L'un des concepts les plus fondamentaux de la comptabilité est l'écriture, un enregistrement associé à chaque transaction financière exécutée par une entreprise. Qu'une entreprise effectue une vente, paie une facture ou contracte un prêt, une écriture comptable devra être créée pour tenir compte de ces opérations dans ses registres financiers.

Une écriture comptable permet de suivre les mouvements de fonds entrants et sortants de votre entreprise et de maintenir l'exactitude de vos registres. Il est indispensable de bien créer et gérer ces écritures pour maintenir la santé financière et éviter les erreurs coûteuses. Nous allons vous expliquer la définition et l'importance des écritures comptables, et vous livrer des conseils pour bien structurer.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'une écriture en comptabilité ?
  
• Comment structurer une écriture et quelles informations doit-elle inclure ?
  
• Quelles sont les erreurs courantes à éviter lorsque vous passez une écriture ?
  
• Comment Stripe peut-elle vous aider avec les écritures ?
  

Qu'est-ce qu'une écriture en comptabilité ?

Une écriture comptable désigne le fait pour votre entreprise d'enregistrer une transaction financière à des fins comptables. Il s'agit d'une note détaillée qui vous indique l'origine et la destination de vos fonds. Chaque fois que vous achetez quelque chose, que vous vendez un produit ou que vous payez une facture, vous devez passer une écriture pour enregistrer cette transaction dans votre système comptable.

Une écriture comptable comporte généralement deux parties : les débits et les crédits. À chaque débit correspond un crédit. Par exemple, si vous payez un loyer, l'écriture comptable indiquera un débit (une augmentation) de vos dépenses et un crédit (une diminution) de votre trésorerie.

Les écritures comptables peuvent aider les entreprises à tenir des registres détaillés de toutes leurs opérations financières. Ces informations sont utilisées pour créer des états financiers, par exemple un bilan et un compte de résultat, qui font état de la santé globale de l'entreprise.

Comment structurer une écriture et quelles informations doit-elle inclure ?

Une écriture comptable comporte quatre éléments principaux :

• Date : notez la date à laquelle la transaction a eu lieu, qu'il s'agisse d'une vente, d'un achat ou d'un paiement.

• Comptes concernés : chaque écriture comptable aura des répercussions sur au moins deux comptes. Par exemple, si vous recevez un paiement dans le cadre d'une vente, les comptes clients et les revenus des ventes peuvent être les comptes concernés. Il est important que vous enregistriez correctement les comptes concernés par chaque transaction.

• Débits et crédits : en comptabilité, le montant total débité doit toujours être égal au montant total crédité. Par exemple, si vous recevez 500 $ pour un service que vous avez fourni, vous débiterez de 500 $ en espèces (car les liquidités augmentent) et créditerez les comptes clients de 500 $ (en raison de la diminution des comptes clients).

• Description : il s'agit d'une courte note expliquant la transaction. Elle peut comprendre le motif de la transaction ou toutes autres informations pertinentes. Par exemple, elle peut indiquer « Vente de services à [nom du client] pour 500 $ » ou « Achat de fournitures de bureau ». Laissez une note à la fois succincte et précise pour pouvoir vous y référer plus tard et rester organisé.

Voici un exemple d'écriture comptable :

• Date : 15 janvier 2024

• Compte 1 (débit) : Trésorerie – 500 $

• Compte 2 (crédit) : Comptes clients – 500 $

• Description : Paiement reçu de [nom du client] en contrepartie de services fournis.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter lorsque vous passez une écriture ?

Si vous êtes novice en comptabilité et en tenue de livres, faites attention à ces erreurs courantes liées aux écritures comptables.

• Oublier d'équilibrer les débits et crédits : chaque écriture comptable doit être équilibrée, ce qui signifie que le débit doit toujours être égal au crédit. Si ce n'est pas le cas, vous ne pourrez faire de rapprochement entre vos comptes, ce qui entraînera des états financiers inexacts qui pourraient causer des problèmes plus importants à l'avenir.

• Classer une transaction dans la mauvaise catégorie : le classement d'une transaction dans la mauvaise catégorie est une erreur qui peut être facile à commettre. Par exemple, vous pouvez accidentellement classer un remboursement de prêt dans la catégorie des dépenses au lieu du passif à court terme, ou classer une vente dans la mauvaise catégorie de revenus. Ce type d'erreur peut fausser votre compte de résultat et votre bilan, ce qui entraîne des complications lorsque vous vérifierez votre situation financière ultérieurement. Veillez à toujours utiliser les bons comptes, et consultez votre plan comptable ou un comptable en cas de doute.

• Ne pas enregistrer toutes les transactions : vous pourriez être tenté(e) de ne pas enregistrer de petites transactions ou des transactions de routine qui vous semblent sans importance. Toutefois, chaque transaction contribue directement à l'exactitude de vos états financiers. Une dépense oubliée peut engendrer des écarts qui se creusent au fil du temps. Faites preuve de constance et notez chaque opération, aussi mineure soit-elle. Ceci est particulièrement important pour les entreprises traitant majoritairement des dépenses en espèces qui peuvent facilement négliger des paiements ou achats modiques.

• Omettre des dates ou des descriptions : le fait de ne pas indiquer de date ou de description dans une écriture comptable peut engendrer des problèmes, en particulier lorsque vous essaierez de faire correspondre des transactions lors du rapprochement. Ajoutez systématiquement la date et une description claire et concise de la transaction pour vous aider (et aider toute autre personne qui examine vos livres) à comprendre le contexte de chaque écriture.

• Négliger les charges à payer et les dépenses payées d'avance : pour de nombreuses entreprises, les dépenses et les revenus doivent être enregistrés au moment de leur engagement ou de leur acquisition, et non lorsque les fonds changent de mains. C'est ce qu'on appelle la comptabilité d'exercice. Par exemple, si vous payez un abonnement logiciel d'un an à l'avance, vous devrez en étaler le montant sur l'ensemble de l'année, et non l'enregistrer en une seule fois. Si vous ne tenez pas compte des dépenses déjà payées, des revenus non acquis ou des charges à payer, cela nuira à vos rapports financiers. Cela peut engendrer des comptes de résultat inexacts.

• Enregistrer sans justificatifs appropriés : il est important que vous conserviez tous les documents qui justifient de vos écritures comptables. Si vous n'accompagnez pas vos écritures des reçus, factures ou contrats correspondants, le risque d'erreur augmente et les justificatifs manquants peuvent engendrer des problèmes dans le cadre d'un audit. Pensez à toujours joindre les justificatifs ou à y faire référence dans vos écritures comptables. Il vous suffira, dans certains cas, de noter le numéro de la facture ou de téléverser un reçu numérisé dans votre système comptable.

• Ne pas procéder à des révisions ou à des rapprochements réguliers : Passer des écritures fait partie du processus comptable, mais il est tout aussi important de les examiner et de les soumettre régulièrement à un rapprochement. Si vous ne vérifiez pas régulièrement vos écritures comptables par rapport à vos relevés bancaires et de carte de crédit ou à votre logiciel de comptabilité, vous risquez de passer à côté de certains écarts. Un rapprochement régulier peut vous aider à détecter rapidement des erreurs potentiellement coûteuses.

• Ignorer les incidences fiscales : l'enregistrement de certains types de dépenses ou de revenus peut avoir une incidence sur vos obligations ou déductions fiscales. Si vous n'êtes pas sûr de l'incidence fiscale d'une transaction, consultez un conseiller fiscal ou un comptable pour être sûr(e) d'être en règle et de ne pas manquer une occasion de faire des économies sur vos impôts.

Comment Stripe peut-elle vous aider avec les écritures ?

Stripe effectue automatiquement le suivi de tous les paiements, charges et frais. Cela peut faciliter l'enregistrement des écritures et améliorer la précision.

Lorsque vous effectuez une vente ou recevez un paiement, Stripe génère automatiquement une écriture comptable et vous n'avez donc pas besoin de la passer manuellement. Cela fonctionne pour les paiements ponctuels ou les transactions récurrentes si vous utilisez des abonnements. Stripe peut également suivre les frais de transaction. Lorsque Stripe déduit des frais de traitement d'un paiement, elle fait passer automatiquement les frais en tant que dépense, ce qui vous évite d'avoir à calculer manuellement ces petits détails importants.

Stripe peut également s'intégrer à des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks ou Xero via les applications du Stripe App Marketplace. Une fois votre compte Stripe synchronisé avec votre plateforme, il enregistre directement dans vos livres les écritures comptables correspondant aux revenus, aux frais, aux remboursements et à d'autres transactions connexes.