Een van de meest fundamentele concepten in de boekhouding is de journaalpost: een record dat elke financiële transactie van een bedrijf vergezelt. Of een bedrijf nu iets verkoopt, een rekening betaalt of een lening aangaat, er moet een journaalpost worden gemaakt om die activiteiten in de financiële administratie weer te geven.

Met een journaalpost wordt de beweging van geld in en uit je bedrijf bijgehouden en zijn je administratie accuraat. Inzicht in het maken en beheren van deze boekingen is essentieel voor het behoud van financiële gezondheid en het voorkomen van kostbare fouten. Hieronder leggen we uit wat journaalposten zijn, waarom ze belangrijk zijn en hoe je ze correct structureert.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een journaalpost in de boekhouding?
  
• Hoe structureer je een journaalpost en welke informatie moet erin staan?
  
• Wat zijn veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het maken van journaalposten?
  
• Hoe kan Stripe helpen met journaalposten?
  

Wat is een journaalpost in de boekhouding?

Een journaalpost is de manier waarop je bedrijf een financiële transactie registreert voor boekhoudkundige doeleinden. Het is een gedetailleerde notitie die je vertelt waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. Telkens wanneer je iets koopt, een product verkoopt of facturen betaalt, moet je een journaalpost maken om die transactie in je boekhoudsysteem weer te geven.

Een journaalpost bestaat doorgaans uit twee delen: af- en bijschrijvingen. Voor elke afschrijving is er een bijschrijving. Als je bijvoorbeeld huur betaalt, toont de journaalpost een debet (een verhoging) van je uitgaven en een krediet (een afname) van je contanten.

Met journaalposten kunnen bedrijven een gedetailleerd overzicht van alle financiële activiteiten bijhouden. Deze informatie wordt gebruikt om financiële overzichten op te stellen, zoals een balans en resultatenrekening, die de algehele gezondheid van het bedrijf laten zien.

Hoe structureer je een journaalpost en welke informatie moet deze bevatten?

Een journaalpost bestaat uit vier hoofdcomponenten:

• Datum: Noteer de datum waarop de transactie heeft plaatsgevonden, of het nu gaat om een verkoop, aankoop of betaling.

• Betrokken accounts: Elke journaalpost heeft gevolgen voor minstens twee accounts. Als je bijvoorbeeld een betaling ontvangt voor een verkoop, kunnen debiteuren (AR) en verkoopomzet de betrokken accounts zijn. Het is belangrijk dat je de juiste rekeningen registreert die bij elke transactie betrokken zijn.

• Af- en bijschrijvingen: In de boekhouding moet het totaal af te schrijven bedrag altijd gelijk zijn aan het totaal gecrediteerde bedrag. Als je bijvoorbeeld $ 500 ontvangt voor een dienst die je hebt geleverd, schrijf je contant af voor $ 500 (omdat contant geld toeneemt) en kredietrekeningen voor $ 500 (omdat AR afneemt).

• Beschrijving: Dit is een korte notitie waarin de transactie wordt toegelicht. Dit kan de reden van de transactie of andere relevante details zijn. Er kan bijvoorbeeld staan 'Diensten verkocht aan [naam klant] voor $ 500' of 'Betaald voor kantoorbenodigdheden'. Laat een korte maar specifieke notitie achter voor toekomstig gebruik en om je te helpen georganiseerd te blijven.

Hier is een voorbeeld van een journaalpost:

• Datum: 15 januari 2024

• Account 1 (debet): Contant geld - $ 500

• Account 2 (tegoed): Debiteuren - $ 500

• Beschrijving: Betaling ontvangen van [naam klant] voor geleverde diensten.

Wat zijn veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het maken van journaalposten?

Als boekhouding en boekhouding nieuw voor je zijn, let dan op deze veelgemaakte fouten rond journaalposten.

• Vergeten om af- en bijschrijvingen te saldo's: Elke journaalpost moet in evenwicht zijn, wat betekent dat je afschrijvingen altijd gelijk moeten zijn aan je credits. Als dat niet het geval is, worden je boeken niet gereconcilieerd, wat leidt tot onnauwkeurige financiële overzichten die in de toekomst voor grotere problemen kunnen zorgen.

• Accounts verkeerd categoriseren: Een fout die gemakkelijk te maken is, is het verkeerd categoriseren van transacties. Je kunt bijvoorbeeld per ongeluk de aflossing van een lening opnemen onder uitgaven in plaats van lopende verplichtingen, of een verkoop categoriseren onder de onjuiste inkomstencategorie. Dit soort fouten kan je resultatenrekening en balans verstoren, wat tot complicaties kan leiden wanneer je je financiën later beoordeelt. Zorg er altijd voor dat je de juiste rekeningen gebruikt en raadpleeg je rekeningstelsel of een accountant als je het niet zeker weet.

• Niet alle transacties registreren: Sommigen komen misschien in de verleiding om het opnemen van kleine of routinematige transacties over te slaan omdat ze onbeduidend lijken. Elke transactie draagt echter direct bij aan de juistheid van je jaarrekening. Eén gemiste uitgave kan in de loop van de tijd voor grotere verschillen zorgen. Wees consequent en leg alles vast, hoe klein het ook lijkt. Dit is vooral belangrijk voor cash-based bedrijven waar kleine betalingen of aankopen gemakkelijk over het hoofd kunnen worden gezien.

• Weglaten van data of beschrijvingen: Als je vergeet een datum of een beschrijving voor je journaalposten vast te leggen, kan dit in de toekomst problemen veroorzaken, vooral wanneer je transacties probeert te matchen tijdens de reconciliatie. Voeg altijd de datum van de transactie en een duidelijke, beknopte beschrijving toe, zodat jij (en iedereen die je boeken recenseert) de context van elk item begrijpt.

• Overzichten van overlopende posten en vooruitbetaalde uitgaven: Voor veel bedrijven geldt dat uitgaven en inkomsten moeten worden geboekt wanneer ze worden gemaakt, niet wanneer contant geld van eigenaar wisselt. Dit wordt boekhouding op transactiebasis genoemd. Als je bijvoorbeeld vooraf betaalt voor een softwareabonnement van één jaar, moet je dit in de loop van het jaar uitgeven, niet in één keer. Als je geen rekening houdt met eerder betaalde uitgaven, onverdiende inkomsten of overlopende passiva, heeft dit gevolgen voor je financiële rapportage. Dit kan leiden tot onnauwkeurige winst- en verliesrapportages.

• Opnemen zonder de juiste documentatie: Het is belangrijk dat je alle documenten bewaart die een back-up maken van je journaalposten. Zonder ontvangstbewijzen, facturen of contracten als validatie is het veel gemakkelijker om fouten te maken en het ontbreken van documentatie kan problemen veroorzaken als je wordt gecontroleerd. Voeg altijd documentatie bij of verwijs ernaar in je journaalposten. Dit kan zo simpel zijn als het noteren van het factuurnummer of het uploaden van een gescand ontvangstbewijs naar je boekhoudsysteem.

• Het niet regelmatig controleren of afstemmen: Het maken van journaalposten is een onderdeel van het boekhoudproces, maar het is net zo belangrijk om ze routinematig te herzien en af te stemmen. Als je de journaalposten niet regelmatig vergelijkt met je bank- en creditcardafschriften of boekhoudsoftware, kun je afwijkingen over het hoofd zien. Regelmatige reconciliatie kan je helpen om mogelijk kostbare fouten vroegtijdig op te sporen.

• Negeren van fiscale implicaties: Het vastleggen van bepaalde soorten uitgaven of inkomsten kan van invloed zijn op je belastingverplichtingen of aftrekposten. Als je niet zeker weet wat de fiscale gevolgen zijn van een transactie, raadpleeg dan een belastingadviseur of accountant om er zeker van te zijn dat je aan de regels voldoet en geen belastingbesparende kansen misloopt.

Hoe kan Stripe helpen met journaalposten?

Stripe houdt automatisch alle betalingen, betalingen en kosten bij. Dit kan helpen om het registreren van invoer gemakkelijker te maken en de nauwkeurigheid te verbeteren.

Wanneer je iets verkoopt of een betaling ontvangt, genereert Stripe automatisch een journaalpost, zodat je niet elke boeking handmatig hoeft te maken. Dit kun je doen voor eenmalige betalingen of terugkerende transacties als je met abonnementen werkt. Stripe kunt ook transactiekosten volgen. Wanneer Stripe verwerkingskosten aftrekt van een betaling, worden de kosten automatisch als kosten geregistreerd. Zo hoef je deze kleine maar belangrijke details niet handmatig te berekenen.

Stripe kan ook worden geïntegreerd met boekhoudsoftware zoals QuickBooks of Xero via apps uit de Stripe App Marketplace. Zodra je Stripe account is gesynchroniseerd met je platform, worden journaalposten voor inkomsten, kosten, terugbetalingen en andere gerelateerde transacties rechtstreeks aan je boeken geregistreerd.