Um dos conceitos mais fundamentais na contabilidade é o lançamento de diário, um registro que acompanha todas as transações financeiras que uma empresa faz. Se uma empresa faz uma venda, paga uma conta ou contrai um empréstimo, um lançamento de diário precisa ser criado para refletir essas atividades em seus registros financeiros.

Um lançamento de diário acompanha a movimentação de dinheiro que entra e sai da sua empresa e mantém seus registros precisos. Entender como criar e gerenciar esses lançamentos é fundamental para manter a saúde financeira e evitar erros caros. Abaixo, explicamos o que são lançamentos de diário, por que eles são importantes e como estruturá-los corretamente.

O que há neste artigo?

• O que é um lançamento de diário?
  
• Como você estrutura um lançamento de diário e quais informações ele deve incluir?
  
• Quais são os erros comuns a serem evitados ao fazer lançamentos de diário?
  
• Como a Stripe pode ajudar com os lançamentos de diário?
  

O que é um lançamento de diário?

Uma lançamento de diário é a forma como a empresa registra uma transação financeira para fins contábeis. É uma nota detalhada que informa de onde seu dinheiro vem e para onde vai. Toda vez que você compra algo, vende um produto ou paga contas, precisa criar um lançamento de diário para refletir essa transação em seu sistema de contabilidade.

Um lançamento de diário normalmente envolve duas partes: débitos e créditos. Para cada débito, há um crédito correspondente. Por exemplo, se você paga aluguel, o lançamento mostra um débito (um aumento) em suas despesas e um crédito (uma diminuição) em seu caixa.

Os lançamentos podem ajudar as empresas a manter registros detalhados de todas as atividades financeiras. Essas informações são usadas para criar demonstrações financeiras, como um balanço patrimonial e uma demonstração de renda, que mostram a integridade geral da empresa.

Como você estrutura um lançamento de diário e quais informações ele deve incluir?

Um lançamento de diário tem quatro componentes principais:

• Data: registre a data em que a transação ocorreu, se foi uma venda, compra ou pagamento.

• Contas envolvidas: cada lançamento impacta pelo menos duas contas. Por exemplo, quando você recebe o pagamento de uma venda, as contas a receber (AR) e a receita de vendas podem ser as contas envolvidas. É importante que você registre as contas apropriadas envolvidas em cada transação.

• Débitos e créditos: na contabilidade, o valor total debitado deve ser sempre igual ao valor total creditado. Por exemplo, se você recebe R$ 500 por um serviço prestado, deve debitar o caixa em R$ 500 (porque o caixa está aumentando) e creditar as contas a receber em R$ 500 (porque as contas a receber estão diminuindo).

• Descrição: é uma pequena nota explicando a transação. Isso pode incluir o motivo da transação ou qualquer detalhe relevante. Por exemplo, poderia dizer "Serviços vendidos para [nome do cliente] por R$ 500" ou "Pagamento por material de escritório". Deixe uma nota curta, mas específica, para referência futura e para ajudá-lo a se manter organizado.

Veja um exemplo de um lançamento de diário:

• Data: 15 de janeiro de 2024

• Conta 1 (débito): caixa – $500

• Conta 2 (crédito): contas a receber – R$ 500

• Descrição: pagamento recebido de [Nome do cliente] por serviços prestados.

Quais são os erros comuns a serem evitados ao fazer lançamentos de diário?

Se você é iniciante em contabilidade e escrituração, preste atenção a esses erros comuns relacionados a lançamentos contábeis.

• Esquecer de balancear de débitos e créditos: toda entrada deve ser balanceada, ou seja, seus débitos devem ser sempre iguais aos seus créditos. Se não forem, seus livros não se reconciliarão, levando a demonstrações financeiras imprecisas que podem causar problemas maiores no futuro.

• Categorizar contas incorretamente: um erro que pode ser fácil de cometer é categorizar erroneamente as transações. Por exemplo, você pode registrar acidentalmente o pagamento de um empréstimo como despesa em vez de passivo circulante ou categorizar uma venda na categoria de renda incorreta. Esse tipo de erro pode distorcer sua demonstração de renda e balanço patrimonial, levando a complicações quando você revisar suas finanças posteriormente. Verifique sempre se está usando as contas certas e, se não tiver certeza, consulte sua tabela de contas ou um contador.

• Não registrar todas as transações: alguns podem ficar tentados a pular o registro de transações pequenas ou rotineiras porque parecem inconsequentes. No entanto, cada transação contribui diretamente para a precisão de suas demonstrações financeiras. Uma despesa perdida pode criar discrepâncias maiores ao longo do tempo. Seja consistente e registre tudo, por menor que pareça. Isso é especialmente importante para empresas baseadas em caixa nas quais pequenos pagamentos ou compras podem ser facilmente negligenciados.

• Omitir datas ou descrições: esquecer de registrar uma data ou uma descrição em seus lançamentos contábeis pode criar problemas no futuro, especialmente quando você estiver tentando combinar transações durante a reconciliação. Sempre inclua a data da transação e uma descrição clara e concisa para ajudar você (e qualquer outra pessoa que esteja revisando seus livros) a entender o contexto de cada entrada.

• Ignorar acréscimos e despesas pré-pagas: para muitas empresas, despesas e receitas precisam ser registradas quando são incorridas, não quando o caixa muda de mãos. Isso é chamado de regime de competência. Por exemplo, se você pagar uma assinatura de software de um ano antecipadamente, precisará registrá-la ao longo do ano, não de uma só vez. Se você não contabilizar despesas pagas anteriormente, receitas não obtidas ou passivos acumulados, seus relatórios financeiros serão impactados. Isso pode resultar em relatórios de lucros e perdas imprecisos.

• Registrar sem a devida documentação: é importante que você mantenha todos os documentos que fazem backup de seus lançamentos de diário. Sem recibos, faturas ou contratos como validação, é muito mais fácil cometer erros, e a falta de documentação pode causar problemas se você for auditado. Sempre anexe a documentação ou faça referência a ela em seus lançamentos. Por exemplo, você pode anotar o número da fatura ou enviar um recibo digitalizado para o sistema de contabilidade.

• Deixar de revisar ou reconciliar regularmente: fazer lançamentos de diário é uma parte do processo contábil, mas revisá-los e reconciliá-los rotineiramente é igualmente importante. Se você não estiver verificando regularmente seus lançamentos de diário com seus extratos bancários e de cartão de crédito ou software de contabilidade, talvez não perceba discrepâncias. A reconciliação regular pode ajudar você a detectar antecipadamente erros potencialmente dispendiosos.

• Ignorar as implicações fiscais: o registro de determinados tipos de despesas ou receitas pode afetar suas obrigações ou deduções fiscais. Se não tiver certeza sobre o impacto fiscal de uma transação, consulte um assessor fiscal ou contador para assegurar que você esteja se mantendo em conformidade e não perdendo oportunidades de economizar em impostos.

Como a Stripe pode ajudar com os lançamentos do diário?

A Stripe rastreia automaticamente todos os pagamentos, cobranças e tarifas. Isso pode ajudar a facilitar o registro de lançamentos e melhorar a precisão.

Quando você faz uma venda ou recebe um pagamento, a Stripe gera automaticamente um lançamento de diário para que você não precise criar cada lançamento manualmente. Isso pode ser feito para pagamentos avulsos ou transações recorrentes se você estiver usando assinaturas. A Stripe também pode acompanhar as tarifas de transação. Quando a Stripe deduz uma tarifa de processamento de um pagamento, ela automaticamente registra a tarifa como despesa, para você não perder tempo calculando manualmente esses detalhes pequenos, mas importantes.

A Stripe também pode se integrar a softwares de contabilidade, como QuickBooks ou Xero, usando aplicativos do Stripe App Marketplace. Depois que sua conta Stripe sincroniza com sua plataforma, ela registra lançamentos contábeis de receitas, tarifas, reembolsos e outras transações relacionadas diretamente em seus livros.