L'un des concepts les plus fondamentaux de la comptabilité est l'écriture de journal, un enregistrement associé à chaque transaction financière d'une entreprise. Qu'une entreprise effectue une vente, paie une facture ou contracte un prêt, une écriture de journal devra être créée pour refléter cela dans ses états financiers.

Les écritures de journal suivent les entrées et sorties d'argent de votre entreprise et assurent l'exactitude de vos états. Comprendre comment créer et gérer ces entrées est essentiel pour garantir votre santé financière et éviter les erreurs coûteuses. Cet article explique ce que sont les écritures de journal, pourquoi elles sont importantes, et comment les structurer correctement.

Contenu de cet article

• En comptabilité, qu'est-ce qu'une écriture de journal?
  
• Comment structurer une écriture de journal, et les renseignements qu'elle doit inclure
  
• Erreurs courantes à éviter dans les écritures de journal
  
• Comment Stripe peut vous aider avec les écritures de journal
  

En comptabilité, qu'est-ce qu'une écriture de journal?

Une écriture de journal est l'enregistrement d'une transaction financière à des fins comptables. Il s'agit d'une note détaillée qui vous indique d'où vient l'argent de votre entreprise et où il va. Chaque fois que vous achetez quelque chose, effectuez une vente ou payez des factures, vous devez créer une écriture de journal pour refléter cette transaction dans votre système comptable.

Une écriture de journal se divise généralement deux parties : les débits et les crédits. À chaque débit correspond un crédit. Par exemple, si vous payez un loyer, l'écriture de journal indiquera un débit (une augmentation) de vos dépenses et un crédit (une diminution) de votre trésorerie.

Les écritures de journal peuvent aider les entreprises à tenir des registres détaillés de toutes leurs activités financières. Ces informations sont utiles pour dresser des états financiers indiquant la santé globale de l'entreprise, comme un bilan ou un état des résultats.

Comment structurer une écriture de journal, et les renseignements qu'elle doit inclure

Une écriture de journal compte quatre éléments principaux :

• Date : Notez la date de la transaction, qu'il s'agisse d'une vente, d'un achat ou d'un paiement.

• Comptes concernés : Chaque écriture de journal touchera au moins deux comptes. Par exemple, si vous recevez un paiement provenant d'une vente, les comptes concernés pourraient être les comptes clients et les revenus des ventes. Il est important d'enregistrer chaque transaction dans les comptes appropriés.

• Débits et crédits : En comptabilité, le montant total débité doit toujours être égal au montant total crédité. Par exemple, si vous recevez 500 $ pour un service que vous avez fourni, vous débiterez les espèces de 500 $ (car les liquidités augmentent) et créditerez les comptes clients de 500 $ (car ceux-ci diminuent).

• Description : Il s'agit d'un court message expliquant la transaction. Ce peut être le motif de la transaction ou tout autre détail pertinent. Par exemple, le message pourrait être « Vente de 500 $ de services à [nom du client] » ou « Achat de fournitures de bureau ». Laissez un message bref, mais précis pour référence ultérieure et pour une meilleure organisation.

Voici un exemple d'écriture de journal :

• Date : 15 janvier 2024

• Compte 1 (débit) : Argent comptant — 500 $

• Compte 2 (crédit) : Comptes clients — 500 $

• Description : Paiement reçu de [nom du client] pour services rendus.

Erreurs courantes à éviter dans les écritures de journal

Si vous en êtes à vos premiers pas dans le domaine de la comptabilité et de la tenue de comptes, faites attention à certaines erreurs courantes en matière d'écritures de journal.

• Oublier d'équilibrer les débits et crédits : Chaque écriture de journal doit être équilibrée, c'est-à-dire que vos débits doivent toujours être égaux à vos crédits. Si ce n'est pas le cas, vos comptes ne seront pas rapprochés, ce qui entraînera des états financiers inexacts qui pourraient causer de gros problèmes à l'avenir.

• Catégoriser incorrectement les comptes : Une erreur commune est la mauvaise catégorisation des transactions. Par exemple, vous pourriez accidentellement enregistrer un remboursement de prêt dans la catégorie des dépenses au lieu du passif à court terme, ou classer une vente dans la mauvaise catégorie de revenus. Ce type d'erreur peut fausser votre état des résultats et votre bilan, entraînant des problèmes lorsque vous réviserez vos finances plus tard. Assurez-vous toujours d'enregistrer les transactions dans les bons comptes, et consultez votre plan de comptes ou un comptable si vous avez des doutes.

• Ne pas enregistrer toutes les transactions : Il peut être tentant de ne pas enregistrer des transactions routinières ou dont le montant est faible parce qu'elles semblent sans conséquence. Toutefois, chaque transaction contribue directement à l'exactitude de vos états financiers. Une dépense oubliée peut créer des écarts plus importants au fil du temps. Faites preuve de cohérence et notez tout, même les transactions les plus mineures. Ceci est particulièrement important pour les entreprises ayant beaucoup recours aux espèces, qui négligent plus souvent les petits paiements.

• Omettre les dates ou les descriptions : Ne pas enregistrer une date ou une description pour vos écritures de journal peut créer des problèmes plus tard, notamment lorsque vous tentez de faire correspondre des transactions lors du rapprochement. Incluez toujours la date des transactions et une description claire et concise de celles-ci afin que toute personne qui examine vos états financiers puisse comprendre le contexte de chaque écriture.

• Négliger les charges à payer et les dépenses payées d'avance : De nombreuses entreprises doivent enregistrer les dépenses et les revenus dès qu'ils sont engagés, et non lorsque des liquidités changent de mains. C'est ce qu'on appelle la comptabilité d'exercice. Par exemple, si vous payez un abonnement à un logiciel un an à l'avance, vous devrez répartir cette dépense sur toute l'année, et non l'enregistrer une seule fois. Si vous ne tenez pas compte des dépenses déjà payées, des revenus non gagnés ou des charges à payer, vos états financiers seront faussés. Les rapports de profits et de pertes risquent donc d'être inexacts.

• Faire des enregistrements sans les documenter convenablement : Il est important de conserver toutes les preuves de vos écritures de journal. Sans reçus, factures ou contrats à titre de preuves, il est beaucoup plus facile de faire des erreurs. Par ailleurs, les documents manquants peuvent vous causer des soucis si vous faites l'objet d'un audit. Ajoutez toujours des références à ces documents dans vos écritures comptables, ou joignez-y les documents eux-mêmes. Il pourrait suffire de noter le numéro de la facture ou de téléverser un reçu numérisé dans votre système comptable.

• Ne pas effectuer régulièrement des révisions ou des rapprochements : Effectuer des écritures de journal fait partie du processus comptable, mais il est tout aussi important de les réviser et de les rapprocher régulièrement. Si vous ne révisez pas régulièrement vos écritures de journal par rapport à vos relevés bancaires et de carte de crédit ou à votre logiciel comptable, vous risquez de manquer des écarts. Des rapprochements réguliers peuvent vous aider à détecter rapidement des erreurs potentiellement coûteuses.

• Ne pas tenir compte des répercussions fiscales : L'enregistrement de certains types de dépenses ou de revenus peut avoir un effet sur vos obligations fiscales ou vos déductions. Si vous doutez des répercussions fiscales d'une transaction, consultez un fiscaliste ou un comptable pour vous assurer de respecter la réglementation en vigueur et de ne pas rater des occasions d'épargner de l'impôt.

Comment Stripe peut vous aider avec les écritures de journal

Stripe effectue automatiquement le suivi des paiements, des prélèvements et des frais. Cela facilite l'enregistrement des écritures pour davantage de précision.

Lorsque vous effectuez une vente ou recevez un paiement, Stripe génère automatiquement une écriture de journal, de sorte que vous n'avez pas à le faire manuellement. Cela peut s'appliquer aux paiements ponctuels et aux transactions récurrentes si vous facturez des abonnements. Stripe peut également suivre les frais de transaction. Lorsque Stripe déduit les frais de traitement d'un paiement, il enregistre automatiquement les frais en tant que dépense, ce qui vous évite d'avoir à calculer manuellement ces détails importants.

Stripe peut également s'intégrer à des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks ou Xero à travers les applications Stripe App Marketplace. Une fois votre compte synchronisé avec votre plateforme, Stripe enregistrera des écritures de journal pour les revenus, les frais, les remboursements et d'autres transactions connexes, directement dans vos états financiers.