Uno de los conceptos más fundamentales de la contabilidad es el registro contable, un registro que acompaña a cada transacción financiera que hace una empresa. Ya sea que una empresa realice una venta, pague una factura o solicite un préstamo, deberá crear un registro contable para reflejar esas actividades en sus registros financieros.

Un registro contable rastrea el movimiento de dinero dentro y fuera de tu empresa y mantiene la precisión de tus registros. Comprender cómo crear y gestionar estos registros es clave para mantener la salud financiera y evitar errores costosos. A continuación, explicaremos qué son los registros contables, por qué son importantes y cómo estructurarlos correctamente.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un registro contable?
  
• ¿Cómo se estructura un registro contable y qué información debe incluir?
  
• ¿Cuáles son los errores comunes que hay que evitar cuando se hacen registros contables?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe con los registros contables?
  

¿Qué es un registro contable?

Un registro contable es la forma en que tu empresa registra una transacción financiera con fines contables. Es una nota detallada que te dice de dónde viene tu dinero y a dónde va. Cada vez que compras algo, vendes un producto o pagas facturas, debes crear un registro contable para reflejar esa transacción en tu sistema de contabilidad.

Un registro contable suele constar de dos partes: débitos y créditos. Por cada débito, hay un crédito correspondiente. Por ejemplo, si pagas el alquiler, el registro contable reflejará un cargo (un aumento) en tus gastos y un abono (una disminución) en tu efectivo.

Los registros contables ayudan a las empresas a mantener un control detallado de todas sus actividades financieras. Esta información se utiliza para elaborar estados financieros, como el balance de situación y el estado de resultados, que reflejan la salud general de la empresa.

¿Cómo se estructura un registro contable y qué información debe incluir?

Un registro contable tiene cuatro componentes principales:

• Fecha: registra la fecha en que se llevó a cabo la transacción, ya sea una venta, una compra o un pago.

• Cuentas involucradas: cada registro contable afectará como mínimo a dos cuentas. Por ejemplo, si recibes un pago de una venta, las cuentas por cobrar y los ingresos por ventas podrían ser las cuentas involucradas. Es importante registrar correctamente las cuentas involucradas en cada transacción.

• Cargos y abonos: en contabilidad, el total de los cargos debe ser siempre igual al total de los abonos. Por ejemplo, si recibes 500 $ por un servicio que prestaste, debitarías efectivo por 500 $ (porque el efectivo está aumentando) y abonarías cuentas por cobrar por 500 $ (porque las cuentas por cobrar están disminuyendo).

• Descripción: esta es una breve nota que explica la transacción. Esto puede incluir el motivo de la transacción o cualquier detalle relevante. Por ejemplo, podría decir «Venta de servicios a [Nombre del cliente] por 500 $» o «Pago de suministros de oficina». Deja una nota breve pero específica para futuras referencias y para ayudarte a mantenerte organizado.

Aquí tienes un ejemplo de un registro contable:

• Fecha: 15 de enero de 2024

• Cuenta 1 (débito): Efectivo – 500 $

• Cuenta 2 (crédito): Cuentas por cobrar - 500 $

• Descripción: Pago recibido de [Nombre del cliente] por servicios prestados.

¿Cuáles son los errores comunes que hay que evitar cuando se hacen registros contables?

Si eres nuevo en contabilidad y teneduría de libros, presta atención a estos errores comunes relacionados con los registros contables.

• Olvidar equilibrar los cargos y los abonos: cada registro contable debe estar equilibrado, lo que significa que tus cargos siempre deben ser iguales a tus abonos. Si no lo están, tus libros no se reconciliarán, lo que dará lugar a estados financieros inexactos que pueden generar problemas mayores en el futuro.

• Categorizar las cuentas de forma incorrecta: un error que puede ser fácil de cometer es clasificar erróneamente las transacciones. Por ejemplo, podrías registrar por error un pago de préstamo como un gasto en lugar de una deuda a corto plazo o clasificar una venta en la categoría incorrecta de ingresos. Este tipo de error puede distorsionar tu estado de resultados y balance de situación, lo que provocará complicaciones cuando revises tus estados financieros más adelante. Asegúrate siempre de utilizar las cuentas correctas y consulta tu plan de cuentas o a un contable si tienes dudas.

• No registrar todas las transacciones: algunas personas podrían sentirse tentados a omitir el registro de transacciones pequeñas o rutinarias porque parecen no tener importancia. Sin embargo, cada transacción contribuye directamente a la precisión de tus estados financieros. Un gasto omitido puede generar discrepancias mayores con el tiempo. Sé consistente y registra todo, sin importar lo pequeño que parezca. Esto es especialmente importante para las empresas basadas en efectivo en las que los pagos o compras pequeñas pueden pasarse por alto con facilidad.

• Omitir fechas o descripciones: olvidar registrar una fecha o una descripción en tus registros contables puede generar problemas en el futuro, especialmente cuando intentas conciliar las transacciones. Siempre incluye la fecha de la transacción y una descripción clara y concisa para ayudarte a ti (y a cualquiera que revise tus libros) a entender el contexto de cada registro.

• Pasar por alto los devengos y los gastos pagados por adelantado: para muchas empresas, los gastos e ingresos deben registrarse cuando se incurren, no cuando el dinero cambia de manos. A esto se le llama contabilidad de ejercicio. Por ejemplo, si pagas por adelantado una suscripción anual a un software, deberás contabilizar el gasto a lo largo del año, no todo de una vez. Si no contabilizas los gastos pagados por adelantado, los ingresos no devengados o las obligaciones devengadas, tu información financiera se verá afectada. Esto puede dar lugar a informes de ganancias y pérdidas inexactos.

• Registrar sin la documentación adecuada: es importante que guardes todos los documentos que respalden tus registros contables. Sin recibos, facturas o contratos como validación, es mucho más fácil cometer errores, y la falta de documentación puede generar problemas si tienes una auditoría. Siempre adjunta la documentación o haz referencia a ella en tus registros contables. Esto puede ser tan simple como anotar el número de la factura o subir un recibo escaneado a tu sistema contable.

• No revisar o conciliar regularmente: realizar registros contables es una parte del proceso contable, pero revisarlos y conciliarlos de manera rutinaria es igualmente importante. Si no compruebas periódicamente tus registros contables con tus extractos bancarios y de tarjetas de crédito o con el software de contabilidad, podrías pasar por alto discrepancias. Una conciliación periódica puede ayudarte a detectar a tiempo errores potencialmente costosos.

• Ignorar las implicaciones fiscales: registrar ciertos tipos de gastos o ingresos puede afectar a tus obligaciones fiscales o deducciones. Si tienes dudas sobre el impacto fiscal de una transacción, consulta a un asesor fiscal o contable para asegurarte de que estás cumpliendo con la normativa y no estás perdiendo oportunidades de ahorro fiscal.

¿Cómo puede ayudarte Stripe con los registros contables?

Stripe hace un seguimiento automático de todos los pagos, cargos y comisiones. Esto puede ayudar a facilitar el registro de entradas y mejorar la precisión.

Cuando haces una venta o recibes un pago, Stripe genera automáticamente un registro contable, para que no tengas que crear cada entrada manualmente. Esto se puede hacer tanto para pagos únicos como para transacciones recurrentes si utilizas suscripciones. Stripe también puede realizar un seguimiento de las comisiones de las transacciones. Cuando Stripe deduce una comisión de procesamiento de un pago, automáticamente registra la comisión como un gasto, lo que te ahorra tiempo al no tener que calcular manualmente estos pequeños pero importantes detalles.

Stripe también puede integrarse con software de contabilidad como QuickBooks o Xero a través de aplicaciones del Stripe App Marketplace. Una vez que tu cuenta de Stripe se sincroniza con tu plataforma, registra las entradas contables de ingresos, comisiones, reembolsos y otras transacciones relacionadas directamente en tus libros.