Uno dei concetti fondamentali della contabilità è la scrittura contabile, una registrazione che accompagna ogni transazione finanziaria effettuata da un'attività. Indipendentemente dal fatto che un'azienda stia effettuando una vendita, pagando una ricevuta o sottoscrivendo un prestito, sarà necessario creare una scrittura contabile per riflettere tali attività nei propri registri finanziari.

Una scrittura contabile tiene traccia dei movimenti di denaro in entrata e in uscita dalla tua attività e mantiene i registri accurati. Capire come creare e gestire queste voci è fondamentale per mantenere un buono stato di salute finanziaria ed evitare errori costosi. Di seguito, spiegheremo cosa sono le scritture contabili, perché sono importanti e come strutturarle correttamente.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è una scrittura contabile?
  
• Come si struttura una scrittura contabile e quali informazioni deve includere?
  
• Quali sono gli errori comuni da evitare quando si creano le scritture contabili?
  
• In che modo Stripe può aiutarti con le scritture contabili?
  

Cos'è una scrittura contabile?

Una scrittura contabile è il modo in cui la tua attività registra una transazione finanziaria a fini contabili. È una nota dettagliata che ti dice da dove proviene il denaro e dove va. Ogni volta che si acquista qualcosa, si vende un prodotto o si pagano le ricevute, è necessario creare una scrittura contabile che rifletta la transazione nel sistema contabile.

Una scrittura contabile comprende in genere due parti: debiti e crediti. Per ogni debito, c'è un credito corrispondente. Ad esempio, se paghi l'affitto, la scrittura contabile mostra un debito (un aumento) per le tue spese e un credito (una diminuzione) per la tua liquidità.

Le scritture contabili possono aiutare le attività a tenere registri dettagliati di tutte le operazioni finanziarie. Queste informazioni vengono utilizzate per creare bilanci, come lo stato patrimoniale e il conto economico, che indicano lo stato di salute generale dell'attività.

Come si struttura una scrittura contabile e quali informazioni deve includere?

Una scrittura contabile ha quattro componenti principali:

• Data: Registra la data in cui è avvenuta la transazione, ad esempio una vendita, un acquisto o un pagamento.

• Conti coinvolti: Ogni scrittura contabile avrà effetto su almeno due conti. Ad esempio, se ricevi il pagamento da una vendita, i conti coinvolti potrebbero essere la contabilità clienti e i ricavi derivanti dalle vendite. È importante registrare nei conti appropriati coinvolti in ogni transazione.

• Debiti e crediti: In contabilità, l'importo totale addebitato deve sempre essere uguale all'importo totale accreditato. Ad esempio, se ricevi 500 $ per un servizio fornito, addebiterai 500 $ alla voce cassa (perché il contante è in aumento) e accrediterai 500 $ nella contabilità clienti (perché è in diminuzione).

• Descrizione: Breve nota che spiega la transazione. Potrebbe includere il motivo della transazione o qualsiasi dettaglio rilevante. Ad esempio, potresti scrivere "Venduto servizi a [nome del cliente] per 500 $" o "Pagato forniture per ufficio". Lascia una nota breve ma specifica per riferimento futuro e per aiutarti a tenere tutto organizzato.

Ecco un esempio di scrittura contabile:

• Data: 15 gennaio 2024

• Conto 1 (debito): Cassa - 500 $

• Conto 2 (credito): Contabilità clienti - 500 $

• Descrizione: Pagamento ricevuto da [Nome cliente] per i servizi resi.

Quali sono gli errori comuni da evitare quando si creano le scritture contabili?

Se non conosci bene il mondo della contabilità e della tenuta dei registri, presta attenzione a questi errori comuni relativi alle scritture contabili.

• Dimenticare di bilanciare debiti e crediti: Ogni scrittura contabile deve essere bilanciata, il che significa che i tuoi debiti devono sempre essere uguali ai tuoi crediti. In caso contrario, i tuoi libri contabili non si riconciliano, portando a bilanci imprecisi che possono causare problemi maggiori in futuro.

• Categorizzazione errata dei conti: Un errore che si potrebbe commettere facilmente consiste nel classificare erroneamente le transazioni. Ad esempio, potresti registrare per errore il rimborso di un prestito tra le spese anziché tra le passività a breve termine oppure classificare una vendita nella categoria di reddito errata. Questo tipo di errore può distorcere il conto economico e lo stato patrimoniale, portando a complicazioni quando si rivedono i dati finanziari in un secondo momento. Assicurati sempre di utilizzare i conti giusti e, in caso di dubbi, consulta il tuo piano dei conti o un commercialista.

• Mancata registrazione di tutte le transazioni: Qualcuno potrebbe avere la tentazione di evitare di registrare transazioni piccole o di routine perché sembrano irrilevanti. Tuttavia, ogni transazione contribuisce direttamente all'accuratezza del bilancio. Una spesa mancante può creare discrepanze maggiori nel tempo. Sii coerente e registra tutto, anche se ti sembra poco importante. Questo aspetto è particolarmente rilevante per le attività basate sulla liquidità, in cui gli acquisti o i pagamenti di piccola entità possono essere facilmente trascurati.

• Omissione di date o descrizioni: Dimenticare di registrare una data o una descrizione per le scritture contabili può creare problemi in futuro, soprattutto quando si tenta di abbinare le transazioni durante la riconciliazione. Includi sempre la data della transazione e una descrizione chiara e concisa per aiutare te (e chiunque altro stia esaminando i tuoi libri contabili) a comprendere il contesto di ogni voce.

• Trascurare i ratei e i risconti: Per molte attività, le spese e i ricavi devono essere registrati nel momento in cui vengono sostenuti e non quando avviene il trasferimento del denaro. Si tratta della cosiddetta contabilità per competenza. Ad esempio, se paghi in anticipo un abbonamento software di un anno, dovrai addebitarlo nel corso dell'anno, non tutto in una volta. Se non tieni conto delle spese anticipate e dei ratei e risconti passivi, la tua reportistica finanziaria ne risentirà. Ciò può comportare conti economici imprecisi.

• Registrazione senza adeguata documentazione: È importante conservare tutti i documenti giustificativi delle scritture contabili. Senza prove, come le ricevute, le fatture o i contratti, è molto più facile commettere errori e la mancanza di documentazione può causare problemi se si è sottoposti a audit. Allega sempre la documentazione o fai riferimento a essa nelle tue scritture contabili. Può bastare annotare il numero della fattura o caricare la scansione di una ricevuta nel sistema contabile.

• Mancata revisione o riconciliazione regolare: La creazione di scritture contabili è una parte del processo contabile, ma la revisione e la riconciliazione su base regolare sono altrettanto importanti. Se non controlli regolarmente le tue scritture contabili rispetto agli estratti conto della banca e della carta di credito o al software di contabilità, potresti non notare delle discrepanze. Una riconciliazione regolare può aiutarti a individuare tempestivamente errori potenzialmente costosi.

• Ignorare le implicazioni fiscali: La registrazione di determinati tipi di spese o redditi può influire sugli oneri o sulle detrazioni fiscali. Se non sai quale sia l'impatto fiscale di una transazione, rivolgiti a un commercialista o a un consulente fiscale per assicurarti di essere sempre conforme e per non perdere opportunità di risparmio fiscale.

In che modo Stripe può aiutarti con le scritture contabili?

Stripe tiene automaticamente traccia di tutti i pagamenti, addebiti e commissioni. Ciò può contribuire alla semplificazione della registrazione delle voci e ad aumentarne la precisione.

Quando effettui una vendita o ricevi un pagamento, Stripe genera automaticamente una scrittura contabile, evitandoti di doverla creare manualmente. Questa opzione può essere applicata per i pagamenti una tantum o per le transazioni ricorrenti se usi gli abbonamenti. Stripe può anche monitorare le commissioni sulle transazioni. Quando Stripe detrae una commissione di elaborazione da un pagamento, registra automaticamente la commissione come spesa, affinché tu non debba calcolare manualmente questi piccoli ma importanti dettagli.

Stripe offre anche l'integrazione con software di contabilità come QuickBooks o Xero tramite le app di Stripe App Marketplace. Una volta sincronizzato il tuo account Stripe con la piattaforma, le scritture contabili relative a ricavi, commissioni, rimborsi e altre transazioni correlate vengono registrate direttamente nei tuoi libri contabili.