgegevens, inclusief je telefoonnummer, e-mailadres en fysieke adres. Dit onderdeel dient als briefhoofd van de factuur en verduidelijkt wie de factuur verstuurt.

Voeg factuurspecifieke details toe

Voeg vervolgens de details toe die elke factuur uniek maken. Voeg een factuurnummer toe waarnaar jij of je klant zo nodig kan verwijzen, samen met de factuurdatum en een deadline voor de betaling. Deze gegevens zijn belangrijk voor het bijhouden van gegevens en het volgen van betalingen.

Vermeld de gegevens van de klant

Voeg direct onder je eigen gegevens de contactgegevens van de klant toe. Deze moeten hun bedrijfsnaam, adres en gewenste contactmethode bevatten.

Geef een overzicht van de geleverde diensten

Geef in het hoofdgedeelte van de factuur een overzicht van de diensten die je hebt geleverd. Het gebruik van een tabel hier kan helpen om informatie georganiseerd te houden. Deze sectie moet het volgende bevatten:

• Beschrijving van de dienst: Houd deze beschrijving beknopt, met voldoende informatie om elke service uit te leggen zonder al te veel details.

• Aantal of uren: Noteer de tijd of eenheden die voor elke service worden gefactureerd.

• Tarief: Geef het tarief per uur of eenheid op.

• Bedrag: Geef de totale kosten voor elk regelitem weer.

Vat de totalen samen

Geef onder de lijst met diensten een kort overzicht van de kosten. Dit omvat over het algemeen het volgende:

• Subtotaal: De totale kosten vóór belastingen of kortingen

• Belastingen: Alle toepasselijke belastinggegevens, zoals belasting toegevoegde waarde (btw) en omzetbelasting

• Kortingen: Alle kortingen die je hebt toegepast

• Totaal verschuldigd bedrag: Het uiteindelijke bedrag dat moet worden betaald

Voeg betaalvoorwaarden en instructies toe

Leg uit hoe en wanneer je verwacht te worden betaald. Geef hier de betaalgegevens op, samen met het beleid voor eventuele kosten als de betaling te laat is.

Voeg eventueel een opmerking of disclaimer toe

Als je aanvullende informatie moet communiceren (zoals een bedankbriefje of juridische voorwaarden die van toepassing zijn op de factuur), doe dat dan hier. Een korte, relevante boodschap helpt bij het managen van verwachtingen.

Relevante belastinggegevens aan een factuur toevoegen

Bepaalde facturen bevatten belastingen als onderdeel van het bedrag dat je verschuldigd bent. Hier lees je hoe je het juiste belastingtarief toepast en aan je klant communiceert.

Ken je belastingtarief

Controleer eerst welk belastingtarief van toepassing is op je diensten. Dit kan per regio verschillen en sommige boekhouddiensten zijn mogelijk vrijgesteld van belasting. Controleer nogmaals of je samenwerkt met een klant die in aanmerking komt voor een belastingvrijstelling en zo ja, noteer dit dan op de factuur om verwarring te voorkomen.

Geef de belasting weer als een apart regelitem

Vermeld de belasting als een aparte regel onder de diensten en geef deze de naam (bijvoorbeeld omzetbelasting', btw), zodat klanten snel het subtotaal, het belastingbedrag en het totaal kunnen zien.

Voeg het belastingtarief toe en hoe het wordt berekend

Voeg naast de belastingregel het tarief toe (bijvoorbeeld '10% omzetbelasting') en bereken het exacte bedrag op basis van het subtotaal. Dit geeft klanten een duidelijk beeld van hoe de belasting wordt bepaald en maakt de factuur transparanter.

Hier is een voorbeeld:

• Subtotaal: € 1000,00

• Omzetbelasting (10%): € 100,00

• Totaal: € 1100,00

Voeg zo nodig je belastingregistratienummer toe

Als je regio een belasting-ID of btw-nummer op facturen vereist, voeg dit dan toe op een plek die gemakkelijk te vinden is, bijvoorbeeld naast je bedrijfsgegevens bovenaan of naast de belastingregel. Dat is handig voor klanten die dat nummer nodig hebben voor hun administratie en laat zien dat je voldoet aan de lokale belastingregels.

Let op eventuele vrijstellingen of bijzondere belastingvoorwaarden

Als er diensten zijn die zijn vrijgesteld van belasting of als er een specifieke reden is waarom de belasting anders is, voeg dan een korte notitie toe. Als je bijvoorbeeld een non-profitorganisatie met belastingvrijstelling factureert of diensten afhandelt die in jouw regio niet belastbaar zijn, voeg dan een regel toe als: 'Belastingvrije diensten per [specifieke regelgeving of code]'.

Toon het totaal

Na het berekenen en vermelden van de belasting, voeg je het eindtotaal hieronder toe. Zet het totaal op een zichtbare plek om duidelijk te maken hoeveel er verschuldigd is.

Bied zo nodig aanvullende documentatie aan

In sommige gevallen hebben klanten (vooral internationale) extra documentatie nodig voor hun belastingaangifte. Als dat het geval is, vermeld dan dat ze graag aanvullende ontvangstbewijzen of formulieren kunnen aanvragen.

Onbetaalde facturen opvolgen zonder de klantrelaties te schaden

Het opvolgen van onbetaalde facturen kan ongemakkelijk voelen, vooral als je een positieve relatie met klanten wilt onderhouden. Maar het is mogelijk om klanten op een vriendelijke manier te herinneren aan achterstallige betalingen. Deze stapsgewijze whitepaper bevat een correcte afhandeling van niet-betaalde facturen.

Begin met een vriendelijke herinnering

Als de uiterste datum net is verstreken, begin dan met een eenvoudige, beleefde herinnering. Soms glippen facturen door de mazen van het net en is een duwtje in de rug voldoende. Stuur een korte e-mail of bericht, zoals:

"Hallo [naam klant], ik hoop dat het goed met je gaat! Ik wilde je even herinneren aan factuur #1234, die op [vervaldatum] moest worden betaald. Als je al een betaling hebt verzonden, kun je deze notitie negeren. Neem anders gerust contact met me op als je vragen hebt. Bedankt!"

Deze vriendelijke toon helpt klanten eraan te herinneren zonder dat ze zich onder druk gezet voelen.

Bied aan om de factuur opnieuw te versturen

Als je na de eerste herinnering niets hoort, laat de klant dan weten dat je de factuur opnieuw kunt sturen als ze die nodig hebben. Misschien hebben ze de e-mail gemist of is de factuur verloren gegaan in een drukke inbox. Je kunt het als volgt formuleren:

"Hallo [naam klant], ik neem even contact op om te zien of ik iets kan doen om te helpen met factuur #1234. Laat het me weten als je wilt dat ik de factuur opnieuw stuur of dat er andere informatie is die je nodig hebt."

Dit houdt de toon positief en laat zien dat je bereid bent om te helpen in plaats van alleen maar aan te dringen op betaling.

Wees begripvol, maar stel grenzen

Als de factuur na een paar aanmaningen onbetaald blijft, benader de situatie dan met empathie maar extra vastberadenheid. Het is oké om klanten te laten weten dat tijdige betaling belangrijk voor je is. Hier is een voorbeeld:

"Hallo [naam klant], ik wilde even opnieuw contact met je opnemen over factuur #1234. Ik begrijp dat er vertragingen optreden en ik werk graag met je samen als er een probleem is aan jouw kant. Laat me weten of we een nieuwe betaaldatum kunnen afspreken en of ik iets kan doen om te helpen."

Deze boodschap zorgt voor een evenwicht door empathisch maar duidelijk te zijn dat je nog steeds betaling verwacht.

Herinner aan eventuele kosten of voorwaarden voor te late betaling

Als je facturen kosten voor te late betaling of andere betaalvoorwaarden bevatten, is dit een goed moment om klanten aan die voorwaarden te herinneren. Houd het beleefd en laat ze weten dat je er bent om eventuele problemen waarmee ze worden geconfronteerd te bespreken. Stuur een bericht zoals dit:

"Hallo [naam klant], ik wilde nog een keer terugkomen op factuur #1234. Ter herinnering: onze overeenkomst bevat een vergoeding voor te late betaling na [specifieke periode] na de vervaldatum. Laat het me weten als ik iets kan doen om te helpen met de verwerking of als je op een andere datum wilt betalen."

Dit onderstreept je beleid zonder confronterend te klinken.

Bied betaaltermijnen aan als dat nodig is

In sommige gevallen kunnen klanten worstelen met de cashflow. Als de factuur nog betaald moet worden en ze lijken niet te reageren, overweeg dan om een betaalregeling aan te bieden. Dit kan blijk geven van goede wil en problemen op de lange termijn voorkomen. Hier is een voorbeeld van hoe je dit kunt formuleren:

"Hallo [naam klant], ik begrijp dat iedereen het druk heeft en dat de budgetten krap zijn. Als het zou helpen, kunnen we betaaltermijnen aanbieden voor deze factuur. Laat het me weten als je dat wilt bespreken."

Dit laat zien dat je bereid bent om met hen samen te werken en er toch voor te zorgen dat je betaald krijgt.

Weet wanneer je moet escaleren

Als je meerdere herinneringen hebt gestuurd en geen reactie hebt ontvangen, is het misschien tijd om te escaleren, hetzij door de klant te bellen of, in zeldzame gevallen, een incassobureau in te schakelen. Ga voorzichtig te werk om te voorkomen dat de relatie wordt beschadigd. Een direct telefoontje is in dit stadium vaak effectiever dan een e-mail en stelt je in staat om eventuele zorgen rustig en professioneel te uiten.